Dit artikel is vertaald uit het Engels met behulp van machinevertaling.

De dynamische in-person Event en Session Check-in en badge print softwareoplossing van Webex Events Onsite biedt u een mate van maatwerk en personalisatie die u nergens anders in de branche vindt. Hoewel Onsite is ontworpen om intuïtief te zijn, is voorbereiding vooraf essentieel om ervoor te zorgen dat u en de mensen in uw team klaar zijn voor het inchecken.

Of u nu Session Check-in, Event Check-in of beide gebruikt, dit artikel geeft u specifieke tijdlijnen, aanbevelingen en tips. Waar relevant vindt u links naar onze uitgebreide Webex Academy-cursussen en helpartikelen om u te begeleiden op uw reis. 🧭

Het gebruik van Session Check-in is heel eenvoudig, dus het heeft geen eigen tijdlijn nodig. De volgende tips zijn echter cruciaal om ervoor te zorgen dat Session Check-in een succes wordt:

Als je alleen Session Check-in gebruikt, dan ben je klaar met dit artikel. Doei! 👋

Als u Event Check-in gebruikt, lees dan verder! 📖

Het is tijd om te beginnen! Begin 12 weken voor uw evenement met Onsite . Dit geeft u voldoende tijd om de details van uw evenement en de behoeften voor aangepaste badges of apparatuur door te nemen.
​

Of u nu apparatuur wilt huren of kopen, bestel zo snel mogelijk om mogelijke achterstanden en lange levertijden voor te zijn.

Het is tijd om te leren! Onsite is erg intuïtief. Er zijn echter altijd nuances. Daarom hebben we een Webex Academy-cursus over Onsite en artikelen die gewijd zijn aan elk onderdeel van het Onsite proces. 📚

We raden u ten zeerste aan om ten minste één lid van uw team te kiezen als uw Onsite expert. Voor evenementen met meer dan 1000 personen raden we ten minste twee experts aan. Zij leren hoe ze de Onsite App configureren, badges maken, de apparatuur inzetten en helpen bij het afdrukken van badges. Wanneer u een expert hebt gekozen, geeft u hem of haar deze bronnen om aan de slag te gaan:

Nadat uw Onsite expert wat kennis heeft vergaard, is het tijd om Onsite in te stellen en de app te configureren op het Webex Events platform.

Vergeet niet dat Webex Events Registration de ultieme koppeling is met Webex Events Onsite voor gebruiksgemak en minder onderhoud. Als u een ander registratiesysteem gebruikt, zorg er dan voor dat u een geplande datum hebt voor het finaliseren en uploaden van uw deelnemers, met voldoende tijd over om te testen.

Welk registratiesysteem u ook gebruikt, zorg ervoor dat u alle vragen in uw registratieformulier stelt die het incheckpersoneel kan stellen als ze ter plaatse zijn. Voeg deze vragen toe aan de incheckpagina om het incheckproces te versnellen.

Het is tijd om te bouwen! Inmiddels zou uw Onsite expert begonnen moeten zijn met het opzetten van Onsite en het configureren van de Onsite App op het platform met aangepaste kleuren, afbeeldingen, knoplabels en alle andere aanpassingen die u wilt.

Nu is het tijd om te leren hoe je badges ontwerpt. Badges kunnen zo simpel of complex zijn als je wilt. Wat het geval ook is, deze artikelen hebben alles wat je moet weten:

Leren over het ontwerpen van Onsite badges zou u moeten helpen beslissen wat u precies op uw badges wilt. Omdat de printers bijvoorbeeld alleen in zwart-wit printen, kunt u besluiten dat u bepaalde elementen vooraf op uw badgemateriaal wilt laten printen. Begin met het maken van ontwerpen en speel met aanpassingsopties — niets is definitief totdat u de bestelling voor het badgemateriaal indient. Aarzel niet om onderweg met ons ondersteuningsteam te chatten als u vragen hebt.

Denk na over het samenstellen van uw Onsite team. U hebt meer mensen nodig dan uw Onsite expert om de inchecktafel(s) en apparatuur te beheren, vragen van deelnemers te beantwoorden en te helpen met lanyards en badgehouders. Zelfs als uw deelnemers de iPads of iPhones gebruiken om zichzelf in te checken, zorg dan dat u meer mensen hebt dan u nodig hebt voor elk apparaat, zodat sommigen kunnen fungeren als "floaters". Floaters kunnen no-shows vervangen en anderen aflossen als ze een pauze moeten nemen of iemand naar de helpdesk moeten verwijzen.

Maak je nog geen zorgen over training — begin gewoon met het bemannen van je inchecktafels. Werf technisch onderlegde mensen die enthousiast zijn om met je deelnemers te werken en te helpen bij het beheren van het incheckproces. Effectieve communicatie met personeel voorafgaand aan het evenement is cruciaal, zodat iedereen weet waar hij/zij moet zijn en wanneer. Plan je communicatie met personeel en aanmeldmethoden vroeg.

Het is tijd om te bestellen! Op dit punt moet u een badgeformaat bepalen en een goed idee hebben over het badgeontwerp.

Als u uw eigen apparatuur koopt , bestel dan nu, zodat u er zeker van bent dat u alles op tijd ontvangt.

Het is tijd om te plannen! Het maken van een plattegrond voor uw badge-printtafel(s) is cruciaal. Denk aan details zoals:

Als uw routers verbinding maken met internet via een SIM-kaart, test dan de mobiele sterkte op de locatie waar u uw incheckstations wilt plaatsen. Als het signaal zwak of onderbroken is, overweeg dan om de incheck te verplaatsen naar een locatie waar uw routers een solide mobiel signaal kunnen ontvangen, of overweeg om de routers vast te bedraden naar internet op uw locatie.

Over uw Onsite apparatuur gesproken, weten welke apparatuur u nodig hebt en hoe u deze moet instellen, kan u inzicht geven in hoe u het incheckgebied gaat inrichten. Lees ons artikel Onsite Event Check-in Hardware Setup om te weten te komen hoe de opstelling eruitziet.

Denk als onderdeel van de planning goed na over hoe deelnemers bepaalde informatie, zoals medische status, zullen verifiëren. Stel zoveel mogelijk vragen als onderdeel van het registratieproces, zodat het personeel van het evenement eenvoudigweg kan verwijzen naar de antwoorden van de deelnemers op de incheckpagina in plaats van elke persoon om informatie te vragen.

Plan om één rij van uw incheckgebied in te richten als helpdesk met een eigen printer en iPad of iPhone waar mensen vragen kunnen stellen, verloren badges opnieuw kunnen afdrukken en problemen met persoonlijke gegevens kunnen oplossen. Dit zorgt ervoor dat uw belangrijkste inchecklijnen snel doorlopen en dat mensen niet opnieuw in de rij hoeven te gaan staan ​​nadat u hun probleem hebt opgelost. Uw Onsite expert(s) zouden over het algemeen bij de helpdesk moeten zijn.

Het is tijd om zeker te zijn! Op dit punt zou u een gedetailleerd plan van aanpak moeten hebben voor het printen van badges. Zorg er indien van toepassing dubbel voor dat uw Onsite huurapparatuur tot drie dagen voor het evenement naar de locatie kan worden verzonden. Als er geen opslag beschikbaar is op uw locatie, overweeg dan om apparatuur naar uw kantoor of het hotel te laten verzenden waar het personeel verblijft.

Als u apparatuur huurt bij Choose 2 Rent , sturen zij u de trackinginformatie voor uw huurkit tijdens dit tijdsbestek. Als u huurt bij een andere leverancier, controleer dan hun verzendtijdlijn.

Dit is het beste moment voor de Onsite expert om te beginnen met het trainen van uw incheckpersoneel. Neem het locatie-opstellingsplan door, bekijk de veiligheidsprotocollen en laat het personeel zien hoe ze problemen met bezoekersbadge-informatie kunnen oplossen. Laat ze de onderstaande artikelen zien, zodat ze begrijpen hoe printen eruitziet vanuit het perspectief van de bezoeker en hoe ze Onsite hardware moeten instellen:

Maak testdeelnemersprofielen aan op het platform om te controleren of de zichtbaarheidsregels werken zoals gepland. Laat de verschillen ook zien aan het incheckpersoneel, zodat zij weten wat ze kunnen verwachten.

Het is tijd! Zodra u toegang hebt tot de locatie, laat uw Onsite expert en personeel uw hardware instellen en een paar testbadges printen. Wanneer de test is voltooid, laat het personeel zich zo snel mogelijk inchecken, zodat alle medewerkers hun badges hebben voordat de deelnemers arriveren.

Check-inpersoneel moet de avond voor het inchecken en elke ochtend dat u de check-in opent, testen of er minstens één badge op elke iPad en printer is afgedrukt. Dit helpt nieuwe medewerkers om te wennen aan het proces, zodat ze precies weten hoe de ervaring van de deelnemer zal zijn. Testen helpt ook om verwarring weg te nemen en zorgt ervoor dat printers correct zijn geladen en geconfigureerd.

Elk personeelslid moet minstens één keer oefenen met het laden en kalibreren van een printer. Afhankelijk van de grootte van uw evenement, moet het personeel mogelijk meer badges in printers laden tijdens het inchecken als een rol of stapel op is. Door snel nieuwe badges te laden, verloopt het inchecken soepel. 🏃

Als u het proces en de tijdlijn hebt gevolgd en de trainingsmaterialen hebt gebruikt die in dit artikel zijn gelinkt, bent u er klaar voor wanneer de eerste deelnemer bij de incheckbalie arriveert.

Bekijk tijdens en na het inchecken de pagina Onsite Metrics om op basis van data beslissingen te nemen over personeelsbezetting en inchecktijden. Zo verloopt uw ​​volgende incheckervaring een stuk soepeler.

Als u vragen hebt, is uw beste bron ons geweldige Supportteam. Klik op de bubbel onderaan een pagina in het Webex Events platform of deze knowledge base om een ​​livechat te starten.