Αυτό το άρθρο μεταφράστηκε από τα αγγλικά χρησιμοποιώντας αυτόματη μετάφραση.

Οι λύσεις δυναμικού αυτοπροσώπου check-in συμβάντων, εκτύπωση σημάτων και check-in συνεδρίας του Webex Events Onsite σας προσφέρουν ένα επίπεδο προσαρμογής και εξατομίκευσης που δεν υπάρχουν πουθενά αλλού στον κλάδο. Η εκ των προτέρων προετοιμασία είναι το κλειδί για να βεβαιωθείτε ότι τα άτομα της ομάδας σας είναι προετοιμασμένα για check-in.

Είτε χρησιμοποιείτε το Session Check-in, το Event Check-in ή και τα δύο, αυτό το άρθρο σάς παρέχει συγκεκριμένα χρονοδιαγράμματα, προτάσεις και συμβουλές. Όπου χρειάζεται, θα βρείτε συνδέσμους για τα ολοκληρωμένα μαθήματα της Webex Events Academy , άρθρα βοήθειας και βίντεο που θα σας καθοδηγήσουν στο ταξίδι σας. 🚶

Η χρήση του Session Check-in είναι πολύ απλή, επομένως δεν χρειάζεται το δικό του χρονοδιάγραμμα. Ωστόσο, οι ακόλουθες συμβουλές είναι κρίσιμες για να βεβαιωθείτε ότι το Session Check-in είναι επιτυχές:

Εάν χρησιμοποιείτε μόνο το Session Check-in, τότε έχετε τελειώσει με αυτό το άρθρο. Αντίο! 👋

Εάν χρησιμοποιείτε το Event Check-in, διαβάστε! 📖

Ήρθε η ώρα να αγοράσετε! Αγοράστε Onsite τουλάχιστον 12 εβδομάδες πριν από την εκδήλωσή σας, ώστε να έχετε άφθονο χρόνο για να επεξεργαστείτε τις λεπτομέρειες της εκδήλωσής σας και τις ανάγκες προσαρμοσμένου σήματος ή εξοπλισμού, εάν χρησιμοποιείτε το Event Check-in.
,

Είτε σκοπεύετε να νοικιάσετε είτε να αγοράσετε εξοπλισμό, παραγγείλετε το συντομότερο δυνατό για να προλάβετε πιθανές παραγγελίες επιστροφής και μεγάλους χρόνους παράδοσης.

⚠️ Προσοχή! Το Choose 2 Rent έχει μακρά ιστορία με τα Webex Events και τα κιτ ενοικίασης έχουν όλα όσα χρειάζεστε για μια επιτυχημένη εμπειρία check-in εκδήλωσης. Εάν επιλέξετε άλλον προμηθευτή ενοικίασης, διαβάστε προσεκτικά τη λίστα του απαιτούμενου υλικού για να βεβαιωθείτε ότι έχετε παραγγείλει όλο τον απαραίτητο εξοπλισμό.

Εάν θέλετε το προσωπικό του Webex Events να σας βοηθήσει με την εκδήλωσή σας, συνιστούμε να παραγγείλετε επαγγελματικές υπηρεσίες περίπου 16 εβδομάδες πριν από την έναρξη της εκδήλωσής σας και το αργότερο 12 εβδομάδες πριν. Η διαθεσιμότητα ενδέχεται να εξαντληθεί κατά την περίοδο αιχμής των εκδηλώσεων, επομένως εξασφαλίστε αυτήν την υπηρεσία όσο το δυνατόν νωρίτερα. Μάθετε περισσότερα για το τι προσφέρει η Επαγγελματική Υπηρεσία !

Ήρθε η ώρα να μάθετε! Το Onsite είναι πολύ διαισθητικό. Ωστόσο, υπάρχει πάντα μια απόχρωση. Γι' αυτό έχουμε ένα μάθημα Webex Events Academy σχετικά με το Onsite και άρθρα αφιερωμένα σε κάθε μέρος της διαδικασίας Onsite . 📚

Συνιστούμε ανεπιφύλακτα να επιλέξετε τουλάχιστον ένα μέλος της ομάδας σας για να είναι ο ειδικός σας στο Onsite . Για εκδηλώσεις μεγαλύτερες από 1.000 άτομα, προτείνουμε τουλάχιστον δύο ειδικούς. Θα μάθουν πώς να διαμορφώνουν την Onsite App, να δημιουργούν σήματα, να αναπτύσσουν τον εξοπλισμό και να βοηθούν στην εκτύπωση σημάτων. Αφού επιλέξετε έναν ειδικό, δώστε του αυτούς τους πόρους για να ξεκινήσετε:

💡 Λάβετε υπόψη σας, εάν δεν έχετε ειδικό Onsite στην ομάδα σας και χρειάζεστε βοήθεια, σκεφτείτε να προσλάβετε την ομάδα Επαγγελματικών Υπηρεσιών μας. Είμαστε στην ευχάριστη θέση να σας βοηθήσουμε να δημιουργήσετε την εφαρμογή σας για check-in, να σχεδιάσουμε σήματα, να δημιουργήσουμε προσαρμοσμένους κανόνες, να διαμορφώσουμε το check-in Onsite Session, να παραγγείλουμε υλικό και χώρο στο διαδίκτυο και πολλά άλλα. Επικοινωνήστε με την επαφή σας στο Webex Events για περισσότερες πληροφορίες.

Μόλις ο ειδικός στο Onsite σας συγκεντρώσει κάποιες γνώσεις, ήρθε η ώρα να ξεκινήσετε τη ρύθμιση Onsite και τη διαμόρφωση της εφαρμογής στην πλατφόρμα Webex Events .

Θυμηθείτε, η Webex Events Registration είναι ο απόλυτος συνδυασμός με το Webex Events Onsite για ευκολία στη χρήση και μειωμένη συντήρηση. Εάν χρησιμοποιείτε διαφορετικό σύστημα εγγραφής, βεβαιωθείτε ότι έχετε προγραμματισμένη ημερομηνία για την οριστικοποίηση και τη μεταφόρτωση των συμμετεχόντων σας, με άφθονο χρόνο για τη δοκιμή.

Όποιο και αν είναι το σύστημα εγγραφής που χρησιμοποιείτε, φροντίστε να κάνετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις στη φόρμα εγγραφής σας που μπορεί να κάνει το προσωπικό του check-in όταν είναι επί τόπου στον χώρο. Προσθέστε αυτές τις ερωτήσεις στη σελίδα Check-in για να επιταχύνετε τη διαδικασία check-in. 🧠

Ήρθε η ώρα να χτίσουμε! Έως τώρα ο ειδικός σας στο Onsite θα πρέπει να έχει ξεκινήσει τη ρύθμιση Onsite και τη διαμόρφωση της Onsite App στην πλατφόρμα με προσαρμοσμένα χρώματα, γραφικά, ετικέτες κουμπιών και όποιες άλλες προσαρμογές θέλετε.

Τώρα ήρθε η ώρα να μάθετε πώς να σχεδιάζετε κονκάρδες. Τα σήματα μπορεί να είναι τόσο απλά ή σύνθετα όσο θέλετε. Σε κάθε περίπτωση, αυτά τα άρθρα έχουν όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε:

Ό,τι μαθαίνετε για τον σχεδιασμό σημάτων Onsite θα σας βοηθήσει να αποφασίσετε τι ακριβώς θέλετε στα σήματα σας. Για παράδειγμα, επειδή οι εκτυπωτές εκτυπώνουν μόνο ασπρόμαυρα, μπορείτε να αποφασίσετε ότι θέλετε να προεκτυπωθούν ορισμένα στοιχεία στο απόθεμα του σήματος σας. Ξεκινήστε να φτιάχνετε σχέδια και να παίζετε με τις επιλογές προσαρμογής — τίποτα δεν είναι οριστικό μέχρι να υποβάλετε την παραγγελία μετοχών σήματος. Στην πορεία, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε με την ομάδα υποστήριξης για τυχόν ερωτήσεις.

Ξεκινήστε να σκέφτεστε τη δημιουργία της ομάδας σας στο Onsite . Θα χρειαστείτε περισσότερα άτομα από τον ειδικό Onsite σας για να διαχειρίζονται τα τραπέζια και τον εξοπλισμό check-in, να απαντούν σε ερωτήσεις των συμμετεχόντων και να βοηθούν με κορδόνια και κατόχους σημάτων. Ακόμα κι αν οι παρευρισκόμενοι σας χρησιμοποιούν τα iPad ή τα iPhone για να κάνουν check-in, σχεδιάστε να έχετε περισσότερα άτομα από όσα χρειάζεστε για κάθε συσκευή, έτσι ώστε κάποιοι να μπορούν να λειτουργούν ως «floaters». Οι πλωτήρες μπορούν να συμπληρώσουν τις μη εμφανίσεις και να ανακουφίσουν τους άλλους όταν πρέπει να κάνουν ένα διάλειμμα ή να κατευθύνουν κάποιον στο γραφείο βοήθειας.

Μην ανησυχείτε ακόμα για την εκπαίδευση — απλά ξεκινήστε τη διαδικασία στελέχωσης των τραπεζιών check-in σας. Προσλάβετε άτομα με γνώσεις τεχνολογίας που είναι ενθουσιασμένα να συνεργαστούν με τους συμμετέχοντες σας και βοηθήστε στη διαχείριση της διαδικασίας check-in. Η αποτελεσματική επικοινωνία με το προσωπικό πριν από την εκδήλωση είναι ζωτικής σημασίας, ώστε όλοι να γνωρίζουν πού και πότε να βρίσκονται. Σχεδιάστε έγκαιρα τις μεθόδους επικοινωνίας και εγγραφής του προσωπικού σας.

Ήρθε η ώρα να παραγγείλετε! Σε αυτό το σημείο, θα πρέπει να αποφασίσετε για το μέγεθος του σήματος και να έχετε μια σταθερή ιδέα για το σχέδιο του σήματος.

💡 Λάβετε υπόψη σας, εάν θέλετε κατόχους σημάτων ή κορδόνια, πρέπει να τα παραγγείλετε ξεχωριστά. Εάν παραγγέλνετε το δικό σας απόθεμα σήματος, συνιστούμε να παραγγείλετε 25% περισσότερο από ό,τι χρειάζεστε για να καλύψετε επανεκτυπώσεις, βαθμονομήσεις και δοκιμές.

Εάν αγοράζετε τον δικό σας εξοπλισμό , παραγγείλτε τώρα για να βεβαιωθείτε ότι θα έχετε τα πάντα εγκαίρως.

Ήρθε η ώρα να προγραμματίσετε! Η δημιουργία μιας κάτοψης για τους πίνακες εκτύπωσης σημάτων σας είναι κρίσιμης σημασίας. Σκεφτείτε λεπτομέρειες όπως:

💡 Λάβετε υπόψη ότι η σήμανση μπορεί να κάνει ή να χαλάσει την εμπειρία σας στο check-in. Η έλλειψη αρκετής σήμανσης ή σήμανσης που είναι πολύ ασαφής οδηγεί σε σύγχυση των παρευρισκομένων. Αφήστε κάθε τύπο παρευρισκομένου να γνωρίζει ακριβώς πού να πάει με σαφή σήμανση σε κάθε σημείο εισόδου και μεγάλο διάδρομο.

Εάν οι δρομολογητές σας συνδέονται στο διαδίκτυο με κάρτα SIM, δοκιμάστε την ισχύ κινητής τηλεφωνίας στην τοποθεσία όπου θέλετε να τοποθετήσετε τους σταθμούς check-in. Εάν το σήμα είναι αδύναμο ή διακοπτόμενο, εξετάστε το ενδεχόμενο να μετακινήσετε το check-in σε μια τοποθεσία όπου οι δρομολογητές σας μπορούν να λάβουν σταθερό σήμα κυψέλης ή εξετάστε το ενδεχόμενο να συνδέσετε τους δρομολογητές στο διαδίκτυο στον χώρο σας.

Μιλώντας για τον εξοπλισμό σας στο Onsite , το να γνωρίζετε τι εξοπλισμό χρειάζεστε και πώς να τον ρυθμίσετε, μπορεί να σας δώσει πληροφορίες για το πώς θα ρυθμίσετε την περιοχή check-in. Διαβάστε το άρθρο μας σχετικά με το Onsite έλεγχο συμβάντων Ρύθμιση υλικού για να μάθετε πώς είναι η ρύθμιση.

Ως μέρος του προγραμματισμού, σκεφτείτε προσεκτικά πώς οι συμμετέχοντες θα επαληθεύσουν ορισμένες πληροφορίες, όπως η ιατρική κατάσταση. Κάντε όσο το δυνατόν περισσότερες ερωτήσεις στο πλαίσιο της διαδικασίας εγγραφής, ώστε το προσωπικό της εκδήλωσης να μπορεί απλώς να ανατρέξει στις απαντήσεις των συμμετεχόντων στη σελίδα Check-in αντί να ζητά πληροφορίες από κάθε άτομο.

Σχεδιάστε να δημιουργήσετε μια γραμμή της περιοχής check-in σας ως γραφείο βοήθειας με τον δικό της εκτυπωτή και το iPad ή το iPhone, όπου οι άνθρωποι μπορούν να κάνουν ερωτήσεις, να εκτυπώσουν εκ νέου χαμένα σήματα και να επιλύσουν ζητήματα προσωπικών δεδομένων. Αυτό διατηρεί τις κύριες γραμμές check-in σας να κινούνται γρήγορα και διασφαλίζει ότι οι άνθρωποι δεν χρειάζεται να επιστρέψουν στη σειρά αφού λύσετε το πρόβλημά τους. Οι εμπειρογνώμονες στο Onsite σας θα πρέπει γενικά να βρίσκονται στο γραφείο βοήθειας.

Ήρθε η ώρα να είσαι σίγουρος! Σε αυτό το σημείο, θα πρέπει να έχετε ένα λεπτομερές σχέδιο λειτουργίας για την εκτύπωση σήματος. Εάν ισχύει, βεβαιωθείτε διπλά ότι ο εξοπλισμός ενοικίασης Onsite σας μπορεί να αποσταλεί στο χώρο έως και τρεις ημέρες πριν από την εκδήλωση. Εάν δεν υπάρχει διαθέσιμος χώρος αποθήκευσης στον χώρο σας, σκεφτείτε να στείλετε εξοπλισμό στο ξενοδοχείο όπου μένει το προσωπικό.

Εάν νοικιάζετε εξοπλισμό από την Choose 2 Rent , θα σας στείλει τις πληροφορίες παρακολούθησης για το κιτ ενοικίασης κατά τη διάρκεια αυτού του χρονικού πλαισίου. Εάν νοικιάσετε από άλλον προμηθευτή, επαληθεύστε το χρονοδιάγραμμα αποστολής του.

Αυτή είναι η καλύτερη στιγμή για τον Onsite ειδικό να αρχίσει να εκπαιδεύει το προσωπικό του check-in. Ανατρέξτε στο σχέδιο ρύθμισης του χώρου διεξαγωγής, ελέγξτε τα πρωτόκολλα ασφαλείας και δείξτε στο προσωπικό πώς να διορθώσει προβλήματα με τις πληροφορίες σήματος συμμετεχόντων. Δείξτε τους το βίντεο και τα άρθρα που συνδέονται παρακάτω, ώστε να κατανοήσουν πώς είναι η εκτύπωση από την οπτική γωνία των συμμετεχόντων και να ξέρουν πώς να ρυθμίσουν το υλικό Onsite :

Ελέγξτε τα προφίλ των συμμετεχόντων στη δοκιμή σας στην πλατφόρμα για να ελέγξετε ξανά ότι οι κανόνες ορατότητας λειτουργούν όπως έχει προγραμματιστεί και να δείξετε τις διαφορές στο προσωπικό του check-in, ώστε να ξέρουν τι να περιμένουν.

💡 Λάβετε υπόψη ότι ο ειδικός Onsite σας πρέπει να έχει λογαριασμό πλατφόρμας Webex Events , ώστε να μπορεί να συνδεθεί στην Onsite App σε κάθε συσκευή και να ξεκινήσει το check-in.

Είναι ώρα! Μόλις αποκτήσετε πρόσβαση στον χώρο, ζητήστε από τον Onsite ειδικό και το προσωπικό σας να ρυθμίσουν το υλικό σας και να εκτυπώσουν μερικά δοκιμαστικά σήματα. Μόλις ολοκληρωθεί η δοκιμή, κάντε check-in από το προσωπικό το συντομότερο δυνατό, ώστε το προσωπικό να είναι έτοιμο πριν φτάσουν οι συμμετέχοντες.

Το προσωπικό θα πρέπει να δοκιμάσει τουλάχιστον ένα σήμα σε κάθε iPad και εκτυπωτή το βράδυ πριν από την έναρξη του check-in και κάθε πρωί που ανοίγετε το check-in. Αυτό βοηθά το νέο προσωπικό να εγκλιματιστεί στη διαδικασία, ώστε να γνωρίζει ακριβώς πώς θα είναι η εμπειρία των συμμετεχόντων. Η δοκιμή βοηθά επίσης στην εκκαθάριση τυχόν σύγχυσης και βεβαιωθείτε ότι οι εκτυπωτές έχουν φορτωθεί και ρυθμιστεί σωστά.

Κάθε μέλος του προσωπικού θα πρέπει να εξασκηθεί στη φόρτωση και τη βαθμονόμηση ενός εκτυπωτή τουλάχιστον μία φορά. Ανάλογα με το μέγεθος της εκδήλωσής σας, το προσωπικό μπορεί να χρειαστεί να τοποθετήσει περισσότερο απόθεμα σημάτων σε εκτυπωτές κατά το check-in, εάν εξαντληθεί το ρολό ή η στοίβα. Η γρήγορη φόρτωση νέων σημάτων διατηρεί το check-in ομαλά. 🏃

⚠️ Προσοχή! Εάν κάνετε αλλαγές σε σχέδια σημάτων στην πλατφόρμα, φροντίστε να τις δημοσιεύσετε και στη συνέχεια να ανανεώσετε κάθε iPad ή iPhone για να οριστικοποιήσετε τις αλλαγές.

Εάν έχετε ακολουθήσει τη διαδικασία και το χρονοδιάγραμμα και έχετε μάθει από το εκπαιδευτικό υλικό που συνδέεται σε αυτό το άρθρο, θα είστε έτοιμοι όταν ο πρώτος συμμετέχων φτάσει στο τραπέζι του check-in.

Κατά τη διάρκεια και μετά το check-in, ανατρέξτε στη σελίδα Μετρήσεις Onsite για να λάβετε αποφάσεις βάσει δεδομένων σχετικά με το προσωπικό και τις ώρες check-in, ώστε η επόμενη εμπειρία σας στο check-in να είναι πολύ πιο ομαλή.

Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, ο καλύτερος πόρος σας είναι η καταπληκτική ομάδα υποστήριξης. Κάντε κλικ στο συννεφάκι στο κάτω μέρος οποιασδήποτε σελίδας στην πλατφόρμα Webex Events ή σε αυτήν τη βάση γνώσεων για να ξεκινήσετε μια ζωντανή συνομιλία.

💡 Λάβετε υπόψη σας, για βοήθεια με ενοικιαζόμενο υλικό, επικοινωνήστε με τον προμηθευτή ενοικίασης.

Ερωτήσεις; Συνομιλήστε μαζί μας ή στείλτε email στο support@socio.events