Ten artykuł został przetłumaczony z języka angielskiego za pomocą tłumaczenia maszynowego.

Dynamiczne osobiste rozwiązanie Webex Events Onsite do odprawy na wydarzenia i sesje oraz drukowania identyfikatorów zapewnia poziom personalizacji i dostosowania, jakiego nie znajdziesz nigdzie indziej w branży. Mimo że Onsite jest zaprojektowane tak, aby było intuicyjne, wcześniejsze przygotowanie jest kluczowe, aby upewnić się, że Ty i osoby w Twoim zespole jesteście gotowi na odprawę.

Niezależnie od tego, czy używasz Session Check-in, Event Check-in, czy obu, ten artykuł zawiera konkretne harmonogramy, zalecenia i wskazówki. W stosownych przypadkach znajdziesz linki do naszych kompleksowych kursów Webex Academy i artykułów pomocy, które poprowadzą Cię przez Twoją podróż. 🧭

Korzystanie z Session Check-in jest naprawdę proste, więc nie potrzebuje własnej osi czasu. Jednak poniższe wskazówki są kluczowe, aby upewnić się, że Session Check-in odniesie sukces:

Jeśli używasz tylko Session Check-in, to już skończyłeś ten artykuł. Pa! 👋

Jeśli korzystasz z funkcji Event Check-in, czytaj dalej! 📖

Czas zacząć! Zacznij pracę nad Onsite 12 tygodni przed wydarzeniem. Daje to mnóstwo czasu na dopracowanie szczegółów wydarzenia i potrzeb w zakresie niestandardowych odznak lub sprzętu.
​

Niezależnie od tego, czy planujesz wynająć czy kupić sprzęt, złóż zamówienie jak najwcześniej, aby uniknąć potencjalnych zaległości w zamówieniach i długiego czasu realizacji.

Czas się uczyć! Onsite jest bardzo intuicyjny. Jednak zawsze jest jakiś niuans. Dlatego mamy kurs Webex Academy poświęcony Onsite i artykuły poświęcone każdej części procesu Onsite . 📚

Zdecydowanie zalecamy wybranie co najmniej jednego członka zespołu na eksperta Onsite . W przypadku wydarzeń z udziałem ponad 1000 osób zalecamy co najmniej dwóch ekspertów. Nauczą się oni, jak skonfigurować Onsite App, tworzyć odznaki, wdrażać sprzęt i pomagać w drukowaniu odznak. Po wybraniu eksperta przekaż mu następujące zasoby, aby rozpocząć:

Gdy ekspert Onsite zdobędzie już pewną wiedzę, czas skonfigurować Onsite i aplikację na platformie Webex Events .

Pamiętaj, że Webex Events Registration to najlepsze połączenie z Webex Events Onsite, które ułatwia użytkowanie i ogranicza konserwację. Jeśli używasz innego systemu rejestracji, upewnij się, że masz zaplanowaną datę finalizacji i przesłania uczestników, z dużą ilością czasu na testy.

Niezależnie od tego, jakiego systemu rejestracji używasz, pamiętaj, aby zadać w formularzu rejestracyjnym wszelkie pytania , które personel odprawy może zadać, gdy będzie na miejscu. Dodaj te pytania do strony odprawy, aby przyspieszyć proces odprawy.

Czas budować! Do tej pory Twój ekspert Onsite powinien rozpocząć konfigurowanie Onsite i Onsite App na platformie za pomocą niestandardowych kolorów, grafik, etykiet przycisków i wszelkich innych dostosowań, których chcesz.

Teraz czas nauczyć się, jak projektować odznaki. Odznaki mogą być tak proste lub złożone, jak chcesz. W każdym razie te artykuły zawierają wszystko, co musisz wiedzieć:

Poznanie projektowania odznak Onsite powinno pomóc Ci zdecydować, co dokładnie chcesz umieścić na swoich odznakach. Na przykład, ponieważ drukarki drukują tylko w czerni i bieli, możesz zdecydować, że chcesz, aby niektóre elementy były wstępnie wydrukowane na materiale odznak. Zacznij tworzyć projekty i bawić się opcjami dostosowywania — nic nie jest ostateczne, dopóki nie złożysz zamówienia na materiał odznak. Po drodze nie wahaj się porozmawiać z naszym zespołem wsparcia w razie jakichkolwiek pytań.

Zacznij myśleć o stworzeniu swojego zespołu Onsite . Będziesz potrzebować więcej osób niż Twój ekspert Onsite , aby zarządzać stołami i sprzętem do odprawy, odpowiadać na pytania uczestników i pomagać z smyczami i uchwytami na identyfikatory. Nawet jeśli Twoi uczestnicy będą używać iPadów lub iPhone'ów do odprawy, zaplanuj więcej osób niż potrzebujesz dla każdego urządzenia, aby niektórzy mogli działać jako „osoby zmienne”. Osoby zmienne mogą zastępować osoby nieobecne i zastępować innych, gdy muszą zrobić sobie przerwę lub skierować kogoś do biura pomocy.

Nie martw się jeszcze szkoleniem — po prostu rozpocznij proces obsadzania stanowisk przy stolikach do odprawy. Zatrudnij osoby obeznane z technologią, które chętnie będą pracować z uczestnikami i pomogą w zarządzaniu procesem odprawy. Skuteczna komunikacja z personelem przed wydarzeniem jest kluczowa, aby każdy wiedział, gdzie i kiedy ma być. Zaplanuj komunikację z personelem i metody rejestracji z wyprzedzeniem.

Czas zamówić! W tym momencie powinieneś zdecydować się na rozmiar odznaki i mieć solidny pomysł na projekt odznaki.

Jeśli chcesz kupić własny sprzęt , złóż zamówienie już teraz, aby mieć pewność, że wszystko otrzymasz na czas.

Czas na planowanie! Stworzenie planu piętra dla Twojego stołu(ów) do drukowania odznak jest kluczowe. Rozważ szczegóły takie jak:

Jeśli Twoje routery łączą się z internetem za pomocą karty SIM, sprawdź siłę sygnału komórkowego w miejscu, w którym chcesz umieścić stanowiska odprawy. Jeśli sygnał jest słaby lub przerywany, rozważ przeniesienie stanowiska odprawy w miejsce, w którym Twoje routery będą mogły odbierać stały sygnał komórkowy lub rozważ podłączenie routerów do internetu w miejscu, w którym się znajdujesz.

Mówiąc o sprzęcie Onsite , wiedza o tym, jakiego sprzętu potrzebujesz i jak go skonfigurować, może dać ci wgląd w to, jak skonfigurujesz obszar odprawy. Przeczytaj nasz artykuł Onsite Event Check-in Hardware Setup, aby dowiedzieć się, jak wygląda konfiguracja.

W ramach planowania dokładnie przemyśl, w jaki sposób uczestnicy będą weryfikować pewne informacje, takie jak stan zdrowia. Zadaj jak najwięcej pytań w ramach procesu rejestracji, aby personel wydarzenia mógł po prostu odwołać się do odpowiedzi uczestników na stronie Check-in zamiast prosić każdą osobę o informacje.

Zaplanuj utworzenie jednej linii w obszarze odprawy jako biura pomocy z własną drukarką i iPadem lub iPhonem, gdzie ludzie mogą zadawać pytania, ponownie drukować zgubione odznaki i rozwiązywać problemy z danymi osobowymi. Dzięki temu główne linie odprawy będą się szybko poruszać, a ludzie nie będą musieli wracać do kolejki po rozwiązaniu ich problemu. Twój ekspert(zy) na Onsite powinni zazwyczaj znajdować się w biurze pomocy.

Czas się upewnić! W tym momencie powinieneś mieć szczegółowy plan działania dotyczący drukowania identyfikatorów. Jeśli to możliwe, upewnij się podwójnie, że Twój sprzęt wypożyczony na Onsite może zostać wysłany do miejsca imprezy do trzech dni przed wydarzeniem. Jeśli w miejscu imprezy nie ma miejsca do przechowywania, rozważ wysłanie sprzętu do biur lub hotelu, w którym przebywa personel.

Jeśli wypożyczasz sprzęt od Choose 2 Rent , wyślą Ci informacje o śledzeniu Twojego wypożyczonego zestawu w tym czasie. Jeśli wypożyczasz od innego dostawcy, sprawdź jego harmonogram wysyłki.

To najlepszy moment, aby ekspert Onsite rozpoczął szkolenie personelu odprawy. Przejrzyj plan konfiguracji obiektu, przejrzyj protokoły bezpieczeństwa i pokaż personelowi, jak korygować problemy z informacjami o identyfikatorach uczestników. Pokaż im artykuły połączone poniżej, aby zrozumieli, jak wygląda drukowanie z perspektywy uczestnika i jak skonfigurować sprzęt Onsite :

Utwórz profile testowe uczestników na platformie, aby sprawdzić, czy wszelkie reguły widoczności działają zgodnie z planem, i pokaż różnice personelowi odpowiedzialnemu za odprawę, aby wiedział, czego się spodziewać.

Czas! Gdy tylko uzyskasz dostęp do miejsca, poproś eksperta Onsite i personel o przygotowanie sprzętu i wydrukowanie kilku odznak testowych. Po zakończeniu testów odpraw personel tak szybko, jak to możliwe, aby wszyscy pracownicy mieli swoje odznaki przed przybyciem uczestników.

Pracownicy odprawy powinni przetestować drukowanie co najmniej jednego identyfikatora na każdym iPadzie i drukarce wieczorem przed rozpoczęciem odprawy i każdego ranka, kiedy otwierasz odprawę. Pomaga to nowym pracownikom zaaklimatyzować się do procesu, aby dokładnie wiedzieli, jak będzie wyglądało doświadczenie uczestnika. Testowanie pomaga również rozwiać wszelkie wątpliwości i upewnić się, że drukarki są prawidłowo załadowane i skonfigurowane.

Każdy członek personelu powinien przynajmniej raz przećwiczyć ładowanie i kalibrację drukarki. W zależności od wielkości wydarzenia personel może potrzebować załadować więcej odznak do drukarek podczas odprawy, jeśli rolka lub stos się wyczerpią. Szybkie ładowanie nowych odznak sprawia, że ​​odprawa przebiega sprawnie. 🏃

Jeśli postępowałeś zgodnie z procedurą, harmonogramem i skorzystałeś z materiałów szkoleniowych, do których linki znajdują się w artykule, będziesz gotowy, gdy pierwszy uczestnik pojawi się przy stanowisku odprawy.

Podczas i po zameldowaniu przejrzyj stronę Onsite Metrics, aby podjąć decyzje dotyczące obsady personelu i godzin zameldowania w oparciu o dane. Dzięki temu Twoje kolejne zameldowanie przebiegnie znacznie sprawniej.

Jeśli masz jakieś pytania, najlepszym źródłem informacji jest nasz niesamowity zespół wsparcia. Kliknij bańkę na dole dowolnej strony na platformie Webex Events lub w tej bazie wiedzy, aby rozpocząć czat na żywo.