Dieser Artikel wurde maschinell aus dem Englischen übersetzt.
Die dynamische Softwarelösung von Webex Events Onsite für den persönlichen Check-in bei Events und Sitzungen sowie zum Drucken von Ausweisen bietet Ihnen ein Maß an Anpassung und Personalisierung, das in der Branche einzigartig ist. Obwohl Onsite intuitiv gestaltet ist, ist eine frühzeitige Vorbereitung der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Sie und die Personen in Ihrem Team auf den Check-in vorbereitet sind.
Unabhängig davon, ob Sie Session Check-in, Event Check-in oder beides verwenden, bietet Ihnen dieser Artikel spezifische Zeitpläne, Empfehlungen und Tipps. Gegebenenfalls finden Sie Links zu unseren umfassenden Webex Academy-Kursen und Hilfeartikeln, die Sie auf Ihrem Weg begleiten. 🧭
Sitzungs-Check-in
Die Verwendung des Session Check-in ist wirklich einfach und erfordert daher keine eigene Zeitleiste. Die folgenden Tipps sind jedoch wichtig, um sicherzustellen, dass der Session Check-in erfolgreich ist:
Entscheiden Sie, ob das Sitzungs-Check-in-Personal zum Einchecken der Teilnehmer eigene Geräte verwenden soll oder ob Sie Geräte kaufen oder mieten möchten.
Onsite unterstützt iOS 14.0 oder höher und iPadOS 14.0 oder höher.
Wenn Sie iPhones oder iPads kaufen oder mieten, stellen Sie sicher, dass diese einige Tage vor Beginn der Veranstaltung am Veranstaltungsort sind, damit die Mitarbeiter genügend Zeit haben, die Onsite App herunterzuladen, Sitzungen auszuwählen und sich mit dem Check-in-Prozess vertraut zu machen.
Fügen Sie Ihrer Veranstaltung Sitzungen hinzu und konfigurieren Sie sie für den Sitzungs-Check-in spätestens eine Woche vor Ihrer Veranstaltung.
Kommunizieren Sie vor und während der Veranstaltung klar mit dem gesamten Check-in-Personal, damit dieses weiß, wo es sein muss und was es am Veranstaltungsort erwartet.
Geben Sie jedem Mitarbeiter eine Liste der Sitzungen, für die er verantwortlich ist, und der Sitzungsorte im Veranstaltungsort.
Stellen Sie Ihren Mitarbeitern ein allgemeines Webex Events Plattformkonto zur Verfügung, mit dem jeder in der Onsite App auf Ihr Event zugreifen kann, oder erstellen Sie Plattformkonten für jeden Mitarbeiter. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zum Einladen von Administratoren zu Ihrem Team in Webex Events.
Senden Sie dem Session-Check-in-Personal die folgenden Artikel, um ihnen beim Einrichten ihrer Geräte zu helfen:
Wenn Sie nur Session Check-in verwenden, sind Sie mit diesem Artikel fertig. Tschüss! 👋
Wenn Sie Event Check-in verwenden, lesen Sie weiter! 📖
Veranstaltungs-Check-in
Noch 12 Wochen...
Es ist Zeit, loszulegen! Beginnen Sie 12 Wochen vor Ihrer Veranstaltung mit der Arbeit an Onsite . So haben Sie genügend Zeit, um die Details Ihrer Veranstaltung und die Anforderungen an individuelle Ausweise oder Ausrüstung durchzuarbeiten.
Egal, ob Sie die Ausrüstung mieten oder kaufen möchten, bestellen Sie so früh wie möglich, um möglichen Nachbestellungen und langen Lieferzeiten vorzubeugen.
Lesen Sie unseren Ausrüstungskaufratgeber, wenn Sie Ausrüstung kaufen möchten.
Lesen Sie unseren Artikel über die Anmietung von Hardware zum Drucken von Ausweisen Onsite bei Choose 2 Rent, um zu erfahren, wie Sie Geräte mieten können. Sie haben bereits einen bevorzugten Anbieter? Kein Problem!
💡 Denken Sie daran, dass Choose 2 Rent schon lange mit Webex Events zusammenarbeitet und dass die Mietkits alles enthalten, was Sie für ein erfolgreiches Event-Check-in-Erlebnis benötigen. Wenn Sie sich für einen anderen Verleiher entscheiden, überprüfen Sie sorgfältig unsere Liste der erforderlichen Hardware, um sicherzustellen, dass Sie die gesamte erforderliche Ausrüstung bestellen.
Noch 11 Wochen...
Es ist Zeit zu lernen! Onsite ist sehr intuitiv. Es gibt jedoch immer Nuancen. Deshalb haben wir einen Webex Academy-Kurs rund um Onsite und Artikel zu jedem Teil des Onsite Prozesses. 📚
💡 Denken Sie daran: Wenn Sie sich seit unserer Fusion mit der Webex Academy nicht bei der Akademie angemeldet haben, lesen Sie unsere Kurzanleitung zur Anmeldung .
Wir empfehlen Ihnen dringend, mindestens ein Mitglied Ihres Teams als Ihren Onsite Experten auszuwählen. Für Veranstaltungen mit mehr als 1.000 Personen empfehlen wir mindestens zwei Experten. Sie lernen, wie man die Onsite App konfiguriert, Ausweise erstellt, die Ausrüstung bereitstellt und beim Drucken der Ausweise hilft. Wenn Sie einen Experten ausgewählt haben, geben Sie ihm diese Ressourcen, um loszulegen:
Leitfaden für Veranstaltungsorganisatoren zu Webex Events Onsite (Lernplan der Akademie)
Grundlagen der Einrichtung Onsite (Artikel)
Onsite App konfigurieren (Artikel)
Nachdem Ihr Onsite Experte einige Kenntnisse gesammelt hat, ist es an der Zeit, Onsite einzurichten und die App in der Webex Events Plattform zu konfigurieren.
Denken Sie daran, dass die Webex Events Registration die optimale Kombination mit Webex Events Onsite ist, wenn es um Benutzerfreundlichkeit und geringeren Wartungsaufwand geht. Wenn Sie ein anderes Registrierungssystem verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie einen geplanten Termin für die Fertigstellung und das Hochladen Ihrer Teilnehmer haben und genügend Zeit zum Testen haben.
Unabhängig davon, welches Registrierungssystem Sie verwenden, stellen Sie in Ihrem Registrierungsformular alle Fragen , die das Check-in-Personal vor Ort stellen könnte. Fügen Sie diese Fragen zur Check-in-Seite hinzu, um den Check-in-Prozess zu beschleunigen.
Noch 10 Wochen...
Es ist Zeit zum Bauen! Inzwischen sollte Ihr Onsite Experte mit der Einrichtung von Onsite begonnen und die Onsite App in der Plattform mit benutzerdefinierten Farben, Grafiken, Schaltflächenbeschriftungen und allen anderen gewünschten Anpassungen konfiguriert haben.
Jetzt ist es an der Zeit, zu lernen, wie man Abzeichen entwirft. Abzeichen können so einfach oder komplex sein, wie Sie möchten. Wie dem auch sei, diese Artikel enthalten alles, was Sie wissen müssen:
Arten von Onsite Badges (Artikel)
Onsite Abzeichen entwerfen (Artikel)
(Optional) Sichtbarkeitsregeln Onsite (Artikel) - Wenn Ihre Ausweise Einheitsgrößen haben und keine Informationen für bestimmte Teilnehmergruppen gedruckt werden müssen, benötigen Sie wahrscheinlich keine Sichtbarkeitsregeln. Es ist trotzdem eine gute Idee, den Artikel zu lesen, damit Sie wissen, was möglich ist.
Wenn Sie sich mit dem Entwerfen von Onsite Ausweisern vertraut machen, können Sie genau entscheiden, was Sie auf Ihren Ausweisen haben möchten. Da die Drucker beispielsweise nur in Schwarzweiß drucken, möchten Sie möglicherweise, dass einige Elemente auf Ihrem Ausweisvorrat vorgedruckt sind. Beginnen Sie mit der Gestaltung und probieren Sie die Anpassungsoptionen aus – nichts ist endgültig, bis Sie die Ausweisvorratsbestellung abschicken. Zögern Sie nicht, bei Fragen mit unserem Support-Team zu chatten.
Bauen Sie Ihr Team auf
Denken Sie darüber nach, Ihr Onsite Team aufzubauen. Sie benötigen mehr Leute als Ihren Onsite Experten, um die Check-in-Tische und -Geräte zu verwalten, Fragen der Teilnehmer zu beantworten und mit Lanyards und Ausweishaltern zu helfen. Auch wenn Ihre Teilnehmer iPads oder iPhones zum Einchecken verwenden, planen Sie mehr Leute ein, als Sie für jedes Gerät benötigen, damit einige als „Springer“ fungieren können. Springer können für Nichterscheinen einspringen und andere entlasten, wenn sie eine Pause brauchen oder jemanden zum Helpdesk schicken müssen.
Machen Sie sich noch keine Gedanken über die Schulung – beginnen Sie einfach mit der Besetzung Ihrer Check-in-Tische. Rekrutieren Sie technisch versierte Mitarbeiter, die gerne mit Ihren Teilnehmern arbeiten und beim Management des Check-in-Prozesses helfen. Eine effektive Kommunikation mit dem Personal vor der Veranstaltung ist entscheidend, damit jeder weiß, wo er wann sein muss. Planen Sie die Kommunikation mit Ihrem Personal und die Anmeldemethoden frühzeitig.
Noch 9-8 Wochen ...
Es ist Zeit zu bestellen! An diesem Punkt sollten Sie sich für eine Badge-Größe entscheiden und eine genaue Vorstellung vom Badge-Design haben.
💡 Denken Sie daran, dass Sie Ausweishalter oder Lanyards separat bestellen müssen, wenn Sie sie verwenden möchten. Wenn Sie Ihren eigenen Ausweisvorrat bestellen, empfehlen wir, 25 % mehr zu bestellen, als Sie benötigen, um Tests, Kalibrierung und Nachdrucke abzudecken.
Wenn Sie Ihre Ausrüstung selbst kaufen , bestellen Sie jetzt, um sicherzustellen, dass Sie alles rechtzeitig erhalten.
Noch 7–4 Wochen …
Es ist Zeit zu planen! Es ist wichtig, einen Grundriss für Ihre Tische zum Drucken von Ausweisen zu erstellen. Berücksichtigen Sie Details wie:
Eingangsorte und Verkehrsfluss
Beschilderung
Aufzugszugang und ADA-Zugänglichkeit im gesamten Veranstaltungsort
Gesundheits- und Sicherheitsvorkehrungen
Verkehrsfluss und Informationen nach dem Check-in
Steckdosen, Kabel und Splitter für Check-in-Geräte
Tische und Stühle für Ausrüstung und Personal
Möglich sind separate Check-in-Stationen für VIPs, Mitarbeiter, Presse etc.
💡 Denken Sie daran, dass die Beschilderung Ihr Check-in-Erlebnis verbessern oder verschlechtern kann. Zu wenige oder zu vage Beschilderungen können bei den Teilnehmern Verwirrung stiften. Bringen Sie an jedem Eingang und in jedem Hauptflur klare Beschilderungen an, damit jeder Teilnehmertyp genau weiß, wo er hin muss.
Wenn Ihre Router über eine SIM-Karte mit dem Internet verbunden sind, testen Sie die Mobilfunkstärke an dem Ort, an dem Sie Ihre Check-in-Stationen aufstellen möchten. Wenn das Signal schwach oder zeitweise unterbrochen ist, sollten Sie den Check-in an einen Ort verlegen, an dem Ihre Router ein stabiles Mobilfunksignal empfangen können, oder die Router an Ihrem Veranstaltungsort per Kabel mit dem Internet verbinden.
Apropos Ausrüstung Onsite : Wenn Sie wissen, welche Ausrüstung Sie benötigen und wie Sie diese einrichten, können Sie sich einen Eindruck davon verschaffen, wie Sie den Check-in-Bereich einrichten. Lesen Sie unseren Artikel zur Einrichtung der Hardware für den Check-in Onsite , um zu erfahren, wie die Einrichtung aussieht.
Überlegen Sie sich im Rahmen Ihrer Planung genau, wie die Teilnehmer bestimmte Informationen, wie z. B. ihren Gesundheitszustand, überprüfen. Stellen Sie im Rahmen des Registrierungsprozesses so viele Fragen wie möglich, damit das Veranstaltungspersonal einfach auf die Antworten der Teilnehmer auf der Check-in-Seite zurückgreifen kann, anstatt jede Person nach Informationen zu fragen.
Planen Sie, eine Schlange in Ihrem Check-in-Bereich als Helpdesk mit eigenem Drucker und iPad oder iPhone einzurichten, wo die Leute Fragen stellen, verlorene Ausweise neu ausdrucken und Probleme mit persönlichen Daten lösen können. Dadurch werden Ihre Haupt-Check-in-Schlangen schnell vorangebracht und die Leute müssen sich nicht erneut anstellen, nachdem Sie ihr Problem gelöst haben. Ihre Experten Onsite sollten in der Regel am Helpdesk sein.
Noch 3-2 Wochen...
Es ist Zeit, Gewissheit zu erlangen! An diesem Punkt sollten Sie einen detaillierten Plan für den Druck der Ausweise haben. Stellen Sie gegebenenfalls doppelt sicher, dass Ihre gemietete Onsite Ausrüstung bis zu drei Tage vor der Veranstaltung an den Veranstaltungsort geliefert werden kann. Wenn an Ihrem Veranstaltungsort keine Lagermöglichkeiten zur Verfügung stehen, sollten Sie die Ausrüstung in Ihr Büro oder das Hotel liefern lassen, in dem die Mitarbeiter übernachten.
Wenn Sie Ausrüstung bei Choose 2 Rent mieten , werden Ihnen innerhalb dieses Zeitraums die Tracking-Informationen für Ihr Mietset zugesandt. Wenn Sie bei einem anderen Anbieter mieten, überprüfen Sie dessen Versandzeitplan.
Dies ist der beste Zeitpunkt für den Onsite Experten, mit der Schulung Ihres Check-in-Personals zu beginnen. Gehen Sie den Einrichtungsplan für den Veranstaltungsort durch, überprüfen Sie die Sicherheitsprotokolle und zeigen Sie dem Personal, wie es Probleme mit den Informationen auf den Teilnehmerausweisen beheben kann. Zeigen Sie ihnen die unten verlinkten Artikel, damit sie verstehen, wie das Drucken aus der Sicht der Teilnehmer aussieht, und wissen, wie man Onsite Hardware einrichtet:
Onsite Hardware-Setup (Artikel)
Zebra-Druckereinrichtung (Artikel)
Erstellen Sie Testteilnehmerprofile in der Plattform, um zu überprüfen, ob alle Sichtbarkeitsregeln wie geplant funktionieren, und zeigen Sie dem Check-in-Personal die Unterschiede, damit es weiß, was es erwartet.
Woche von...
Es ist soweit! Sobald Sie Zugang zum Veranstaltungsort haben, lassen Sie Ihren Onsite Experten und Ihr Personal Ihre Hardware einrichten und einige Testausweise drucken. Wenn der Test abgeschlossen ist, checken Sie das Personal so schnell wie möglich ein, damit alle Mitarbeiter ihre Ausweise haben, bevor die Teilnehmer eintreffen.
Das Check-in-Personal sollte am Abend vor Beginn des Check-ins und jeden Morgen, an dem der Check-in beginnt, auf jedem iPad und Drucker mindestens einen Ausweis testen. So können sich neue Mitarbeiter an den Prozess gewöhnen und wissen genau, wie die Teilnehmer sich fühlen werden. Das Testen hilft auch, Unklarheiten zu beseitigen und stellt sicher, dass die Drucker richtig geladen und konfiguriert sind.
Onsite Hardware-Setup (Artikel)
Zebra-Druckereinrichtung (Artikel)
Jeder Mitarbeiter sollte mindestens einmal üben, einen Drucker zu laden und zu kalibrieren. Je nach Größe Ihrer Veranstaltung muss das Personal beim Check-in möglicherweise mehr Ausweise in die Drucker laden, wenn eine Rolle oder ein Stapel ausgeht. Durch das schnelle Laden neuer Ausweise läuft der Check-in reibungslos ab. 🏃
Test- und Drucktipps:
Achten Sie bei Prüfplaketten besonders auf die Abstände und Gestaltung und passen Sie ggf. den Drucker bzw. das Design an.
Wenn Sie Ausweisregeln basierend auf exklusiven Gruppen verwenden, erstellen Sie einen Testteilnehmer, der jeder exklusiven Gruppe zugewiesen ist, und drucken Sie für jeden Ausweise aus, um sicherzustellen, dass die Anpassungen der Sichtbarkeitsregeln wie erwartet funktionieren.
Nachdem Sie überprüft haben, dass die Testausweise wie gewünscht gedruckt werden, beginnen Sie mit dem Drucken der Mitarbeiterausweise.
Lassen Sie die Mitarbeiter üben, die Einstellungen der Onsite App zu öffnen und die Daten zu aktualisieren. Dies ist erforderlich, um das Badge-Design und die Teilnehmerinformationen zu aktualisieren und Änderungen und Korrekturen vorzunehmen, die in der Webex Events Plattform vorgenommen wurden.
Wenn Sie einen verteilten Check-in verwenden, bei dem das Personal statt der Teilnehmer die iPads oder iPhones bedient, proben Sie den Check-in-Prozess mit dem gesamten Personal.
Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter und Teilnehmer während des Druckvorgangs ihre Hände nicht an den Drucker halten, um das Etikett entgegenzunehmen. Dies kann zu einem Druckerstau führen.
Lassen Sie die Teilnehmer eigene Schlüsselbänder oder selbstklebende Badges anbringen, damit die Warteschlangen in Bewegung bleiben, wenn beim Check-in viel los ist.
Timing ist alles. Es ist eine gute Idee, Ihren Check-in-Prozess während des Tests zeitlich zu planen und diese Informationen zur Kapazitätsplanung zu verwenden. Wir empfehlen Ihnen auch, den Check-in während der Veranstaltung zeitlich zu planen und bei Bedarf Anpassungen an Personal und Ausrüstung vorzunehmen.
⚠️ Achtung! Wenn Sie Badge-Designs auf der Plattform aktualisieren, achten Sie darauf, sie zu veröffentlichen und dann jedes iPad oder iPhone zu aktualisieren, um die Änderungen abzuschließen.
Wenn Sie den Prozess und Zeitplan befolgt und aus den in diesem Artikel verlinkten Schulungsmaterialien gelernt haben, sind Sie bereit, wenn Ihr erster Teilnehmer am Check-in-Tisch eintrifft.
Sehen Sie sich während und nach dem Check-in die Seite mit den Onsite -Kennzahlen an, um datengestützte Entscheidungen bezüglich Personaleinsatz und Check-in-Zeiten zu treffen, damit Ihr nächstes Check-in-Erlebnis reibungsloser abläuft.
Wenn Sie Fragen haben, ist unser großartiges Support-Team Ihre beste Ressource. Klicken Sie auf die Sprechblase unten auf jeder Seite der Webex Events Plattform oder dieser Wissensdatenbank, um einen Live-Chat zu starten.
💡 Denken Sie daran: Wenn Sie Hilfe zu gemieteter Hardware benötigen, wenden Sie sich an Ihren Mietanbieter.
Fragen? Chatten Sie mit uns, senden Sie eine E-Mail an support@socio.events oder nehmen Sie an einer persönlichen Sitzung teil.