Questo articolo è stato tradotto dall'inglese utilizzando la traduzione automatica.

La soluzione software dinamica di registrazione di eventi e sessioni e stampa di badge di Webex Events Onsite ti offre un livello di personalizzazione e personalizzazione che non si trova da nessun'altra parte nel settore. Anche se Onsite è progettato per essere intuitivo, la preparazione anticipata è fondamentale per assicurarti che tu e le persone del tuo team siate preparati per il check-in.

Che tu stia utilizzando Session Check-in, Event Check-in o entrambi, questo articolo ti fornisce tempistiche, raccomandazioni e suggerimenti specifici. Ove pertinente, troverai link ai nostri corsi completi di Webex Academy e articoli di supporto per guidarti nel tuo percorso. 🧭

Utilizzare Session Check-in è davvero semplice, quindi non ha bisogno di una propria timeline. Tuttavia, i seguenti suggerimenti sono essenziali per assicurarsi che Session Check-in sia un successo:

Se stai usando solo Session Check-in, allora hai finito con questo articolo. Ciao! 👋

Se utilizzi Event Check-in, continua a leggere! 📖

È tempo di iniziare! Inizia a lavorare su Onsite 12 settimane prima del tuo evento. Questo ti dà un sacco di tempo per lavorare sui dettagli del tuo evento e sulle esigenze di badge o attrezzature personalizzate .
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Che tu intenda noleggiare o acquistare l'attrezzatura, ordinala il prima possibile per evitare potenziali ordini arretrati e lunghi tempi di consegna.

È tempo di imparare! Onsite è molto intuitivo. Tuttavia, c'è sempre una sfumatura. Ecco perché abbiamo un corso Webex Academy tutto su Onsite e articoli dedicati a ogni parte del processo Onsite . 📚

Ti consigliamo vivamente di scegliere almeno un membro del tuo team come esperto Onsite . Per eventi con più di 1.000 persone, ti consigliamo almeno due esperti. Impareranno a configurare l' Onsite App, a creare badge, a distribuire l'attrezzatura e ad aiutare a stampare i badge. Quando hai scelto un esperto, forniscigli queste risorse per iniziare:

Dopo che l'esperto Onsite avrà acquisito alcune conoscenze, sarà il momento di configurare Onsite e l'app nella piattaforma Webex Events .

Ricorda, Webex Events Registration è l'abbinamento perfetto con Webex Events Onsite per semplicità d'uso e manutenzione ridotta. Se utilizzi un sistema di registrazione diverso, assicurati di avere una data pianificata per la finalizzazione e il caricamento dei partecipanti, con molto tempo libero per i test.

Qualunque sia il sistema di registrazione che utilizzi, assicurati di porre nel tuo modulo di registrazione tutte le domande che il personale addetto al check-in potrebbe farti quando si trova sul posto. Aggiungi queste domande alla pagina Check-in per velocizzare il processo di check-in.

È tempo di costruire! A questo punto il tuo esperto Onsite dovrebbe aver iniziato a configurare Onsite e l' Onsite App nella piattaforma con colori personalizzati, grafica, etichette dei pulsanti e qualsiasi altra personalizzazione tu voglia.

Ora è il momento di imparare a progettare i badge. I badge possono essere semplici o complessi, come preferisci. In ogni caso, questi articoli contengono tutto ciò che devi sapere:

Imparare a progettare i badge Onsite dovrebbe aiutarti a decidere esattamente cosa vuoi sui tuoi badge. Ad esempio, poiché le stampanti stampano solo in bianco e nero, potresti decidere di voler prestampare alcuni elementi sul tuo stock di badge. Inizia a creare design e a giocare con le opzioni di personalizzazione: nulla è definitivo finché non invii l'ordine di stock di badge. Lungo il percorso, non esitare a chattare con il nostro team di supporto per qualsiasi domanda.

Inizia a pensare a come creare il tuo team Onsite . Avrai bisogno di più persone del tuo esperto Onsite per gestire i tavoli e le attrezzature per il check-in, rispondere alle domande dei partecipanti e aiutare con i cordini e i porta badge. Anche se i tuoi partecipanti useranno gli iPad o gli iPhone per registrarsi, pianifica di avere più persone del necessario per ogni dispositivo in modo che alcuni possano fungere da "floater". I floater possono sostituire i no-show e dare il cambio agli altri quando hanno bisogno di fare una pausa o indirizzare qualcuno all'help desk.

Non preoccuparti ancora della formazione: inizia semplicemente il processo di gestione del personale ai tavoli di check-in. Recluta persone esperte di tecnologia che siano entusiaste di lavorare con i tuoi partecipanti e che ti aiutino a gestire il processo di check-in. Una comunicazione efficace prima dell'evento con il personale è fondamentale affinché tutti sappiano dove e quando essere. Pianifica in anticipo la comunicazione con il personale e i metodi di iscrizione.

È il momento di ordinare! A questo punto, dovresti decidere la dimensione del badge e avere un'idea precisa del design del badge.

Se stai acquistando la tua attrezzatura , ordinala subito per assicurarti di ricevere tutto in tempo.

È tempo di pianificare! Creare una planimetria per i tuoi tavoli di stampa badge è fondamentale. Considera dettagli come:

Se i tuoi router si collegano a Internet con una scheda SIM, testa la potenza della rete cellulare nel luogo in cui vuoi posizionare le tue postazioni di check-in. Se il segnale è debole o intermittente, prendi in considerazione di spostare il check-in in un luogo in cui i tuoi router possano ricevere un segnale cellulare solido, oppure prendi in considerazione di cablare i router a Internet nella tua sede.

Parlando della tua attrezzatura Onsite , sapere di quale attrezzatura hai bisogno e come impostarla può darti un'idea di come imposterai l'area di check-in. Leggi il nostro articolo Onsite Event Check-in Hardware Setup per scoprire come funziona l'impostazione.

Come parte della pianificazione, pensa attentamente a come i partecipanti verificheranno determinate informazioni, come lo stato di salute. Fai quante più domande possibili come parte del processo di registrazione in modo che lo staff dell'evento possa semplicemente fare riferimento alle risposte dei partecipanti nella pagina di check-in anziché chiedere informazioni a ogni persona.

Pianifica di impostare una fila della tua area di check-in come help desk con la sua stampante e iPad o iPhone dove le persone possono fare domande, ristampare badge smarriti e risolvere problemi di dati personali. Questo fa sì che le tue file principali di check-in si muovano rapidamente e assicura che le persone non debbano tornare in coda dopo che hai risolto il loro problema. Il/i tuo/i esperto/i in Onsite dovrebbero in genere essere all'help desk.

È il momento di essere certi! A questo punto, dovresti avere un piano operativo dettagliato per la stampa dei badge. Se applicabile, assicurati che la tua attrezzatura a noleggio Onsite possa essere spedita alla sede fino a tre giorni prima dell'evento. Se non è disponibile un deposito presso la tua sede, prendi in considerazione la possibilità di far spedire l'attrezzatura ai tuoi uffici o all'hotel in cui alloggia il personale.

Se noleggi l'attrezzatura da Choose 2 Rent , ti invieranno le informazioni di tracciamento per il tuo kit a noleggio durante questo lasso di tempo. Se noleggi da un altro fornitore, verifica la loro tempistica di spedizione.

Questo è il momento migliore per l'esperto Onsite per iniziare a formare il personale addetto al check-in. Esamina il piano di allestimento della sede, rivedi i protocolli di sicurezza e mostra al personale come correggere i problemi con le informazioni sui badge dei partecipanti. Mostra loro gli articoli linkati di seguito in modo che capiscano come funziona la stampa dal punto di vista dei partecipanti e sappiano come configurare l'hardware Onsite :

Crea profili di partecipanti di prova sulla piattaforma per verificare che tutte le regole di visibilità funzionino come previsto e mostra le differenze al personale addetto al check-in in modo che sappiano cosa aspettarsi.

È il momento! Non appena hai accesso alla sede, chiedi al tuo esperto Onsite e al personale di configurare l'hardware e di stampare alcuni badge di prova. Quando il test è completo, fai il check-in del personale il prima possibile in modo che tutti i membri del personale abbiano i loro badge prima dell'arrivo dei partecipanti.

Il personale addetto al check-in dovrebbe testare la stampa di almeno un badge su ogni iPad e stampante la sera prima dell'inizio del check-in e ogni mattina in cui si apre il check-in. Ciò aiuta il nuovo personale ad acclimatarsi al processo in modo che sappia esattamente come sarà l'esperienza dei partecipanti. I test aiutano anche a chiarire qualsiasi confusione e assicurano che le stampanti siano caricate e configurate correttamente.

Ogni membro dello staff dovrebbe esercitarsi a caricare e calibrare una stampante almeno una volta. A seconda delle dimensioni dell'evento, lo staff potrebbe dover caricare più badge nelle stampanti durante il check-in se un rotolo o una pila si esauriscono. Caricare rapidamente nuovi badge fa sì che il check-in proceda senza intoppi. 🏃

Se hai seguito la procedura e la tempistica e hai imparato dai materiali di formazione linkati in questo articolo, sarai pronto quando il tuo primo partecipante arriverà al tavolo del check-in.

Durante e dopo il check-in, consulta la pagina Onsite Metrics per prendere decisioni basate sui dati in merito al personale e agli orari del check-in, in modo che la tua prossima esperienza di check-in sia molto più agevole.

Se hai domande, la tua migliore risorsa è il nostro fantastico team di supporto. Fai clic sulla bolla in fondo a qualsiasi pagina della piattaforma Webex Events o di questa knowledge base per avviare una chat live.