Ovaj je članak preveden s engleskog pomoću strojnog prijevoda.

Webex Events Onsite dinamička osobna prijava na događaj i sesiju i softversko rješenje za ispis bedževa daje vam razinu prilagodbe i personalizacije kakvu nema nigdje drugdje u industriji. Iako je Onsite dizajniran da bude intuitivan, prethodna priprema je ključna kako biste bili sigurni da ste vi i ljudi u vašem timu spremni za prijavu.

Bez obzira koristite li prijavu sesije, prijavu događaja ili oboje, ovaj vam članak daje određene vremenske okvire, preporuke i savjete. Gdje je relevantno, pronaći ćete poveznice na naše sveobuhvatne tečajeve Webex Academy i članke pomoći koji će vas voditi na vašem putu. 🧭

Korištenje prijave sesije vrlo je jednostavno, tako da ne treba vlastitu vremensku traku. Međutim, sljedeći savjeti ključni su za uspjeh prijave sesije:

Ako koristite samo prijavu sesije, završili ste s ovim člankom. Bok! 👋

Ako koristite prijavu događaja, čitajte dalje! 📖

Vrijeme je za početak! Započnite s radom na Onsite 12 tjedana prije događaja. To vam daje dovoljno vremena da razradite pojedinosti o svom događaju i potrebama prilagođene značke ili opreme.
​

Planirate li unajmiti ili kupiti opremu, naručite što je prije moguće kako biste preduhitrili potencijalne zaostale narudžbe i duga vremena isporuke.

Vrijeme je za učenje! Onsite je vrlo intuitivan. Međutim, uvijek postoji nijansa. Zato imamo tečaj Webex Academy o Onsite i članke posvećene svakom dijelu procesa Onsite . 📚

Toplo preporučujemo da odaberete barem jednog člana svog tima koji će biti vaš stručnjak na Onsite . Za događaje veće od 1000 ljudi preporučujemo najmanje dva stručnjaka. Naučit će kako konfigurirati Onsite App, izraditi bedževe, postaviti opremu i pomoći u ispisu bedževa. Kada odaberete stručnjaka, dajte mu ove resurse za početak:

Nakon što vaš Onsite stručnjak prikupi nešto znanja, vrijeme je da postavite Onsite i konfigurirate aplikaciju na platformi Webex Events .

Upamtite, Webex Events Registration je ultimativno uparivanje s Webex Events Onsite za jednostavno korištenje i smanjeno održavanje. Ako koristite drugačiji sustav registracije, pobrinite se da imate isplanirani datum za dovršavanje i učitavanje svojih sudionika, s dovoljno vremena za testiranje.

Bez obzira na sustav registracije koji koristite, u obrascu za registraciju svakako postavite sva pitanja koja bi vam osoblje za prijavu moglo postaviti kada su na licu mjesta. Dodajte ova pitanja na stranicu za prijavu kako biste ubrzali postupak prijave.

Vrijeme je za gradnju! Do sada je vaš Onsite stručnjak trebao početi postavljati Onsite i konfigurirati Onsite App na platformi s prilagođenim bojama, grafikom, oznakama gumba i svim drugim prilagodbama koje želite.

Sada je vrijeme da naučite kako dizajnirati značke. Značke mogu biti jednostavne ili složene koliko želite. U svakom slučaju, ovi članci sadrže sve što trebate znati:

Učenje o dizajniranju bedževa na Onsite trebalo bi vam pomoći da odlučite što točno želite na svojim bedževima. Na primjer, budući da pisači ispisuju samo crno-bijelo, možete odlučiti da želite da neki elementi budu unaprijed otisnuti na vašoj znački. Počnite s izradom dizajna i igranjem s opcijama prilagodbe — ništa nije konačno dok ne pošaljete narudžbu za zalihu bedža. Usput, ne ustručavajte se razgovarati s našim timom za podršku ako imate pitanja.

Počnite razmišljati o izgradnji svog Onsite tima. Trebat će vam više ljudi od vašeg stručnjaka na Onsite za upravljanje stolovima i opremom za prijavu, odgovaranje na pitanja sudionika i pomoć oko užeta i držača za značke. Čak i ako će vaši sudionici koristiti iPad ili iPhone da se prijave, planirajte imati više ljudi nego što vam je potrebno za svaki uređaj tako da neki mogu djelovati kao "lebdjeći". Oni koji lebde mogu zamijeniti nedolazak i rasteretiti druge kad trebaju uzeti pauzu ili uputiti nekoga na službu za pomoć.

Ne brinite još o obuci — jednostavno započnite proces popunjavanja stolova za prijavu. Zapošljavajte ljude koji razumiju tehnologiju i koji su uzbuđeni raditi s vašim sudionicima i pomoći u upravljanju postupkom prijave. Učinkovita komunikacija s osobljem prije događaja ključna je kako bi svi znali gdje i kada. Rano planirajte komunikaciju s osobljem i metode prijave.

Vrijeme je za naručivanje! U ovom trenutku trebali biste odlučiti o veličini značke i imati dobru ideju o dizajnu značke.

Ako kupujete vlastitu opremu , naručite sada kako biste bili sigurni da ćete sve dobiti na vrijeme.

Vrijeme je za planiranje! Izrada tlocrta za stol(ove) za ispis bedževa je ključna. Razmotrite detalje poput:

Ako se vaši usmjerivači povezuju s internetom pomoću SIM kartice, testirajte snagu mobilne mreže na mjestu gdje želite postaviti svoje stanice za prijavu. Ako je signal slab ili isprekidan, razmislite o premještanju check-ina na mjesto gdje vaši usmjerivači mogu dobiti solidan mobilni signal ili razmislite o čvrstom povezivanju usmjerivača s internetom u vašem mjestu.

Govoreći o opremi na Onsite , saznanje koja oprema vam je potrebna i kako je postaviti može vam dati uvid u to kako ćete postaviti prostor za prijavu. Pročitajte naš članak Postavljanje hardvera za prijavu na događaj na Onsite da biste saznali kako izgleda postavljanje.

Kao dio planiranja, pažljivo razmislite o tome kako će sudionici provjeriti određene informacije, kao što je zdravstveni status. Postavite što je više moguće pitanja kao dio procesa registracije kako bi se osoblje događaja jednostavno moglo pozvati na odgovore sudionika na stranici za prijavu umjesto da od svake osobe traži informacije.

Planirajte da jedan red vašeg prostora za prijavu bude postavljen kao služba za pomoć s vlastitim pisačem i iPadom ili iPhoneom gdje ljudi mogu postavljati pitanja, ponovno ispisivati ​​izgubljene bedževe i rješavati probleme s osobnim podacima. Time se vaši glavni redovi za prijavu brzo kreću i osigurava da se ljudi ne moraju vraćati u red nakon što riješite njihov problem. Vaš Onsite stručnjak(i) općenito bi trebao biti na službi za pomoć.

Vrijeme je da budete sigurni! U ovom trenutku trebali biste imati detaljan plan rada za tiskanje bedževa. Ako je primjenjivo, dodatno provjerite može li vaša oprema za iznajmljivanje na Onsite biti otpremljena na mjesto do tri dana prije događaja. Ako skladišni prostor nije dostupan u vašem prostoru, razmislite o slanju opreme u vaše urede ili hotel u kojem odsjeda osoblje.

Ako iznajmljujete opremu od Choose 2 Rent , oni će vam poslati podatke za praćenje vašeg kompleta za iznajmljivanje tijekom ovog vremenskog okvira. Ako iznajmljujete od drugog dobavljača, provjerite njihov rok isporuke.

Ovo je najbolje vrijeme da stručnjak na Onsite počne obučavati vaše osoblje za prijavu. Pregledajte plan postavljanja mjesta, pregledajte sigurnosne protokole i pokažite osoblju kako riješiti probleme s informacijama o bedžu sudionika. Pokažite im članke povezane u nastavku kako bi razumjeli kakav je ispis iz perspektive sudionika i znali kako postaviti hardver na Onsite :

Napravite testne profile sudionika na platformi kako biste još jednom provjerili rade li sva pravila vidljivosti prema planu i pokažite razlike osoblju za prijavu kako bi znali što mogu očekivati.

Vrijeme je! Čim dobijete pristup mjestu održavanja, neka vaš stručnjak i osoblje na Onsite postave vaš hardver i ispišu nekoliko testnih bedževa. Kada testiranje završi, izvršite prijavu osoblja što je prije moguće kako bi svi zaposlenici imali svoje bedževe prije dolaska sudionika.

Osoblje za prijavu trebalo bi testirati ispis barem jedne značke na svakom iPadu i pisaču noć prije početka prijave i svako jutro kada otvorite prijavu. To pomaže novom osoblju da se privikne na proces kako bi točno znali kakvo će biti iskustvo sudionika. Testiranje također pomaže riješiti bilo kakvu zabunu i osigurava da su pisači pravilno učitani i konfigurirani.

Svaki bi član osoblja trebao vježbati punjenje i kalibriranje pisača barem jednom. Ovisno o veličini vašeg događaja, osoblje će možda trebati napuniti više zaliha bedževa u pisače tijekom prijave ako ponestane rolne ili hrpe. Brzo učitavanje novih bedževa omogućuje glatko odvijanje prijave. 🏃

Ako ste slijedili proces i vremenski okvir te učili iz materijala za obuku na koje se povezuju u ovom članku, bit ćete spremni kada vaš prvi polaznik stigne do stola za prijavu.

Tijekom i nakon prijave pregledajte stranicu Onsite Metrics kako biste na temelju podataka donijeli odluke o osoblju i vremenu prijave kako bi vaše sljedeće iskustvo prijave bilo mnogo lakše.

Ako imate pitanja, vaš najbolji izvor je naš sjajni tim za podršku. Kliknite oblačić na dnu bilo koje stranice na platformi Webex Events ili ovoj bazi znanja da biste započeli live chat.