מאמר זה תורגם מאנגלית באמצעות תרגום מכונה.

פתרון התוכנה הדינמי האישי של Webex Events Onsite לאירועים ומפגשים ולהדפסת תגים נותן לך רמה של התאמה אישית והתאמה אישית שנמצאת בשום מקום אחר בתעשייה. למרות ש-Onsite תוכנן להיות אינטואיטיבי, הכנה מוקדמת היא המפתח כדי לוודא שאתה והאנשים בצוות שלך מוכנים לביצוע הצ'ק-אין.

בין אם אתה משתמש ב-Session Check-in, באירוע צ'ק-אין או בשניהם, מאמר זה נותן לך לוחות זמנים, המלצות וטיפים ספציפיים. היכן שרלוונטי, תמצא קישורים לקורסים המקיפים של Webex Academy ומאמרי עזרה שידריכו אותך לאורך המסע שלך. 🧭

השימוש ב-Session Check-in הוא ממש פשוט, כך שהוא לא צריך ציר זמן משלו. עם זאת, העצות הבאות הן קריטיות כדי לוודא שצ'ק-אין מפגש מוצלח:

אם אתה משתמש רק ב-Session Check-in, סיימתם עם המאמר הזה. ביי! 👋

אם אתה משתמש בצ'ק-אין לאירועים, המשך לקרוא! 📖

הגיע הזמן להתחיל! התחל לעבוד באתר 12 שבועות לפני האירוע שלך. זה נותן לך הרבה זמן לעבוד על הפרטים של האירוע שלך וצרכי ​​התג או הציוד המותאם אישית .
‏

בין אם אתם מתכננים לשכור או לקנות ציוד, הזמינו בהקדם האפשרי כדי להקדים הזמנות חוזרות פוטנציאליות וזמני אספקה ​​ארוכים.

הגיע הזמן ללמוד! באתר הוא מאוד אינטואיטיבי. עם זאת, תמיד יש ניואנסים. לכן יש לנו קורס Webex Academy הכל על Onsite ומאמרים המוקדשים לכל חלק בתהליך Onsite. 📚

אנו ממליצים בחום לבחור לפחות חבר אחד בצוות שלך להיות המומחה שלך באתר. לאירועים גדולים מ-1,000 איש, אנו ממליצים על שני מומחים לפחות. הם ילמדו כיצד להגדיר את האפליקציה באתר, ליצור תגים, לפרוס את הציוד ולעזור להדפיס תגים. לאחר שבחרתם מומחה, תן לו את המשאבים הבאים כדי להתחיל:

לאחר שהמומחה שלך באתר אסף קצת ידע, הגיע הזמן להגדיר את האתר ולהגדיר את האפליקציה בפלטפורמת Webex Events.

זכור, רישום אירועי Webex הוא הזיווג האולטימטיבי עם Webex Events Onsite עבור קלות שימוש ותחזוקה מופחתת. אם אתה משתמש במערכת רישום אחרת, ודא שיש לך תאריך מתוכנן לסיום והעלאת המשתתפים שלך, עם הרבה זמן פנוי לבדיקה.

לא משנה באיזו מערכת רישום אתה משתמש, הקפד לשאול כל שאלה בטופס ההרשמה שלך שצוות הצ'ק-אין עשוי לשאול כאשר הם נמצאים באתר במקום. הוסף את השאלות הללו לדף הצ'ק-אין כדי להאיץ את תהליך הצ'ק-אין.

הגיע הזמן לבנות! בשלב זה המומחה שלך באתר היה צריך להתחיל להגדיר את האתר ולהגדיר את אפליקציית Onsite בפלטפורמה עם צבעים מותאמים אישית, גרפיקה, תוויות לחצנים וכל התאמה אישית אחרת שתרצה.

עכשיו הגיע הזמן ללמוד איך לעצב תגים. תגים יכולים להיות פשוטים או מורכבים ככל שתרצו. בכל מקרה, במאמרים האלה יש את כל מה שאתה צריך לדעת:

למידה על עיצוב תגים באתר אמור לעזור לך להחליט בדיוק מה אתה רוצה בתגים שלך. לדוגמה, מכיוון שהמדפסות מדפיסות רק בשחור-לבן, אתה עשוי להחליט שאתה רוצה שחלק מהאלמנטים יודפסו מראש על מלאי התגים שלך. התחל ליצור עיצובים ולשחק עם אפשרויות התאמה אישית - שום דבר אינו סופי עד שאתה שולח את הזמנת מלאי התג. לאורך הדרך, אל תהססו לשוחח עם צוות התמיכה שלנו בכל שאלה.

התחל לחשוב על בניית הצוות שלך באתר. תזדקק ליותר אנשים מהמומחה שלך באתר כדי לנהל את טבלאות הצ'ק-אין והציוד, לענות על שאלות משתתפים ולעזור עם שרוכים ומחזיקי תגים. גם אם המשתתפים שלך ישתמשו באייפד או באייפון כדי לבצע צ'ק-אין, תכנן שיהיו יותר אנשים ממה שאתה צריך עבור כל מכשיר, כך שחלקם יוכלו לפעול כ"צפים". צפים יכולים למלא מקום באי-הופעה ולהקל על אחרים כאשר הם צריכים לקחת הפסקה או להפנות מישהו לדלפק העזרה.

אל תדאג עדיין לגבי הדרכה - פשוט התחל בתהליך איוש טבלאות הצ'ק-אין שלך. גייס אנשים בעלי ידע טכנולוגי שמתרגשים לעבוד עם המשתתפים שלך ולעזור בניהול תהליך הצ'ק-אין. תקשורת יעילה לפני אירוע עם הצוות היא קריטית כדי שכולם ידעו היכן להיות ומתי. תכנן מוקדם את התקשורת וההרשמה לצוות שלך.

זה הזמן להזמין! בשלב זה, עליך להחליט על גודל התג ולקבל מושג מוצק לגבי עיצוב התג.

אם אתה קונה ציוד משלך , הזמן עכשיו כדי לוודא שאתה מקבל הכל בזמן.

זה הזמן לתכנן! יצירת תוכנית קומה עבור שולחנות הדפסת התגים שלך היא קריטית. שקול פרטים כמו:

אם הנתבים שלך מתחברים לאינטרנט באמצעות כרטיס SIM, בדוק את עוצמת הסלולר במיקום שבו אתה רוצה להציב את עמדות הצ'ק-אין שלך. אם האות חלש או לסירוגין, שקול להעביר את הצ'ק-אין למקום שבו הנתבים שלך יכולים לקבל אות סלולרי מוצק, או שקול לחבר את הנתבים לאינטרנט במקום שלך.

אם כבר מדברים על הציוד שלך באתר, לדעת איזה ציוד אתה צריך וכיצד להגדיר אותו יכול לתת לך תובנה כיצד תגדיר את אזור הצ'ק-אין. קרא את מאמר הגדרת החומרה לאירוע צ'ק-אין באתר כדי ללמוד מהי ההגדרה.

כחלק מהתכנון, חשבו היטב כיצד המשתתפים יאמתו מידע מסוים, כגון מצב רפואי. שאל כמה שיותר שאלות כחלק מתהליך ההרשמה כדי שצוות האירוע יוכל פשוט להתייחס לתשובות המשתתפים בדף הצ'ק-אין במקום לבקש מידע מכל אדם.

תכנן להגדיר שורה אחת של אזור הצ'ק-אין שלך כדלפק עזרה עם מדפסת משלו ואייפד או אייפון שבו אנשים יכולים לשאול שאלות, להדפיס מחדש תגים שאבדו ולפתור בעיות בנתונים אישיים. זה שומר על תנועת הצ'ק-אין הראשית שלך במהירות ומבטיח שאנשים לא יצטרכו לחזור בתור לאחר שתפתרו את הבעיה שלהם. המומחים שלך באתר צריכים בדרך כלל להיות במוקד העזרה.

הגיע הזמן להיות בטוחים! בשלב זה, אמורה להיות לך תוכנית פעולה מפורטת להדפסת תגים. אם רלוונטי, ודא פעמיים שניתן לשלוח את הציוד להשכרה באתר שלך למקום עד שלושה ימים לפני האירוע. אם אחסון לא זמין במקום שלך, שקול לשלוח ציוד למשרדים שלך או למלון בו שוהים הצוות.

אם אתה שוכר ציוד מ- Choose 2 Rent , הם ישלחו לך את מידע המעקב עבור ערכת ההשכרה שלך במהלך מסגרת הזמן הזו. אם אתה שוכר מספק אחר, אמת את ציר הזמן המשלוח שלו.

זה הזמן הטוב ביותר עבור המומחה באתר להתחיל להכשיר את צוות הצ'ק-אין שלך. עברו על תוכנית ההגדרה של המקום, סקרו את פרוטוקולי הבטיחות והראו לצוות כיצד לתקן בעיות במידע על תג המשתתפים. הראה להם את המאמרים המקושרים למטה כדי שהם יבינו מהי ההדפסה מנקודת המבט של המשתתפים וידעו כיצד להגדיר חומרה באתר:

צור פרופילים של משתתפי בדיקה בפלטפורמה כדי לבדוק שוב שכל כללי הנראות פועלים כמתוכנן, ולהראות את ההבדלים לצוות הצ'ק-אין כדי שידע למה לצפות.

הגיע הזמן! ברגע שיש לך גישה למקום, בקש מהמומחה והצוות שלך באתר להגדיר את החומרה שלך ולהדפיס כמה תגי בדיקה. בסיום הבדיקה, בצע צ'ק-אין לצוות בהקדם האפשרי כדי שכל הצוות יקבל את התגים שלהם לפני שהמשתתפים מגיעים.

צוות הצ'ק-אין צריך לבדוק הדפסת תג אחד לפחות בכל iPad ומדפסת בלילה לפני תחילת הצ'ק-אין ובכל בוקר שאתה פותח את הצ'ק-אין. זה עוזר לצוות החדש להסתגל לתהליך כך שהם יודעים בדיוק איך תהיה חווית המשתתפים. בדיקה גם עוזרת לנקות כל בלבול ומוודאת שהמדפסות נטענות ומוגדרות כהלכה.

כל איש צוות צריך להתאמן בטעינה וכיול של מדפסת לפחות פעם אחת. בהתאם לגודל האירוע שלך, ייתכן שהצוות יצטרך לטעון עוד מלאי תגים למדפסות במהלך הצ'ק-אין אם גליל או ערימה נגמרים. טעינה מהירה של תגים חדשים שומרת על ביצוע צ'ק-אין חלק. 🏃

אם עקבת אחר התהליך וציר הזמן ולמדת מחומרי ההדרכה המקושרים לאורך מאמר זה, תהיו מוכנים כאשר המשתתפים הראשון שלכם יגיע לשולחן הצ'ק-אין.

במהלך ואחרי הצ'ק-אין, עיין בדף מדדי האתר כדי לקבל החלטות מבוססות-נתונים בנוגע לצוות וזמני הצ'ק-אין, כך שחווית הצ'ק-אין הבאה שלך תהיה חלקה הרבה יותר.

אם יש לך שאלות, המשאב הטוב ביותר שלך הוא צוות התמיכה המדהים שלנו. לחץ על הבועה בתחתית כל עמוד בפלטפורמת Webex Events או במאגר הידע הזה כדי להתחיל צ'אט חי.