Este artículo fue traducido del inglés mediante traducción automática.

La solución de software de registro de eventos y sesiones presenciales y de impresión de credenciales dinámica de Webex Events Onsite le ofrece un nivel de personalización que no encontrará en ningún otro lugar de la industria. Si bien Onsite está diseñado para ser intuitivo, la preparación previa es clave para asegurarse de que usted y las personas de su equipo estén preparados para el registro.

Ya sea que uses el registro de sesión, el registro de evento o ambos, este artículo te brinda cronogramas, recomendaciones y consejos específicos. Cuando sea relevante, encontrarás enlaces a nuestros cursos integrales de Webex Academy y artículos de ayuda para guiarte en tu recorrido. 🧭

El uso del registro de sesión es muy sencillo, por lo que no necesita una línea de tiempo propia. Sin embargo, los siguientes consejos son fundamentales para garantizar que el registro de sesión sea un éxito:

Si solo estás usando el registro de sesión, ya no tendrás que leer este artículo. ¡Adiós! 👋

Si estás utilizando el check-in de eventos, ¡sigue leyendo! 📖

¡Es hora de empezar! Comienza a trabajar en Onsite 12 semanas antes de tu evento. Esto te dará tiempo de sobra para trabajar en los detalles de tu evento y en las necesidades de equipamiento o credenciales personalizadas .
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Ya sea que planee alquilar o comprar equipos, haga su pedido lo antes posible para evitar posibles pedidos atrasados ​​y largos plazos de entrega.

¡Es hora de aprender! El Onsite es muy intuitivo, pero siempre hay matices. Por eso, tenemos un curso de Webex Academy dedicado exclusivamente al Onsite y artículos dedicados a cada parte del Onsite . 📚

Le recomendamos encarecidamente que elija al menos a un miembro de su equipo para que sea su experto en el Onsite . Para eventos con más de 1000 personas, recomendamos al menos dos expertos. Ellos aprenderán a configurar la Onsite App, crear credenciales, implementar el equipo y ayudar a imprimir las credenciales. Cuando haya elegido a un experto, proporciónele estos recursos para comenzar:

Una vez que su experto Onsite haya reunido algunos conocimientos, es momento de configurar Onsite y configurar la aplicación en la plataforma Webex Events .

Recuerde que Webex Events Registration es la mejor combinación con Webex Events Onsite para facilitar su uso y reducir el mantenimiento. Si utiliza un sistema de registro diferente, asegúrese de tener una fecha planificada para finalizar y cargar a los asistentes, y de disponer de tiempo suficiente para realizar pruebas.

Independientemente del sistema de registro que utilice, asegúrese de hacer en el formulario de registro todas las preguntas que el personal de registro pueda hacerle cuando esté en el lugar. Agregue estas preguntas a la página de registro para acelerar el proceso.

¡Es hora de empezar! A esta altura, el experto de Onsite debería haber comenzado a configurar Onsite y la Onsite App en la plataforma con colores personalizados, gráficos, etiquetas de botones y cualquier otra personalización que desee.

Ahora es el momento de aprender a diseñar insignias. Las insignias pueden ser tan simples o complejas como desees. Sea cual sea el caso, estos artículos tienen todo lo que necesitas saber:

Aprender a diseñar insignias en el Onsite debería ayudarte a decidir exactamente qué quieres que aparezca en tus insignias. Por ejemplo, como las impresoras imprimen solo en blanco y negro, es posible que decidas que quieres que algunos elementos estén preimpresos en el material para tus insignias. Comienza a crear diseños y a experimentar con las opciones de personalización: nada es definitivo hasta que envíes el pedido de material para insignias. Durante el proceso, no dudes en chatear con nuestro equipo de asistencia si tienes alguna pregunta.

Empiece a pensar en la creación de su equipo in Onsite . Necesitará más personas que su experto in Onsite para gestionar las mesas de registro y el equipo, responder a las preguntas de los asistentes y ayudar con los cordones y los porta credenciales. Incluso si los asistentes utilizarán iPads o iPhones para registrarse, planifique tener más personas de las que necesita para cada dispositivo, de modo que algunos puedan actuar como "flotantes". Los flotadores pueden reemplazar a los que no se presentan y relevar a otros cuando necesitan tomar un descanso o dirigir a alguien al servicio de asistencia.

No se preocupe por la capacitación todavía: simplemente comience el proceso de dotación de personal para las mesas de registro. Contrate personas con conocimientos de tecnología que estén entusiasmadas por trabajar con los asistentes y que ayuden a gestionar el proceso de registro. La comunicación eficaz con el personal antes del evento es fundamental para que todos sepan dónde y cuándo deben estar. Planifique con anticipación los métodos de comunicación y registro del personal.

¡Es hora de hacer el pedido! En este punto, debes decidir el tamaño de la insignia y tener una idea clara sobre el diseño de la misma.

Si va a comprar su propio equipo , haga su pedido ahora para asegurarse de recibir todo a tiempo.

¡Es hora de planificar! Crear un plano de planta para las mesas de impresión de credenciales es fundamental. Tenga en cuenta detalles como:

Si sus enrutadores se conectan a Internet con una tarjeta SIM, pruebe la señal celular en el lugar donde desea colocar las estaciones de check-in. Si la señal es débil o intermitente, considere trasladar el check-in a un lugar donde sus enrutadores puedan recibir una señal celular estable, o considere conectar los enrutadores a Internet en su establecimiento.

Hablando de su equipo en el Onsite , saber qué equipo necesita y cómo instalarlo puede brindarle una idea de cómo instalará el área de registro. Lea nuestro artículo Configuración de hardware para el registro en el Onsite eventos para conocer cómo es la instalación.

Como parte de la planificación, piense detenidamente en cómo los asistentes verificarán determinada información, como su estado de salud. Haga tantas preguntas como sea posible como parte del proceso de registro para que el personal del evento pueda simplemente consultar las respuestas de los asistentes en la página de registro en lugar de pedir información a cada persona.

Planifique tener una línea de su área de check-in configurada como un servicio de asistencia con su propia impresora y iPad o iPhone donde las personas puedan hacer preguntas, reimprimir credenciales perdidas y resolver problemas de datos personales. Esto permite que las líneas de check-in principales avancen rápidamente y garantiza que las personas no tengan que volver a hacer fila después de que usted resuelva su problema. Por lo general, sus expertos in Onsite deben estar en el servicio de asistencia.

¡Es hora de estar seguro! En este punto, debe tener un plan detallado de operaciones para la impresión de credenciales. Si corresponde, asegúrese de que el equipo de alquiler en el Onsite se pueda enviar al lugar del evento hasta tres días antes del evento. Si no hay espacio de almacenamiento disponible en el lugar del evento, considere enviar el equipo a sus oficinas o al hotel donde se hospeda el personal.

Si alquilas equipo de Choose 2 Rent , te enviarán la información de seguimiento de tu equipo de alquiler durante este período. Si alquilas de otro proveedor, verifica su cronograma de envío.

Este es el mejor momento para que el experto de Onsite comience a capacitar a su personal de registro. Revise el plan de configuración del lugar, revise los protocolos de seguridad y muestre al personal cómo corregir los problemas con la información de las credenciales de los asistentes. Muéstreles los artículos vinculados a continuación para que comprendan cómo es la impresión desde la perspectiva de los asistentes y sepan cómo configurar el hardware de Onsite :

Cree perfiles de asistentes de prueba en la plataforma para verificar que todas las reglas de visibilidad funcionen según lo planeado y muestre las diferencias al personal de registro para que sepan qué esperar.

¡Es el momento! Tan pronto como tenga acceso al lugar, solicite a su experto y al personal que instalen el hardware e impriman algunas credenciales de prueba. Una vez finalizadas las pruebas, registre al personal lo antes posible para que todos tengan sus credenciales antes de que lleguen los asistentes.

El personal encargado del check-in debe probar la impresión de al menos una credencial en cada iPad e impresora la noche anterior al inicio del check-in y todas las mañanas en que se abra el check-in. Esto ayuda a que el personal nuevo se acostumbre al proceso para que sepa exactamente cómo será la experiencia de los asistentes. Las pruebas también ayudan a aclarar cualquier confusión y garantizan que las impresoras estén cargadas y configuradas correctamente.

Cada miembro del personal debe practicar la carga y calibración de una impresora al menos una vez. Según el tamaño de su evento, es posible que el personal deba cargar más credenciales en las impresoras durante el registro si se agota un rollo o una pila. Cargar credenciales nuevas rápidamente permite que el registro se realice sin problemas. 🏃

Si ha seguido el proceso y el cronograma y ha aprendido de los materiales de capacitación vinculados a lo largo de este artículo, estará listo cuando el primer asistente llegue a la mesa de registro.

Durante y después del check-in, revise la página de Métricas en el Onsite para tomar decisiones basadas en datos sobre el personal y los horarios de check-in para que su próxima experiencia de check-in sea mucho más fluida.

Si tiene alguna pregunta, su mejor recurso es nuestro fantástico equipo de soporte. Haga clic en la burbuja que se encuentra en la parte inferior de cualquier página de la plataforma Webex Events o de esta base de conocimientos para iniciar un chat en vivo.