Тази статия е преведена от английски чрез машинен превод.

Решенията на Webex Events Onsite за динамично лично регистриране на събития, отпечатване на значки и решения за регистриране на сесии ви дават ниво на персонализиране и персонализиране, което не се среща никъде другаде в индустрията. Предварителната подготовка е ключова, за да сте сигурни, че хората от вашия екип са подготвени за регистрация.

Независимо дали използвате регистрация на сесия, регистрация на събитие или и двете, тази статия ви дава конкретни срокове, препоръки и съвети. Където е уместно, ще намерите връзки към нашите изчерпателни курсове на Webex Events Academy , помощни статии и видеоклипове, които да ви напътстват по време на вашето пътуване. 🚶

Използването на Session Check-in е наистина лесно, така че не се нуждае от собствена времева линия. Въпреки това, следните съвети са от решаващо значение, за да се уверите, че регистрацията на сесията е успешна:

Ако използвате само регистрация на сесия, тогава сте готови с тази статия. Чао! 👋

Ако използвате Event Check-in, прочетете нататък! 📖

Време е за покупка! Купете на Onsite не по-малко от 12 седмици преди вашето събитие, така че да имате достатъчно време да обработите подробностите за вашето събитие и персонализираните нужди от значка или оборудване, ако използвате регистрация за събитие.
​

Независимо дали планирате да наемете или закупите оборудване, поръчайте възможно най-скоро, за да изпреварите потенциалните резервни поръчки и дългите срокове за изпълнение.

⚠️ Внимание! Choose 2 Rent има дълга история с Webex Events и техните комплекти за отдаване под наем имат всичко необходимо за успешно изживяване при регистрация на събитие. Ако изберете друг доставчик под наем, прегледайте внимателно нашия списък с необходимия хардуер , за да сте сигурни, че сте поръчали цялото необходимо оборудване.

Ако искате персоналът на Webex Events да ви помогне с вашето събитие, препоръчваме да поръчате професионални услуги около 16 седмици преди началото на вашето събитие и не по-късно от 12 седмици преди това. Наличността може да се изчерпи по време на пиковия сезон на събитията, така че осигурете тази услуга възможно най-рано. Научете повече за това какво може да предложи Professional Services !

Време е да научите! На Onsite е много интуитивно. Винаги обаче има нюанс. Ето защо имаме курс на Webex Events Academy, който се отнася за Onsite и статии, посветени на всяка част от процеса Onsite . 📚

Силно ви препоръчваме да изберете поне един член от екипа си, който да бъде ваш експерт на Onsite . За събития с повече от 1000 души препоръчваме поне двама експерти. Те ще научат как да конфигурират Onsite App, да създават значки, да разположат оборудването и да помогнат за отпечатването на значки. След като изберете експерт, дайте му тези ресурси, за да започне:

💡 Имайте предвид, че ако нямате експерт на Onsite в екипа си и се нуждаете от помощ, помислете за наемането на нашия екип за професионални услуги . Щастливи сме да ви помогнем да създадете вашето приложение за чекиране, да проектираме значки, да създадем персонализирани правила, да конфигурираме чекиране за сесия на Onsite , да поръчаме хардуер и интернет на място и много други. Свържете се с вашия контакт за Webex Events за повече информация.

След като вашият експерт на Onsite е събрал известни знания, е време да започнете да настройвате на Onsite и да конфигурирате приложението в платформата Webex Events .

Не забравяйте, че Webex Events Registration е най-доброто съчетание с Webex Events Onsite за лесна употреба и намалена поддръжка. Ако използвате различна система за регистрация, уверете се, че имате планирана дата за финализиране и качване на вашите участници, с достатъчно време за тестване.

Каквато и система за регистрация да използвате, не забравяйте да зададете всички въпроси във формуляра си за регистрация, които персоналът за регистрация може да зададе, когато е на място в залата. Добавете тези въпроси към страницата за регистрация, за да ускорите процеса на регистрация. 🧠

Време е за изграждане! Досега вашият експерт на Onsite трябва да е започнал да настройва на Onsite и да конфигурира Onsite App в платформата с персонализирани цветове, графики, етикети на бутони и всякакви други персонализации, които желаете.

Сега е време да научите как да проектирате значки. Значките могат да бъдат толкова прости или сложни, колкото искате. Какъвто и да е случаят, тези статии съдържат всичко, което трябва да знаете:

Това, което научавате за дизайна на значки на Onsite , трябва да ви помогне да решите точно какво искате на вашите значки. Например, тъй като принтерите печатат само в черно и бяло, може да решите, че искате някои елементи да бъдат предварително отпечатани върху вашия бадж. Започнете да правите дизайни и да си играете с опциите за персонализиране — нищо не е окончателно, докато не изпратите поръчката за стокова значка. По пътя не се колебайте да се свържете с нашия екип за поддръжка с всякакви въпроси.

Започнете да мислите за изграждането на вашия екип на Onsite . Ще имате нужда от повече хора от вашия експерт на Onsite , за да управлявате масата(ите) за чекиране и оборудването, да отговаряте на въпроси на присъстващите и да помагате с въжета и държачи за значки. Дори ако вашите присъстващи ще използват iPad или iPhone, за да се регистрират, планирайте да имате повече хора, отколкото са ви необходими за всяко устройство, така че някои да могат да действат като „плаващи“. Плаващите могат да заместят неявяванията и да облекчат другите, когато трябва да си вземат почивка или да насочат някого към бюрото за помощ.

Все още не се притеснявайте за обучението — просто започнете процеса на попълване на вашите маси за чекиране. Наемете технически разбиращи хора, които са развълнувани да работят с вашите присъстващи и помагат в управлението на процеса на регистрация. Ефективната комуникация преди събитието с персонала е от решаващо значение, така че всеки да знае къде да бъде и кога. Планирайте комуникацията с персонала и методите за регистрация отрано.

Време е за поръчка! На този етап трябва да вземете решение за размера на значката и да имате солидна представа за дизайна на значката.

💡 Имайте предвид, че ако искате държачи за значки или въжета, трябва да ги поръчате отделно. Ако поръчвате свой собствен набор от значки, препоръчваме да поръчате 25% повече от необходимото за покриване на повторни отпечатвания, калибриране и тестване.

Ако купувате собствено оборудване , поръчайте сега, за да сте сигурни, че получавате всичко навреме.

Време е за планиране! Създаването на етажен план за вашите маси за отпечатване на значки е от решаващо значение. Обмислете подробности като:

💡 Имайте предвид, че знаците могат да повлияят или да нарушат изживяването ви при настаняване. Липсата на достатъчно табели или табели, които са твърде неясни, води до объркване на присъстващите. Нека всеки тип присъстващ знае точно къде да отиде с ясни знаци на всяка входна точка и основен коридор.

Ако вашите рутери се свързват към интернет със SIM карта, тествайте силата на клетъчната мрежа на мястото, където искате да поставите вашите станции за чекиране. Ако сигналът е слаб или прекъсва, помислете за преместване на регистрацията на място, където вашият рутер(и) могат да получат стабилен клетъчен сигнал, или помислете за твърдо свързване на рутерите към интернет на вашето място.

Говорейки за вашето оборудване на Onsite , знанието от какво оборудване се нуждаете и как да го настроите може да ви даде представа как ще настроите зоната за чекиране. Прочетете нашата статия за настройка на хардуера за регистрация на събитие на Onsite , за да научите какво представлява настройката.

Като част от планирането обмислете внимателно как присъстващите ще проверят определена информация, като например медицинско състояние. Задавайте възможно най-много въпроси като част от процеса на регистрация, така че персоналът на събитието да може просто да препраща към отговорите на присъстващите на страницата за регистрация , вместо да пита всеки човек за информация.

Планирайте една линия от вашата зона за чекиране да бъде настроена като бюро за помощ със собствен принтер и iPad или iPhone, където хората могат да задават въпроси, да отпечатват повторно изгубени значки и да разрешават проблеми с личните данни. Това поддържа основните ви опашки за чекиране да се движат бързо и гарантира, че хората не трябва да се връщат на опашката, след като разрешите проблема им. Вашият експерт(и) на Onsite обикновено трябва да бъде в бюрото за помощ.

Време е да сте сигурни! На този етап трябва да имате подробен план за работа за печат на значки. Ако е приложимо, уверете се, че вашето оборудване под наем на Onsite може да бъде изпратено до мястото до три дни преди събитието. Ако мястото за съхранение не е налично, помислете дали оборудването да не бъде изпратено до хотела, където е отседнал персоналът.

Ако наемате оборудване от Choose 2 Rent , те ще ви изпратят информация за проследяване на вашия комплект под наем през този период от време. Ако наемате от друг доставчик, проверете техния график за доставка.

Това е най-добрият момент за експерта на Onsite да започне да обучава вашия персонал за настаняване. Прегледайте плана за настройка на мястото, прегледайте протоколите за безопасност и покажете на персонала как да коригира проблеми с информацията за значката на присъстващия. Покажете им видеоклипа и статиите, свързани по-долу, за да разберат какво е печатът от гледна точка на присъстващите и да знаят как да настроят хардуер на Onsite :

Прегледайте профилите на участниците в теста в платформата, за да проверите отново дали правилата за видимост работят по план и покажете разликите на персонала за регистрация, за да знаят какво да очакват.

💡 Имайте предвид, че вашият експерт на Onsite трябва да има акаунт в платформата Webex Events , за да може да влезе в Onsite App на всяко устройство и да започне регистрация.

Време е! Веднага след като имате достъп до мястото, накарайте Onsite експерт и персонал на място да настроят вашия хардуер и да отпечатат няколко значки за тестване. След като тестването приключи, направете регистрация на персонала възможно най-скоро, така че всички служители да са готови преди пристигането на присъстващите.

Персоналът трябва да тества поне една значка на всеки iPad и принтер вечерта преди началото на регистрацията и всяка сутрин, когато отваряте регистрацията. Това помага на новите служители да се адаптират към процеса, така че да знаят точно какво ще бъде преживяването на присъстващите. Тестването също така помага да се изчисти всяко объркване и да се уверите, че принтерите са заредени и конфигурирани правилно.

Всеки член на персонала трябва да се упражнява да зарежда и калибрира принтер поне веднъж. В зависимост от размера на вашето събитие, персоналът може да се наложи да зареди повече баджове в принтерите по време на регистрацията, ако ролката или купчината свършат. Бързото зареждане на нови значки поддържа гладкото протичане на регистрацията. 🏃

⚠️ Внимание! Ако правите промени в дизайна на значки в платформата, внимавайте да ги публикувате и след това обновете всеки iPad или iPhone, за да финализирате промените.

Ако сте следвали процеса и времевата линия и сте се поучили от обучителния материал, свързан в тази статия, ще сте готови, когато първият ви участник пристигне на масата за регистрация.

По време и след настаняване прегледайте страницата с показатели на Onsite , за да вземете решения, базирани на данни, относно персонала и времето за настаняване, така че следващото ви изживяване при настаняване да бъде много по-гладко.

Ако имате някакви въпроси, най-добрият ви ресурс е нашият страхотен екип за поддръжка. Щракнете върху балончето в долната част на която и да е страница в платформата Webex Events или тази база знания, за да започнете чат на живо.

💡 Имайте предвид, че за помощ относно наетия хардуер се свържете с вашия доставчик под наем.

въпроси? Разговаряйте с нас или изпратете имейл на support@socio.events