この記事は、機械翻訳を使用して英語から翻訳されました。

Webex Events Onsite の動的な対面イベントおよびセッション チェックインとバッジ印刷ソフトウェア ソリューションは、業界で他に類を見ないレベルのカスタマイズとパーソナライゼーションを提供します。Onsiteは直感的に操作できるように設計されていますが、あなたとチーム メンバーがチェックインの準備を整えるには、事前の準備が重要です。

セッション チェックイン、イベント チェックイン、またはその両方を使用している場合でも、この記事では具体的なタイムライン、推奨事項、ヒントを紹介します。関連する箇所には、Webex アカデミーの包括的なコースやヘルプ記事へのリンクがあり、ガイドとして役立ちます。🧭

セッション チェックインの使用は非常に簡単なので、独自のタイムラインは必要ありません。ただし、セッション チェックインを成功させるには、次のヒントが重要です。

セッション チェックインのみを使用している場合は、この記事はこれで完了です。さようなら! 👋

イベントチェックインをご利用の場合は、以下をお読みください! 📖

さあ、始めましょう! イベントの 12 週間前にOnsiteで作業を開始してください。これにより、イベントの詳細やカスタム バッジまたは機器のニーズについて検討する十分な時間ができます。
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機器をレンタルする予定でも購入する予定でも、バックオーダーや長いリードタイムを回避するために、できるだけ早く注文してください。

学ぶ時間です！Onsiteは非常に直感的です。しかし、常に微妙な違いがあります。そのため、Onsiteに関する Webex アカデミー コースと、Onsiteプロセスの各部分に特化した記事を用意しています。📚

少なくとも 1 人のチーム メンバーをOnsiteエキスパートとして選択することを強くお勧めします。1,000 人を超えるイベントの場合は、少なくとも 2 人のエキスパートを選択することをお勧めします。エキスパートは、Onsite Appの設定方法、バッジの作成方法、機器の配置方法、バッジの印刷方法を学びます。エキスパートを選択したら、開始するために次のリソースをエキスパートに渡します。

Onsite の専門家が知識を収集したら、 Onsiteをセットアップし、 Webex Eventsプラットフォームでアプリを構成します。

Webex Events Registrationは、使いやすさとメンテナンスの軽減のために、 Webex Events Onsiteと組み合わせるのに最適な方法です。別の登録システムを使用している場合は、参加者を確定してアップロードする日付を計画し、テストに十分な時間を確保してください。

どのような登録システムを使用する場合でも、会場に到着したチェックイン スタッフが尋ねる可能性のある質問を登録フォームに必ず記入してください。これらの質問をチェックイン ページに追加して、チェックイン プロセスを迅速化します。

構築する時が来ました。この時点で、 Onsite の専門家がOnsite のセットアップを開始し、カスタム カラー、グラフィック、ボタン ラベル、その他の必要なカスタマイズを使用してプラットフォームでOnsite Appを構成しているはずです。

次は、バッジのデザイン方法を学びましょう。バッジは、好きなだけシンプルにしたり複雑にしたりできます。いずれにしても、これらの記事には必要な情報がすべて記載されています。

Onsiteバッジのデザインについて学ぶと、バッジに何を入れたいかを正確に決めるのに役立ちます。たとえば、プリンターは白黒でしか印刷できないため、バッジ ストックにいくつかの要素を事前に印刷しておく必要がある場合があります。デザインの作成を開始し、カスタマイズ オプションを試してください。バッジ ストックの注文を送信するまで、何も確定しません。途中で質問がある場合は、遠慮なくサポート チームにチャットしてください。

Onsiteチームの構築について考え始めましょう。チェックイン テーブルと機器の管理、出席者の質問への回答、ストラップとバッジ ホルダーのサポートを行うには、Onsiteの専門家よりも多くの人員が必要です。出席者が iPad または iPhone を使用して自分でチェックインする場合でも、各デバイスに必要な人数よりも多くの人員を配置して、何人かが「臨時職員」として行動できるように計画します。臨時職員は欠席者を補充したり、休憩を取ったり、誰かをヘルプ デスクに案内したりする必要があるときに他の人に代わって対応したりできます。

トレーニングについてはまだ心配する必要はありません。チェックイン テーブルのスタッフ配置プロセスを開始するだけです。参加者と協力し、チェックイン プロセスの管理を手伝ってくれる、技術に精通した人材を採用してください。イベント前にスタッフと効果的にコミュニケーションをとることは、全員がいつどこにいるかを把握するために不可欠です。スタッフとのコミュニケーションとサインアップの方法を早めに計画してください。

注文する時が来ました! この時点で、バッジのサイズを決定し、バッジのデザインについてしっかりとしたアイデアを持っている必要があります。

ご自身の機器を購入する場合は、今すぐ注文して、すべてが時間どおりに届くようにしてください。

計画を立てる時です。バッジ印刷テーブルのフロア プランを作成することが重要です。次のような詳細を検討してください。

ルーターが SIM カードを使用してインターネットに接続している場合は、チェックイン ステーションを設置する場所で携帯電話の強度をテストしてください。信号が弱いか断続的である場合は、ルーターが安定した携帯電話の信号を受信できる場所にチェックインを移動するか、会場でルーターをインターネットに有線接続することを検討してください。

Onsite機器について言えば、必要な機器とそのセットアップ方法を知っておくと、チェックイン エリアをどのようにセットアップするかについて洞察を得ることができます。セットアップがどのようなものかを知るには、 Onsiteイベント チェックイン ハードウェア セットアップに関する記事をお読みください。

計画の一環として、参加者が健康状態などの特定の情報を確認する方法について慎重に検討してください。登録プロセスの一環としてできるだけ多くの質問をして、イベントスタッフが各人に情報を尋ねるのではなく、 チェックイン ページで参加者の回答を参照できるようにします。

チェックインエリアの 1 つの列をヘルプデスクとして設定し、専用のプリンターと iPad または iPhone を用意して、ユーザーが質問したり、紛失したバッジを再印刷したり、個人データの問題を解決したりできるようにします。これにより、メインのチェックイン列がスムーズに進み、問題が解決した後でユーザーが列に戻る必要がなくなります。Onsiteの専門家は通常、ヘルプデスクにいます。

いよいよ確信が持てる時です。この時点で、バッジ印刷の詳細な運用計画ができているはずです。該当する場合は、Onsiteレンタル機器がイベントの 3 日前までに会場に発送できることを念入りに確認してください。会場に保管場所がない場合は、オフィスまたはスタッフが宿泊するホテルに機器を発送することを検討してください。

Choose 2 Rent から機器をレンタルする場合は、この期間中にレンタルキットの追跡情報が送信されます。別のベンダーからレンタルする場合は、そのベンダーの配送スケジュールを確認してください。

これは、Onsiteの専門家がチェックイン スタッフのトレーニングを開始するのに最適な時期です。会場のセットアップ プランを確認し、安全プロトコルを確認し、出席者のバッジ情報の問題を修正する方法をスタッフに示します。以下のリンク先の記事をスタッフに示して、出席者の視点から印刷がどのようなものであるかを理解し、Onsiteハードウェアの設定方法を知ってもらいます。

プラットフォームでテスト参加者プロファイルを作成し、表示ルールが計画どおりに機能しているかどうかを再確認し、チェックイン スタッフに違いを示して、何を期待すべきかを伝えます。

いよいよ時間です! 会場に入るとすぐに、Onsiteの専門家とスタッフにハードウェアのセットアップとテストバッジの印刷を依頼してください。テストが完了したら、できるだけ早くスタッフのチェックインを行い、参加者が到着する前にスタッフ全員がバッジを受け取れるようにしてください。

チェックイン スタッフは、チェックイン開始前夜とチェックイン開始毎朝に、各 iPad とプリンターで少なくとも 1 つのバッジの印刷をテストする必要があります。これにより、新しいスタッフがプロセスに慣れ、参加者の体験がどのようなものになるかを正確に把握できます。また、テストは混乱を解消し、プリンターが正しくロードされ、構成されていることを確認するのにも役立ちます。

各スタッフは、少なくとも 1 回はプリンターの装填と調整を練習する必要があります。イベントの規模によっては、ロールまたはスタックがなくなった場合、チェックイン時にスタッフがプリンターにバッジのストックをさらに装填する必要があることがあります。新しいバッジを素早く装填することで、チェックインがスムーズに行われます。🏃

プロセスとタイムラインに従い、この記事全体にリンクされているトレーニング資料から学習していれば、最初の参加者がチェックイン テーブルに到着したときには準備が整っているはずです。

チェックイン中およびチェックイン後に、 Onsiteメトリック ページを確認して、スタッフ配置やチェックイン時間に関するデータに基づいた決定を下し、次回のチェックイン体験をよりスムーズにします。

ご質問がある場合は、当社の優秀なサポート チームが最適なリソースです。Webex Webex Eventsプラットフォームまたはこのナレッジ ベースのページの下部にあるバブルをクリックして、ライブ チャットを開始してください。