Ovaj je članak preveden s engleskog pomoću strojnog prijevoda.

Webex Events Onsite dinamička osobna prijava na događaj, ispis bedževa i rješenja za prijavu na sesiju daju vam razinu prilagodbe i personalizacije kakvu nema nigdje drugdje u industriji. Unaprijed priprema ključna je za osiguranje da su ljudi u vašem timu spremni za prijavu.

Bez obzira koristite li prijavu sesije, prijavu događaja ili oboje, ovaj vam članak daje određene vremenske okvire, preporuke i savjete. Gdje je relevantno, pronaći ćete poveznice na naše sveobuhvatne tečajeve Webex Events Academy , članke za pomoć i videozapise koji će vas voditi na vašem putu. 🚶

Korištenje prijave sesije vrlo je jednostavno, tako da ne treba vlastitu vremensku traku. Međutim, sljedeći savjeti ključni su za uspjeh prijave sesije:

Ako koristite samo prijavu sesije, završili ste s ovim člankom. Pozdrav! 👋

Ako koristite prijavu događaja, čitajte dalje! 📖

Vrijeme je za kupnju! Kupite na Onsite ne manje od 12 tjedana prije vašeg događaja, tako da imate dovoljno vremena za obradu pojedinosti vašeg događaja i prilagođenu značku ili opremu ako koristite prijavu na događaj.
​

Planirate li unajmiti ili kupiti opremu, naručite što je prije moguće kako biste preduhitrili potencijalne zaostale narudžbe i duga vremena isporuke.

⚠️ Oprez! Choose 2 Rent ima dugu povijest s Webex Events, a njihovi kompleti za iznajmljivanje imaju sve što vam je potrebno za uspješno iskustvo prijave na događaj. Ako odaberete drugog dobavljača za iznajmljivanje, pažljivo pregledajte naš popis potrebnog hardvera kako biste bili sigurni da ste naručili svu potrebnu opremu.

Ako želite da osoblje Webex Events pomogne s vašim događajem, preporučujemo naručivanje profesionalnih usluga oko 16 tjedana prije početka vašeg događaja i najkasnije 12 tjedana prije. Raspoloživost bi se mogla rasprodati tijekom vrhunca sezone događaja, stoga osigurajte ovu uslugu što je prije moguće. Saznajte više o ponudi profesionalnih usluga !

Vrijeme je za učenje! Onsite je vrlo intuitivan. Međutim, uvijek postoji nijansa. Zato imamo tečaj Webex Events Academy o Onsite i članke posvećene svakom dijelu procesa Onsite . 📚

Toplo preporučujemo da odaberete barem jednog člana svog tima koji će biti vaš stručnjak na Onsite . Za događaje veće od 1000 ljudi preporučujemo najmanje dva stručnjaka. Naučit će kako konfigurirati Onsite App, izraditi bedževe, postaviti opremu i pomoći u ispisu bedževa. Nakon što odaberete stručnjaka, dajte mu ove resurse za početak:

💡 Imajte na umu da ako u svom timu nemate stručnjaka na Onsite i trebate pomoć, razmislite o angažiranju našeg tima za profesionalne usluge . Rado ćemo pomoći izraditi vašu aplikaciju za prijavu, dizajnirati bedževe, izraditi prilagođena pravila, konfigurirati prijavu na sesiju na Onsite , naručiti hardver i internet na mjestu događaja i još mnogo toga. Obratite se svom kontaktu za Webex Events za više informacija.

Nakon što vaš Onsite stručnjak prikupi nešto znanja, vrijeme je da počnete postavljati Onsite i konfigurirati aplikaciju na platformi Webex Events .

Upamtite, Webex Events Registration je ultimativno uparivanje s Webex Events Onsite za jednostavno korištenje i smanjeno održavanje. Ako koristite drugačiji sustav registracije, pobrinite se da imate planirani datum za finaliziranje i učitavanje vaših sudionika, s dovoljno vremena za testiranje.

Bez obzira na sustav registracije koji koristite, svakako u svom obrascu za registraciju postavite sva pitanja koja bi vam osoblje za prijavu moglo postaviti kada su na mjestu događaja. Dodajte ova pitanja na stranicu za prijavu kako biste ubrzali postupak prijave. 🧠

Vrijeme je za gradnju! Do sada je vaš Onsite stručnjak trebao početi postavljati Onsite i konfigurirati Onsite App na platformi s prilagođenim bojama, grafikom, oznakama gumba i svim drugim prilagodbama koje želite.

Sada je vrijeme da naučite kako dizajnirati značke. Značke mogu biti jednostavne ili složene koliko želite. U svakom slučaju, ovi članci sadrže sve što trebate znati:

Ono što naučite o dizajnu bedža na Onsite trebalo bi vam pomoći da odlučite što točno želite na svojim bedževima. Na primjer, budući da pisači ispisuju samo crno-bijelo, možete odlučiti da želite da neki elementi budu unaprijed otisnuti na vašoj znački. Počnite s izradom dizajna i igranjem s opcijama prilagodbe — ništa nije konačno dok ne pošaljete narudžbu za zalihu bedža. Usput, ne ustručavajte se obratiti se našem timu za podršku sa svim pitanjima.

Počnite razmišljati o izgradnji svog Onsite tima. Trebat će vam više ljudi od vašeg stručnjaka na Onsite za upravljanje stolovima i opremom za prijavu, odgovaranje na pitanja sudionika i pomoć oko užeta i držača za značke. Čak i ako će vaši sudionici koristiti iPad ili iPhone da se prijave, planirajte imati više ljudi nego što vam je potrebno za svaki uređaj tako da neki mogu djelovati kao "lebdjeći". Oni koji lebde mogu zamijeniti nedolazak i rasteretiti druge kad trebaju uzeti pauzu ili uputiti nekoga na službu za pomoć.

Ne brinite još o obuci — jednostavno započnite proces popunjavanja stolova za prijavu. Zapošljavajte ljude koji razumiju tehnologiju i koji su uzbuđeni raditi s vašim sudionicima i pomoći u upravljanju postupkom prijave. Učinkovita komunikacija s osobljem prije događaja ključna je kako bi svi znali gdje i kada. Rano planirajte komunikaciju s osobljem i metode prijave.

Vrijeme je za naručivanje! U ovom trenutku trebali biste odlučiti o veličini značke i imati dobru ideju o dizajnu značke.

💡 Imajte na umu da ako želite držače za bedževe ili trake, morate ih naručiti zasebno. Ako naručujete vlastitu zalihu bedževa, preporučujemo da naručite 25% više nego što je potrebno za pokrivanje ponovnih ispisa, kalibracija i testiranja.

Ako kupujete vlastitu opremu , naručite sada kako biste bili sigurni da ćete sve dobiti na vrijeme.

Vrijeme je za planiranje! Izrada tlocrta za stol(ove) za ispis bedževa je ključna. Razmotrite detalje poput:

💡 Imajte na umu da znakovi mogu utjecati ili pokvariti vaše iskustvo prijave. Nedostatak znakova ili znakovi koji su previše nejasni dovodi do zbunjenosti sudionika. Neka svaka vrsta sudionika zna točno kamo treba ići s jasnim znakovima na svakoj ulaznoj točki i glavnom hodniku.

Ako se vaši usmjerivači povezuju s internetom pomoću SIM kartice, testirajte snagu mobilne mreže na mjestu gdje želite postaviti svoje stanice za prijavu. Ako je signal slab ili isprekidan, razmislite o premještanju check-ina na mjesto gdje vaš usmjerivač(i) mogu dobiti solidan signal mobilne telefonije ili razmislite o čvrstom povezivanju usmjerivača s internetom u vašem mjestu.

Govoreći o opremi na Onsite , saznanje koja vam je oprema potrebna i kako je postaviti može vam dati uvid u to kako ćete postaviti prostor za prijavu. Pročitajte naš članak Postavljanje hardvera za prijavu na događaj na Onsite da biste saznali kako izgleda postavljanje.

Kao dio planiranja, pažljivo razmislite o tome kako će sudionici provjeriti određene informacije, kao što je zdravstveni status. Postavite što je više moguće pitanja kao dio procesa registracije kako bi se osoblje događaja jednostavno moglo pozvati na odgovore sudionika na stranici za prijavu umjesto da od svake osobe traži informacije.

Planirajte da jedan red vašeg prostora za prijavu bude postavljen kao služba za pomoć s vlastitim pisačem i iPadom ili iPhoneom gdje ljudi mogu postavljati pitanja, ponovno ispisivati ​​izgubljene bedževe i rješavati probleme s osobnim podacima. Time se vaši glavni redovi za prijavu brzo kreću i osigurava da se ljudi ne moraju vraćati u red nakon što riješite njihov problem. Vaš Onsite stručnjak(i) općenito bi trebao biti na službi za pomoć.

Vrijeme je da budete sigurni! U ovom trenutku trebali biste imati detaljan plan rada za tiskanje bedževa. Ako je primjenjivo, dodatno se uvjerite da se vaša oprema za Onsite mjesta može poslati na mjesto do tri dana prije događaja. Ako skladište nije dostupno u vašem prostoru, razmislite o slanju opreme u hotel u kojem odsjeda osoblje.

Ako iznajmljujete opremu od Choose 2 Rent , oni će vam poslati podatke za praćenje vašeg kompleta za iznajmljivanje tijekom ovog vremenskog okvira. Ako iznajmljujete od drugog dobavljača, provjerite njihov rok isporuke.

Ovo je najbolje vrijeme da stručnjak na Onsite počne obučavati vaše osoblje za prijavu. Pregledajte plan postavljanja mjesta, pregledajte sigurnosne protokole i pokažite osoblju kako riješiti probleme s informacijama o bedžu sudionika. Pokažite im videozapis i članke povezane u nastavku kako bi razumjeli kakav je ispis iz perspektive sudionika i znali kako postaviti hardver na Onsite :

Pregledajte profile sudionika testa na platformi kako biste još jednom provjerili funkcioniraju li pravila vidljivosti prema planu i pokažite razlike osoblju za prijavu kako bi znali što očekivati.

💡 Imajte na umu da vaš stručnjak na Onsite mora imati račun na platformi Webex Events kako bi se mogao prijaviti u Onsite App na svakom uređaju i započeti prijavu.

Vrijeme je! Čim dobijete pristup mjestu održavanja, neka vaš stručnjak i osoblje na Onsite postave vaš hardver i ispišu nekoliko testnih bedževa. Nakon što testiranje završi, izvršite prijavu osoblja što je prije moguće kako bi osoblje bilo spremno prije dolaska sudionika.

Osoblje bi trebalo testirati barem jednu značku na svakom iPadu i pisaču noć prije početka prijave i svako jutro kada otvorite prijavu. To pomaže novom osoblju da se privikne na proces kako bi točno znali kakvo će biti iskustvo sudionika. Testiranje također pomaže u otklanjanju zabune i osiguravanju jesu li pisači pravilno učitani i konfigurirani.

Svaki bi član osoblja trebao vježbati punjenje i kalibriranje pisača barem jednom. Ovisno o veličini vašeg događaja, osoblje će možda trebati napuniti više zaliha bedževa u pisače tijekom prijave ako ponestane rolne ili hrpe. Brzo učitavanje novih bedževa omogućuje glatko odvijanje prijave. 🏃

⚠️ Oprez! Ako promijenite dizajn bedža na platformi, pazite da ih objavite, a zatim osvježite svaki iPad ili iPhone kako biste finalizirali promjene.

Ako ste slijedili proces i vremensku traku te učili iz materijala za obuku koji je povezan u ovom članku, bit ćete spremni kada vaš prvi sudionik stigne do stola za prijavu.

Tijekom i nakon prijave pregledajte stranicu Onsite Metrics kako biste na temelju podataka donijeli odluke o osoblju i vremenu prijave kako bi vaše sljedeće iskustvo prijave bilo mnogo lakše.

Ako imate pitanja, vaš najbolji izvor je naš sjajni tim za podršku. Kliknite oblačić na dnu bilo koje stranice na platformi Webex Events ili ovoj bazi znanja da biste započeli live chat.

💡 Imajte na umu da se za pomoć oko iznajmljenog hardvera obratite svom dobavljaču za iznajmljivanje.

Pitanja? Razgovarajte s nama ili pošaljite e-poruku na support@socio.events