この記事は、機械翻訳を使用して英語から翻訳されました。

Webex Events Onsite の動的な対面イベント チェックイン、バッジ印刷、およびセッション チェックイン ソリューションは、業界で他にはないレベルのカスタマイズとパーソナライゼーションを提供します。チームのメンバーがチェックインの準備ができているかどうかを確認するには、事前の準備が重要です。

セッション チェックイン、イベント チェックイン、またはその両方を使用しているかどうかに関係なく、この記事では具体的なタイムライン、推奨事項、およびヒントを提供します。関連する場合は、包括的なWebex Events Academyコース、ヘルプ記事、ビデオへのリンクが表示され、旅のガイドとして役立ちます。 🚶

セッション チェックインの使用は非常に簡単なので、独自のタイムラインは必要ありません。ただし、セッション チェックインを確実に成功させるには、次のヒントが重要です。

セッション チェックインのみを使用している場合は、この記事はこれですべて完了です。さよなら！ 👋

イベント チェックインを使用している場合は、読み続けてください。 📖

買う時が来ました！イベントの 12 週間以上前までにOnsiteで購入してください。そのため、イベント チェックインを使用している場合は、イベントの詳細やカスタム バッジや装備のニーズを検討するのに十分な時間があります。
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機器をレンタルする場合でも購入する場合でも、入荷待ちや長い納期に先駆けてできるだけ早く注文してください。

⚠️注意！ Choose 2 Rent にはWebex Eventsとの長い歴史があり、そのレンタル キットにはイベントのチェックイン エクスペリエンスを成功させるために必要なものがすべて揃っています。別のレンタル ベンダーを選択する場合は、 必要なハードウェア リストを注意深く確認して、必要な機器をすべて注文していることを確認してください。

Webex Eventsスタッフによるイベントの支援を希望する場合は、イベント開始の約16 週間前、遅くとも12 週間前までにプロフェッショナル サービスを注文することをお勧めします。イベントの繁忙期には在庫が売り切れる可能性がありますので、できるだけ早くこのサービスを確保してください。 プロフェッショナル サービスが提供する内容について詳しくは、こちらをご覧ください。

学ぶ時間です！Onsiteでは非常に直感的です。ただし、常にニュアンスがあります。そのため、Onsiteに関するすべてのWebex Events Academyコースと、Onsiteプロセスの各部分に特化した記事を用意しています。 📚

チームから少なくとも 1 人のメンバーをOnsiteエキスパートに選ぶことを強くお勧めします。 1,000 人以上のイベントの場合は、少なくとも 2 人の専門家をお勧めします。Onsite Appの設定、バッジの作成、機器の導入、バッジの印刷を支援する方法を学びます。専門家を選択したら、開始するために次のリソースを提供します。

💡 チームにOnsiteの専門家がいない場合、サポートが必要な場合は、 プロフェッショナル サービス チームを雇うことを検討してください。チェックイン アプリの構築、バッジのデザイン、カスタム ルールの作成、Onsiteセッション チェックインの構成、ハードウェアと会場のインターネットの注文などを喜んでお手伝いいたします。詳細については、 Webex Events の担当者にお問い合わせください。

Onsiteエキスパートがある程度の知識を収集したら、OnsiteのセットアップとWebex Eventsプラットフォームでのアプリの構成を開始します。

Webex Events Registrationは、使いやすさとメンテナンスの軽減を実現するWebex Events Onsiteとの究極の組み合わせであることを忘れないでください。別の登録システムを使用している場合は、テストに十分な時間の余裕を持って、出席者を最終決定してアップロードする計画日を必ず立ててください。

どのような登録システムを使用する場合でも、チェックイン スタッフが会場にいるときに質問する可能性のある質問は必ず登録フォームに記入してください。チェックイン プロセスを迅速化するには、これらの質問をチェックイン ページに追加します。 🧠

構築する時間です!この時点で、OnsiteエキスパートはOnsiteのセットアップを開始し、カスタムの色、グラフィック、ボタン ラベル、およびその他の必要なカスタマイズを使用してプラットフォームのOnsite Appを構成し始めているはずです。

今度はバッジのデザイン方法を学びましょう。バッジは好みに応じて単純にすることも複雑にすることもできます。いずれにせよ、これらの記事には知っておくべきことがすべて記載されています。

Onsiteバッジのデザインについて学んだことは、バッジに何を求めるかを正確に決定するのに役立ちます。たとえば、プリンタは白黒でのみ印刷するため、バッジ ストックに一部の要素を事前に印刷したいと判断する場合があります。デザインを作成し、カスタマイズ オプションを試してみましょう。バッジの在庫注文を送信するまでは、何も最終的なものではありません。ご質問がございましたら、お気軽にサポート チームにお問い合わせください。

Onsiteチームの構築について考え始めましょう。チェックイン テーブルと設備を管理し、出席者の質問に答え、ストラップやバッジ ホルダーを手伝うには、Onsiteの専門家よりも多くの人員が必要になります。出席者が自分自身をチェックインするために iPad または iPhone を使用する場合でも、一部の参加者が「フローター」として機能できるように、各デバイスに必要な人数よりも多くの人員を配置することを計画してください。浮遊者は、ノーショーの代わりを務め、休憩を取る必要がある場合や誰かをヘルプデスクに案内する必要がある場合に他の人を安心させることができます。

トレーニングについてはまだ心配する必要はありません。チェックイン テーブルに人員を配置するプロセスを開始するだけです。出席者と協力してチェックイン プロセスの管理を手伝ってくれる、テクノロジーに精通した人材を採用します。全員がいつどこにいるかを把握できるように、スタッフとのイベント前の効果的なコミュニケーションが非常に重要です。スタッフとのコミュニケーションとサインアップ方法を早めに計画してください。

注文する時間です！この時点で、バッジのサイズを決定し、バッジのデザインについてしっかりとしたアイデアを持っておく必要があります。

💡 バッジ ホルダーやストラップが必要な場合は、個別に注文する必要があることに注意してください。独自のバッジの在庫を注文する場合は、再印刷、校正、テストに必要な量より 25% 多く注文することをお勧めします。

自分の機器を購入する場合は、すべてが間に合うように今すぐ注文してください。

計画を立てる時が来ました！バッジ印刷テーブルのフロア プランを作成することが重要です。次のような詳細を検討してください。

💡 看板によってチェックイン体験が左右される可能性があることに注意してください。十分な標識がなかったり、曖昧すぎる標識は参加者の混乱につながります。すべての入場ポイントと主要な廊下に明確な標識を設置して、各タイプの出席者にどこに行くべきかを正確に知らせます。

ルーターが SIM カードを使用してインターネットに接続している場合は、チェックイン ステーションを設置する場所の携帯電話の強度をテストします。信号が弱いか断続的な場合は、ルーターが安定したセル信号を受信できる場所にチェックインを移動するか、会場でルーターをインターネットに配線することを検討してください。

Onsiteの設備について言えば、必要な設備とその設定方法を知ることで、チェックイン エリアをどのように設定するかについての洞察が得られます。セットアップがどのようなものであるかについては、Onsiteイベント チェックインのハードウェア セットアップに関する記事をお読みください。

計画の一環として、出席者が健康状態などの特定の情報を確認する方法を慎重に検討してください。登録プロセスの一環として、できるだけ多くの質問をしてください。これにより、イベント スタッフは、各参加者に情報を尋ねる代わりに、 チェックイン ページで出席者の回答を参照するだけで済みます。

チェックイン エリアの 1 列を、専用のプリンターと iPad または iPhone を備えたヘルプ デスクとして設置し、人々が質問したり、紛失したバッジを再印刷したり、個人データの問題を解決したりできるようにする計画を立ててください。これにより、主要なチェックインの列が迅速に進み、問題を解決した後に人々が再び列に並ぶ必要がなくなります。通常、Onsiteの専門家がヘルプ デスクに常駐している必要があります。

それを確信する時が来ました！この時点で、バッジ印刷の詳細な運用計画を立てる必要があります。該当する場合は、Onsiteレンタル機器がイベントの 3 日前までに会場に発送できることを再度ご確認ください。会場に保管場所がない場合は、スタッフが滞在しているホテルに機材を発送してもらうことを検討してください。

Choice 2 Rent から機器をレンタルしている場合は、この期間中にレンタル キットの追跡情報が送信されます。別のベンダーからレンタルする場合は、その配送スケジュールを確認してください。

Onsiteエキスパートがチェックイン スタッフのトレーニングを開始するのに最適な時期です。会場のセットアップ計画を検討し、安全プロトコルを確認し、出席者のバッジ情報の問題を修正する方法をスタッフに示します。以下にリンクされているビデオと記事を参加者に見せて、出席者の観点から印刷がどのようなものかを理解し、Onsiteのハードウェアをセットアップする方法を理解してもらいます。

プラットフォームでテスト参加者のプロフィールを確認して、可視性ルールが計画どおりに機能していることを再確認し、チェックイン スタッフに違いを示して、何が予想されるかを理解してもらいます。

💡Onsiteエキスパートは、各デバイスでOnsite Appにログインしてチェックインを開始できるように、 Webex Eventsプラットフォーム アカウントを持っている必要があることに注意してください。

時間です！会場にアクセスしたらすぐに、Onsiteの専門家とスタッフにハードウェアをセットアップしてもらい、いくつかのテスト バッジを印刷してもらいます。テストが完了したら、参加者が到着する前にスタッフが全員準備できるように、できるだけ早くスタッフのチェックインを行ってください。

スタッフは、チェックイン開始の前夜とチェックインを開く毎朝に、各 iPad とプリンターで少なくとも 1 つのバッジをテストする必要があります。これにより、新しいスタッフがプロセスに慣れることができ、参加者のエクスペリエンスがどのようなものになるかを正確に知ることができます。テストは混乱を解消し、プリンターが正しく読み込まれて構成されていることを確認するのにも役立ちます。

各スタッフ メンバーは、少なくとも 1 回はプリンタのロードと調整を練習する必要があります。イベントの規模によっては、ロールまたはスタックがなくなった場合、チェックイン時にスタッフが追加のバッジのストックをプリンターに読み込む必要がある場合があります。新しいバッジをすばやく読み込むと、チェックインがスムーズに行われます。 🏃

⚠️注意！プラットフォームでバッジのデザインに変更を加えた場合は、変更を公開するように注意してから、各 iPad または iPhone を更新して変更を確定してください。

プロセスとタイムラインに従い、この記事全体にリンクされているトレーニング資料から学習していれば、最初の出席者がチェックイン テーブルに到着するときに準備が整っているはずです。

チェックイン中およびチェックイン後にOnsiteメトリクス ページを確認して、スタッフの配置とチェックイン時間に関してデータに基づいた決定を下すことで、次回のチェックイン エクスペリエンスがよりスムーズになります。

ご質問がある場合は、当社の素晴らしいサポート チームが最適なリソースです。 Webex Eventsプラットフォームまたはこのナレッジ ベースのページの下部にあるバブルをクリックして、ライブ チャットを開始します。

💡 レンタルハードウェアに関するサポートが必要な場合は、レンタルベンダーにお問い合わせください。

質問がありますか?チャットまたは電子メールsupport@socio.events