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A solução dinâmica de software de impressão de crachás e check-in de eventos e sessões presenciais do Webex Events Onsite oferece um nível de personalização e personalização não encontrado em nenhum outro lugar do setor. Embora o Onsite seja projetado para ser intuitivo, a preparação antecipada é essencial para garantir que você e as pessoas da sua equipe estejam preparados para o check-in.

Não importa se você está usando o Session Check-in, o Event Check-in ou ambos, este artigo fornece cronogramas, recomendações e dicas específicas. Onde for relevante, você encontrará links para nossos cursos abrangentes da Webex Academy e artigos de ajuda para orientá-lo em sua jornada. 🧭

Usar o Session Check-in é realmente simples, então ele não precisa de seu próprio cronograma. No entanto, as dicas a seguir são essenciais para garantir que o Session Check-in seja um sucesso:

Se você estiver usando apenas o Session Check-in, então você terminou este artigo. Tchau! 👋

Se você estiver usando o Event Check-in, continue lendo! 📖

É hora de começar! Comece a trabalhar no Onsite 12 semanas antes do seu evento. Isso lhe dá bastante tempo para trabalhar nos detalhes do seu evento e nas necessidades de crachás ou equipamentos personalizados .
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Não importa se você planeja alugar ou comprar equipamentos, faça o pedido o mais rápido possível para evitar possíveis pedidos em atraso e longos prazos de entrega.

É hora de aprender! O Onsite é muito intuitivo. No entanto, sempre há nuances. É por isso que temos um curso da Webex Academy sobre o Onsite e artigos dedicados a cada parte do processo do Onsite . 📚

Recomendamos fortemente que você escolha pelo menos um membro da sua equipe para ser seu especialista no Onsite . Para eventos com mais de 1.000 pessoas, recomendamos pelo menos dois especialistas. Eles aprenderão como configurar o Onsite App, criar crachás, implantar o equipamento e ajudar a imprimir crachás. Quando você escolher um especialista, dê a ele estes recursos para começar:

Depois que seu especialista no Onsite tiver reunido algum conhecimento, é hora de configurar o Onsite e configurar o aplicativo na plataforma Webex Events .

Lembre-se, o Webex Events Registration é o melhor par com o Webex Events Onsite para facilidade de uso e manutenção reduzida. Se você estiver usando um sistema de registro diferente, certifique-se de ter uma data planejada para finalizar e carregar seus participantes, com bastante tempo de sobra para testes.

Seja qual for o sistema de registro que você usar, certifique-se de fazer quaisquer perguntas no seu formulário de registro que a equipe de check-in possa fazer quando estiver no local do evento. Adicione essas perguntas à página de Check-in para acelerar o processo de check-in.

É hora de construir! Agora, seu especialista Onsite deve ter começado a configurar o Onsite e o Onsite App na plataforma com cores personalizadas, gráficos, rótulos de botões e quaisquer outras personalizações que você desejar.

Agora é hora de aprender a criar emblemas. Os emblemas podem ser tão simples ou complexos quanto você quiser. Seja qual for o caso, estes artigos têm tudo o que você precisa saber:

Aprender sobre como criar crachás Onsite deve ajudar você a decidir exatamente o que quer em seus crachás. Por exemplo, como as impressoras imprimem apenas em preto e branco, você pode decidir que quer alguns elementos pré-impressos em seu estoque de crachás. Comece a criar designs e a brincar com opções de personalização — nada é definitivo até que você envie o pedido de estoque de crachás. Ao longo do caminho, não hesite em conversar com nossa equipe de suporte para quaisquer perguntas.

Comece a pensar em montar sua equipe no Onsite . Você precisará de mais pessoas do que seu especialista no Onsite para gerenciar as mesas de check-in e equipamentos, responder perguntas dos participantes e ajudar com cordões e porta-crachás. Mesmo que seus participantes usem iPads ou iPhones para fazer o check-in, planeje ter mais pessoas do que você precisa para cada dispositivo para que alguns possam atuar como "flutuantes". Os flutuadores podem substituir os ausentes e aliviar outros quando eles precisarem fazer uma pausa ou direcionar alguém para o help desk.

Não se preocupe com treinamento ainda — simplesmente comece o processo de equipe para suas mesas de check-in. Recrute pessoas com conhecimento em tecnologia que estejam animadas para trabalhar com seus participantes e ajudar a gerenciar o processo de check-in. A comunicação pré-evento eficaz com a equipe é crucial para que todos saibam onde estar e quando. Planeje sua comunicação com a equipe e métodos de inscrição com antecedência.

É hora de pedir! Neste ponto, você deve decidir sobre um tamanho de crachá e ter uma ideia sólida sobre o design do crachá.

Se você estiver comprando seu próprio equipamento , peça agora para garantir que receberá tudo a tempo.

É hora de planejar! Criar uma planta baixa para sua(s) mesa(s) de impressão de crachás é essencial. Considere detalhes como:

Se seus roteadores se conectam à internet com um cartão SIM, teste a intensidade do celular no local onde você quer colocar suas estações de check-in. Se o sinal estiver fraco ou intermitente, considere mover o check-in para um local onde seus roteadores possam obter um sinal de celular sólido ou considere conectar os roteadores à internet em seu local.

Falando sobre seu equipamento Onsite , saber qual equipamento você precisa e como configurá-lo pode lhe dar uma ideia de como você irá configurar a área de check-in. Leia nosso artigo Onsite Event Check-in Hardware Setup para saber como é a configuração.

Como parte do planejamento, pense cuidadosamente em como os participantes verificarão certas informações, como o status médico. Faça o máximo de perguntas possível como parte do processo de registro para que a equipe do evento possa simplesmente consultar as respostas dos participantes na página de Check-in em vez de pedir informações a cada pessoa.

Planeje ter uma linha da sua área de check-in configurada como um help desk com sua própria impressora e iPad ou iPhone, onde as pessoas podem fazer perguntas, reimprimir crachás perdidos e resolver problemas de dados pessoais. Isso mantém suas principais linhas de check-in se movendo rapidamente e garante que as pessoas não precisem voltar para a fila depois que você resolver o problema delas. Seus especialistas no Onsite geralmente devem estar no help desk.

É hora de ter certeza! Neste ponto, você deve ter um plano detalhado de operação para impressão de crachás. Se aplicável, certifique-se duplamente de que seu equipamento de aluguel Onsite possa ser enviado para o local até três dias antes do evento. Se o armazenamento não estiver disponível em seu local, considere enviar o equipamento para seus escritórios ou para o hotel onde a equipe está hospedada.

Se você estiver alugando equipamento da Choose 2 Rent , eles enviarão as informações de rastreamento para seu kit de aluguel durante esse período. Se você alugar de outro fornecedor, verifique o cronograma de envio deles.

Este é o melhor momento para o especialista no Onsite começar a treinar sua equipe de check-in. Revise o plano de configuração do local, revise os protocolos de segurança e mostre à equipe como corrigir problemas com as informações do crachá do participante. Mostre a eles os artigos vinculados abaixo para que entendam como é a impressão da perspectiva do participante e saibam como configurar o hardware no Onsite :

Crie perfis de participantes de teste na plataforma para verificar novamente se todas as regras de visibilidade estão funcionando conforme o planejado e mostre as diferenças à equipe de check-in para que eles saibam o que esperar.

Está na hora! Assim que você tiver acesso ao local, peça ao seu especialista e equipe do Onsite para configurar seu hardware e imprimir alguns crachás de teste. Quando o teste estiver concluído, faça o check-in da equipe o mais rápido possível para que todos os funcionários tenham seus crachás antes da chegada dos participantes.

A equipe de check-in deve testar a impressão de pelo menos um crachá em cada iPad e impressora na noite anterior ao início do check-in e todas as manhãs em que você abrir o check-in. Isso ajuda a nova equipe a se acostumar com o processo para que eles saibam exatamente como será a experiência do participante. O teste também ajuda a esclarecer qualquer confusão e garante que as impressoras sejam carregadas e configuradas corretamente.

Cada membro da equipe deve praticar o carregamento e a calibração de uma impressora pelo menos uma vez. Dependendo do tamanho do seu evento, a equipe pode precisar carregar mais estoque de crachás nas impressoras durante o check-in se um rolo ou pilha acabar. Carregar novos crachás rapidamente mantém o check-in funcionando sem problemas. 🏃

Se você seguiu o processo e o cronograma e aprendeu com os materiais de treinamento vinculados ao longo deste artigo, você estará pronto quando seu primeiro participante chegar à mesa de check-in.

Durante e após o check-in, revise a página Métricas no Onsite para tomar decisões baseadas em dados sobre equipe e horários de check-in para que sua próxima experiência de check-in seja muito mais tranquila.

Se você tiver alguma dúvida, seu melhor recurso é nossa incrível equipe de Suporte. Clique no balão na parte inferior de qualquer página na plataforma Webex Events ou nesta base de conhecimento para iniciar um chat ao vivo.