Ten artykuł został przetłumaczony z języka angielskiego za pomocą tłumaczenia maszynowego.

Dynamiczne rozwiązania Webex Events Onsite dotyczące osobistego meldowania się na wydarzeniach, drukowania identyfikatorów i meldowania się w sesjach zapewniają poziom dostosowywania i personalizacji niespotykany nigdzie indziej w branży. Wcześniejsze przygotowanie jest kluczem do upewnienia się, że ludzie w Twoim zespole są przygotowani do odprawy.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z funkcji meldowania się na sesji, meldowania się na wydarzeniu czy obu, w tym artykule znajdziesz szczegółowe harmonogramy, rekomendacje i wskazówki. W stosownych przypadkach znajdziesz łącza do naszych kompleksowych kursów Webex Events Academy , artykuły pomocy i filmy, które poprowadzą Cię przez całą podróż. 🚶

Korzystanie z odprawy sesyjnej jest naprawdę proste, więc nie potrzebuje własnej osi czasu. Jednakże poniższe wskazówki mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia powodzenia rejestracji sesji:

Jeśli korzystasz tylko z odprawy sesyjnej, ten artykuł jest już gotowy. Do widzenia! 👋

Jeśli korzystasz z usługi Event Check-in, czytaj dalej! 📖

Czas kupić! Dokonaj zakupu na Onsite nie później niż 12 tygodni przed wydarzeniem, dzięki czemu będziesz miał mnóstwo czasu na dopracowanie szczegółów wydarzenia oraz potrzeb w zakresie niestandardowej plakietki lub sprzętu, jeśli korzystasz z odprawy podczas wydarzenia.
​

Niezależnie od tego, czy planujesz wypożyczyć, czy kupić sprzęt, złóż zamówienie jak najszybciej, aby wyprzedzić potencjalne zaległości i długi czas realizacji.

⚠️Uwaga! Firma Choose 2 Rent ma długą historię związaną z Webex Events, a jej zestawy do wypożyczenia zawierają wszystko, czego potrzeba do udanego zameldowania się na wydarzeniu. Jeśli wybierzesz innego dostawcę wynajmu, dokładnie przejrzyj naszą listę wymaganego sprzętu , aby upewnić się, że zamówiłeś cały niezbędny sprzęt.

Jeśli chcesz, aby personel Webex Events asystował przy Twoim wydarzeniu, zalecamy zamówienie profesjonalnych usług na około 16 tygodni przed rozpoczęciem wydarzenia i nie później niż 12 tygodni wcześniej. Dostępność może zostać wyprzedana w szczycie sezonu imprezowego, dlatego warto zadbać o tę usługę jak najwcześniej. Dowiedz się więcej o ofercie usług profesjonalnych !

Czas się uczyć! Na Onsite jest bardzo intuicyjnie. Jednak zawsze istnieje niuans. Właśnie dlatego przygotowaliśmy kurs Webex Events Academy dotyczący Onsite oraz artykuły poświęcone każdej części procesu Onsite . 📚

Zdecydowanie zalecamy wybranie co najmniej jednego członka swojego zespołu na eksperta na Onsite . W przypadku wydarzeń większych niż 1000 osób rekomendujemy obsługę co najmniej dwóch ekspertów. Nauczą się konfigurować Onsite App, tworzyć identyfikatory, instalować sprzęt i pomagać w drukowaniu identyfikatorów. Po wybraniu eksperta przekaż mu następujące zasoby na początek:

💡 Pamiętaj, że jeśli nie masz w swoim zespole eksperta Onsite i potrzebujesz pomocy, rozważ zatrudnienie naszego zespołu ds. usług profesjonalnych . Z przyjemnością pomożemy w zbudowaniu aplikacji do odprawy, zaprojektowaniu plakietek, utworzeniu niestandardowych reguł, skonfigurowaniu odprawy w ramach sesji na Onsite , zamówieniu sprzętu i Internetu w obiekcie i nie tylko. Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się ze swoim Webex Events .

Gdy Twój ekspert Onsite zbierze już pewną wiedzę, czas rozpocząć konfigurowanie Onsite i aplikacji na platformie Webex Events .

Pamiętaj, że Webex Events Registration to najlepsze połączenie z Webex Events Onsite , zapewniające łatwość obsługi i ograniczenie konserwacji. Jeśli korzystasz z innego systemu rejestracji, upewnij się, że masz zaplanowaną datę sfinalizowania i przesłania uczestników oraz że masz wystarczająco dużo czasu na testowanie.

Niezależnie od systemu rejestracji, z którego korzystasz, pamiętaj o zadaniu w formularzu rejestracyjnym wszelkich pytań, które personel odprawy może zadać, gdy będzie na miejscu. Dodaj te pytania do strony Zameldowania, aby przyspieszyć proces meldowania się. 🧠

Czas budować! Do tego czasu Twój ekspert Onsite powinien już rozpocząć konfigurowanie aplikacji Onsite i Onsite App na platformie z niestandardowymi kolorami, grafiką, etykietami przycisków i innymi dostosowaniami, jakie chcesz.

Teraz czas nauczyć się projektować odznaki. Odznaki mogą być tak proste lub złożone, jak chcesz. W każdym razie w tych artykułach znajdziesz wszystko, co musisz wiedzieć:

To, czego się dowiesz o projektowaniu plakietek na Onsite , powinno pomóc Ci w podjęciu decyzji, co dokładnie chcesz umieścić na swoich plakietkach. Na przykład, ponieważ drukarki drukują tylko w czerni i bieli, możesz zdecydować, że chcesz, aby niektóre elementy były wstępnie wydrukowane na Twoim plakiecie. Zacznij tworzyć projekty i bawić się opcjami dostosowywania — nic nie jest ostateczne, dopóki nie złożysz zamówienia na zapasy odznak. W razie jakichkolwiek pytań nie wahaj się skontaktować z naszym zespołem pomocy technicznej.

Zacznij myśleć o budowaniu zespołu Onsite . Będziesz potrzebować więcej osób niż Twój specjalista na Onsite do zarządzania stolikami odprawy i sprzętem, odpowiadania na pytania uczestników oraz pomocy przy smyczach i uchwytach na identyfikatory. Nawet jeśli Twoi uczestnicy będą używać iPadów lub iPhone'ów do meldowania się, zaplanuj obecność większej liczby osób niż potrzebujesz dla każdego urządzenia, tak aby niektórzy mogli działać jako „pływacze”. Osoby pływające mogą zastąpić innych, gdy muszą zrobić sobie przerwę lub skierować kogoś do działu pomocy technicznej.

Nie martw się jeszcze o szkolenie — po prostu rozpocznij proces obsadzania stanowisk odprawy. Rekrutuj osoby znające się na technologii, które są podekscytowane pracą z uczestnikami i pomagają zarządzać procesem odprawy. Skuteczna komunikacja z personelem przed wydarzeniem ma kluczowe znaczenie, aby każdy wiedział, gdzie i kiedy się znaleźć. Wcześnie zaplanuj komunikację z personelem i metody rejestracji.

Czas zamówić! Na tym etapie powinieneś wybrać rozmiar odznaki i mieć solidne pojęcie o jej projekcie.

💡 Pamiętaj, że jeśli chcesz identyfikatory lub smycze, musisz je zamówić osobno. Jeśli zamawiasz własny zestaw plakietek, zalecamy zamówienie o 25% więcej niż potrzeba na pokrycie przedruków, kalibracji i testowania.

Jeśli kupujesz własny sprzęt , zamów już teraz, aby mieć pewność, że otrzymasz wszystko na czas.

Czas zaplanować! Utworzenie planu piętra dla stołów do drukowania identyfikatorów ma kluczowe znaczenie. Weź pod uwagę takie szczegóły jak:

💡 Pamiętaj, że oznakowanie może utrudnić lub zepsuć proces odprawy. Niewystarczające oznakowanie lub oznakowanie, które jest zbyt niejasne, prowadzi do dezorientacji uczestników. Niech każdy typ uczestnika będzie wiedział dokładnie, dokąd się udać, dzięki wyraźnym oznakowaniom przy każdym wejściu i głównym korytarzu.

Jeśli Twoje routery łączą się z Internetem za pomocą karty SIM, przetestuj siłę sieci komórkowej w lokalizacji, w której chcesz umieścić stanowiska odprawy. Jeśli sygnał jest słaby lub przerywany, rozważ przeniesienie odprawy do lokalizacji, w której router(y) będą mogły uzyskać stały sygnał komórkowy, lub rozważ podłączenie routerów do Internetu na stałe w swoim obiekcie.

A skoro mowa o sprzęcie na Onsite , wiedza o tym, jakiego sprzętu potrzebujesz i jak go skonfigurować, może dać ci wgląd w sposób skonfigurowania strefy odprawy. Przeczytaj nasz artykuł dotyczący konfiguracji sprzętu dotyczący odprawy na Onsite wydarzenia, aby dowiedzieć się, jak wygląda konfiguracja.

W ramach planowania dokładnie zastanów się, w jaki sposób uczestnicy będą weryfikować określone informacje, takie jak stan zdrowia. Zadawaj jak najwięcej pytań w ramach procesu rejestracji, aby obsługa wydarzenia mogła po prostu zapoznać się z odpowiedziami uczestników na stronie odprawy , zamiast pytać każdą osobę o informacje.

Zaplanuj utworzenie jednej linii w strefie odprawy jako punktu pomocy z własną drukarką i iPadem lub iPhonem, gdzie ludzie będą mogli zadawać pytania, ponownie drukować utracone identyfikatory i rozwiązywać problemy z danymi osobowymi. Dzięki temu główne kolejki do odprawy przebiegają szybko i ludzie nie muszą wracać do kolejki, gdy rozwiążesz ich problem. Eksperci na Onsite powinni zazwyczaj znajdować się w punkcie pomocy.

Czas się upewnić! Na tym etapie powinieneś mieć już szczegółowy plan działania związany z drukiem identyfikatorów. W stosownych przypadkach upewnij się, że sprzęt wypożyczony na Onsite może zostać wysłany na miejsce do trzech dni przed wydarzeniem. Jeśli w Twoim obiekcie nie ma miejsca do przechowywania, rozważ wysłanie sprzętu do hotelu, w którym przebywa personel.

Jeśli wypożyczasz sprzęt od firmy Choose 2 Rent , w tym okresie wyślemy Ci informacje o śledzeniu wypożyczonego zestawu. Jeśli wynajmujesz od innego dostawcy, sprawdź harmonogram jego wysyłki.

To najlepszy moment, aby ekspert na Onsite rozpoczął szkolenie personelu odprawy. Przejrzyj plan ustawienia miejsca, przejrzyj protokoły bezpieczeństwa i pokaż personelowi, jak rozwiązać problemy z informacjami o plakietkach uczestnika. Pokaż im film i artykuły, do których łącza znajdują się poniżej, aby zrozumieli, jak wygląda drukowanie z perspektywy uczestnika i jak skonfigurować sprzęt Onsite :

Przejrzyj profile uczestników testów na platformie, aby dokładnie sprawdzić, czy zasady widoczności działają zgodnie z planem, i pokaż różnice pracownikom odprawy, aby wiedzieli, czego się spodziewać.

💡 Pamiętaj, że Twój ekspert Onsite musi mieć konto na platformie Webex Events , aby móc zalogować się do Onsite App na każdym urządzeniu i rozpocząć odprawę.

Już czas! Gdy tylko uzyskasz dostęp do miejsca wydarzenia, poproś Onsite eksperta i personel o skonfigurowanie sprzętu i wydrukowanie kilku plakietek testowych. Po zakończeniu testów należy jak najszybciej zgłosić się do personelu, aby wszyscy byli gotowi przed przybyciem uczestników.

Personel powinien przetestować co najmniej jedną plakietkę na każdym iPadzie i drukarce w noc poprzedzającą rozpoczęcie odprawy oraz każdego ranka przy otwieraniu odprawy. Pomaga to nowym pracownikom zaaklimatyzować się w procesie i dokładnie wiedzieć, jakie będzie doświadczenie uczestnika. Testowanie pomaga również rozwiać wszelkie nieporozumienia i upewnić się, że drukarki są załadowane i prawidłowo skonfigurowane.

Każdy pracownik powinien przynajmniej raz przećwiczyć ładowanie i kalibrację drukarki. W zależności od wielkości wydarzenia może być konieczne załadowanie większej ilości identyfikatorów do drukarek podczas odprawy, jeśli skończy się rolka lub stos. Szybkie ładowanie nowych identyfikatorów zapewnia płynną odprawę. 🏃

⚠️Uwaga ! Jeśli wprowadzasz zmiany w projektach plakietek na platformie, pamiętaj o ich opublikowaniu, a następnie odśwież każdego iPada lub iPhone'a, aby sfinalizować zmiany.

Jeśli postępowałeś zgodnie z procesem i harmonogramem oraz wyciągnąłeś wnioski z materiałów szkoleniowych, do których łącza znajdują się w tym artykule, będziesz gotowy, gdy pierwszy uczestnik dotrze do stołu odpraw.

W trakcie odprawy i po jej zakończeniu przejrzyj stronę Wskaźniki na Onsite , aby podejmować oparte na danych decyzje dotyczące personelu i godzin odprawy, dzięki czemu następna odprawa przebiegnie znacznie sprawniej.

Jeśli masz jakieś pytania, najlepszym źródłem informacji jest nasz wspaniały zespół wsparcia. Kliknij dymek u dołu dowolnej strony platformy Webex Events lub tej bazy wiedzy, aby rozpocząć czat na żywo.

💡 Pamiętaj, że aby uzyskać pomoc dotyczącą wypożyczonego sprzętu, skontaktuj się ze sprzedawcą.

Pytania? Porozmawiaj z nami lub wyślij e-mail na adres support@socio.events