Denne artikel blev oversat fra engelsk ved hjælp af maskinoversættelse.

Webex Events Onsites dynamiske ind-person begivenhedsindtjekning, badgeudskrivning og sessionsindtjekningsløsninger giver dig et niveau af tilpasning og personalisering, der ikke findes andre steder i branchen. Forudgående forberedelse er nøglen til at sikre, at personerne på dit team er forberedt til check-in.

Uanset om du bruger Session Check-in, Event Check-in eller begge dele, giver denne artikel dig specifikke tidslinjer, anbefalinger og tips. Hvor det er relevant, finder du links til vores omfattende Webex Events Academy kurser, hjælpeartikler og videoer til at guide dig på din rejse. 🚶

Det er virkelig simpelt at bruge Session Check-in, så det behøver ikke sin egen tidslinje. Følgende tips er dog afgørende for at sikre, at sessionscheck-in er en succes:

Hvis du kun bruger Session Check-in, så er du færdig med denne artikel. Farvel! 👋

Hvis du bruger Event Check-in, så læs videre! 📖

Det er tid til at købe! Køb på Onsite ikke mindre end 12 uger før dit arrangement, så du har god tid til at arbejde dig igennem detaljerne for dit arrangement og tilpassede badge eller udstyrsbehov, hvis du bruger Event Check-in.
,

Uanset om du planlægger at leje eller købe udstyr, så bestil så hurtigt som muligt for at komme forud for potentielle restordrer og lange leveringstider.

⚠️ Forsigtig! Choose 2 Rent har en lang historie med Webex Events, og deres lejesæt har alt, hvad du har brug for til en vellykket indtjekningsoplevelse. Hvis du vælger en anden udlejningsleverandør, skal du omhyggeligt gennemgå vores påkrævede hardwareliste for at sikre dig, at du bestiller alt det nødvendige udstyr.

Hvis du ønsker Webex Events personale til at hjælpe med dit arrangement, anbefaler vi at bestille professionel service omkring 16 uger før dit arrangement starter og senest 12 uger før. Tilgængeligheden kan blive udsolgt i højsæsonen for begivenheder, så sørg for denne service så tidligt som muligt. Lær mere om, hvad Professional Services har at tilbyde!

Det er tid til at lære! Onsite er meget intuitivt. Der er dog altid nuancer. Det er derfor, vi har et Webex Events Academy kursus, der handler om Onsite og artikler dedikeret til hver del af Onsite -processen. 📚

Vi anbefaler stærkt, at du vælger mindst ét ​​medlem af dit team til at være din Onsite ekspert. Til arrangementer større end 1.000 personer anbefaler vi mindst to eksperter. De lærer, hvordan man konfigurerer Onsite App, opretter badges, implementerer udstyret og hjælper med at udskrive badges. Når du har valgt en ekspert, skal du give dem disse ressourcer for at komme i gang:

💡 Husk, hvis du ikke har en Onsite ekspert på dit team og har brug for hjælp, kan du overveje at ansætte vores Professional Services-team . Vi hjælper gerne med at bygge din indtjekningsapp, designe badges, oprette brugerdefinerede regler, konfigurere indtjekning på Onsite session, bestille hardware og spillestedsinternet og meget mere. Kontakt din Webex Events kontakt for mere information.

Når din Onsite ekspert har samlet noget viden, er det tid til at begynde at konfigurere Onsite og konfigurere appen i Webex Events platformen.

Husk, Webex Events Registration er den ultimative parring med Webex Events Onsite for brugervenlighed og reduceret vedligeholdelse. Hvis du bruger et andet registreringssystem, skal du sørge for at have en planlagt dato for færdiggørelse og upload af dine deltagere, med masser af tid til overs til test.

Uanset hvilket registreringssystem du bruger, skal du sørge for at stille spørgsmål i din registreringsformular, som check-in-personalet måtte stille, når de er på stedet på stedet. Tilføj disse spørgsmål til indtjekningssiden for at fremskynde indtjekningsprocessen. 🧠

Det er tid til at bygge! Nu skulle din Onsite ekspert være begyndt at konfigurere Onsite og konfigurere Onsite App på platformen med brugerdefinerede farver, grafik, knapetiketter og andre tilpasninger, du ønsker.

Nu er det tid til at lære at designe badges. Badges kan være så enkle eller komplekse, som du vil. Uanset hvad, har disse artikler alt, hvad du behøver at vide:

Det, du lærer om Onsite badgedesign, bør hjælpe dig med at beslutte præcis, hvad du vil have på dine badges. For eksempel, fordi printerne kun udskriver i sort/hvid, kan du beslutte, at du vil have nogle elementer fortrykt på dit badgelager. Begynd at lave design og leg med tilpasningsmuligheder – intet er endeligt, før du indsender badge-lagerordren. Undervejs, tøv ikke med at kontakte vores supportteam med eventuelle spørgsmål.

Begynd at tænke på at opbygge dit Onsite team. Du skal bruge flere mennesker end din Onsite ekspert til at administrere indtjekningsborde og udstyr, besvare deltagernes spørgsmål og hjælpe med snore og badgeholdere. Selvom dine deltagere vil bruge iPads eller iPhones til at tjekke sig selv ind, skal du planlægge at have flere personer, end du har brug for til hver enhed, så nogle kan fungere som "flydere". Flydere kan udfylde udeblivelser og aflaste andre, når de skal holde en pause eller henvise nogen til helpdesk.

Du skal ikke bekymre dig om træning endnu - start blot processen med at bemande dine check-in borde. Rekrutér teknologikyndige folk, der er glade for at arbejde sammen med dine deltagere og hjælpe med at styre indtjekningsprocessen. Effektiv kommunikation forud for begivenheden med personalet er afgørende, så alle ved, hvor de skal være og hvornår. Planlæg dine medarbejderes kommunikation og tilmeldingsmetoder tidligt.

Det er tid til at bestille! På dette tidspunkt bør du beslutte dig for en badgestørrelse og have en solid idé om badgedesignet.

💡 Husk, hvis du ønsker badgeholdere eller lanyards, skal du bestille dem separat. Hvis du bestiller dit eget badgelager, anbefaler vi, at du bestiller 25 % mere, end du har brug for til at dække genoptryk, kalibreringer og test.

Hvis du køber dit eget udstyr , så bestil nu for at sikre, at du får alt til tiden.

Det er tid til at planlægge! Det er afgørende at lave en plantegning for dit/dine badgeprintborde. Overvej detaljer som:

💡 Husk, skiltning kan gøre eller ødelægge din check-in-oplevelse. Ikke nok skiltning eller for vag skiltning fører til forvirring hos deltagerne. Lad hver type deltager vide præcis, hvor de skal hen, med tydelig skiltning ved hvert indgangssted og større gang.

Hvis dine routere opretter forbindelse til internettet med et SIM-kort, skal du teste mobilstyrken på det sted, hvor du vil placere dine check-in-stationer. Hvis signalet er svagt eller intermitterende, kan du overveje at flytte check-in til et sted, hvor din(e) router(e) kan få et solidt cellesignal, eller overvej at tilslutte routerne til internettet på dit spillested.

Når vi taler om dit Onsite udstyr, kan det at vide, hvilket udstyr du har brug for, og hvordan du konfigurerer det, give dig indsigt i, hvordan du opretter check-in-området. Læs vores artikel om opsætning af hardware til indtjekning af hændelser på Onsite for at lære, hvordan opsætningen er.

Som en del af planlægningen skal du overveje nøje, hvordan deltagerne vil verificere visse oplysninger, såsom medicinsk status. Stil så mange spørgsmål som muligt som en del af tilmeldingsprocessen, så begivenhedspersonale blot kan henvise til deltagernes svar på indtjekningssiden i stedet for at bede hver person om oplysninger.

Planlæg at få en linje af dit indtjekningsområde sat op som en helpdesk med sin egen printer og iPad eller iPhone, hvor folk kan stille spørgsmål, genudskrive mistede badges og løse personlige dataproblemer. Dette holder dine vigtigste check-in-linjer i gang hurtigt og sikrer, at folk ikke behøver at komme tilbage i køen, efter du har løst deres problem. Din(e) Onsite ekspert(er) bør generelt være ved helpdesk.

Det er tid til at være sikker! På dette tidspunkt bør du have en detaljeret plan for betjening af badgeudskrivning. Hvis det er relevant, så sørg dobbelt for, at dit Onsite lejeudstyr kan sendes til stedet op til tre dage før arrangementet. Hvis opbevaring ikke er tilgængelig på dit sted, kan du overveje at få udstyret sendt til hotellet, hvor personalet bor.

Hvis du lejer udstyr fra Choose 2 Rent , sender de dig sporingsoplysningerne for dit lejesæt i løbet af denne tidsramme. Hvis du lejer fra en anden leverandør, skal du kontrollere deres forsendelsestidslinje.

Dette er det bedste tidspunkt for Onsite eksperten til at begynde at træne dit indtjekningspersonale. Gennemgå opsætningsplanen for stedet, gennemgå sikkerhedsprotokollerne, og vis personalet, hvordan de løser problemer med information om deltagerbadge. Vis dem videoen og artiklerne, der er linket til nedenfor, så de forstår, hvordan udskrivning er fra deltagerens perspektiv og ved, hvordan de konfigurerer Onsite hardware:

Gennemgå dine testdeltageres profiler på platformen for at dobbelttjekke, at synlighedsreglerne fungerer som planlagt, og vis forskellene for indtjekningspersonalet, så de ved, hvad de kan forvente.

💡 Husk, at din Onsite ekspert skal have en Webex Events platformkonto , så de kan logge ind på Onsite App på hver enhed og begynde at tjekke ind.

Det er tid! Så snart du har adgang til stedet, skal du få din Onsite ekspert og personale til at konfigurere din hardware og udskrive et par testbadges. Når testen er afsluttet, skal du foretage indtjekning af personalet så hurtigt som muligt, så personalet er klar, før deltagerne ankommer.

Personalet bør teste mindst ét ​​badge på hver iPad og printer aftenen før check-in begynder, og hver morgen du åbner check-in. Dette hjælper nye medarbejdere med at vænne sig til processen, så de ved præcis, hvordan deltageroplevelsen vil være. Test hjælper også med at fjerne enhver forvirring og sikre, at printere er indlæst og konfigureret korrekt.

Hver medarbejder bør øve sig i at indlæse og kalibrere en printer mindst én gang. Afhængigt af størrelsen af ​​din begivenhed, kan personalet være nødt til at indlæse mere badge-lager i printere under check-in, hvis en rulle eller stak løber tør. Indlæsning af nye badges gør hurtigt, at check-in kører problemfrit. 🏃

⚠️ Forsigtig! Hvis du foretager ændringer i badgedesign på platformen, skal du være omhyggelig med at offentliggøre dem og derefter opdatere hver iPad eller iPhone for at færdiggøre ændringerne.

Hvis du har fulgt processen og tidslinjen og lært af træningsmaterialet, der er linket til i denne artikel, vil du være klar, når din første deltager ankommer til check-in-bordet.

Under og efter check-in kan du gennemgå siden Onsite Metrics for at træffe datadrevne beslutninger omkring bemanding og check-in-tider, så din næste check-in-oplevelse bliver så meget mere smidig.

Hvis du har spørgsmål, er din bedste ressource vores fantastiske supportteam. Klik på boblen nederst på en hvilken som helst side i Webex Events platformen eller denne videnbase for at starte en live chat.

💡 Husk, for hjælp til lejet hardware skal du kontakte din lejeleverandør.

Spørgsmål? Chat med os eller send en e-mail til support@socio.events