Bài báo này được dịch từ tiếng Anh bằng cách sử dụng dịch máy.

Các giải pháp đăng ký sự kiện trực tiếp, in huy hiệu và đăng ký phiên năng động tại chỗ của Webex Events Onsite mang đến cho bạn mức độ tùy chỉnh và cá nhân hóa không có nơi nào khác trong ngành. Chuẩn bị trước là chìa khóa để đảm bảo mọi người trong nhóm của bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để đăng ký.

Cho dù bạn đang sử dụng Đăng ký phiên, Đăng ký sự kiện hay cả hai, bài viết này đều cung cấp cho bạn các mốc thời gian, đề xuất và mẹo cụ thể. Khi thích hợp, bạn sẽ tìm thấy các liên kết đến các khóa học toàn diện của Webex Events Academy , bài viết trợ giúp và video để hướng dẫn bạn trong suốt hành trình của mình. 🚶

Sử dụng Session Check-in thực sự đơn giản nên không cần có dòng thời gian riêng. Tuy nhiên, các mẹo sau đây rất quan trọng để đảm bảo quá trình Đăng ký phiên thành công:

Nếu bạn chỉ đang sử dụng tính năng Đăng ký phiên thì bạn đã hoàn tất bài viết này. Tạm biệt! 👋

Nếu bạn đang sử dụng tính năng Đăng ký sự kiện, hãy đọc tiếp! 📖

Đã đến lúc mua! Mua Onsite không ít hơn 12 tuần trước sự kiện của bạn, vì vậy bạn có nhiều thời gian để tìm hiểu chi tiết về sự kiện và nhu cầu về huy hiệu hoặc thiết bị tùy chỉnh nếu bạn đang sử dụng Đăng ký sự kiện.
​

Cho dù bạn dự định thuê hay mua thiết bị, hãy đặt hàng càng sớm càng tốt để đón trước các đơn hàng có thể bị trả lại và thời gian giao hàng dài.

⚠️ Cảnh giác! Choose 2 Rent có lịch sử lâu đời với Webex Events và bộ dụng cụ cho thuê của họ có mọi thứ bạn cần để có trải nghiệm đăng ký sự kiện thành công. Nếu bạn chọn nhà cung cấp cho thuê khác, hãy xem xét cẩn thận danh sách phần cứng cần thiết của chúng tôi để đảm bảo bạn đặt mua tất cả các thiết bị cần thiết.

Nếu bạn muốn nhân viên Webex Events hỗ trợ sự kiện của mình, chúng tôi khuyên bạn nên đặt hàng các dịch vụ chuyên nghiệp khoảng 16 tuần trước khi sự kiện bắt đầu và không muộn hơn 12 tuần trước đó. Tình trạng sẵn có có thể hết trong mùa sự kiện cao điểm, vì vậy hãy đảm bảo dịch vụ này càng sớm càng tốt. Tìm hiểu thêm về những gì Dịch vụ Chuyên nghiệp cung cấp!

Đã đến lúc phải học! Onsite rất trực quan. Tuy nhiên, luôn có sắc thái. Đó là lý do tại sao chúng tôi có khóa học Webex Events Academy về Onsite và các bài viết dành riêng cho từng phần của quy trình Onsite . 📚

Chúng tôi thực sự khuyên bạn nên chọn ít nhất một thành viên trong nhóm làm chuyên gia Onsite của mình. Đối với các sự kiện lớn hơn 1.000 người, chúng tôi đề xuất ít nhất hai chuyên gia. Họ sẽ tìm hiểu cách định cấu Onsite App, tạo huy hiệu, triển khai thiết bị và giúp in huy hiệu. Sau khi bạn đã chọn được chuyên gia, hãy cung cấp cho họ những tài nguyên sau để bắt đầu:

💡 Hãy nhớ rằng, nếu bạn không có chuyên gia Onsite trong nhóm của mình và cần trợ giúp, hãy cân nhắc thuê nhóm Dịch vụ Chuyên nghiệp của chúng tôi. Chúng tôi sẵn lòng giúp xây dựng ứng dụng đăng ký của bạn, thiết kế huy hiệu, tạo quy tắc tùy chỉnh, định cấu hình đăng ký Phiên Onsite , đặt hàng phần cứng và internet tại địa điểm, v.v. Hãy liên hệ với người liên hệ Webex Events của bạn để biết thêm thông tin.

Sau khi chuyên gia Onsite của bạn đã thu thập được một số kiến ​​thức, đã đến lúc bắt đầu thiết lập Onsite và định cấu hình ứng dụng trong nền tảng Webex Events .

Hãy nhớ rằng, Webex Events Registration là sự kết hợp tối ưu với Webex Events Onsite để dễ sử dụng và giảm thiểu việc bảo trì. Nếu bạn đang sử dụng một hệ thống đăng ký khác, hãy đảm bảo bạn có ngày dự kiến ​​để hoàn thiện và tải lên những người tham dự, có nhiều thời gian rảnh rỗi để thử nghiệm.

Dù bạn sử dụng hệ thống đăng ký nào, hãy nhớ đặt bất kỳ câu hỏi nào trong mẫu đăng ký của bạn mà nhân viên đăng ký có thể hỏi khi họ có mặt tại địa điểm. Thêm những câu hỏi này vào trang Đăng ký để đẩy nhanh quá trình đăng ký. 🧠

Đã đến lúc xây dựng! Đến bây giờ, chuyên gia Onsite của bạn chắc hẳn đã bắt đầu thiết lập Onsite và định cấu Onsite App trong nền tảng với màu sắc, đồ họa, nhãn nút tùy chỉnh và bất kỳ tùy chỉnh nào khác mà bạn muốn.

Bây giờ là lúc học cách thiết kế huy hiệu. Huy hiệu có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy theo ý muốn của bạn. Dù thế nào đi nữa, những bài viết này có mọi thứ bạn cần biết:

Những gì bạn tìm hiểu về thiết kế huy Onsite sẽ giúp bạn quyết định chính xác những gì bạn muốn trên huy hiệu của mình. Ví dụ: vì máy in chỉ in đen trắng nên bạn có thể quyết định rằng bạn muốn in sẵn một số thành phần trên giấy in huy hiệu của mình. Bắt đầu tạo thiết kế và thử nghiệm với các tùy chọn tùy chỉnh — không có gì là cuối cùng cho đến khi bạn gửi đơn đặt hàng huy hiệu. Trong quá trình thực hiện, đừng ngần ngại liên hệ với nhóm Hỗ trợ của chúng tôi nếu có bất kỳ câu hỏi nào.

Bắt đầu nghĩ đến việc xây dựng nhóm Onsite của bạn. Bạn sẽ cần nhiều người hơn chuyên gia Onsite của mình để quản lý (các) bàn đăng ký và thiết bị, trả lời các câu hỏi của người tham dự cũng như trợ giúp về dây buộc và hộp đựng huy hiệu. Ngay cả khi những người tham dự của bạn sử dụng iPad hoặc iPhone để đăng ký, hãy lên kế hoạch bố trí nhiều người hơn mức bạn cần cho mỗi thiết bị để một số người có thể hoạt động như "người nổi". Người nổi có thể điền vào những trường hợp vắng mặt và giúp đỡ người khác khi họ cần nghỉ ngơi hoặc hướng dẫn ai đó đến bàn trợ giúp.

Đừng lo lắng về việc đào tạo — chỉ cần bắt đầu quá trình bố trí nhân sự cho bàn đăng ký của bạn. Tuyển dụng những người am hiểu công nghệ, những người hào hứng làm việc với những người tham dự và giúp quản lý quá trình đăng ký. Giao tiếp hiệu quả trước sự kiện với nhân viên là rất quan trọng để mọi người biết nơi nào và khi nào. Lập kế hoạch sớm cho các phương pháp liên lạc và đăng ký với nhân viên của bạn.

Đã đến lúc đặt hàng! Tại thời điểm này, bạn nên quyết định kích thước huy hiệu và có ý tưởng chắc chắn về thiết kế huy hiệu.

💡 Hãy nhớ rằng, nếu bạn muốn hộp đựng huy hiệu hoặc dây buộc, bạn phải đặt hàng riêng. Nếu bạn đang đặt hàng kho huy hiệu của riêng mình, chúng tôi khuyên bạn nên đặt hàng nhiều hơn 25% so với mức bạn cần để chi trả cho việc in lại, hiệu chỉnh và thử nghiệm.

Nếu bạn đang mua thiết bị của riêng mình , hãy đặt hàng ngay bây giờ để đảm bảo bạn nhận được mọi thứ kịp thời.

Đã đến lúc lên kế hoạch! Việc tạo sơ đồ mặt bằng cho (các) bàn in huy hiệu của bạn là rất quan trọng. Hãy xem xét các chi tiết như:

💡 Hãy nhớ rằng, biển báo có thể tạo nên hoặc phá hỏng trải nghiệm nhận phòng của bạn. Không đủ biển báo hoặc biển hiệu quá mơ hồ dẫn đến sự nhầm lẫn của người tham dự. Hãy để mỗi loại người tham dự biết chính xác nơi cần đến với biển báo rõ ràng ở mọi điểm vào và hành lang chính.

Nếu bộ định tuyến của bạn kết nối với Internet bằng thẻ SIM, hãy kiểm tra cường độ mạng di động ở vị trí bạn muốn đặt trạm đăng ký. Nếu tín hiệu yếu hoặc không liên tục, hãy cân nhắc việc chuyển đăng ký đến một vị trí mà (các) bộ định tuyến của bạn có thể nhận được tín hiệu di động cố định hoặc xem xét kết nối cứng các bộ định tuyến với Internet tại địa điểm của bạn.

Nói về thiết bị Onsite của bạn, việc biết bạn cần thiết bị gì và cách thiết lập thiết bị có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về cách bạn sẽ thiết lập khu vực đăng ký. Đọc bài viết Thiết lập phần cứng đăng ký sự kiện Onsite của chúng tôi để tìm hiểu cách thiết lập.

Là một phần của kế hoạch, hãy suy nghĩ cẩn thận về cách người tham dự sẽ xác minh một số thông tin nhất định, chẳng hạn như tình trạng y tế. Đặt càng nhiều câu hỏi càng tốt trong quá trình đăng ký để nhân viên sự kiện có thể chỉ cần tham khảo câu trả lời của người tham dự trên trang Đăng ký thay vì hỏi thông tin của từng người.

Lên kế hoạch thiết lập một dòng trong khu vực đăng ký của bạn làm bàn trợ giúp với máy in và iPad hoặc iPhone riêng, nơi mọi người có thể đặt câu hỏi, in lại huy hiệu bị mất và giải quyết các vấn đề về dữ liệu cá nhân. Điều này giúp các dòng đăng ký chính của bạn di chuyển nhanh chóng và đảm bảo mọi người không phải quay lại xếp hàng sau khi bạn giải quyết vấn đề của họ. (Các) chuyên gia Onsite của bạn thường phải có mặt tại bàn trợ giúp.

Đã đến lúc phải chắc chắn! Lúc này, bạn nên có kế hoạch chi tiết về hoạt động in huy hiệu. Nếu có thể, hãy đảm bảo chắc chắn rằng thiết bị cho thuê Onsite của bạn có thể được chuyển đến địa điểm tối đa ba ngày trước sự kiện. Nếu địa điểm của bạn không có kho lưu trữ, hãy cân nhắc việc vận chuyển thiết bị đến khách sạn nơi nhân viên lưu trú.

Nếu bạn đang thuê thiết bị từ Choose 2 Rent , họ sẽ gửi cho bạn thông tin theo dõi bộ đồ thuê của bạn trong khung thời gian này. Nếu bạn thuê từ nhà cung cấp khác, hãy xác minh lịch trình vận chuyển của họ.

Đây là thời điểm tốt nhất để chuyên gia Onsite bắt đầu đào tạo nhân viên đăng ký của bạn. Xem qua kế hoạch thiết lập địa điểm, xem xét các quy trình an toàn và chỉ cho nhân viên cách khắc phục sự cố với thông tin huy hiệu người tham dự. Cho họ xem video và các bài viết được liên kết bên dưới để họ hiểu việc in ấn là như thế nào từ góc nhìn của người tham dự và biết cách thiết lập phần cứng Onsite :

Xem lại hồ sơ của những người tham gia thử nghiệm trong nền tảng để kiểm tra kỹ xem các quy tắc hiển thị có hoạt động theo kế hoạch hay không và cho nhân viên đăng ký biết những khác biệt để họ biết điều gì sẽ xảy ra.

💡 Hãy nhớ rằng, chuyên gia Onsite của bạn phải có tài khoản nền tảng Webex Events để họ có thể đăng nhập vào Onsite App trên mỗi thiết bị và bắt đầu đăng ký.

Đến lúc rồi! Ngay sau khi bạn có quyền truy cập vào địa điểm, hãy nhờ chuyên gia và nhân viên Onsite của bạn thiết lập phần cứng và in một số huy hiệu kiểm tra. Sau khi quá trình kiểm tra hoàn tất, hãy yêu cầu nhân viên đăng ký càng sớm càng tốt để tất cả nhân viên đều sẵn sàng trước khi người tham dự đến.

Nhân viên nên kiểm tra ít nhất một huy hiệu trên mỗi iPad và máy in vào đêm trước khi bắt đầu nhận phòng và mỗi sáng khi bạn mở quầy nhận phòng. Điều này giúp nhân viên mới thích nghi với quy trình để họ biết chính xác trải nghiệm của người tham dự sẽ như thế nào. Việc kiểm tra cũng giúp loại bỏ mọi nhầm lẫn và đảm bảo máy in được tải và cấu hình chính xác.

Mỗi nhân viên nên thực hành tải và hiệu chỉnh máy in ít nhất một lần. Tùy thuộc vào quy mô sự kiện của bạn, nhân viên có thể cần nạp thêm kho huy hiệu vào máy in khi đăng ký nếu hết cuộn hoặc chồng. Tải huy hiệu mới nhanh chóng giúp quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ. 🏃

⚠️ Cảnh giác! Nếu bạn thực hiện các thay đổi đối với thiết kế huy hiệu trong nền tảng, hãy cẩn thận xuất bản chúng rồi làm mới từng iPad hoặc iPhone để hoàn tất các thay đổi.

Nếu bạn đã làm theo quy trình và dòng thời gian cũng như tìm hiểu từ tài liệu đào tạo được liên kết xuyên suốt bài viết này thì bạn sẽ sẵn sàng khi người tham dự đầu tiên đến bàn đăng ký.

Trong và sau khi đăng ký, hãy xem lại trang Số liệu Onsite để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về nhân sự và thời gian đăng ký để trải nghiệm đăng ký tiếp theo của bạn suôn sẻ hơn nhiều.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, nguồn lực tốt nhất dành cho bạn là nhóm Hỗ trợ tuyệt vời của chúng tôi. Nhấp vào bong bóng ở cuối trang bất kỳ trong nền tảng Webex Events hoặc cơ sở kiến ​​thức này để bắt đầu trò chuyện trực tiếp.

💡 Hãy nhớ rằng, để được trợ giúp về phần cứng thuê, hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ cho thuê của bạn.

Câu hỏi? Trò chuyện với chúng tôi hoặc gửi email tới support@socio.events