Tento článek byl přeložen z angličtiny pomocí strojového překladu.

Dynamické osobní odbavení událostí, tisk odznaků a řešení odbavení relací Webex Events Onsite vám poskytují úroveň přizpůsobení a personalizace, kterou nikde jinde v tomto odvětví nenajdete. Předběžná příprava je klíčem k zajištění toho, aby byli lidé ve vašem týmu připraveni na odbavení.

Bez ohledu na to, zda používáte přihlášení k relaci, přihlášení k události nebo obojí, tento článek vám poskytne konkrétní časové osy, doporučení a tipy. Tam, kde je to relevantní, naleznete odkazy na naše komplexní kurzy Webex Events Academy , články nápovědy a videa, která vás provedou vaší cestou. 🚶

Použití Session Check-in je opravdu jednoduché, takže nepotřebuje vlastní časovou osu. Následující tipy jsou však zásadní pro to, aby bylo přihlášení do relace úspěšné:

Pokud používáte pouze Session Check-in, pak jste s tímto článkem hotovi. Sbohem! 👋

Pokud používáte Event Check-in, čtěte dále! 📖

Je čas na nákup! Onsite ne méně než 12 týdnů před akcí, takže máte spoustu času na propracování podrobností o vaší události a vlastních potřebách odznaku nebo vybavení, pokud používáte Event Check-in.
​

Ať už si plánujete pronajmout nebo koupit vybavení, objednejte si co nejdříve, abyste předešli potenciálním zpětným objednávkám a dlouhým dodacím lhůtám.

⚠️ Pozor! Choose 2 Rent má s Webex Events dlouhou historii a jejich sady k pronájmu obsahují vše, co potřebujete pro úspěšné přihlášení k události. Pokud si vyberete jiného prodejce, pečlivě si prohlédněte náš seznam požadovaného hardwaru , abyste se ujistili, že si objednáte veškeré potřebné vybavení.

Pokud chcete, aby vám s akcí pomohli pracovníci Webex Events , doporučujeme objednat si profesionální služby přibližně 16 týdnů před začátkem akce a nejpozději 12 týdnů před jejím začátkem. Dostupnost se může vyprodat během hlavní sezóny akcí, proto si tuto službu zajistěte co nejdříve. Zjistěte více o tom, co nabízí profesionální služby !

Je čas se učit! Na Onsite je velmi intuitivní. Vždy však existuje nuance. Proto máme kurz Webex Events Academy o Onsite a články věnované každé části Onsite procesu. 📚

Důrazně doporučujeme, abyste vybrali alespoň jednoho člena svého týmu, který bude vaším odborníkem na Onsite . Pro akce větší než 1000 osob doporučujeme minimálně dva odborníky. Naučí se konfigurovat Onsite App, vytvářet odznaky, nasazovat vybavení a pomáhat s tiskem odznaků. Jakmile si vyberete odborníka, dejte mu do začátku tyto zdroje:

💡 Mějte na paměti, že pokud ve svém týmu nemáte odborníka na Onsite a potřebujete pomoc, zvažte najmutí našeho týmu profesionálních služeb . Rádi vám pomůžeme vytvořit vaši odbavovací aplikaci, navrhnout odznaky, vytvořit vlastní pravidla, nakonfigurovat odbavení na Onsite , objednat hardware a internet na místě a další. Pro více informací se obraťte na svůj kontakt na Webex Events .

Jakmile váš Onsite expert shromáždí nějaké znalosti, je čas začít s nastavením Onsite a konfigurací aplikace na platformě Webex Events .

Nezapomeňte, že Webex Events Registration je dokonalým spojením s Webex Events Onsite pro snadné použití a snížení údržby. Pokud používáte jiný registrační systém, ujistěte se, že máte naplánované datum dokončení a nahrání účastníků, se spoustou času na testování.

Bez ohledu na to, jaký registrační systém používáte, nezapomeňte ve svém registračním formuláři položit jakékoli otázky, na které se mohou ptát pracovníci odbavení, když jsou na místě na místě. Přidejte tyto otázky na stránku Check-in, abyste urychlili proces přihlášení. 🧠

Je čas stavět! Nyní by váš odborník na Onsite měl začít nastavovat Onsite a konfigurovat Onsite App na platformě s vlastními barvami, grafikou, popisky tlačítek a dalšími požadovanými úpravami.

Nyní je čas naučit se navrhovat odznaky. Odznaky mohou být jednoduché nebo složité, jak chcete. Ať je to jakkoli, tyto články obsahují vše, co potřebujete vědět:

To, co se naučíte o designu odznaku na Onsite , by vám mělo pomoci rozhodnout se, co přesně na odznakech chcete. Protože například tiskárny tisknou pouze černobíle, můžete se rozhodnout, že budete chtít některé prvky předtisknout na svůj štítek. Začněte vytvářet návrhy a hrát si s možnostmi přizpůsobení – nic není konečné, dokud neodešlete skladovou objednávku odznaku. Po cestě se neváhejte obrátit s jakýmikoli dotazy na náš tým podpory.

Začněte přemýšlet o sestavení svého týmu na Onsite . Na správu odbavovacích stolů a vybavení, zodpovídání dotazů účastníků a pomoc s lanyardy a držáky odznaků budete potřebovat více lidí, než je váš odborník na Onsite . I když vaši účastníci budou k odbavování používat iPady nebo iPhony, naplánujte si, že pro každé zařízení bude více lidí, než potřebujete, aby někteří mohli fungovat jako „plovoucí“. Floaters mohou vyplnit případy, kdy se nikdo neukáže, a ulehčit ostatním, když si potřebují dát pauzu nebo někoho nasměrovat na help desk.

O školení se zatím nemusíte starat – jednoduše zahajte proces obsazení svých odbavovacích stolů. Najměte technicky zdatné lidi, kteří rádi pracují s vašimi účastníky a pomáhají řídit proces odbavení. Efektivní komunikace se zaměstnanci před akcí je zásadní, aby každý věděl, kde a kdy má být. Naplánujte si včasnou komunikaci se zaměstnanci a způsoby přihlašování.

Je čas objednat! V tuto chvíli byste se měli rozhodnout pro velikost odznaku a mít jasnou představu o designu odznaku.

💡 Mějte na paměti, že pokud chcete držáky na odznaky nebo šňůrky na krk, musíte je objednat samostatně. Pokud si objednáváte vlastní odznak, doporučujeme objednat o 25 % více, než potřebujete na pokrytí dotisků, kalibrací a testování.

Pokud si kupujete vlastní vybavení , objednejte si nyní, abyste měli jistotu, že vše dostanete včas.

Je čas plánovat! Vytvoření půdorysu pro stoly pro tisk odznaků je zásadní. Zvažte podrobnosti jako:

💡 Mějte na paměti, že značení může způsobit nebo narušit váš zážitek z odbavení. Nedostatek značení nebo příliš vágní značení vede ke zmatení účastníků. Dejte každému typu účastníků přesně vědět, kam jít, pomocí jasného značení u každého vstupního bodu a hlavní chodby.

Pokud se vaše routery připojují k internetu pomocí SIM karty, otestujte sílu mobilní sítě v místě, kam chcete umístit své odbavovací stanice. Pokud je signál slabý nebo přerušovaný, zvažte přesunutí odbavení na místo, kde váš router (směrovače) mohou získat solidní mobilní signál, nebo zvažte pevné připojení routerů k internetu ve vašem místě.

Když už mluvíme o vašem zařízení na Onsite , vědět, jaké zařízení potřebujete a jak jej nastavit, vám může poskytnout přehled o tom, jak nastavíte odbavovací oblast. Přečtěte si náš článek Nastavení hardwaru pro přihlášení k události na Onsite a zjistěte, jaké je nastavení.

V rámci plánování pečlivě zvažte, jak si účastníci ověří určité informace, například zdravotní stav. Zeptejte se co nejvíce otázek v rámci registračního procesu, aby zaměstnanci akce mohli jednoduše odkazovat na odpovědi účastníků na stránce Check-in namísto toho, aby se ptali každé osoby na informace.

Naplánujte si, že jeden řádek vaší odbavovací oblasti bude nastaven jako helpdesk s vlastní tiskárnou a iPadem nebo iPhonem, kde se lidé mohou ptát, znovu vytisknout ztracené odznaky a řešit problémy s osobními údaji. Díky tomu se vaše hlavní odbavovací linky rychle pohybují a lidé se po vyřešení jejich problému nemusí vracet do fronty. Váš odborník(i) na Onsite by měl(a) být obecně u helpdesku.

Je čas si být jistý! V tomto okamžiku byste měli mít podrobný plán provozu pro tisk odznaků. Pokud je to možné, dvakrát se ujistěte, že vaše vybavení z pronájmu na Onsite může být odesláno na místo konání až tři dny před akcí. Pokud ve vašem místě není sklad k dispozici, zvažte odeslání vybavení do hotelu, kde je ubytován personál.

Pokud si pronajímáte vybavení od Choose 2 Rent , pošlou vám během této doby informace o sledování vaší půjčovny. Pokud si pronajímáte od jiného dodavatele, ověřte si jeho dodací lhůtu.

Toto je nejlepší čas, aby odborník na Onsite začal školit váš odbavovací personál. Projděte si plán nastavení místa konání, prohlédněte si bezpečnostní protokoly a ukažte personálu, jak opravit problémy s informacemi o odznaku účastníka. Ukažte jim níže uvedená videa a články, aby pochopili, jaký je tisk z pohledu účastníků, a věděli, jak nastavit hardware na Onsite :

Zkontrolujte profily svých testovacích účastníků na platformě, abyste znovu ověřili, že pravidla viditelnosti fungují podle plánu, a ukažte rozdíly odbavovacímu personálu, aby věděl, co mohou očekávat.

💡 Mějte na paměti, že váš odborník na Onsite musí mít účet platformy Webex Events , aby se mohl přihlásit do Onsite App na každém zařízení a zahájit přihlášení.

Je čas! Jakmile budete mít přístup k místu konání, nechte svého odborníka a zaměstnance na Onsite nastavit váš hardware a vytisknout několik testovacích odznaků. Po dokončení testování proveďte co nejdříve odbavení zaměstnanců, aby byli všichni zaměstnanci připraveni, než dorazí účastníci.

Zaměstnanci by měli otestovat alespoň jeden odznak na každém iPadu a tiskárně večer před zahájením odbavení a každé ráno, kdy odbavení otevřete. To pomáhá novým zaměstnancům aklimatizovat se na proces, takže přesně vědí, jaká bude zkušenost účastníka. Testování také pomáhá odstranit veškeré nejasnosti a ujistit se, že jsou tiskárny zavedeny a správně nakonfigurovány.

Každý zaměstnanec by si měl načítání a kalibraci tiskárny alespoň jednou procvičit. V závislosti na velikosti vaší akce může být potřeba, aby zaměstnanci během odbavení vložili do tiskáren více štítků, pokud dojde role nebo stoh. Rychlé načítání nových odznaků zajišťuje hladký průběh odbavení. 🏃

⚠️ Pozor! Pokud provedete změny v návrzích odznaků na platformě, buďte opatrní, abyste je publikovali a poté obnovte každý iPad nebo iPhone, abyste změny dokončili.

Pokud jste postupovali podle postupu a časové osy a poučili se ze školících materiálů, na které odkazuje tento článek, budete připraveni, až váš první účastník dorazí k odbavovacímu stolu.

Během a po odbavení si prohlédněte stránku Onsite Metrics , abyste mohli na základě dat rozhodovat o obsazení personálu a časech odbavení, aby bylo vaše další odbavení mnohem plynulejší.

Pokud máte nějaké dotazy, nejlepším zdrojem je náš úžasný tým podpory. Kliknutím na bublinu ve spodní části libovolné stránky na platformě Webex Events nebo této znalostní databázi zahájíte živý chat.

💡 Mějte na paměti, že pro pomoc s pronajatým hardwarem kontaktujte svého prodejce.

Otázky? Chatujte s námi nebo napište e-mail na adresu support@socio.events