Эта статья была переведена с английского с помощью машинного перевода.

Решения Webex Events Onsite для динамической личной регистрации событий, печати бейджей и регистрации сеансов обеспечивают уровень настройки и персонализации, которого нет больше нигде в отрасли. Предварительная подготовка является ключом к тому, чтобы люди в вашей команде были готовы к регистрации.

Независимо от того, используете ли вы регистрацию сеанса, регистрацию события или и то, и другое, в этой статье приведены конкретные сроки, рекомендации и советы. Там, где это уместно, вы найдете ссылки на наши комплексные курсы Webex Events Academy , справочные статьи и видеоролики, которые помогут вам в вашем путешествии. 🚶

Использовать проверку сеанса очень просто, поэтому для нее не требуется отдельная временная шкала. Тем не менее, следующие советы имеют решающее значение для обеспечения успешной регистрации сеанса:

Если вы используете только регистрацию сеанса, то с этой статьей все покончено. Пока! 👋

Если вы используете регистрацию событий, читайте дальше! 📖

Пришло время покупать! Приобретите Onsite не менее чем за 12 недель до мероприятия, чтобы у вас было достаточно времени для проработки деталей вашего мероприятия, а также индивидуальных потребностей в бейдже или оборудовании, если вы используете регистрацию на мероприятии.
​

Планируете ли вы арендовать или купить оборудование, делайте заказ как можно скорее, чтобы избежать потенциальных невыполненных заказов и длительных сроков выполнения заказов.

⚠️Осторожно! Компания Choose 2 Rent имеет долгую историю сотрудничества с Webex Events, и в их комплектах для аренды есть все необходимое для успешной регистрации на мероприятии. Если вы выберете другого поставщика услуг аренды, внимательно просмотрите наш список необходимого оборудования , чтобы убедиться, что вы заказали все необходимое оборудование.

Если вы хотите, чтобы сотрудники Webex Events помогали в проведении вашего мероприятия, мы рекомендуем заказывать профессиональные услуги примерно за 16 недель до начала мероприятия и не позднее, чем за 12 недель до него. В пик сезона мероприятий доступность может быть распродана, поэтому приобретите эту услугу как можно раньше. Узнайте больше о том, что могут предложить профессиональные услуги !

Пришло время учиться! На Onsite очень интуитивно понятно. Однако всегда есть нюанс. Вот почему у нас есть курс Webex Events Academy, посвященный Onsite, и статьи, посвященные каждой части процесса Onsite . 📚

Мы настоятельно рекомендуем вам выбрать хотя бы одного члена вашей команды в качестве эксперта на Onsite . Для мероприятий с участием более 1000 человек мы рекомендуем минимум двух экспертов. Они научатся настраивать Onsite App, создавать бейджи, развертывать оборудование и помогать печатать бейджи. Выбрав эксперта, дайте ему следующие ресурсы для начала работы:

💡 Имейте в виду: если в вашей команде нет Onsite эксперта и вам нужна помощь, рассмотрите возможность найма нашей команды профессиональных услуг . Мы будем рады помочь вам создать приложение для регистрации, разработать бейджи, создать собственные правила, настроить регистрацию на Onsite , заказать оборудование и Интернет на площадке и многое другое. Для получения дополнительной информации обратитесь к своему контактному лицу в Webex Events .

После того, как ваш специалист по Onsite соберет некоторые знания, пришло время приступить к настройке Onsite и настройке приложения на платформе Webex Events .

Помните, что Webex Events Registration — это идеальное сочетание с Webex Events Onsite , обеспечивающее простоту использования и сокращение затрат на обслуживание. Если вы используете другую систему регистрации, убедитесь, что у вас есть запланированная дата завершения и загрузки участников, а также достаточно времени для тестирования.

Какую бы систему регистрации вы ни использовали, обязательно задавайте в регистрационной форме любые вопросы, которые могут задать сотрудники стойки регистрации, когда они будут на месте. Добавьте эти вопросы на страницу регистрации , чтобы ускорить процесс регистрации. 🧠

Пришло время строить! К этому моменту ваш Onsite эксперт должен был приступить к настройке Onsite и настройке Onsite App на платформе с использованием пользовательских цветов, графики, надписей кнопок и любых других настроек, которые вы хотите.

Теперь пришло время научиться создавать значки. Значки могут быть настолько простыми или сложными, насколько вам нравится. В любом случае, в этих статьях есть все, что вам нужно знать:

То, что вы узнаете о дизайне бейджей на Onsite, должно помочь вам решить, что именно вы хотите видеть на своих бейджах. Например, поскольку принтеры печатают только в черно-белом режиме, вы можете решить, что некоторые элементы предварительно напечатаны на вашем бейдже. Начните создавать дизайны и экспериментировать с параметрами настройки — ничто не является окончательным, пока вы не отправите заказ на наличие значков. Попутно не стесняйтесь обращаться в нашу службу поддержки с любыми вопросами.

Начните думать о создании своей Onsite команды. Вам понадобится больше людей, чем ваш эксперт на Onsite , чтобы управлять столом(ами) и оборудованием для регистрации, отвечать на вопросы посетителей и помогать со шнурками и держателями для бейджей. Даже если ваши посетители будут использовать iPad или iPhone для регистрации, планируйте, чтобы для каждого устройства было больше людей, чем вам нужно, чтобы некоторые из них могли действовать как «плавающие». Плавающие люди могут заменить неявок и заменить других, когда им нужно сделать перерыв или направить кого-то в службу поддержки.

Пока не беспокойтесь об обучении — просто начните процесс укомплектования столов регистрации. Нанимайте технически подкованных людей, которые будут рады работать с вашими посетителями и помогать им управлять процессом регистрации. Эффективное общение с персоналом перед мероприятием имеет решающее значение, чтобы все знали, где и когда быть. Планируйте способы общения с персоналом и способы регистрации заранее.

Пришло время сделать заказ! На этом этапе вам следует определиться с размером значка и иметь четкое представление о его дизайне.

💡 Имейте в виду, что если вам нужны держатели для бейджей или ремешки, их необходимо заказывать отдельно. Если вы заказываете собственный запас бейджей, мы рекомендуем заказывать на 25 % больше, чем вам нужно, чтобы покрыть расходы на перепечатку, калибровку и тестирование.

Если вы покупаете собственное оборудование , сделайте заказ сейчас, чтобы убедиться, что вы получите все вовремя.

Пришло время планировать! Создание плана помещения для столов для печати бейджей имеет решающее значение. Учитывайте такие детали, как:

💡 Имейте в виду, что вывески могут улучшить или испортить впечатление от регистрации. Недостаточное количество вывесок или слишком расплывчатые вывески приводят к путанице посетителей. Пусть каждый тип посетителей точно знает, куда идти, с помощью четких указателей на каждом входе и в главном коридоре.

Если ваши маршрутизаторы подключаются к Интернету с помощью SIM-карты, проверьте уровень сотовой связи в том месте, где вы хотите разместить станции регистрации. Если сигнал слабый или прерывистый, рассмотрите возможность переноса регистрации в место, где ваш маршрутизатор(ы) смогут получать постоянный сигнал сотовой связи, или рассмотрите возможность жесткого подключения маршрутизаторов к Интернету в вашем заведении.

Говоря об оборудовании на Onsite , знание того, какое оборудование вам нужно и как его настроить, может дать вам представление о том, как вы будете обустраивать зону регистрации. Прочтите нашу статью «Настройка оборудования для регистрации событий на Onsite » , чтобы узнать, что такое настройка.

В рамках планирования тщательно продумайте, как участники будут проверять определенную информацию, например, о состоянии здоровья. Задавайте как можно больше вопросов в рамках процесса регистрации, чтобы сотрудники мероприятия могли просто обратиться к ответам участников на странице регистрации , а не спрашивать информацию у каждого человека.

Запланируйте одну линию в зоне регистрации, которая будет служить справочной службой с собственным принтером и iPad или iPhone, где люди смогут задавать вопросы, перепечатывать утерянные бейджи и решать проблемы с личными данными. Благодаря этому ваши основные очереди на регистрацию будут проходить быстро, а людям не придется возвращаться в очередь после того, как вы решите их проблему. Ваш эксперт(ы) на Onsite, как правило, должен находиться в справочной службе.

Пришло время убедиться! На этом этапе у вас должен быть подробный план работы по печати бейджей. Если применимо, дважды убедитесь, что арендованное на Onsite оборудование может быть доставлено к месту проведения не позднее, чем за три дня до мероприятия. Если на вашем месте нет места для хранения, рассмотрите возможность доставки оборудования в отель, где проживает персонал.

Если вы арендуете оборудование у Choose 2 Rent , они отправят вам информацию об отслеживании вашего арендованного комплекта в течение этого периода времени. Если вы арендуете у другого поставщика, проверьте сроки доставки.

Это лучшее время для Onsite эксперта, чтобы начать обучение вашего персонала, занимающегося регистрацией. Изучите план установки объекта, ознакомьтесь с протоколами безопасности и покажите персоналу, как устранять проблемы с информацией на бейджах посетителей. Покажите им видео и статьи, ссылки на которые приведены ниже, чтобы они поняли, что такое печать с точки зрения посетителя, и узнали, как настроить оборудование на Onsite :

Просмотрите профили участников тестирования на платформе, чтобы еще раз убедиться, что правила видимости работают так, как запланировано, и покажите различия сотрудникам, выполняющим проверку, чтобы они знали, чего ожидать.

💡 Помните, что у вашего Onsite эксперта должна быть учетная запись платформы Webex Events , чтобы он мог войти в Onsite App на каждом устройстве и начать регистрацию.

Пора! Как только вы получите доступ к месту проведения, попросите вашего эксперта и сотрудников на Onsite настроить ваше оборудование и распечатать несколько тестовых бейджей. После завершения тестирования как можно скорее проведите регистрацию персонала, чтобы все сотрудники были готовы к прибытию посетителей.

Персонал должен протестировать хотя бы один значок на каждом iPad и принтере вечером перед началом регистрации и каждое утро, когда вы открываете регистрацию. Это помогает новым сотрудникам адаптироваться к процессу и точно знать, какими будут впечатления участников. Тестирование также помогает устранить любую путаницу и убедиться, что принтеры загружены и настроены правильно.

Каждый сотрудник должен хотя бы один раз попрактиковаться в загрузке и калибровке принтера. В зависимости от масштаба вашего мероприятия сотрудникам может потребоваться загрузить больше бейджей в принтеры во время регистрации, если рулон или пачка закончатся. Быстрая загрузка новых бейджей обеспечивает бесперебойную регистрацию. 🏃

⚠️Осторожно ! Если вы вносите изменения в дизайн значков на платформе, обязательно опубликуйте их, а затем обновите каждый iPad или iPhone, чтобы завершить изменения.

Если вы следовали процессу и графику, а также учились из учебных материалов, приведенных в этой статье, вы будете готовы, когда ваш первый посетитель подойдет к столу регистрации.

Во время и после регистрации просматривайте страницу показателей на Onsite , чтобы принимать обоснованные решения относительно укомплектования персоналом и времени регистрации, чтобы ваша следующая регистрация прошла намного проще.

Если у вас есть какие-либо вопросы, лучшим помощником для вас будет наша замечательная команда поддержки. Щелкните пузырь внизу любой страницы платформы Webex Events или этой базы знаний, чтобы начать чат.

💡 Имейте в виду, что за помощью с арендованным оборудованием обращайтесь к поставщику, предоставляющему аренду.

Вопросы? Свяжитесь с нами или напишите по адресу support@socio.events.