Bài báo này được dịch từ tiếng Anh bằng cách sử dụng dịch máy.

Giải pháp phần mềm in phù hiệu và Check-in sự kiện và phiên họp trực tiếp năng động của Webex Events Onsite mang đến cho bạn mức độ tùy chỉnh và cá nhân hóa không có ở bất kỳ nơi nào khác trong ngành. Mặc dù Onsite được thiết kế để trực quan, nhưng việc chuẩn bị trước là chìa khóa để đảm bảo rằng bạn và những người trong nhóm của bạn đã sẵn sàng cho việc check-in.

Cho dù bạn đang sử dụng Session Check-in, Event Check-in hay cả hai, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn các mốc thời gian, khuyến nghị và mẹo cụ thể. Khi có liên quan, bạn sẽ tìm thấy các liên kết đến các khóa học toàn diện của Webex Academy và các bài viết trợ giúp để hướng dẫn bạn trong suốt hành trình của mình. 🧭

Sử dụng Session Check-in thực sự đơn giản, vì vậy không cần mốc thời gian riêng. Tuy nhiên, các mẹo sau đây rất quan trọng để đảm bảo Session Check-in thành công:

Nếu bạn chỉ sử dụng Session Check-in thì bạn đã hoàn tất bài viết này. Tạm biệt! 👋

Nếu bạn đang sử dụng Event Check-in, hãy đọc tiếp! 📖

Đã đến lúc bắt đầu! Bắt đầu làm việc tại Onsite 12 tuần trước sự kiện của bạn. Điều này giúp bạn có đủ thời gian để xử lý các chi tiết của sự kiện và nhu cầu về huy hiệu hoặc thiết bị tùy chỉnh .
​

Cho dù bạn có dự định thuê hay mua thiết bị, hãy đặt hàng càng sớm càng tốt để tránh tình trạng tồn đọng đơn hàng và thời gian giao hàng lâu.

Đã đến lúc học rồi! Onsite rất trực quan. Tuy nhiên, luôn có sự tinh tế. Đó là lý do tại sao chúng tôi có khóa học Webex Academy về Onsite và các bài viết dành riêng cho từng phần của quy trình Onsite . 📚

Chúng tôi đặc biệt khuyên bạn nên chọn ít nhất một thành viên trong nhóm của mình làm chuyên gia Onsite . Đối với các sự kiện có hơn 1.000 người, chúng tôi khuyên bạn nên chọn ít nhất hai chuyên gia. Họ sẽ học cách cấu hình Onsite App, tạo huy hiệu, triển khai thiết bị và giúp in huy hiệu. Khi bạn đã chọn được một chuyên gia, hãy cung cấp cho họ các tài nguyên sau để bắt đầu:

Sau khi chuyên gia Onsite của bạn đã thu thập được một số kiến ​​thức, đã đến lúc thiết lập Onsite và cấu hình ứng dụng trên nền tảng Webex Events .

Hãy nhớ rằng, Webex Events Registration là sự kết hợp hoàn hảo với Webex Events Onsite để dễ sử dụng và giảm bảo trì. Nếu bạn đang sử dụng một hệ thống đăng ký khác, hãy đảm bảo bạn có ngày đã định để hoàn thiện và tải lên những người tham dự, với nhiều thời gian để thử nghiệm.

Bất kể bạn sử dụng hệ thống đăng ký nào, hãy đảm bảo đặt bất kỳ câu hỏi nào trong biểu mẫu đăng ký mà nhân viên làm thủ tục có thể hỏi khi họ có mặt tại địa điểm. Thêm những câu hỏi này vào trang Làm thủ tục để đẩy nhanh quá trình làm thủ tục.

Đã đến lúc xây dựng! Đến lúc này, chuyên gia Onsite của bạn sẽ bắt đầu thiết lập Onsite và cấu hình Onsite App trên nền tảng với màu sắc, đồ họa, nhãn nút tùy chỉnh và bất kỳ tùy chỉnh nào khác mà bạn muốn.

Bây giờ là lúc học cách thiết kế huy hiệu. Huy hiệu có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy theo ý thích của bạn. Dù trường hợp nào, các bài viết này đều có mọi thứ bạn cần biết:

Tìm hiểu về thiết kế huy hiệu Onsite sẽ giúp bạn quyết định chính xác những gì bạn muốn trên huy hiệu của mình. Ví dụ, vì máy in chỉ in đen trắng, bạn có thể quyết định rằng bạn muốn một số thành phần được in sẵn trên giấy huy hiệu của mình. Bắt đầu thiết kế và thử nghiệm các tùy chọn tùy chỉnh — không có gì là cuối cùng cho đến khi bạn gửi đơn đặt hàng giấy huy hiệu. Trong quá trình này, đừng ngần ngại trò chuyện với nhóm Hỗ trợ của chúng tôi nếu có bất kỳ câu hỏi nào.

Hãy bắt đầu nghĩ đến việc xây dựng nhóm Onsite của bạn. Bạn sẽ cần nhiều người hơn chuyên gia Onsite của mình để quản lý bàn làm thủ tục và thiết bị, trả lời các câu hỏi của người tham dự và hỗ trợ về dây đeo và giá đỡ thẻ. Ngay cả khi người tham dự của bạn sẽ sử dụng iPad hoặc iPhone để tự làm thủ tục, hãy lên kế hoạch để có nhiều người hơn bạn cần cho mỗi thiết bị để một số người có thể đóng vai trò là "người thay thế". Người thay thế có thể thay thế những người không đến và thay thế những người khác khi họ cần nghỉ giải lao hoặc hướng dẫn ai đó đến bộ phận trợ giúp.

Đừng lo lắng về việc đào tạo ngay bây giờ — chỉ cần bắt đầu quá trình tuyển dụng nhân sự cho các bàn đăng ký của bạn. Tuyển dụng những người am hiểu công nghệ, những người hào hứng làm việc với những người tham dự và giúp quản lý quá trình đăng ký. Giao tiếp hiệu quả trước sự kiện với nhân viên là rất quan trọng để mọi người biết phải ở đâu và khi nào. Lên kế hoạch cho phương pháp giao tiếp và đăng ký của nhân viên ngay từ đầu.

Đã đến lúc đặt hàng! Tại thời điểm này, bạn nên quyết định kích thước huy hiệu và có ý tưởng chắc chắn về thiết kế huy hiệu.

Nếu bạn đang mua thiết bị cho riêng mình , hãy đặt hàng ngay để đảm bảo bạn nhận được mọi thứ kịp thời.

Đã đến lúc lập kế hoạch! Việc tạo sơ đồ mặt bằng cho bàn in huy hiệu của bạn là rất quan trọng. Hãy cân nhắc các chi tiết như:

Nếu bộ định tuyến của bạn kết nối với internet bằng thẻ SIM, hãy kiểm tra cường độ sóng di động tại vị trí bạn muốn đặt trạm check-in. Nếu tín hiệu yếu hoặc không liên tục, hãy cân nhắc di chuyển trạm check-in đến vị trí mà bộ định tuyến của bạn có thể nhận được tín hiệu di động ổn định hoặc cân nhắc kết nối cứng bộ định tuyến với internet tại địa điểm của bạn.

Nói về thiết bị Onsite của bạn, việc biết bạn cần thiết bị gì và cách thiết lập có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về cách bạn sẽ thiết lập khu vực check-in. Đọc bài viết Thiết lập phần cứng Check-in sự kiện Onsite của chúng tôi để tìm hiểu cách thiết lập.

Là một phần của kế hoạch, hãy cân nhắc kỹ lưỡng về cách người tham dự sẽ xác minh một số thông tin nhất định, chẳng hạn như tình trạng sức khỏe. Đặt càng nhiều câu hỏi càng tốt trong quá trình đăng ký để nhân viên sự kiện có thể chỉ cần tham khảo câu trả lời của người tham dự trên trang Check-in thay vì yêu cầu từng người cung cấp thông tin.

Lên kế hoạch thiết lập một đường dây trong khu vực đăng ký của bạn thành một bộ phận trợ giúp với máy in và iPad hoặc iPhone riêng, nơi mọi người có thể đặt câu hỏi, in lại thẻ bị mất và giải quyết các vấn đề về dữ liệu cá nhân. Điều này giúp các đường dây đăng ký chính của bạn hoạt động nhanh chóng và đảm bảo mọi người không phải xếp hàng lại sau khi bạn giải quyết vấn đề của họ. Các chuyên gia Onsite của bạn thường sẽ có mặt tại bộ phận trợ giúp.

Đã đến lúc phải chắc chắn! Vào thời điểm này, bạn nên có một kế hoạch hoạt động chi tiết để in phù hiệu. Nếu có thể, hãy đảm bảo gấp đôi rằng thiết bị cho thuê Onsite của bạn có thể được vận chuyển đến địa điểm tổ chức trước sự kiện tối đa ba ngày. Nếu địa điểm tổ chức của bạn không có kho lưu trữ, hãy cân nhắc vận chuyển thiết bị đến văn phòng hoặc khách sạn nơi nhân viên đang lưu trú.

Nếu bạn thuê thiết bị từ Choose 2 Rent , họ sẽ gửi cho bạn thông tin theo dõi cho bộ dụng cụ cho thuê của bạn trong khung thời gian này. Nếu bạn thuê từ một nhà cung cấp khác, hãy xác minh mốc thời gian vận chuyển của họ.

Đây là thời điểm tốt nhất để chuyên gia Onsite bắt đầu đào tạo nhân viên làm thủ tục nhận phòng của bạn. Xem qua kế hoạch thiết lập địa điểm, xem lại các giao thức an toàn và hướng dẫn nhân viên cách khắc phục sự cố với thông tin thẻ của người tham dự. Cho họ xem các bài viết được liên kết bên dưới để họ hiểu được việc in ấn như thế nào theo quan điểm của người tham dự và biết cách thiết lập phần cứng Onsite :

Tạo hồ sơ người tham dự thử nghiệm trên nền tảng để kiểm tra lại xem mọi quy tắc về khả năng hiển thị có hoạt động theo đúng kế hoạch hay không và hiển thị sự khác biệt cho nhân viên làm thủ tục để họ biết phải mong đợi điều gì.

Đã đến lúc rồi! Ngay khi bạn có thể vào địa điểm, hãy yêu cầu chuyên gia Onsite và nhân viên của bạn thiết lập phần cứng và in một vài thẻ kiểm tra. Khi quá trình kiểm tra hoàn tất, hãy cho nhân viên làm thủ tục đăng ký càng sớm càng tốt để tất cả nhân viên đều có thẻ trước khi người tham dự đến.

Nhân viên làm thủ tục nhận phòng nên thử in ít nhất một huy hiệu trên mỗi iPad và máy in vào đêm trước khi bắt đầu làm thủ tục nhận phòng và mỗi sáng khi bạn mở thủ tục nhận phòng. Điều này giúp nhân viên mới làm quen với quy trình để họ biết chính xác trải nghiệm của người tham dự sẽ như thế nào. Việc thử nghiệm cũng giúp xóa bỏ mọi sự nhầm lẫn và đảm bảo máy in được tải và cấu hình đúng cách.

Mỗi nhân viên nên thực hành nạp và hiệu chỉnh máy in ít nhất một lần. Tùy thuộc vào quy mô sự kiện của bạn, nhân viên có thể cần nạp thêm huy hiệu vào máy in trong quá trình làm thủ tục nhận phòng nếu hết một cuộn hoặc một chồng. Nạp huy hiệu mới nhanh chóng giúp quá trình nhận phòng diễn ra suôn sẻ. 🏃

Nếu bạn đã làm theo quy trình, mốc thời gian và học từ các tài liệu đào tạo được liên kết trong bài viết này, bạn sẽ sẵn sàng khi người tham dự đầu tiên đến bàn làm thủ tục.

Trong và sau khi nhận phòng, hãy xem lại trang Đo lường Onsite để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về nhân sự và thời gian nhận phòng để trải nghiệm nhận phòng tiếp theo của bạn diễn ra suôn sẻ hơn nhiều.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, nguồn lực tốt nhất của bạn là nhóm Hỗ trợ tuyệt vời của chúng tôi. Nhấp vào bong bóng ở cuối bất kỳ trang nào trong nền tảng Webex Events hoặc cơ sở kiến ​​thức này để bắt đầu trò chuyện trực tiếp.