Dieser Artikel wurde maschinell aus dem Englischen übersetzt.

Die dynamische Softwarelösung von Webex Events Onsite für den persönlichen Check-in bei Events und Sitzungen sowie zum Drucken von Ausweisen bietet Ihnen ein Maß an Anpassung und Personalisierung, das in der Branche einzigartig ist. Obwohl Onsite intuitiv gestaltet ist, ist eine frühzeitige Vorbereitung der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Sie und die Personen in Ihrem Team auf den Check-in vorbereitet sind.

Unabhängig davon, ob Sie Session Check-in, Event Check-in oder beides verwenden, bietet Ihnen dieser Artikel spezifische Zeitpläne, Empfehlungen und Tipps. Gegebenenfalls finden Sie Links zu unseren umfassenden Webex Academy-Kursen und Hilfeartikeln, die Sie auf Ihrem Weg begleiten. 🧭

Die Verwendung des Session Check-in ist wirklich einfach und erfordert daher keine eigene Zeitleiste. Die folgenden Tipps sind jedoch wichtig, um sicherzustellen, dass der Session Check-in erfolgreich ist:

Wenn Sie nur Session Check-in verwenden, sind Sie mit diesem Artikel fertig. Tschüss! 👋

Wenn Sie Event Check-in verwenden, lesen Sie weiter! 📖

Es ist Zeit, loszulegen! Beginnen Sie 12 Wochen vor Ihrer Veranstaltung mit der Arbeit an Onsite . So haben Sie genügend Zeit, um die Details Ihrer Veranstaltung und die Anforderungen an individuelle Ausweise oder Ausrüstung durchzuarbeiten.
​

Egal, ob Sie die Ausrüstung mieten oder kaufen möchten, bestellen Sie so früh wie möglich, um möglichen Nachbestellungen und langen Lieferzeiten vorzubeugen.

Es ist Zeit zu lernen! Onsite ist sehr intuitiv. Es gibt jedoch immer Nuancen. Deshalb haben wir einen Webex Academy-Kurs rund um Onsite und Artikel zu jedem Teil des Onsite Prozesses. 📚

Wir empfehlen Ihnen dringend, mindestens ein Mitglied Ihres Teams als Ihren Onsite Experten auszuwählen. Für Veranstaltungen mit mehr als 1.000 Personen empfehlen wir mindestens zwei Experten. Sie lernen, wie man die Onsite App konfiguriert, Ausweise erstellt, die Ausrüstung bereitstellt und beim Drucken der Ausweise hilft. Wenn Sie einen Experten ausgewählt haben, geben Sie ihm diese Ressourcen, um loszulegen:

Nachdem Ihr Onsite Experte einige Kenntnisse gesammelt hat, ist es an der Zeit, Onsite einzurichten und die App in der Webex Events Plattform zu konfigurieren.

Denken Sie daran, dass die Webex Events Registration die optimale Kombination mit Webex Events Onsite ist, wenn es um Benutzerfreundlichkeit und geringeren Wartungsaufwand geht. Wenn Sie ein anderes Registrierungssystem verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie einen geplanten Termin für die Fertigstellung und das Hochladen Ihrer Teilnehmer haben und genügend Zeit zum Testen haben.

Unabhängig davon, welches Registrierungssystem Sie verwenden, stellen Sie in Ihrem Registrierungsformular alle Fragen , die das Check-in-Personal vor Ort stellen könnte. Fügen Sie diese Fragen zur Check-in-Seite hinzu, um den Check-in-Prozess zu beschleunigen.

Es ist Zeit zum Bauen! Inzwischen sollte Ihr Onsite Experte mit der Einrichtung von Onsite begonnen und die Onsite App in der Plattform mit benutzerdefinierten Farben, Grafiken, Schaltflächenbeschriftungen und allen anderen gewünschten Anpassungen konfiguriert haben.

Jetzt ist es an der Zeit, zu lernen, wie man Abzeichen entwirft. Abzeichen können so einfach oder komplex sein, wie Sie möchten. Wie dem auch sei, diese Artikel enthalten alles, was Sie wissen müssen:

Wenn Sie sich mit dem Entwerfen von Onsite Ausweisern vertraut machen, können Sie genau entscheiden, was Sie auf Ihren Ausweisen haben möchten. Da die Drucker beispielsweise nur in Schwarzweiß drucken, möchten Sie möglicherweise, dass einige Elemente auf Ihrem Ausweisvorrat vorgedruckt sind. Beginnen Sie mit der Gestaltung und probieren Sie die Anpassungsoptionen aus – nichts ist endgültig, bis Sie die Ausweisvorratsbestellung abschicken. Zögern Sie nicht, bei Fragen mit unserem Support-Team zu chatten.

Denken Sie darüber nach, Ihr Onsite Team aufzubauen. Sie benötigen mehr Leute als Ihren Onsite Experten, um die Check-in-Tische und -Geräte zu verwalten, Fragen der Teilnehmer zu beantworten und mit Lanyards und Ausweishaltern zu helfen. Auch wenn Ihre Teilnehmer iPads oder iPhones zum Einchecken verwenden, planen Sie mehr Leute ein, als Sie für jedes Gerät benötigen, damit einige als „Springer“ fungieren können. Springer können für Nichterscheinen einspringen und andere entlasten, wenn sie eine Pause brauchen oder jemanden zum Helpdesk schicken müssen.

Machen Sie sich noch keine Gedanken über die Schulung – beginnen Sie einfach mit der Besetzung Ihrer Check-in-Tische. Rekrutieren Sie technisch versierte Mitarbeiter, die gerne mit Ihren Teilnehmern arbeiten und beim Management des Check-in-Prozesses helfen. Eine effektive Kommunikation mit dem Personal vor der Veranstaltung ist entscheidend, damit jeder weiß, wo er wann sein muss. Planen Sie die Kommunikation mit Ihrem Personal und die Anmeldemethoden frühzeitig.

Es ist Zeit zu bestellen! An diesem Punkt sollten Sie sich für eine Badge-Größe entscheiden und eine genaue Vorstellung vom Badge-Design haben.

Wenn Sie Ihre Ausrüstung selbst kaufen , bestellen Sie jetzt, um sicherzustellen, dass Sie alles rechtzeitig erhalten.

Es ist Zeit zu planen! Es ist wichtig, einen Grundriss für Ihre Tische zum Drucken von Ausweisen zu erstellen. Berücksichtigen Sie Details wie:

Wenn Ihre Router über eine SIM-Karte mit dem Internet verbunden sind, testen Sie die Mobilfunkstärke an dem Ort, an dem Sie Ihre Check-in-Stationen aufstellen möchten. Wenn das Signal schwach oder zeitweise unterbrochen ist, sollten Sie den Check-in an einen Ort verlegen, an dem Ihre Router ein stabiles Mobilfunksignal empfangen können, oder die Router an Ihrem Veranstaltungsort per Kabel mit dem Internet verbinden.

Apropos Ausrüstung Onsite : Wenn Sie wissen, welche Ausrüstung Sie benötigen und wie Sie diese einrichten, können Sie sich einen Eindruck davon verschaffen, wie Sie den Check-in-Bereich einrichten. Lesen Sie unseren Artikel zur Einrichtung der Hardware für den Check-in Onsite , um zu erfahren, wie die Einrichtung aussieht.

Überlegen Sie sich im Rahmen Ihrer Planung genau, wie die Teilnehmer bestimmte Informationen, wie z. B. ihren Gesundheitszustand, überprüfen. Stellen Sie im Rahmen des Registrierungsprozesses so viele Fragen wie möglich, damit das Veranstaltungspersonal einfach auf die Antworten der Teilnehmer auf der Check-in-Seite zurückgreifen kann, anstatt jede Person nach Informationen zu fragen.

Planen Sie, eine Schlange in Ihrem Check-in-Bereich als Helpdesk mit eigenem Drucker und iPad oder iPhone einzurichten, wo die Leute Fragen stellen, verlorene Ausweise neu ausdrucken und Probleme mit persönlichen Daten lösen können. Dadurch werden Ihre Haupt-Check-in-Schlangen schnell vorangebracht und die Leute müssen sich nicht erneut anstellen, nachdem Sie ihr Problem gelöst haben. Ihre Experten Onsite sollten in der Regel am Helpdesk sein.

Es ist Zeit, Gewissheit zu erlangen! An diesem Punkt sollten Sie einen detaillierten Plan für den Druck der Ausweise haben. Stellen Sie gegebenenfalls doppelt sicher, dass Ihre gemietete Onsite Ausrüstung bis zu drei Tage vor der Veranstaltung an den Veranstaltungsort geliefert werden kann. Wenn an Ihrem Veranstaltungsort keine Lagermöglichkeiten zur Verfügung stehen, sollten Sie die Ausrüstung in Ihr Büro oder das Hotel liefern lassen, in dem die Mitarbeiter übernachten.

Wenn Sie Ausrüstung bei Choose 2 Rent mieten , werden Ihnen innerhalb dieses Zeitraums die Tracking-Informationen für Ihr Mietset zugesandt. Wenn Sie bei einem anderen Anbieter mieten, überprüfen Sie dessen Versandzeitplan.

Dies ist der beste Zeitpunkt für den Onsite Experten, mit der Schulung Ihres Check-in-Personals zu beginnen. Gehen Sie den Einrichtungsplan für den Veranstaltungsort durch, überprüfen Sie die Sicherheitsprotokolle und zeigen Sie dem Personal, wie es Probleme mit den Informationen auf den Teilnehmerausweisen beheben kann. Zeigen Sie ihnen die unten verlinkten Artikel, damit sie verstehen, wie das Drucken aus der Sicht der Teilnehmer aussieht, und wissen, wie man Onsite Hardware einrichtet:

Erstellen Sie Testteilnehmerprofile in der Plattform, um zu überprüfen, ob alle Sichtbarkeitsregeln wie geplant funktionieren, und zeigen Sie dem Check-in-Personal die Unterschiede, damit es weiß, was es erwartet.

Es ist soweit! Sobald Sie Zugang zum Veranstaltungsort haben, lassen Sie Ihren Onsite Experten und Ihr Personal Ihre Hardware einrichten und einige Testausweise drucken. Wenn der Test abgeschlossen ist, checken Sie das Personal so schnell wie möglich ein, damit alle Mitarbeiter ihre Ausweise haben, bevor die Teilnehmer eintreffen.

Das Check-in-Personal sollte am Abend vor Beginn des Check-ins und jeden Morgen, an dem der Check-in beginnt, auf jedem iPad und Drucker mindestens einen Ausweis testen. So können sich neue Mitarbeiter an den Prozess gewöhnen und wissen genau, wie die Teilnehmer sich fühlen werden. Das Testen hilft auch, Unklarheiten zu beseitigen und stellt sicher, dass die Drucker richtig geladen und konfiguriert sind.

Jeder Mitarbeiter sollte mindestens einmal üben, einen Drucker zu laden und zu kalibrieren. Je nach Größe Ihrer Veranstaltung muss das Personal beim Check-in möglicherweise mehr Ausweise in die Drucker laden, wenn eine Rolle oder ein Stapel ausgeht. Durch das schnelle Laden neuer Ausweise läuft der Check-in reibungslos ab. 🏃

Wenn Sie den Prozess und Zeitplan befolgt und aus den in diesem Artikel verlinkten Schulungsmaterialien gelernt haben, sind Sie bereit, wenn Ihr erster Teilnehmer am Check-in-Tisch eintrifft.

Sehen Sie sich während und nach dem Check-in die Seite mit den Onsite -Kennzahlen an, um datengestützte Entscheidungen bezüglich Personaleinsatz und Check-in-Zeiten zu treffen, damit Ihr nächstes Check-in-Erlebnis reibungsloser abläuft.

Wenn Sie Fragen haben, ist unser großartiges Support-Team Ihre beste Ressource. Klicken Sie auf die Sprechblase unten auf jeder Seite der Webex Events Plattform oder dieser Wissensdatenbank, um einen Live-Chat zu starten.