Эта статья была переведена с английского с помощью машинного перевода.

Динамичное программное решение Webex Events Onsite для регистрации на мероприятия и сеансы с личным присутствием и печати бейджей обеспечивает уровень настройки и персонализации, не встречающийся больше нигде в отрасли. Несмотря на то, что Onsite разработан интуитивно понятным, предварительная подготовка является ключом к тому, чтобы вы и члены вашей команды были готовы к регистрации.

Независимо от того, используете ли вы регистрацию сеанса, регистрацию события или и то, и другое, эта статья дает вам конкретные временные рамки, рекомендации и советы. Где это уместно, вы найдете ссылки на наши комплексные курсы Webex Academy и справочные статьи, которые помогут вам в вашем путешествии. 🧭

Использование Session Check-in очень просто, поэтому ему не нужна собственная временная шкала. Однако следующие советы имеют решающее значение для того, чтобы Session Check-in был успешным:

Если вы используете только Session Check-in, то вы закончили с этой статьей. Пока! 👋

Если вы используете Event Check-in, читайте дальше! 📖

Пора начинать! Начните работу над Onsite за 12 недель до вашего мероприятия. Это даст вам достаточно времени, чтобы проработать детали вашего мероприятия и потребности в индивидуальных значках или оборудовании.
​

Планируете ли вы арендовать или купить оборудование, оформляйте заказ как можно раньше, чтобы избежать возможных задержек с поставками и длительных сроков поставки.

Пришло время учиться! Onsite очень интуитивно понятен. Однако всегда есть нюансы. Вот почему у нас есть курс Webex Academy, посвященный Onsite , и статьи, посвященные каждой части процесса Onsite . 📚

Мы настоятельно рекомендуем вам выбрать хотя бы одного члена вашей команды в качестве эксперта Onsite . Для мероприятий с участием более 1000 человек мы рекомендуем как минимум двух экспертов. Они научатся настраивать Onsite App, создавать значки, развертывать оборудование и помогать печатать значки. Когда вы выберете эксперта, дайте ему следующие ресурсы для начала работы:

После того как ваш эксперт Onsite накопит необходимые знания, настанет время настроить Onsite и настроить приложение на платформе Webex Events .

Помните, что Webex Events Registration — это идеальное сочетание с Webex Events Onsite для простоты использования и сокращения обслуживания. Если вы используете другую систему регистрации, убедитесь, что у вас есть запланированная дата для завершения и загрузки посетителей, а также достаточно времени для тестирования.

Какую бы систему регистрации вы ни использовали, обязательно задайте в регистрационной форме все вопросы , которые сотрудники регистрации могут задать, когда они будут на месте. Добавьте эти вопросы на страницу регистрации, чтобы ускорить процесс регистрации.

Пришло время строить! К этому моменту ваш специалист Onsite должен был начать настройку Onsite и настройку Onsite App на платформе с использованием пользовательских цветов, графики, надписей на кнопках и любых других настроек по вашему желанию.

Теперь пришло время узнать, как разрабатывать значки. Значки могут быть настолько простыми или сложными, насколько вам нравится. В любом случае, в этих статьях есть все, что вам нужно знать:

Изучение дизайна значков Onsite должно помочь вам решить, что именно вы хотите видеть на своих значках. Например, поскольку принтеры печатают только в черно-белом цвете, вы можете решить, что хотите, чтобы некоторые элементы были предварительно напечатаны на вашем значке. Начните создавать дизайн и экспериментировать с параметрами настройки — ничто не является окончательным, пока вы не отправите заказ на значки. По ходу дела не стесняйтесь обращаться в нашу службу поддержки с любыми вопросами.

Начните думать о создании своей команды Onsite . Вам понадобится больше людей, чем ваш эксперт Onsite, чтобы управлять столом(ами) регистрации и оборудованием, отвечать на вопросы участников и помогать с ремнями и держателями бейджей. Даже если ваши участники будут использовать iPad или iPhone для регистрации, запланируйте больше людей, чем вам нужно для каждого устройства, чтобы некоторые могли выступать в качестве «плавающих». Плавающие могут заменять неявившихся и подменять других, когда им нужно сделать перерыв или направить кого-то в службу поддержки.

Не беспокойтесь пока об обучении — просто начните процесс укомплектования столов регистрации. Нанимайте технически подкованных людей, которые с радостью будут работать с вашими посетителями и помогать управлять процессом регистрации. Эффективная предварительная коммуникация с персоналом имеет решающее значение, чтобы все знали, где и когда быть. Планируйте коммуникацию с персоналом и методы регистрации заранее.

Пришло время сделать заказ! На этом этапе вам следует определиться с размером значка и иметь четкое представление о его дизайне.

Если вы покупаете собственное оборудование , закажите сейчас, чтобы быть уверенным, что вы получите все вовремя.

Пришло время планировать! Создание плана этажа для вашего стола(ов) для печати бейджей имеет решающее значение. Учитывайте такие детали, как:

Если ваши маршрутизаторы подключаются к Интернету с помощью SIM-карты, проверьте уровень сигнала сотовой связи в том месте, где вы хотите разместить станции регистрации. Если сигнал слабый или прерывистый, рассмотрите возможность переноса регистрации в место, где ваши маршрутизаторы могут получить устойчивый сигнал сотовой связи, или рассмотрите возможность подключения маршрутизаторов к Интернету в месте проведения мероприятия.

Говоря о вашем оборудовании Onsite , знание того, какое оборудование вам нужно и как его настроить, может дать вам представление о том, как вы настроите зону регистрации. Прочитайте нашу статью Настройка оборудования для регистрации на Onsite , чтобы узнать, как выглядит настройка.

В рамках планирования тщательно продумайте, как участники будут проверять определенную информацию, например, медицинский статус. Задавайте как можно больше вопросов в процессе регистрации, чтобы персонал мероприятия мог просто ссылаться на ответы участников на странице регистрации , а не спрашивать информацию у каждого.

Планируйте, чтобы одна линия вашей зоны регистрации была организована как справочная служба с собственным принтером и iPad или iPhone, где люди могут задавать вопросы, перепечатывать утерянные бейджи и решать проблемы с персональными данными. Это позволит вашим основным очередям регистрации двигаться быстро и гарантирует, что людям не придется снова вставать в очередь после того, как вы решите их проблему. Ваши Onsite эксперты, как правило, должны находиться в справочной службе.

Пришло время быть уверенным! На этом этапе у вас должен быть подробный план работы по печати бейджей. Если применимо, дважды убедитесь, что ваше арендное оборудование Onsite может быть доставлено на место проведения мероприятия за три дня до мероприятия. Если на месте проведения мероприятия нет места для хранения, рассмотрите возможность доставки оборудования в ваши офисы или отель, где останавливаются сотрудники.

Если вы арендуете оборудование у Choose 2 Rent , они отправят вам информацию об отслеживании вашего комплекта аренды в течение этого периода времени. Если вы арендуете у другого поставщика, проверьте его сроки доставки.

Это лучшее время для того, чтобы эксперт Onsite начал обучение вашего персонала регистрации. Просмотрите план настройки места проведения, ознакомьтесь с протоколами безопасности и покажите персоналу, как исправить проблемы с информацией на бейдже участника. Покажите им статьи, ссылки на которые приведены ниже, чтобы они поняли, что такое печать с точки зрения участника, и знали, как настроить оборудование Onsite :

Создайте тестовые профили участников на платформе, чтобы еще раз проверить, что все правила видимости работают так, как запланировано, и показать различия сотрудникам, отвечающим за регистрацию, чтобы они знали, чего ожидать.

Пришло время! Как только вы получите доступ к месту проведения, пусть ваш эксперт и персонал Onsite настроят ваше оборудование и распечатают несколько тестовых бейджей. После завершения тестирования как можно скорее проведите регистрацию персонала, чтобы все сотрудники получили свои бейджи до прибытия участников.

Персоналу, отвечающему за регистрацию, следует протестировать печать хотя бы одного бейджа на каждом iPad и принтере накануне начала регистрации и каждое утро, когда вы открываете регистрацию. Это помогает новому персоналу привыкнуть к процессу, чтобы они точно знали, как будет выглядеть опыт посетителей. Тестирование также помогает устранить любые недоразумения и убедиться, что принтеры загружены и настроены правильно.

Каждый сотрудник должен попрактиковаться в загрузке и калибровке принтера хотя бы один раз. В зависимости от масштаба вашего мероприятия сотрудникам может потребоваться загрузить больше бейджей в принтеры во время регистрации, если рулон или стопка закончились. Быстрая загрузка новых бейджей обеспечивает бесперебойную регистрацию. 🏃

Если вы следовали процессу и графику, а также извлекли уроки из учебных материалов, ссылки на которые приведены в этой статье, вы будете готовы, когда к столу регистрации подойдет ваш первый посетитель.

Во время и после регистрации просматривайте страницу «Показатели на Onsite » , чтобы принимать решения на основе данных о персонале и времени регистрации, чтобы ваша следующая регистрация прошла намного более гладко.

Если у вас есть вопросы, ваш лучший ресурс — наша замечательная команда поддержки. Щелкните пузырь внизу любой страницы на платформе Webex Events или в этой базе знаний, чтобы начать чат в реальном времени.