Αυτό το άρθρο μεταφράστηκε από τα αγγλικά χρησιμοποιώντας αυτόματη μετάφραση.

Webex Events Onsite Η δυναμική λύση λογισμικού για το check-in και την εκτύπωση σημάτων αυτοπροσώπων συμβάντων και συνεδριών του Webex σας προσφέρει ένα επίπεδο προσαρμογής και εξατομίκευσης που δεν υπάρχει πουθενά αλλού στον κλάδο. Παρόλο που το Onsite έχει σχεδιαστεί για να είναι διαισθητικό, η εκ των προτέρων προετοιμασία είναι το κλειδί για να βεβαιωθείτε ότι εσείς και τα άτομα της ομάδας σας είστε προετοιμασμένοι για check-in.

Είτε χρησιμοποιείτε το Session Check-in, το Event Check-in ή και τα δύο, αυτό το άρθρο σάς παρέχει συγκεκριμένα χρονοδιαγράμματα, προτάσεις και συμβουλές. Όπου είναι απαραίτητο, θα βρείτε συνδέσμους για τα ολοκληρωμένα μαθήματα Webex Academy και βοηθητικά άρθρα που θα σας καθοδηγήσουν στο ταξίδι σας. 🧭

Η χρήση του Session Check-in είναι πολύ απλή, επομένως δεν χρειάζεται το δικό του χρονοδιάγραμμα. Ωστόσο, οι ακόλουθες συμβουλές είναι κρίσιμες για να βεβαιωθείτε ότι το Session Check-in είναι επιτυχές:

Εάν χρησιμοποιείτε μόνο το Session Check-in, τότε έχετε τελειώσει με αυτό το άρθρο. Αντίο! 👋

Εάν χρησιμοποιείτε το Event Check-in, διαβάστε! 📖

Ήρθε η ώρα να ξεκινήσετε! Ξεκινήστε να εργάζεστε στον Onsite 12 εβδομάδες πριν από την εκδήλωσή σας. Αυτό σας δίνει άφθονο χρόνο για να επεξεργαστείτε τις λεπτομέρειες της εκδήλωσής σας και τις ανάγκες προσαρμοσμένου σήματος ή εξοπλισμού.
,

Είτε σκοπεύετε να νοικιάσετε είτε να αγοράσετε εξοπλισμό, παραγγείλετε το συντομότερο δυνατό για να προλάβετε πιθανές παραγγελίες επιστροφής και μεγάλους χρόνους παράδοσης.

Ήρθε η ώρα να μάθετε! Το Onsite είναι πολύ διαισθητικό. Ωστόσο, υπάρχει πάντα μια απόχρωση. Γι' αυτό έχουμε ένα μάθημα της Ακαδημίας Webex σχετικά με το Onsite και άρθρα αφιερωμένα σε κάθε μέρος της διαδικασίας Onsite . 📚

Συνιστούμε ανεπιφύλακτα να επιλέξετε τουλάχιστον ένα μέλος της ομάδας σας για να είναι ο ειδικός σας στο Onsite . Για εκδηλώσεις μεγαλύτερες από 1.000 άτομα, προτείνουμε τουλάχιστον δύο ειδικούς. Θα μάθουν πώς να διαμορφώνουν την Onsite App, να δημιουργούν σήματα, να αναπτύσσουν τον εξοπλισμό και να βοηθούν στην εκτύπωση σημάτων. Όταν επιλέξετε έναν ειδικό, δώστε του αυτούς τους πόρους για να ξεκινήσετε:

Αφού ο ειδικός στο Onsite σας συγκεντρώσει κάποιες γνώσεις, ήρθε η ώρα να ρυθμίσετε το Onsite και να διαμορφώσετε την εφαρμογή στην πλατφόρμα Webex Events .

Θυμηθείτε, η Webex Events Registration είναι ο απόλυτος συνδυασμός με το Webex Events Onsite για ευκολία στη χρήση και μειωμένη συντήρηση. Εάν χρησιμοποιείτε διαφορετικό σύστημα εγγραφής, βεβαιωθείτε ότι έχετε προγραμματισμένη ημερομηνία για την οριστικοποίηση και τη μεταφόρτωση των συμμετεχόντων σας, με άφθονο χρόνο για τη δοκιμή.

Όποιο και αν είναι το σύστημα εγγραφής που χρησιμοποιείτε, φροντίστε να κάνετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις στη φόρμα εγγραφής σας που μπορεί να ρωτήσει το προσωπικό του check-in όταν είναι επί τόπου στο χώρο. Προσθέστε αυτές τις ερωτήσεις στη σελίδα Check-in για να επιταχύνετε τη διαδικασία check-in.

Ήρθε η ώρα να οικοδομήσουμε! Έως τώρα ο ειδικός σας στο Onsite θα πρέπει να έχει ξεκινήσει τη ρύθμιση Onsite και τη διαμόρφωση της Onsite App στην πλατφόρμα με προσαρμοσμένα χρώματα, γραφικά, ετικέτες κουμπιών και όποιες άλλες προσαρμογές θέλετε.

Τώρα ήρθε η ώρα να μάθετε πώς να σχεδιάζετε κονκάρδες. Τα σήματα μπορεί να είναι τόσο απλά ή σύνθετα όσο θέλετε. Σε κάθε περίπτωση, αυτά τα άρθρα έχουν όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε:

Η εκμάθηση σχετικά με το σχεδιασμό σημάτων Onsite θα σας βοηθήσει να αποφασίσετε τι ακριβώς θέλετε στα σήματα σας. Για παράδειγμα, επειδή οι εκτυπωτές εκτυπώνουν μόνο ασπρόμαυρα, μπορείτε να αποφασίσετε ότι θέλετε να προεκτυπωθούν ορισμένα στοιχεία στο απόθεμα του σήματος σας. Ξεκινήστε να φτιάχνετε σχέδια και να παίζετε με τις επιλογές προσαρμογής — τίποτα δεν είναι οριστικό μέχρι να υποβάλετε την παραγγελία μετοχών σήματος. Στην πορεία, μη διστάσετε να συνομιλήσετε με την ομάδα υποστήριξης για τυχόν ερωτήσεις.

Αρχίστε να σκέφτεστε τη δημιουργία της ομάδας σας στο Onsite . Θα χρειαστείτε περισσότερα άτομα από τον Onsite ειδικό σας για να διαχειριστείτε τα τραπέζια και τον εξοπλισμό check-in, να απαντήσετε σε ερωτήσεις των συμμετεχόντων και να σας βοηθήσει με κορδόνια και κατόχους σημάτων. Ακόμα κι αν οι παρευρισκόμενοι σας χρησιμοποιούν τα iPad ή τα iPhone για να κάνουν check-in, σχεδιάστε να έχετε περισσότερα άτομα από όσα χρειάζεστε για κάθε συσκευή, ώστε κάποιοι να μπορούν να λειτουργούν ως «πλωτήρες». Οι πλωτήρες μπορούν να συμπληρώσουν τις μη εμφανίσεις και να ανακουφίσουν τους άλλους όταν πρέπει να κάνουν ένα διάλειμμα ή να κατευθύνουν κάποιον στο γραφείο βοήθειας.

Μην ανησυχείτε ακόμα για την εκπαίδευση — απλά ξεκινήστε τη διαδικασία στελέχωσης των τραπεζιών check-in σας. Προσλάβετε άτομα με γνώσεις τεχνολογίας που είναι ενθουσιασμένα να συνεργαστούν με τους συμμετέχοντες σας και βοηθήστε στη διαχείριση της διαδικασίας check-in. Η αποτελεσματική επικοινωνία πριν από την εκδήλωση με το προσωπικό είναι ζωτικής σημασίας, ώστε όλοι να γνωρίζουν πού και πότε να βρίσκονται. Σχεδιάστε έγκαιρα τις μεθόδους επικοινωνίας και εγγραφής του προσωπικού σας.

Ήρθε η ώρα να παραγγείλετε! Σε αυτό το σημείο, θα πρέπει να αποφασίσετε για το μέγεθος του σήματος και να έχετε μια σταθερή ιδέα για το σχέδιο του σήματος.

Εάν αγοράζετε τον δικό σας εξοπλισμό , παραγγείλετε τώρα για να βεβαιωθείτε ότι θα τα προμηθευτείτε όλα έγκαιρα.

Ήρθε η ώρα να προγραμματίσετε! Η δημιουργία μιας κάτοψης για τους πίνακες εκτύπωσης σημάτων σας είναι κρίσιμης σημασίας. Σκεφτείτε λεπτομέρειες όπως:

Εάν οι δρομολογητές σας συνδέονται στο διαδίκτυο με κάρτα SIM, δοκιμάστε την ισχύ κινητής τηλεφωνίας στην τοποθεσία όπου θέλετε να τοποθετήσετε τους σταθμούς check-in. Εάν το σήμα είναι αδύναμο ή διακοπτόμενο, εξετάστε το ενδεχόμενο να μετακινήσετε το check-in σε μια τοποθεσία όπου οι δρομολογητές σας μπορούν να λάβουν σταθερό σήμα κυψέλης ή εξετάστε το ενδεχόμενο να συνδέσετε τους δρομολογητές στο διαδίκτυο στον χώρο σας.

Μιλώντας για τον εξοπλισμό Onsite σας, γνωρίζοντας τι εξοπλισμό χρειάζεστε και πώς να τον ρυθμίσετε, μπορεί να σας δώσει μια εικόνα για το πώς θα ρυθμίσετε την περιοχή check-in. Διαβάστε το άρθρο μας σχετικά με το Onsite έλεγχο συμβάντων Ρύθμιση υλικού για να μάθετε πώς είναι η ρύθμιση.

Ως μέρος του προγραμματισμού, σκεφτείτε προσεκτικά πώς οι συμμετέχοντες θα επαληθεύσουν ορισμένες πληροφορίες, όπως η ιατρική κατάσταση. Κάντε όσο το δυνατόν περισσότερες ερωτήσεις στο πλαίσιο της διαδικασίας εγγραφής, ώστε το προσωπικό της εκδήλωσης να μπορεί απλώς να ανατρέξει στις απαντήσεις των συμμετεχόντων στη σελίδα Check-in αντί να ζητά πληροφορίες από κάθε άτομο.

Σχεδιάστε να δημιουργήσετε μια γραμμή της περιοχής check-in σας ως γραφείο βοήθειας με τον δικό της εκτυπωτή και το iPad ή το iPhone, όπου οι άνθρωποι μπορούν να κάνουν ερωτήσεις, να εκτυπώσουν εκ νέου χαμένα σήματα και να επιλύσουν ζητήματα προσωπικών δεδομένων. Αυτό διατηρεί τις κύριες γραμμές σας για check-in να κινούνται γρήγορα και διασφαλίζει ότι οι άνθρωποι δεν χρειάζεται να επιστρέψουν στη σειρά αφού λύσετε το πρόβλημά τους. Οι εμπειρογνώμονες στο Onsite σας θα πρέπει γενικά να βρίσκονται στο γραφείο βοήθειας.

Ήρθε η ώρα να είσαι σίγουρος! Σε αυτό το σημείο, θα πρέπει να έχετε ένα λεπτομερές σχέδιο λειτουργίας για την εκτύπωση σήματος. Εάν ισχύει, βεβαιωθείτε διπλά ότι ο εξοπλισμός ενοικίασης Onsite σας μπορεί να αποσταλεί στον χώρο έως και τρεις ημέρες πριν από την εκδήλωση. Εάν δεν υπάρχει διαθέσιμος χώρος αποθήκευσης στον χώρο σας, σκεφτείτε να στείλετε εξοπλισμό στα γραφεία σας ή στο ξενοδοχείο όπου μένει το προσωπικό.

Εάν νοικιάζετε εξοπλισμό από την Choose 2 Rent , θα σας στείλει τις πληροφορίες παρακολούθησης για το κιτ ενοικίασης κατά τη διάρκεια αυτού του χρονικού πλαισίου. Εάν νοικιάσετε από άλλον προμηθευτή, επαληθεύστε το χρονοδιάγραμμα αποστολής του.

Αυτή είναι η καλύτερη στιγμή για τον Onsite ειδικό για να ξεκινήσει να εκπαιδεύει το προσωπικό σας στο check-in. Ανατρέξτε στο σχέδιο ρύθμισης του χώρου διεξαγωγής, ελέγξτε τα πρωτόκολλα ασφαλείας και δείξτε στο προσωπικό πώς να διορθώσει προβλήματα με τις πληροφορίες σήματος συμμετεχόντων. Δείξτε τους τα άρθρα που συνδέονται παρακάτω, ώστε να κατανοήσουν πώς είναι η εκτύπωση από την οπτική γωνία των συμμετεχόντων και να ξέρουν πώς να ρυθμίσουν το υλικό Onsite :

Δημιουργήστε προφίλ συμμετεχόντων δοκιμής στην πλατφόρμα για να ελέγξετε ξανά ότι τυχόν κανόνες ορατότητας λειτουργούν όπως έχει προγραμματιστεί και να δείξετε τις διαφορές στο προσωπικό που κάνει check-in, ώστε να γνωρίζει τι να περιμένει.

ήρθε η ώρα! Μόλις αποκτήσετε πρόσβαση στον χώρο, ζητήστε από τον Onsite ειδικό και το προσωπικό σας να ρυθμίσουν το υλικό σας και να εκτυπώσουν μερικά δοκιμαστικά σήματα. Όταν ολοκληρωθεί η δοκιμή, κάντε check-in από το προσωπικό το συντομότερο δυνατό, ώστε όλο το προσωπικό να έχει τα σήματα του πριν φτάσουν οι συμμετέχοντες.

Το προσωπικό του check-in θα πρέπει να δοκιμάσει την εκτύπωση τουλάχιστον ενός σήματος σε κάθε iPad και εκτυπωτή το βράδυ πριν από την έναρξη του check-in και κάθε πρωί που ανοίγετε το check-in. Αυτό βοηθά το νέο προσωπικό να προσαρμοστεί στη διαδικασία, ώστε να γνωρίζει ακριβώς πώς θα είναι η εμπειρία των συμμετεχόντων. Η δοκιμή βοηθά επίσης στην εκκαθάριση τυχόν σύγχυσης και διασφαλίζει ότι οι εκτυπωτές έχουν φορτωθεί και ρυθμιστεί σωστά.

Κάθε μέλος του προσωπικού θα πρέπει να εξασκείται στη φόρτωση και τη βαθμονόμηση ενός εκτυπωτή τουλάχιστον μία φορά. Ανάλογα με το μέγεθος της εκδήλωσής σας, το προσωπικό μπορεί να χρειαστεί να τοποθετήσει περισσότερο απόθεμα σημάτων σε εκτυπωτές κατά το check-in, εάν εξαντληθεί ένα ρολό ή στοίβα. Η γρήγορη φόρτωση νέων σημάτων διατηρεί το check-in ομαλά. 🏃

Εάν έχετε ακολουθήσει τη διαδικασία και το χρονοδιάγραμμα και έχετε μάθει από το εκπαιδευτικό υλικό που συνδέεται σε αυτό το άρθρο, θα είστε έτοιμοι όταν ο πρώτος σας συμμετέχων φτάσει στο τραπέζι του check-in.

Κατά τη διάρκεια και μετά το check-in, ανατρέξτε στη σελίδα Μετρήσεις Onsite για να λάβετε αποφάσεις βάσει δεδομένων σχετικά με το προσωπικό και τις ώρες check-in, ώστε η επόμενη εμπειρία σας στο check-in να είναι πολύ πιο ομαλή.

Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, ο καλύτερος πόρος σας είναι η καταπληκτική ομάδα υποστήριξης. Κάντε κλικ στο συννεφάκι στο κάτω μέρος οποιασδήποτε σελίδας στην πλατφόρμα Webex Events ή σε αυτήν τη βάση γνώσεων για να ξεκινήσετε μια ζωντανή συνομιλία.