Denne artikkelen ble oversatt fra engelsk ved hjelp av maskinoversettelse.

Webex Events Onsites dynamiske programvareløsning for personlig event- og øktinnsjekking og merkeutskrift gir deg et nivå av tilpasning og personalisering som ikke finnes noe annet sted i bransjen. Selv om Onsite er designet for å være intuitivt, er forhåndsforberedelse nøkkelen til å sikre at du og personene i teamet ditt er forberedt på innsjekking.

Enten du bruker Session Check-in, Event Check-in eller begge deler, gir denne artikkelen deg spesifikke tidslinjer, anbefalinger og tips. Der det er relevant, finner du lenker til våre omfattende Webex Academy-kurs og hjelpeartikler for å veilede deg på reisen. 🧭

Å bruke Session Check-in er veldig enkelt, så det trenger ikke sin egen tidslinje. Følgende tips er imidlertid avgjørende for å sikre at øktinnsjekking blir vellykket:

Hvis du bare bruker Session Check-in, er du ferdig med denne artikkelen. Ha det! 👋

Hvis du bruker Event Check-in, les videre! 📖

Det er på tide å begynne! Begynn å jobbe på stedet 12 uker før arrangementet. Dette gir deg god tid til å jobbe gjennom detaljene i arrangementet ditt og tilpasset merke eller utstyrsbehov.
?

Enten du planlegger å leie eller kjøpe utstyr, bestill så snart som mulig for å komme i forkant av potensielle restordrer og lange leveringstider.

Det er på tide å lære! Onsite er veldig intuitivt. Men det er alltid nyanser. Det er derfor vi har et Webex Academy-kurs som handler om Onsite og artikler dedikert til hver del av Onsite-prosessen. 📚

Vi anbefaler på det sterkeste at du velger minst ett medlem av teamet ditt som ekspert på stedet. For arrangementer større enn 1000 personer anbefaler vi minst to eksperter. De vil lære hvordan du konfigurerer appen på stedet, lager merker, distribuerer utstyret og hjelper til med å skrive ut merker. Når du har valgt en ekspert, gi dem disse ressursene for å komme i gang:

Etter at Onsite-eksperten din har samlet litt kunnskap, er det på tide å sette opp Onsite og konfigurere appen i Webex Events-plattformen.

Husk at Webex Events Registration er den ultimate sammenkoblingen med Webex Events Onsite for enkel bruk og redusert vedlikehold. Hvis du bruker et annet registreringssystem, sørg for at du har en planlagt dato for å fullføre og laste opp deltakerne, med god tid til overs for testing.

Uansett hvilket registreringssystem du bruker, sørg for å stille spørsmål i registreringsskjemaet som innsjekkingspersonalet kan stille når de er på stedet på stedet. Legg til disse spørsmålene på Innsjekkingssiden for å fremskynde innsjekkingsprosessen.

Det er på tide å bygge! Nå burde Onsite-eksperten din ha begynt å sette opp Onsite og konfigurere Onsite-appen på plattformen med tilpassede farger, grafikk, knappeetiketter og andre tilpasninger du ønsker.

Nå er det på tide å lære å designe merker. Merker kan være så enkle eller komplekse du vil. Uansett, disse artiklene har alt du trenger å vite:

Å lære om utforming av merker på stedet bør hjelpe deg med å bestemme nøyaktig hva du vil ha på merkene dine. For eksempel, fordi skriverne bare skriver ut i svart-hvitt, kan du bestemme deg for at du vil ha noen elementer forhåndstrykt på merkelageret ditt. Begynn å lage design og lek med tilpasningsalternativer – ingenting er endelig før du sender inn bestillingen av merkelageret. Underveis, ikke nøl med å chatte med supportteamet vårt hvis du har spørsmål.

Begynn å tenke på å bygge ditt Onsite-team. Du trenger flere folk enn eksperten din på stedet for å administrere innsjekkingstabellen(e) og utstyret, svare på spørsmål fra deltakerne og hjelpe med snorer og merkeholdere. Selv om deltakerne vil bruke iPads eller iPhones til å sjekke seg inn, planlegg å ha flere personer enn du trenger for hver enhet, slik at noen kan fungere som "flytere". Flytere kan fylle ut for manglende oppmøte og avlaste andre når de trenger å ta en pause eller henvise noen til helpdesk.

Ikke bekymre deg for trening ennå - bare start prosessen med å bemanne innsjekkingsbordene dine. Rekrutter teknologikyndige folk som er glade for å jobbe med deltakerne dine og hjelpe til med å administrere innsjekkingsprosessen. Effektiv kommunikasjon med personalet før arrangementet er avgjørende, slik at alle vet hvor de skal være og når. Planlegg kommunikasjon og registreringsmetoder tidlig.

Det er på tide å bestille! På dette tidspunktet bør du bestemme deg for en merkestørrelse og ha en solid idé om merkedesignet.

Hvis du kjøper ditt eget utstyr , bestill nå for å sikre at du får alt i tide.

Det er på tide å planlegge! Det er avgjørende å lage en plantegning for emblemtrykkbordet(ene). Vurder detaljer som:

Hvis ruterne kobles til internett med et SIM-kort, test mobilstyrken på stedet der du vil plassere innsjekkingsstasjonene. Hvis signalet er svakt eller uregelmessig, bør du vurdere å flytte innsjekkingen til et sted der ruterne dine kan få et solid mobilsignal, eller vurdere å koble ruterne til internett på stedet ditt.

Når vi snakker om utstyret ditt på stedet, å vite hvilket utstyr du trenger og hvordan du setter det opp kan gi deg innsikt i hvordan du setter opp innsjekkingsområdet. Les vår artikkel om maskinvareoppsett for innsjekking på stedet for å finne ut hvordan oppsettet er.

Som en del av planleggingen bør du tenke nøye over hvordan deltakerne vil bekrefte viss informasjon, for eksempel medisinsk status. Still så mange spørsmål som mulig som en del av registreringsprosessen slik at arrangementsansatte ganske enkelt kan henvise til deltakernes svar på innsjekkingssiden i stedet for å spørre hver person om informasjon.

Planlegg å ha én linje av innsjekkingsområdet ditt konfigurert som en helpdesk med sin egen skriver og iPad eller iPhone der folk kan stille spørsmål, skrive ut tapte merker på nytt og løse problemer med personlige data. Dette sørger for at hovedinnsjekkingslinjene dine beveger seg raskt og sikrer at folk ikke trenger å stå i kø etter at du har løst problemet. Din(e) ekspert(er) på stedet bør vanligvis være i kundestøtten.

Det er på tide å være sikker! På dette tidspunktet bør du ha en detaljert operasjonsplan for merkeutskrift. Hvis aktuelt, sørg dobbelt for at ditt leieutstyr på stedet kan sendes til stedet opptil tre dager før arrangementet. Hvis lagring ikke er tilgjengelig på stedet ditt, bør du vurdere å få utstyr sendt til kontoret eller hotellet der personalet bor.

Hvis du leier utstyr fra Choose 2 Rent , vil de sende deg sporingsinformasjonen for leiesettet ditt i løpet av denne tidsrammen. Hvis du leier fra en annen leverandør, må du bekrefte leveringstidslinjen.

Dette er den beste tiden for Onsite-eksperten å begynne å trene innsjekkingspersonalet ditt. Gå gjennom planen for oppsett av lokalet, gjennomgå sikkerhetsprotokoller og vis personalet hvordan de kan korrigere problemer med informasjon om deltakermerket. Vis dem artiklene som er koblet til nedenfor, slik at de forstår hvordan utskrift er fra deltakerperspektivet og vet hvordan de konfigurerer maskinvare på stedet:

Opprett testdeltakerprofiler på plattformen for å dobbeltsjekke at eventuelle synlighetsregler fungerer som planlagt, og vis forskjellene for innsjekkingspersonalet slik at de vet hva de kan forvente.

Det er på tide! Så snart du har tilgang til lokalet, be din Onsite-ekspert og personalet sette opp maskinvaren din og skrive ut noen testmerker. Når testingen er fullført, må du sjekke inn så snart som mulig, slik at alle ansatte har merkene sine før deltakerne ankommer.

Innsjekkingspersonalet bør teste å skrive ut minst ett merke på hver iPad og skriver kvelden før innsjekking starter og hver morgen du åpner innsjekking. Dette hjelper nye medarbeidere å akklimatisere seg til prosessen slik at de vet nøyaktig hvordan deltakeropplevelsen vil være. Testing hjelper også med å fjerne forvirring og sørger for at skrivere er lastet inn og konfigurert riktig.

Hver medarbeider bør øve på å laste og kalibrere en skriver minst én gang. Avhengig av størrelsen på arrangementet ditt, kan personalet trenge å laste mer merkelager i skrivere under innsjekking hvis en rull eller stabel går tom. Når du laster inn nye merker raskt, fortsetter innsjekkingen jevnt. 🏃

Hvis du har fulgt prosessen og tidslinjen og lært av opplæringsmateriellet som er koblet til gjennom denne artikkelen, vil du være klar når din første deltaker kommer til innsjekkingsbordet.

Under og etter innsjekking kan du gå gjennom siden Metrics på stedet for å ta datadrevne beslutninger rundt bemanning og innsjekkingstider, slik at din neste innsjekkingsopplevelse blir så mye smidigere.

Hvis du har spørsmål, er din beste ressurs vårt fantastiske supportteam. Klikk på boblen nederst på en hvilken som helst side i Webex Events-plattformen eller denne kunnskapsbasen for å starte en live chat.