Tämä artikkeli on käännetty englannista konekäännöksellä.

Webex Events Onsiten dynaaminen henkilökohtaisen tapahtuman ja istunnon sisäänkirjautumis- ja merkkitulostusohjelmistoratkaisu tarjoaa sinulle räätälöinnin ja personoinnin tason, jota ei löydy muualta alalla. Vaikka Onsite on suunniteltu intuitiiviseksi, etukäteen valmistautuminen on avainasemassa sen varmistamiseksi, että sinä ja tiimisi ihmiset ovat valmiita sisäänkirjautumiseen.

Käytätkö istuntokirjautumista, tapahtumakirjautumista tai molempia, tämä artikkeli antaa sinulle tarkat aikataulut, suositukset ja vinkit. Tarvittaessa löydät linkkejä kattaviin Webex Academy -kursseihimme ja ohjeartikkeleita, jotka opastavat sinua matkallasi. 🧭

Istuntokirjautumisen käyttäminen on todella helppoa, joten se ei tarvitse omaa aikajanaa. Seuraavat vinkit ovat kuitenkin tärkeitä sen varmistamiseksi, että istuntokirjautuminen onnistuu:

Jos käytät vain istuntokirjautumista, tämä artikkeli on valmis. Heippa! 👋

Jos käytät tapahtuman sisäänkirjautumista, lue eteenpäin! 📖

On aika aloittaa! Aloita työskentely Onsite 12 viikkoa ennen tapahtumaasi. Tämä antaa sinulle runsaasti aikaa käsitellä tapahtumasi yksityiskohdat ja mukautetun tunnuksen tai laitteiden tarpeet.
​

Suunnitteletpa laitteiden vuokraamista tai ostamista, tilaa mahdollisimman pian, jotta pääset edellä mahdollisista jälkitilauksista ja pitkistä toimitusajoista.

On aika oppia! Onsite on erittäin intuitiivinen. Aina on kuitenkin vivahteita. Siksi meillä on Webex Academy -kurssi, joka käsittelee Onsite ja artikkeleita jokaiselle Onsite prosessin osalle. 📚

Suosittelemme, että valitset vähintään yhden jäsenen tiimistäsi Onsite asiantuntijaksi. Yli 1000 hengen tapahtumiin suosittelemme vähintään kahta asiantuntijaa. He oppivat määrittämään Onsite App, luomaan merkkejä, ottamaan käyttöön laitteita ja auttamaan merkkien tulostamisessa. Kun olet valinnut asiantuntijan, anna hänelle seuraavat resurssit aloittaaksesi:

Kun Onsite asiantuntijasi on kerännyt tietoa, on aika ottaa Onsite käyttöön ja määrittää sovellus Webex Events -alustalla.

Muista, että Webex Events Registration on täydellinen pariliitos Webex Events Onsite kanssa käytön helpottamiseksi ja huollon vähentämiseksi. Jos käytät toista rekisteröintijärjestelmää, varmista, että sinulla on suunniteltu päivämäärä osallistujien viimeistelemiselle ja lähettämiselle, niin että sinulla on runsaasti aikaa testaukseen.

Riippumatta käyttämästäsi rekisteröintijärjestelmästä, muista kysyä ilmoittautumislomakkeessasi kaikki kysymykset , joita lähtöselvityshenkilökunta saattaa kysyä ollessaan paikan päällä. Lisää nämä kysymykset Check-in-sivulle nopeuttaaksesi sisäänkirjautumista.

On aika rakentaa! Tähän mennessä Onsite asiantuntijasi olisi pitänyt aloittaa Onsite määrittäminen ja Onsite App määrittäminen alustassa mukautetuilla väreillä, grafiikalla, painikeetiketillä ja muilla haluamillasi muokkauksilla.

Nyt on aika opetella suunnittelemaan merkkejä. Tunnusmerkit voivat olla niin yksinkertaisia ​​tai monimutkaisia ​​kuin haluat. Joka tapauksessa näissä artikkeleissa on kaikki mitä sinun tarvitsee tietää:

Onsite -merkkien suunnittelun oppimisen pitäisi auttaa sinua päättämään, mitä haluat merkkeillesi. Esimerkiksi, koska tulostimet tulostavat vain mustavalkoisena, saatat päättää, että haluat jotkin elementit valmiiksi painettuina merkkivarastoon. Aloita suunnittelun tekeminen ja räätälöintivaihtoehdoilla pelaaminen – mikään ei ole lopullista ennen kuin lähetät merkkivarastotilauksen. Matkan varrella älä epäröi keskustella tukitiimimme kanssa, jos sinulla on kysyttävää.

Ala miettiä Onsite tiimisi rakentamista. Tarvitset enemmän ihmisiä kuin Onsite asiantuntijasi hallitsemaan lähtöselvityspöytiä ja -laitteita, vastaamaan osallistujien kysymyksiin ja auttamaan kaulanauhan ja rintanappien kanssa. Vaikka osallistujasi käyttävät iPadeja tai iPhoneja kirjautuakseen sisään, suunnittele, että jokaisessa laitteessa on enemmän ihmisiä kuin tarvitset, jotta jotkut voivat toimia "kelluja". Kelluvat voivat täyttää no-show-tilan ja helpottaa muita, kun heidän täytyy pitää tauko tai ohjata joku neuvontapalveluun.

Älä vielä huolehdi koulutuksesta – aloita vain lähtöselvityspöytien henkilöstön lisääminen. Rekrytoi tekniikan osaajia, jotka haluavat työskennellä osallistujien kanssa ja auttaa hallitsemaan sisäänkirjautumisprosessia. Tehokas ennen tapahtumaa tapahtuvaa viestintää henkilökunnan kanssa on ratkaisevan tärkeää, jotta kaikki tietävät missä olla ja milloin. Suunnittele henkilöstön viestintä- ja ilmoittautumismenetelmäsi ajoissa.

On aika tilata! Tässä vaiheessa sinun tulee päättää tunnuksen koosta ja saada vankka käsitys tunnuksen suunnittelusta.

Jos olet ostamassa omia laitteitasi , tilaa heti, jotta saat kaiken ajoissa.

On aika suunnitella! Pohjapiirroksen luominen merkkitulostuspöydälle (-taulukoille) on tärkeää. Harkitse yksityiskohtia, kuten:

Jos reitittimesi muodostavat yhteyden Internetiin SIM-kortilla, testaa matkapuhelinverkon voimakkuutta paikassa, johon haluat sijoittaa lähtöselvitysasemasi. Jos signaali on heikko tai katkonainen, harkitse lähtöselvityksen siirtämistä paikkaan, jossa reitittimesi voivat saada kiinteän solusignaalin, tai harkitse reitittimien kytkemistä Internetiin paikan päällä.

Onsite laitteistasi puheen ollen, kun tiedät, mitä laitteita tarvitset ja miten ne asetetaan, voit saada käsityksen siitä, kuinka aiot perustaa lähtöselvitysalueen. Lue Onsite Event Check-in Hardware Setup -artikkeli saadaksesi selville, millaista asennus on.

Osana suunnittelua harkitse huolellisesti, kuinka osallistujat tarkistavat tietyt tiedot, kuten lääketieteellisen tilan. Esitä mahdollisimman monta kysymystä osana ilmoittautumisprosessia, jotta tapahtuman henkilökunta voi yksinkertaisesti viitata osallistujien vastauksiin Check-in-sivulla sen sijaan, että kysyisit jokaiselta henkilöltä tietoja.

Suunnittele, että lähtöselvitysalueeltasi on yksi rivi tukipisteeksi, jossa on oma tulostin ja iPad tai iPhone, jossa ihmiset voivat esittää kysymyksiä, tulostaa kadonneita merkkejä ja ratkaista henkilötietoongelmia. Tämä pitää tärkeimmät lähtöselvityslinjasi liikkuvan nopeasti ja varmistaa, että ihmisten ei tarvitse palata jonoon, kun olet ratkaissut heidän ongelmansa. Onsite asiantuntijasi tulisi yleensä olla tukipalvelussa.

On aika olla varma! Tässä vaiheessa sinulla pitäisi olla yksityiskohtainen toimintasuunnitelma tunnuksen tulostamista varten. Varmista tarvittaessa kaksinkertaisesti, että Onsite vuokrakalusto voidaan toimittaa tapahtumapaikalle enintään kolme päivää ennen tapahtumaa. Jos tapahtumapaikallasi ei ole säilytystilaa, harkitse laitteiden toimittamista toimistoosi tai hotelliin, jossa henkilökunta oleskelee.

Jos vuokraat laitteita Choose 2 Rent -palvelusta , he lähettävät sinulle vuokrasarjasi seurantatiedot tänä aikana. Jos vuokraat toiselta myyjältä, tarkista heidän toimitusaikataulunsa.

Tämä on paras aika Onsite asiantuntijalle aloittaa lähtöselvityshenkilöstön kouluttaminen. Käy läpi tapahtumapaikan asennussuunnitelma, tarkista turvallisuusprotokollat ​​ja näytä henkilökunnalle, kuinka osallistujamerkkitietojen ongelmat korjataan. Näytä heille alla linkitetyt artikkelit, jotta he ymmärtävät, millaista tulostaminen on osallistujan näkökulmasta, ja tietävät, kuinka Onsite laitteisto asennetaan:

Luo alustalle testiosallistujaprofiilit varmistaaksesi, että kaikki näkyvyyssäännöt toimivat suunnitellusti, ja näytä erot sisäänkirjautumishenkilöstölle, jotta he tietävät mitä odottaa.

On aika! Heti kun pääset tapahtumapaikkaan, pyydä Onsite asiantuntijaa ja henkilökuntaa asentamaan laitteistosi ja tulostamaan muutama testimerkki. Kun testaus on valmis, tee henkilökunnan sisäänkirjautuminen mahdollisimman pian, jotta kaikilla henkilökunnalla on tunnuksensa ennen osallistujien saapumista.

Sisäänkirjautumishenkilöstön tulee testata vähintään yhden tunnuksen tulostaminen jokaiseen iPadiin ja tulostimeen sisäänkirjautumisen alkamista edeltävänä iltana ja joka aamu, kun avaat lähtöselvityksen. Tämä auttaa uutta henkilökuntaa sopeutumaan prosessiin, jotta he tietävät tarkalleen, millainen osallistujakokemus on. Testaus auttaa myös poistamaan mahdolliset sekaannukset ja varmistaa, että tulostimet on ladattu ja määritetty oikein.

Jokaisen työntekijän tulee harjoitella tulostimen lataamista ja kalibrointia vähintään kerran. Tapahtumasi koosta riippuen henkilökunnan on ehkä ladattava lisää merkkivarastoja tulostimiin sisäänkirjautumisen aikana, jos rulla tai pino loppuu. Uusien merkkien lataaminen nopeasti pitää sisäänkirjautumisen sujuvana. 🏃

Jos olet seurannut prosessia ja aikajanaa ja oppinut tässä artikkelissa linkitetyistä koulutusmateriaaleista, olet valmis, kun ensimmäinen osallistujasi saapuu lähtöselvityspöytään.

Tarkista sisäänkirjautumisen aikana ja sen jälkeen Onsite Metrics -sivu , jotta voit tehdä tietoihin perustuvia päätöksiä henkilöstöstä ja sisäänkirjautumisajoista, jotta seuraava sisäänkirjautumiskokemuksesi on paljon sujuvampi.

Jos sinulla on kysyttävää, paras resurssi on mahtava tukitiimimme. Napsauta Webex Events -alustan tai tämän tietokannan minkä tahansa sivun alareunassa olevaa kuplaa aloittaaksesi live-chatin.