Acest articol a fost tradus din engleză folosind traducerea automată.

Soluția software dinamică Webex Events Onsite pentru înregistrarea personală a evenimentelor și sesiunii și imprimarea insignelor vă oferă un nivel de personalizare și personalizare care nu se găsește nicăieri în industrie. Chiar dacă Onsite este conceput pentru a fi intuitiv, pregătirea în avans este esențială pentru a vă asigura că dumneavoastră și oamenii din echipa dumneavoastră sunteți pregătiți pentru check-in.

Indiferent dacă utilizați Session Check-in, Event Check-in sau ambele, acest articol vă oferă termene, recomandări și sfaturi specifice. Acolo unde este relevant, veți găsi link-uri către cursurile noastre cuprinzătoare ale Webex Academy și articole de ajutor care să vă ghideze de-a lungul călătoriei. 🧭

Utilizarea Session Check-in este foarte simplă, așa că nu are nevoie de propria cronologie. Cu toate acestea, următoarele sfaturi sunt esențiale pentru a vă asigura că înregistrarea sesiunii este un succes:

Dacă utilizați doar Session Check-in, atunci ați terminat cu acest articol. Pa! 👋

Dacă utilizați Event Check-in, citiți mai departe! 📖

Este timpul să începem! Începeți să lucrați la Onsite cu 12 săptămâni înainte de eveniment. Acest lucru vă oferă timp suficient pentru a lucra la detaliile evenimentului dvs. și la nevoile de ecuson sau echipamente personalizate .
​

Indiferent dacă intenționați să închiriați sau să cumpărați echipament, comandați cât mai curând posibil pentru a trece înaintea potențialelor comenzi întârziate și a termenelor lungi de livrare.

E timpul să înveți! La Onsite este foarte intuitiv. Cu toate acestea, există întotdeauna nuanțe. De aceea avem un curs Webex Academy despre Onsite și articole dedicate fiecărei părți a procesului Onsite . 📚

Vă recomandăm cu căldură să alegeți cel puțin un membru al echipei pentru a fi expertul dvs. la Onsite . Pentru evenimente mai mari de 1.000 de persoane, vă recomandăm cel puțin doi experți. Ei vor învăța cum să configureze Onsite App, să creeze insigne, să implementeze echipamentele și să ajute la imprimarea insignelor. Când ați ales un expert, oferiți-i aceste resurse pentru a începe:

După ce expertul dvs. Onsite a adunat câteva cunoștințe, este timpul să configurați Onsite și să configurați aplicația în platforma Webex Events .

Nu uitați, Webex Events Registration este asocierea supremă cu Webex Events Onsite pentru ușurință în utilizare și întreținere redusă. Dacă utilizați un alt sistem de înregistrare, asigurați-vă că aveți o dată planificată pentru finalizarea și încărcarea participanților, cu mult timp liber pentru testare.

Indiferent de sistemul de înregistrare pe care îl utilizați, asigurați-vă că puneți orice întrebări în formularul de înregistrare pe care personalul de check-in le-ar putea adresa atunci când se află la fața locului. Adăugați aceste întrebări la pagina de check-in pentru a accelera procesul de check-in.

E timpul să construiești! Până acum, expertul dvs. Onsite ar fi trebuit să înceapă să configureze Onsite și să configureze Onsite App în platformă cu culori personalizate, grafică, etichete pentru butoane și orice alte personalizări pe care le doriți.

Acum este timpul să învățați cum să proiectați insigne. Insignele pot fi atât de simple sau complexe după cum doriți. Oricare ar fi cazul, aceste articole au tot ce trebuie să știți:

Învățarea despre proiectarea insignelor la Onsite ar trebui să vă ajute să decideți exact ce doriți pe insigne. De exemplu, deoarece imprimantele imprimă numai alb-negru, puteți decide că doriți să preimprimați unele elemente pe stocul de insigne. Începeți să faceți modele și să jucați cu opțiunile de personalizare - nimic nu este definitiv până când nu trimiteți comanda de stocare a insignei. Pe parcurs, nu ezitați să discutați cu echipa noastră de asistență pentru orice întrebări.

Începeți să vă gândiți să vă construiți echipa Onsite . Veți avea nevoie de mai mulți oameni decât expertul dvs. la Onsite pentru a gestiona tabelele și echipamentele de check-in, să răspundă la întrebările participanților și să vă ajute cu șnururile și suporturile pentru insigne. Chiar dacă participanții dvs. vor folosi iPad-urile sau iPhone-urile pentru a se înregistra, plănuiți să aveți mai mulți oameni decât aveți nevoie pentru fiecare dispozitiv, astfel încât unii să poată acționa ca „plutitori”. Flotatorii pot completa în cazul neprezentării și îi pot ajuta pe alții atunci când trebuie să ia o pauză sau să direcționeze pe cineva la biroul de asistență.

Nu vă faceți griji încă în legătură cu formarea — pur și simplu începeți procesul de personalizare a meselor de check-in. Recrutați oameni cunoscători de tehnologie care sunt încântați să lucreze cu participanții dvs. și să vă ajute la gestionarea procesului de check-in. Comunicarea eficientă înainte de eveniment cu personalul este crucială, astfel încât toată lumea să știe unde să fie și când. Planificați-vă devreme metodele de comunicare și înscriere cu personalul.

E timpul să comenzi! În acest moment, ar trebui să decideți asupra dimensiunii insignei și să aveți o idee solidă despre designul insignei.

Dacă îți cumperi propriul echipament , comandă acum pentru a te asigura că primești totul la timp.

Este timpul să planificăm! Crearea unui plan de etaj pentru mesele dvs. de imprimare a insignelor este esențială. Luați în considerare detalii precum:

Dacă routerele dvs. se conectează la internet cu o cartelă SIM, testați puterea celulară în locația în care doriți să vă amplasați stațiile de check-in. Dacă semnalul este slab sau intermitent, luați în considerare mutarea înregistrării într-o locație în care routerele dvs. pot primi un semnal celular solid sau luați în considerare conectarea ruterelor la internet la locația dvs.

Vorbind despre echipamentul dvs. la Onsite , știind ce echipament aveți nevoie și cum să îl configurați vă poate oferi o perspectivă asupra modului în care veți configura zona de check-in. Citiți articolul nostru privind Configurarea hardware-ului pentru înregistrarea evenimentului la Onsite pentru a afla cum este configurarea.

Ca parte a planificării, gândiți-vă cu atenție la modul în care participanții vor verifica anumite informații, cum ar fi starea medicală. Puneți cât mai multe întrebări posibil ca parte a procesului de înregistrare, astfel încât personalul evenimentului să se poată consulta pur și simplu la răspunsurile participanților pe pagina de înregistrare în loc să ceară informații fiecărei persoane.

Planificați ca o linie a zonei dvs. de check-in să fie configurată ca un birou de asistență cu propria imprimantă și iPad sau iPhone, unde oamenii pot pune întrebări, reimprima insigne pierdute și pot rezolva problemele legate de datele personale. Acest lucru vă menține liniile principale de check-in în mișcare rapidă și vă asigură că oamenii nu trebuie să se întoarcă la coadă după ce le rezolvați problema. Experții dvs. la Onsite ar trebui să fie în general la biroul de asistență.

E timpul să fii sigur! În acest moment, ar trebui să aveți un plan detaliat de operare pentru imprimarea insignelor. Dacă este cazul, asigurați-vă de două ori că echipamentul dvs. de închiriat la Onsite poate fi expediat la locație cu până la trei zile înainte de eveniment. Dacă spațiul de depozitare nu este disponibil la locul dvs., luați în considerare expedierea echipamentelor la birourile dvs. sau la hotelul în care este cazat personalul.

Dacă închiriați echipament de la Choose 2 Rent , acesta vă va trimite informațiile de urmărire pentru kit-ul de închiriere în acest interval de timp. Dacă închiriați de la alt furnizor, verificați termenul de livrare al acestuia.

Acesta este cel mai bun moment pentru ca expertul la Onsite să înceapă pregătirea personalului de check-in. Treceți peste planul de amenajare a locației, examinați protocoalele de siguranță și arătați personalului cum să corecteze problemele cu informațiile despre insigna participanților. Arată-le articolele de mai jos, astfel încât să înțeleagă cum este tipărirea din perspectiva participanților și să știe cum să configureze hardware-ul la Onsite :

Creați profiluri de participanți de testare în platformă pentru a verifica din nou dacă regulile de vizibilitate funcționează conform planului și pentru a arăta diferențele personalului de check-in, astfel încât să știe la ce să se aștepte.

E timpul! De îndată ce aveți acces la locație, solicitați expertului și personalului dvs. la Onsite să vă configureze hardware-ul și să imprimați câteva insigne de testare. Când testarea este finalizată, faceți check-in-ul personalului cât mai curând posibil, astfel încât toți personalul să aibă ecusoanele înainte de sosirea participanților.

Personalul de check-in trebuie să testeze printarea a cel puțin o insignă pe fiecare iPad și imprimantă cu o seară înainte de începerea formalităților de check-in și în fiecare dimineață deschideți check-in. Acest lucru ajută personalul nou să se aclimatizeze la proces, astfel încât să știe exact cum va fi experiența participanților. Testarea ajută, de asemenea, la eliminarea oricărei confuzii și se asigură că imprimantele sunt încărcate și configurate corect.

Fiecare membru al personalului ar trebui să exerseze încărcarea și calibrarea unei imprimante cel puțin o dată. În funcție de dimensiunea evenimentului dvs., este posibil ca personalul să fie nevoit să încarce mai mult stoc de insigne în imprimante în timpul înregistrării, dacă o rolă sau o stivă se epuizează. Încărcarea rapidă a noilor insigne face ca înregistrarea să funcționeze fără probleme. 🏃

Dacă ați urmat procesul și calendarul și ați învățat din materialele de instruire legate de acest articol, veți fi gata când primul dvs. participant va ajunge la masa de check-in.

În timpul și după check-in, examinați pagina Onsite Metrics pentru a lua decizii bazate pe date cu privire la angajarea personalului și la orele de check-in, astfel încât următoarea dvs. experiență de check-in să fie mult mai simplă.

Dacă aveți întrebări, cea mai bună resursă este echipa noastră minunată de asistență. Faceți clic pe balonul din partea de jos a oricărei pagini din platforma Webex Events sau din această bază de cunoștințe pentru a începe un chat live.