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As soluções dinâmicas de check-in de eventos presenciais, impressão de crachás e check-in de sessão do Webex Events Onsite oferecem um nível de customização e personalização que não é encontrado em nenhum outro lugar do setor. A preparação antecipada é fundamental para garantir que as pessoas da sua equipe estejam preparadas para o check-in.

Esteja você usando o check-in de sessão, o check-in de evento ou ambos, este artigo fornece cronogramas, recomendações e dicas específicas. Quando relevante, você encontrará links para nossos cursos abrangentes da Webex Events Academy , artigos de ajuda e vídeos para orientá-lo em sua jornada. 🚶

Usar o Session Check-in é muito simples, por isso não precisa de um cronograma próprio. No entanto, as dicas a seguir são essenciais para garantir que o Check-in da sessão seja um sucesso:

Se você estiver usando apenas o Session Check-in, este artigo já está concluído. Tchau! 👋

Se você estiver usando o Event Check-in, continue lendo! 📖

É hora de comprar! Compre no Onsite pelo menos 12 semanas antes do evento, para que você tenha bastante tempo para trabalhar nos detalhes do seu evento e nas necessidades de crachás ou equipamentos personalizados se estiver usando o Check-in do Evento.
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Se você planeja alugar ou comprar equipamentos, faça o pedido o mais rápido possível para se antecipar a possíveis pedidos pendentes e longos prazos de entrega.

⚠️ Cuidado! A Choose 2 Rent tem uma longa história com Webex Events e seus kits de aluguel têm tudo que você precisa para uma experiência de check-in de evento bem-sucedida. Se você escolher outro fornecedor de aluguel, revise cuidadosamente nossa lista de hardware necessária para garantir o pedido de todo o equipamento necessário.

Se você deseja que a equipe do Webex Events ajude em seu evento, recomendamos solicitar serviços profissionais cerca de 16 semanas antes do início do evento e no máximo 12 semanas antes. A disponibilidade pode esgotar durante a alta temporada de eventos, portanto, garanta este serviço o mais cedo possível. Saiba mais sobre o que os Serviços Profissionais têm a oferecer!

É hora de aprender! No Onsite é muito intuitivo. No entanto, sempre há nuances. É por isso que temos um curso da Webex Events Academy sobre Onsite e artigos dedicados a cada parte do processo Onsite . 📚

É altamente recomendável que você escolha pelo menos um membro de sua equipe para ser seu especialista no Onsite . Para eventos com mais de 1.000 pessoas, recomendamos pelo menos dois especialistas. Eles aprenderão como configurar o Onsite App, criar crachás, implantar o equipamento e ajudar a imprimir crachás. Depois de escolher um especialista, forneça a ele estes recursos para começar:

💡 Lembre-se, se você não tem um especialista Onsite em sua equipe e precisa de ajuda, considere contratar nossa equipe de Serviços Profissionais . Teremos prazer em ajudar a construir seu aplicativo de check-in, criar crachás, criar regras personalizadas, configurar o check-in da sessão no Onsite , solicitar hardware e Internet do local e muito mais. Entre em contato com seu contato do Webex Events para obter mais informações.

Depois que seu especialista no Onsite tiver adquirido algum conhecimento, é hora de começar a instalar o Onsite e configurar o aplicativo na plataforma Webex Events .

Lembre-se de que o Webex Events Registration é a combinação definitiva com o Webex Events Onsite para facilidade de uso e manutenção reduzida. Se você estiver usando um sistema de registro diferente, certifique-se de ter uma data planejada para finalizar e enviar seus participantes, com bastante tempo de sobra para testes.

Qualquer que seja o sistema de inscrição que você usar, certifique-se de fazer todas as perguntas em seu formulário de inscrição que a equipe de check-in possa fazer quando estiver no local do evento. Adicione essas perguntas à página Check-in para acelerar o processo de check-in. 🧠

É hora de construir! A esta altura, seu especialista Onsite já deve ter começado a configurar o Onsite e o Onsite App na plataforma com cores, gráficos, rótulos de botões personalizados e quaisquer outras personalizações que você desejar.

Agora é hora de aprender como criar emblemas. Os emblemas podem ser tão simples ou complexos quanto você desejar. Seja qual for o caso, estes artigos têm tudo o que você precisa saber:

O que você aprender sobre o design de crachás no Onsite deve ajudá-lo a decidir exatamente o que deseja em seus crachás. Por exemplo, como as impressoras imprimem apenas em preto e branco, você pode decidir que deseja alguns elementos pré-impressos em seu crachá. Comece a criar designs e experimentar as opções de personalização. Nada é definitivo até você enviar o pedido de estoque do crachá. Ao longo do caminho, não hesite em entrar em contato com nossa equipe de suporte caso tenha alguma dúvida.

Comece a pensar em construir sua equipe Onsite . Você precisará de mais pessoas do que seu especialista no Onsite para gerenciar as mesas e equipamentos de check-in, responder às perguntas dos participantes e ajudar com cordões e porta-crachás. Mesmo que seus participantes usem iPads ou iPhones para fazer check-in, planeje ter mais pessoas do que o necessário para cada dispositivo, para que alguns possam atuar como “flutuadores”. Os flutuadores podem substituir os não comparecimentos e substituir outras pessoas quando precisarem fazer uma pausa ou direcionar alguém ao suporte técnico.

Não se preocupe com o treinamento ainda – basta iniciar o processo de contratação de pessoal para suas mesas de check-in. Recrute pessoas com experiência em tecnologia que estejam entusiasmadas em trabalhar com seus participantes e ajudar a gerenciar o processo de check-in. A comunicação pré-evento eficaz com a equipe é crucial para que todos saibam onde e quando estar. Planeje a comunicação da sua equipe e os métodos de inscrição com antecedência.

É hora de fazer o pedido! Neste ponto, você deve decidir o tamanho do crachá e ter uma ideia sólida sobre o design do crachá.

💡 Lembre-se de que se desejar porta-crachás ou cordões, você deverá encomendá-los separadamente. Se você estiver solicitando seu próprio estoque de crachás, recomendamos solicitar 25% a mais do que o necessário para cobrir reimpressões, calibrações e testes.

Se você estiver comprando seu próprio equipamento , faça o pedido agora para ter certeza de que receberá tudo a tempo.

É hora de planejar! Criar uma planta baixa para sua(s) mesa(s) de impressão de crachás é fundamental. Considere detalhes como:

💡 Lembre-se de que a sinalização pode melhorar ou prejudicar sua experiência de check-in. Sinalização insuficiente ou muito vaga pode confundir os participantes. Deixe cada tipo de participante saber exatamente aonde ir com sinalização clara em todos os pontos de entrada e corredores principais.

Se os seus roteadores se conectam à Internet com um cartão SIM, teste a intensidade do celular no local onde deseja colocar as estações de check-in. Se o sinal estiver fraco ou intermitente, considere transferir o check-in para um local onde seu(s) roteador(es) possa(m) receber um sinal de celular sólido ou considere conectar os roteadores à Internet em seu local.

Falando em equipamentos no Onsite , saber quais equipamentos você precisa e como configurá-los pode lhe dar uma ideia de como você configurará a área de check-in. Leia nosso artigo Configuração de hardware para check-in de evento no Onsite para saber como é a configuração.

Como parte do planejamento, pense cuidadosamente em como os participantes verificarão certas informações, como o estado médico. Faça o máximo de perguntas possível como parte do processo de inscrição para que a equipe do evento possa simplesmente consultar as respostas dos participantes na página de check-in , em vez de pedir informações a cada pessoa.

Planeje ter uma linha de sua área de check-in configurada como suporte técnico com sua própria impressora e iPad ou iPhone, onde as pessoas possam fazer perguntas, reimprimir crachás perdidos e resolver problemas de dados pessoais. Isso mantém suas principais filas de check-in movendo-se rapidamente e garante que as pessoas não precisem voltar à fila depois que você resolver o problema. Seu(s) especialista(s) no Onsite geralmente devem estar no suporte técnico.

É hora de ter certeza! Neste ponto, você deve ter um plano detalhado de operação para impressão de crachás. Se aplicável, certifique-se duplamente de que seu equipamento alugado no Onsite possa ser enviado ao local até três dias antes do evento. Se o armazenamento não estiver disponível em seu local, considere enviar o equipamento para o hotel onde a equipe está hospedada.

Se você estiver alugando equipamento da Choose 2 Rent , eles enviarão as informações de rastreamento do seu kit de aluguel durante esse período. Se você alugar de outro fornecedor, verifique o cronograma de envio.

Este é o melhor momento para o especialista Onsite começar a treinar sua equipe de check-in. Revise o plano de configuração do local, revise os protocolos de segurança e mostre à equipe como corrigir problemas com as informações do crachá dos participantes. Mostre a eles o vídeo e os artigos abaixo para que eles entendam como é a impressão da perspectiva do participante e saibam como configurar o hardware no Onsite :

Revise os perfis dos participantes do teste na plataforma para verificar se as regras de visibilidade estão funcionando conforme planejado e mostre as diferenças à equipe de check-in para que eles saibam o que esperar.

💡 Lembre-se de que seu especialista Onsite deve ter uma conta na plataforma Webex Events para poder fazer login no Onsite App em cada dispositivo e iniciar o check-in.

Está na hora! Assim que você tiver acesso ao local, peça ao especialista e à equipe do Onsite que configurem seu hardware e imprimam alguns crachás de teste. Assim que o teste for concluído, faça o check-in da equipe o mais rápido possível para que todos estejam prontos antes da chegada dos participantes.

A equipe deve testar pelo menos um crachá em cada iPad e impressora na noite anterior ao início do check-in e todas as manhãs quando você abrir o check-in. Isso ajuda a nova equipe a se acostumar com o processo para que saibam exatamente como será a experiência do participante. Os testes também ajudam a esclarecer qualquer confusão e a garantir que as impressoras estejam carregadas e configuradas corretamente.

Cada membro da equipe deve praticar o carregamento e a calibração de uma impressora pelo menos uma vez. Dependendo do tamanho do seu evento, a equipe pode precisar carregar mais crachás nas impressoras durante o check-in se um rolo ou pilha acabar. Carregar novos crachás rapidamente mantém o check-in funcionando perfeitamente. 🏃

⚠️ Cuidado! Se você fizer alterações nos designs dos crachás na plataforma, tenha o cuidado de publicá-los e depois atualizar cada iPad ou iPhone para finalizar as alterações.

Se você seguiu o processo e o cronograma e aprendeu com o material de treinamento vinculado ao longo deste artigo, estará pronto quando o primeiro participante chegar à mesa de check-in.

Durante e após o check-in, revise a página Métricas no Onsite para tomar decisões baseadas em dados sobre pessoal e horários de check-in, para que sua próxima experiência de check-in seja muito mais tranquila.

Se você tiver alguma dúvida, seu melhor recurso é nossa incrível equipe de suporte. Clique no balão na parte inferior de qualquer página da plataforma Webex Events ou desta base de conhecimento para iniciar um chat ao vivo.

💡 Lembre-se de que, para obter ajuda com o hardware alugado, entre em contato com o locador.

Questões? Converse conosco ou envie um e-mail para support@socio.events