Cet article a été traduit de l'anglais à l'aide de la traduction automatique.

La solution logicielle d'enregistrement dynamique en personne des événements et des sessions et d'impression de badges de Webex Events Onsite vous offre un niveau de personnalisation que vous ne trouverez nulle part ailleurs dans le secteur. Même si Onsite est conçu pour être intuitif, une préparation préalable est essentielle pour vous assurer que vous et les membres de votre équipe êtes prêts pour l'enregistrement.

Que vous utilisiez l'enregistrement de session, l'enregistrement d'événement ou les deux, cet article vous donne des échéanciers, des recommandations et des conseils spécifiques. Le cas échéant, vous trouverez des liens vers nos cours complets de Webex Academy et des articles d'aide pour vous guider tout au long de votre parcours. 🧭

L'utilisation de l'enregistrement de session est très simple, il n'a donc pas besoin de sa propre chronologie. Cependant, les conseils suivants sont essentiels pour garantir le succès de l'enregistrement de session :

Si vous n'utilisez que l'enregistrement de session, vous avez terminé avec cet article. Au revoir ! 👋

Si vous utilisez Event Check-in, lisez la suite ! 📖

Il est temps de commencer ! Commencez à travailler sur le Onsite 12 semaines avant votre événement. Cela vous donne suffisamment de temps pour définir les détails de votre événement et vos besoins en matière de badges ou d'équipements personnalisés .
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Que vous envisagiez de louer ou d'acheter du matériel, commandez le plus tôt possible pour éviter les éventuelles commandes en souffrance et les longs délais de livraison.

Il est temps d'apprendre ! Onsite est très intuitif. Cependant, il y a toujours des nuances. C'est pourquoi nous avons un cours Webex Academy consacré à Onsite et des articles consacrés à chaque partie du processus Onsite . 📚

Nous vous recommandons vivement de choisir au moins un membre de votre équipe comme expert sur Onsite . Pour les événements de plus de 1 000 personnes, nous recommandons au moins deux experts. Ils apprendront à configurer l' Onsite App, à créer des badges, à déployer l'équipement et à aider à imprimer les badges. Une fois que vous avez choisi un expert, donnez-lui ces ressources pour commencer :

Une fois que votre expert Onsite a acquis certaines connaissances, il est temps de configurer Onsite et de configurer l'application sur la plateforme Webex Events .

N'oubliez pas que Webex Events Registration est l'association idéale avec Webex Events Onsite pour une utilisation plus simple et une maintenance réduite. Si vous utilisez un autre système d'inscription, assurez-vous d'avoir une date prévue pour finaliser et télécharger vos participants, avec suffisamment de temps pour les tests.

Quel que soit le système d'enregistrement que vous utilisez, veillez à poser dans votre formulaire d'inscription toutes les questions que le personnel d'enregistrement pourrait vous poser lorsqu'il sera sur place. Ajoutez ces questions à la page d'enregistrement pour accélérer le processus d'enregistrement.

Il est temps de construire ! À ce stade, votre expert Onsite devrait avoir commencé à configurer Onsite et l' Onsite App sur la plateforme avec des couleurs personnalisées, des graphiques, des étiquettes de boutons et toute autre personnalisation souhaitée.

Il est maintenant temps d'apprendre à concevoir des badges. Les badges peuvent être aussi simples ou complexes que vous le souhaitez. Quoi qu'il en soit, ces articles contiennent tout ce que vous devez savoir :

En savoir plus sur la conception de badges sur Onsite devrait vous aider à décider exactement ce que vous voulez sur vos badges. Par exemple, comme les imprimantes n'impriment qu'en noir et blanc, vous pouvez décider de vouloir que certains éléments soient pré-imprimés sur votre stock de badges. Commencez à créer des designs et à jouer avec les options de personnalisation : rien n'est définitif tant que vous n'avez pas soumis la commande de stock de badges. En cours de route, n'hésitez pas à discuter avec notre équipe d'assistance pour toute question.

Commencez à réfléchir à la constitution de votre équipe sur Onsite . Vous aurez besoin de plus de personnes que votre expert sur Onsite pour gérer les tables et l'équipement d'enregistrement, répondre aux questions des participants et aider avec les cordons et les porte-badges. Même si vos participants utiliseront les iPad ou les iPhone pour s'enregistrer, prévoyez d'avoir plus de personnes que nécessaire pour chaque appareil afin que certains puissent faire office de « flotteurs ». Les flotteurs peuvent remplacer les absents et soulager les autres lorsqu'ils ont besoin de faire une pause ou de diriger quelqu'un vers le service d'assistance.

Ne vous souciez pas encore de la formation : commencez simplement à doter vos tables d'enregistrement en personnel. Recrutez des personnes expertes en technologie qui sont enthousiastes à l'idée de travailler avec vos participants et de vous aider à gérer le processus d'enregistrement. Une communication efficace avec le personnel avant l'événement est essentielle pour que chacun sache où se trouver et quand. Planifiez à l'avance la communication avec votre personnel et les méthodes d'inscription.

Il est temps de passer commande ! À ce stade, vous devez décider de la taille du badge et avoir une idée précise de la conception du badge.

Si vous achetez votre propre équipement , commandez maintenant pour être sûr de tout recevoir à temps.

Il est temps de planifier ! Il est essentiel de créer un plan d'étage pour votre ou vos tables d'impression de badges. Tenez compte de détails tels que :

Si vos routeurs se connectent à Internet avec une carte SIM, testez la puissance du réseau cellulaire à l'endroit où vous souhaitez installer vos bornes d'enregistrement. Si le signal est faible ou intermittent, envisagez de déplacer l'enregistrement vers un endroit où vos routeurs peuvent recevoir un signal cellulaire solide, ou envisagez de connecter les routeurs à Internet sur votre lieu de réception.

En parlant de votre équipement sur Onsite , savoir de quel équipement vous avez besoin et comment l'installer peut vous donner une idée de la façon dont vous allez aménager la zone d'enregistrement. Lisez notre article sur la configuration du matériel d'enregistrement sur Onsite pour découvrir à quoi ressemble l'installation.

Lors de la planification, réfléchissez bien à la manière dont les participants vérifieront certaines informations, comme leur état de santé. Posez autant de questions que possible dans le cadre du processus d'inscription afin que le personnel de l'événement puisse simplement se référer aux réponses des participants sur la page d'enregistrement au lieu de demander des informations à chaque personne.

Prévoyez de configurer une ligne de votre zone d'enregistrement comme un service d'assistance avec sa propre imprimante et son iPad ou iPhone où les gens peuvent poser des questions, réimprimer des badges perdus et résoudre des problèmes de données personnelles. Cela permet de faire avancer rapidement vos principales lignes d'enregistrement et de garantir que les gens n'ont pas à revenir dans la file une fois que vous avez résolu leur problème. Votre ou vos experts sur Onsite doivent généralement se trouver au service d'assistance.

Il est temps de vous assurer que vous avez bien compris ! À ce stade, vous devez disposer d'un plan détaillé pour l'impression des badges. Le cas échéant, assurez-vous que votre équipement de location sur Onsite peut être expédié sur le lieu de l'événement jusqu'à trois jours avant l'événement. Si vous ne disposez pas d'espace de stockage sur place, envisagez de faire expédier l'équipement à vos bureaux ou à l'hôtel où séjourne votre personnel.

Si vous louez du matériel auprès de Choose 2 Rent , ils vous enverront les informations de suivi de votre kit de location pendant cette période. Si vous louez auprès d'un autre fournisseur, vérifiez son calendrier d'expédition.

C'est le moment idéal pour que l'expert sur Onsite commence à former votre personnel d'enregistrement. Passez en revue le plan d'installation du lieu, examinez les protocoles de sécurité et montrez au personnel comment corriger les problèmes liés aux informations des badges des participants. Montrez-leur les articles liés ci-dessous afin qu'ils comprennent à quoi ressemble l'impression du point de vue des participants et sachent comment configurer le matériel sur Onsite :

Créez des profils de participants aux tests sur la plateforme pour vérifier que les règles de visibilité fonctionnent comme prévu et montrez les différences au personnel d'enregistrement afin qu'il sache à quoi s'attendre.

C'est l'heure ! Dès que vous avez accès au lieu de l'événement, demandez à votre expert et à votre personnel sur Onsite d'installer votre matériel et d'imprimer quelques badges de test. Une fois les tests terminés, enregistrez le personnel dès que possible afin que tous les membres du personnel aient leur badge avant l'arrivée des participants.

Le personnel d'enregistrement doit tester l'impression d'au moins un badge sur chaque iPad et imprimante la veille du début de l'enregistrement et chaque matin à l'ouverture de l'enregistrement. Cela permet aux nouveaux employés de s'acclimater au processus afin qu'ils sachent exactement à quoi ressemblera l'expérience des participants. Les tests permettent également de dissiper toute confusion et de s'assurer que les imprimantes sont chargées et configurées correctement.

Chaque membre du personnel doit s'entraîner à charger et à calibrer une imprimante au moins une fois. Selon la taille de votre événement, le personnel peut avoir besoin de charger davantage de badges dans les imprimantes lors de l'enregistrement si un rouleau ou une pile est épuisé. Le chargement rapide de nouveaux badges permet un enregistrement fluide. 🏃

Si vous avez suivi le processus et le calendrier et appris des supports de formation liés tout au long de cet article, vous serez prêt lorsque votre premier participant arrivera à la table d'enregistrement.

Pendant et après l'enregistrement, consultez la page des mesures sur Onsite pour prendre des décisions basées sur des données concernant le personnel et les heures d'enregistrement afin que votre prochaine expérience d'enregistrement soit beaucoup plus fluide.

Si vous avez des questions, notre formidable équipe d'assistance est votre meilleure ressource. Cliquez sur la bulle en bas de n'importe quelle page de la plateforme Webex Events ou de cette base de connaissances pour démarrer une discussion en direct.