Den här artikeln har översatts från engelska med maskinöversättning.

Webex Events Onsites dynamiska personliga händelseincheckning, märkesutskrift och sessionsincheckningslösningar ger dig en nivå av anpassning och personalisering som inte finns någon annanstans i branschen. Förberedelser i förväg är nyckeln till att se till att personerna i ditt team är förberedda för incheckning.

Oavsett om du använder Session Check-in, Event Check-in eller båda, ger den här artikeln dig specifika tidslinjer, rekommendationer och tips. Där det är relevant hittar du länkar till våra omfattande Webex Events Academy kurser, hjälpartiklar och videor som guidar dig längs din resa. 🚶

Att använda Session Check-in är väldigt enkelt, så det behöver ingen egen tidslinje. Följande tips är dock avgörande för att se till att sessionsincheckningen blir framgångsrik:

Om du bara använder Session Check-in är du klar med den här artikeln. Hejdå! 👋

Om du använder Event Check-in, läs vidare! 📖

Det är dags att köpa! Köp på Onsite inte mindre än 12 veckor före ditt evenemang, så att du har gott om tid att arbeta igenom detaljerna för ditt evenemang och anpassade märken eller utrustningsbehov om du använder Event Check-in.
.

Oavsett om du planerar att hyra eller köpa utrustning, beställ så snart som möjligt för att komma före potentiella restorder och långa ledtider.

⚠️ Varning! Choose 2 Rent har en lång historia med Webex Events, och deras hyrpaket har allt du behöver för en lyckad incheckningsupplevelse för evenemang. Om du väljer en annan hyresförsäljare, granska noggrant vår lista över nödvändig hårdvara för att se till att du beställer all nödvändig utrustning.

Om du vill att Webex Events personal ska hjälpa till med ditt event rekommenderar vi att du beställer professionella tjänster cirka 16 veckor innan ditt event startar och senast 12 veckor innan. Tillgängligheten kan sälja slut under högsäsong, så säkra denna tjänst så tidigt som möjligt. Läs mer om vad professionella tjänster har att erbjuda!

Det är dags att lära sig! Onsite är väldigt intuitivt. Men det finns alltid nyanser. Det är därför vi har en Webex Events Academy kurs som handlar om Onsite och artiklar dedikerade till varje del av Onsite -processen. 📚

Vi rekommenderar starkt att du väljer minst en medlem i ditt team som din expert på Onsite . För evenemang större än 1 000 personer rekommenderar vi minst två experter. De lär sig hur man konfigurerar Onsite App, skapar märken, distribuerar utrustningen och hjälper till att skriva ut märken. När du har valt en expert, ge dem dessa resurser för att komma igång:

💡 Tänk på att om du inte har en expert på Onsite i ditt team och behöver hjälp, överväg att anlita vårt professionella serviceteam . Vi hjälper gärna till att bygga din incheckningsapp, designa märken, skapa anpassade regler, konfigurera Onsite på plats-sessioner, beställa hårdvara och internet på plats med mera. Kontakta din Webex Events kontakt för mer information.

När din Onsite expert har samlat på sig lite kunskap är det dags att börja konfigurera Onsite och konfigurera appen i Webex Events plattformen.

Kom ihåg att Webex Events Registration är den ultimata ihopkopplingen med Webex Events Onsite för enkel användning och minskat underhåll. Om du använder ett annat registreringssystem, se till att du har ett planerat datum för att slutföra och ladda upp dina deltagare, med gott om tid över för testning.

Oavsett vilket registreringssystem du använder, se till att ställa alla frågor i ditt registreringsformulär som incheckningspersonalen kan ställa när de är på plats på plats. Lägg till dessa frågor på incheckningssidan för att påskynda incheckningsprocessen. 🧠

Det är dags att bygga! Vid det här laget borde din Onsite expert ha börjat konfigurera Onsite och konfigurera Onsite App på plattformen med anpassade färger, grafik, knappetiketter och andra anpassningar du vill ha.

Nu är det dags att lära sig att designa märken. Märken kan vara hur enkla eller komplexa du vill. Hur som helst, dessa artiklar har allt du behöver veta:

Det du lär dig om design av märken på Onsite bör hjälpa dig att bestämma exakt vad du vill ha på dina märken. Till exempel, eftersom skrivarna bara skriver ut i svartvitt, kan du bestämma att du vill ha vissa element förtryckta på ditt märkesmaterial. Börja skapa mönster och leka med anpassningsalternativ – ingenting är slutgiltigt förrän du skickar in beställningen av märket. På vägen, tveka inte att kontakta vårt supportteam med eventuella frågor.

Börja fundera på att bygga ditt team på Onsite . Du behöver fler personer än din Onsite expert för att hantera incheckningsborden och utrustningen, svara på deltagarnas frågor och hjälpa till med linor och märkeshållare. Även om dina deltagare kommer att använda iPads eller iPhones för att checka in sig själva, planera att ha fler personer än du behöver för varje enhet så att några kan fungera som "floaters". Floaters kan fylla i för uteblivna ankomster och avlasta andra när de behöver ta en paus eller hänvisa någon till helpdesk.

Oroa dig inte för utbildning ännu – börja helt enkelt bemanna dina incheckningsbord. Rekrytera teknikkunniga personer som är glada över att arbeta med dina deltagare och hjälpa till att hantera incheckningsprocessen. Effektiv kommunikation med personalen före evenemanget är avgörande så att alla vet var de ska vara och när. Planera din personalkommunikation och registreringsmetoder tidigt.

Det är dags att beställa! Vid det här laget bör du bestämma dig för en märkesstorlek och ha en solid uppfattning om märkets design.

💡 Tänk på att om du vill ha märkeshållare eller linor måste du beställa dessa separat. Om du beställer ditt eget märkeslager rekommenderar vi att du beställer 25 % mer än vad du behöver för att täcka omtryck, kalibreringar och tester.

Om du köper din egen utrustning , beställ nu för att se till att du får allt i tid.

Det är dags att planera! Det är viktigt att skapa en planlösning för dina märkesutskriftsbord. Tänk på detaljer som:

💡 Tänk på att skyltar kan göra eller bryta din incheckningsupplevelse. Inte tillräckligt med skyltar eller för vaga skyltar leder till förvirring hos deltagarna. Låt varje typ av deltagare veta exakt vart de ska gå med tydlig skyltning vid varje ingångspunkt och större korridor.

Om dina routrar ansluter till internet med ett SIM-kort, testa mobilstyrkan på den plats där du vill placera dina incheckningsstationer. Om signalen är svag eller intermittent, överväg att flytta incheckningen till en plats där din(a) router(ar) kan få en stabil cellsignal, eller överväg att koppla routrarna till internet på din plats.

På tal om din utrustning på Onsite , att veta vilken utrustning du behöver och hur du ställer in den kan ge dig insikt i hur du ställer in incheckningsområdet. Läs vår artikel om installation av hårdvara för incheckning av händelser på Onsite för att lära dig hur installationen är.

Som en del av planeringen, fundera noga på hur deltagare kommer att verifiera viss information, till exempel medicinsk status. Ställ så många frågor som möjligt som en del av registreringsprocessen så att eventpersonalen helt enkelt kan hänvisa till deltagarnas svar på incheckningssidan istället för att fråga varje person om information.

Planera att ha en rad av ditt incheckningsområde inrättat som en helpdesk med sin egen skrivare och iPad eller iPhone där folk kan ställa frågor, skriva ut förlorade märken igen och lösa problem med personliga uppgifter. Detta håller dina huvudsakliga incheckningsköer i rörelse snabbt och säkerställer att folk inte behöver stå i kö igen efter att du löst deras problem. Din(a) expert(er) på Onsite bör i allmänhet vara vid helpdesk.

Det är dags att vara säker! Vid det här laget bör du ha en detaljerad verksamhetsplan för märkesutskrift. Om tillämpligt, se till att din hyrutrustning på Onsite kan skickas till platsen upp till tre dagar före evenemanget. Om förvaring inte finns på din plats, överväg att få utrustningen fraktad till hotellet där personalen bor.

Om du hyr utrustning från Choose 2 Rent , kommer de att skicka dig spårningsinformationen för ditt hyrpaket under denna tidsram. Om du hyr från en annan leverantör, verifiera deras leveranstidslinje.

Detta är den bästa tiden för Onsite experten att börja utbilda din incheckningspersonal. Gå igenom anläggningsplanen, granska säkerhetsprotokollen och visa personalen hur man åtgärdar problem med information om deltagarmärket. Visa dem videon och artiklarna som är länkade nedan så att de förstår hur utskrift är ur deltagarperspektivet och vet hur man ställer in hårdvara på Onsite :

Granska dina testdeltagares profiler på plattformen för att dubbelkolla att synlighetsreglerna fungerar som planerat, och visa skillnaderna för incheckningspersonalen så att de vet vad de kan förvänta sig.

💡 Tänk på att din Onsite expert måste ha ett Webex Events plattformskonto så att de kan logga in på Onsite App på varje enhet och börja checka in.

Det är dags! Så snart du har tillgång till lokalen, låt din expert på Onsite och personal ställa in din hårdvara och skriva ut några testmärken. När testningen är klar ska personalen checka in så snart som möjligt så att personalen är redo innan deltagarna anländer.

Personalen bör testa minst ett märke på varje iPad och skrivare kvällen innan incheckningen börjar och varje morgon du öppnar incheckningen. Detta hjälper ny personal att vänja sig vid processen så att de vet exakt hur deltagarupplevelsen kommer att se ut. Testning hjälper också till att rensa eventuell förvirring och se till att skrivare är inlästa och konfigurerade på rätt sätt.

Varje anställd bör öva på att ladda och kalibrera en skrivare minst en gång. Beroende på storleken på ditt evenemang kan personalen behöva ladda mer märkeslager i skrivare under incheckningen om en rulle eller hög tar slut. Att ladda nya märken snabbt gör att incheckningen går smidigt. 🏃

⚠️ Varning! Om du gör ändringar i märkesdesigner på plattformen, var noga med att publicera dem och uppdatera sedan varje iPad eller iPhone för att slutföra ändringarna.

Om du har följt processen och tidslinjen och lärt dig av utbildningsmaterialet som länkas till i den här artikeln, är du redo när din första deltagare kommer till incheckningsbordet.

Under och efter incheckningen, gå igenom sidan Metrics på Onsite för att fatta datadrivna beslut kring bemanning och incheckningstider så att din nästa incheckningsupplevelse blir så mycket smidigare.

Om du har några frågor är din bästa resurs vårt fantastiska supportteam. Klicka på bubblan längst ned på valfri sida i Webex Events -plattformen eller denna kunskapsbas för att starta en livechatt.

💡 Tänk på att för hjälp med hyrd hårdvara, kontakta din hyresförsäljare.

Frågor? Chatta med oss ​​eller maila support@socio.events