Тази статия е преведена от английски чрез машинен превод.

Динамичното лично събитие и регистрация на сесии и софтуерното решение за отпечатване на значки на Webex Events Onsite ви дава ниво на персонализиране и персонализиране, което не се среща никъде другаде в индустрията. Въпреки че Onsite е проектиран да бъде интуитивен, предварителната подготовка е ключова, за да сте сигурни, че вие ​​и хората от вашия екип сте подготвени за регистрация.

Независимо дали използвате регистрация на сесия, регистрация на събитие или и двете, тази статия ви дава конкретни срокове, препоръки и съвети. Където е уместно, ще намерите връзки към нашите изчерпателни курсове на Webex Academy и помощни статии, които да ви напътстват по време на вашето пътуване. 🧭

Използването на Session Check-in е наистина лесно, така че не се нуждае от собствена времева линия. Въпреки това, следните съвети са от решаващо значение, за да се уверите, че регистрацията на сесията е успешна:

Ако използвате само регистрация на сесия, тогава сте готови с тази статия. Чао! 👋

Ако използвате Event Check-in, прочетете нататък! 📖

Време е да започваме! Започнете работа на Onsite 12 седмици преди вашето събитие. Това ви дава достатъчно време да обработите детайлите на вашето събитие и нуждите от персонализирана значка или оборудване.
​

Независимо дали планирате да наемете или закупите оборудване, поръчайте възможно най-скоро, за да изпреварите потенциалните резервни поръчки и дългите срокове за изпълнение.

Време е да научите! На Onsite е много интуитивно. Винаги обаче има нюанс. Ето защо имаме курс на Webex Academy, който се отнася за Onsite и статии, посветени на всяка част от процеса Onsite . 📚

Силно ви препоръчваме да изберете поне един член от екипа си, който да бъде ваш експерт на Onsite . За събития с повече от 1000 души препоръчваме поне двама експерти. Те ще научат как да конфигурират Onsite App, да създават значки, да разположат оборудването и да помогнат за отпечатването на значки. Когато изберете експерт, дайте му тези ресурси, за да започне:

След като вашият експерт на Onsite е събрал известни знания, е време да настроите Onsite и да конфигурирате приложението в платформата Webex Events .

Не забравяйте, че Webex Events Registration е най-доброто съчетание с Webex Events Onsite за лесна употреба и намалена поддръжка. Ако използвате различна система за регистрация, уверете се, че имате планирана дата за финализиране и качване на вашите участници, с достатъчно време за тестване.

Каквато и система за регистрация да използвате, не забравяйте да зададете всички въпроси във формуляра си за регистрация , които персоналът за регистрация може да зададе, когато е на място в залата. Добавете тези въпроси към страницата за регистрация, за да ускорите процеса на регистрация.

Време е за изграждане! Досега вашият експерт на Onsite трябва да е започнал да настройва на Onsite и да конфигурира Onsite App в платформата с персонализирани цветове, графики, етикети на бутони и всякакви други персонализации, които желаете.

Сега е време да научите как да проектирате значки. Значките могат да бъдат толкова прости или сложни, колкото искате. Какъвто и да е случаят, тези статии съдържат всичко, което трябва да знаете:

Научаването за проектиране на значки на Onsite трябва да ви помогне да решите какво точно искате на вашите значки. Например, тъй като принтерите печатат само в черно и бяло, може да решите, че искате някои елементи да бъдат предварително отпечатани върху вашия бадж. Започнете да правите дизайни и да си играете с опциите за персонализиране — нищо не е окончателно, докато не изпратите поръчката за стокова значка. По пътя не се колебайте да разговаряте с нашия екип за поддръжка с всякакви въпроси.

Започнете да мислите за изграждането на вашия екип на Onsite . Ще имате нужда от повече хора от вашия експерт на Onsite, за да управлявате масата(ите) за чекиране и оборудването, да отговаряте на въпроси на присъстващите и да помагате с въжета и държачи за значки. Дори ако вашите присъстващи ще използват iPad или iPhone, за да се регистрират, планирайте да имате повече хора, отколкото са ви необходими за всяко устройство, така че някои да могат да действат като „плаващи“. Плаващите могат да заместят неявяванията и да облекчат другите, когато трябва да си вземат почивка или да насочат някого към бюрото за помощ.

Все още не се притеснявайте за обучението — просто започнете процеса на попълване на вашите маси за чекиране. Наемете технически разбиращи хора, които са развълнувани да работят с вашите присъстващи и помагат в управлението на процеса на регистрация. Ефективната комуникация преди събитието с персонала е от решаващо значение, така че всеки да знае къде да бъде и кога. Планирайте комуникацията с персонала и методите за регистрация отрано.

Време е за поръчка! На този етап трябва да вземете решение за размера на значката и да имате солидна представа за дизайна на значката.

Ако купувате собствено оборудване , поръчайте сега, за да сте сигурни, че получавате всичко навреме.

Време е за планиране! Създаването на етажен план за вашите маси за отпечатване на значки е от решаващо значение. Обмислете подробности като:

Ако вашите рутери се свързват към интернет със SIM карта, тествайте силата на клетъчната мрежа на мястото, където искате да поставите вашите станции за чекиране. Ако сигналът е слаб или прекъсва, помислете за преместване на регистрацията на място, където вашите рутери могат да получат солиден клетъчен сигнал, или помислете за твърдо свързване на рутерите към интернет на вашето място.

Говорейки за вашето оборудване на Onsite , знанието от какво оборудване се нуждаете и как да го настроите може да ви даде представа как ще настроите зоната за чекиране. Прочетете нашата статия за настройка на хардуера за регистриране на събитие на Onsite , за да научите какво представлява настройката.

Като част от планирането обмислете внимателно как присъстващите ще проверят определена информация, като например медицинско състояние. Задавайте възможно най-много въпроси като част от процеса на регистрация, така че персоналът на събитието да може просто да се позовава на отговорите на присъстващите на страницата за регистрация, вместо да пита всеки човек за информация.

Планирайте една линия от вашата зона за чекиране да бъде настроена като бюро за помощ със собствен принтер и iPad или iPhone, където хората могат да задават въпроси, да отпечатват повторно изгубени значки и да разрешават проблеми с личните данни. Това поддържа основните ви опашки за чекиране да се движат бързо и гарантира, че хората не трябва да се връщат на опашката, след като разрешите проблема им. Вашият експерт(и) на Onsite обикновено трябва да бъде в бюрото за помощ.

Време е да сте сигурни! На този етап трябва да имате подробен план за работа за печат на значки. Ако е приложимо, уверете се, че вашето оборудване под наем на Onsite може да бъде изпратено до мястото до три дни преди събитието. Ако мястото за съхранение не е налично, помислете дали оборудването да не бъде изпратено до офисите ви или до хотела, където е отседнал персоналът.

Ако наемате оборудване от Choose 2 Rent , те ще ви изпратят информацията за проследяване на вашия комплект под наем през този период от време. Ако наемате от друг доставчик, проверете техния график за доставка.

Това е най-добрият момент за експерта на Onsite да започне да обучава вашия персонал за настаняване. Прегледайте плана за настройка на мястото, прегледайте протоколите за безопасност и покажете на персонала как да коригира проблемите с информацията за значката на присъстващия. Покажете им статиите, свързани по-долу, за да разберат какво представлява печатът от гледна точка на присъстващите и да знаят как да настроят хардуер на Onsite :

Създайте тестови профили на присъстващи в платформата, за да проверите отново дали всички правила за видимост работят по план и покажете разликите на персонала за регистрация, за да знаят какво да очакват.

Време е! Веднага след като имате достъп до мястото, накарайте вашия експерт и персонал на Onsite да настроят вашия хардуер и да отпечатат няколко значки за тестване. Когато тестването приключи, направете регистрация на персонала възможно най-скоро, така че всички служители да имат баджовете си, преди присъстващите да пристигнат.

Персоналът за регистрация трябва да тества отпечатването на поне една значка на всеки iPad и принтер вечерта преди началото на регистрацията и всяка сутрин, когато отворите регистрацията. Това помага на новите служители да се адаптират към процеса, така че да знаят точно какво ще бъде преживяването на присъстващите. Тестването също така помага да се изчисти всяко объркване и се уверява, че принтерите са заредени и конфигурирани правилно.

Всеки член на персонала трябва да се упражнява да зарежда и калибрира принтер поне веднъж. В зависимост от размера на вашето събитие, персоналът може да се наложи да зареди повече баджове в принтерите по време на регистрацията, ако ролката или купчината свършат. Бързото зареждане на нови значки поддържа гладкото протичане на регистрацията. 🏃

Ако сте следвали процеса и графика и сте се учили от материалите за обучение, свързани в тази статия, ще сте готови, когато първият ви участник пристигне на масата за регистрация.

По време и след настаняване прегледайте страницата с показатели на Onsite , за да вземете решения, базирани на данни, относно персонала и времето за настаняване, така че следващото ви изживяване при настаняване да бъде много по-гладко.

Ако имате някакви въпроси, най-добрият ви ресурс е нашият страхотен екип за поддръжка. Щракнете върху балончето в долната част на която и да е страница в платформата Webex Events или тази база знания, за да започнете чат на живо.