Dit artikel is vertaald uit het Engels met behulp van machinevertaling.

De dynamische oplossingen voor het persoonlijk inchecken van evenementen, het afdrukken van badges en het inchecken van sessies van Webex Events Onsite bieden u een niveau van maatwerk en personalisatie dat nergens anders in de branche te vinden is. Voorbereiding vooraf is essentieel om ervoor te zorgen dat de mensen in uw team voorbereid zijn op het inchecken.

Of u nu Session Check-in, Event Check-in of beide gebruikt, dit artikel geeft u specifieke tijdlijnen, aanbevelingen en tips. Waar relevant vindt u koppelingen naar onze uitgebreide Webex Events Academy cursussen, Help-artikelen en video's om u tijdens uw reis te begeleiden. 🚶

Het gebruik van Session Check-in is heel eenvoudig en heeft dus geen eigen tijdlijn nodig. De volgende tips zijn echter van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat het inchecken van de sessie een succes wordt:

Als u alleen Session Check-in gebruikt, bent u klaar met dit artikel. Doei! 👋

Als je Event Check-in gebruikt, lees dan verder! 📖

Het is tijd om te kopen! Koop Onsite minimaal 12 weken vóór uw evenement, zodat u voldoende tijd heeft om de details van uw evenement en de aangepaste badge of uitrustingsbehoeften door te nemen als u Event Check-in gebruikt.
​

Of u nu apparatuur wilt huren of kopen, bestel zo snel mogelijk om mogelijke nabestellingen en lange doorlooptijden voor te zijn.

⚠️Let op! Choose 2 Rent heeft een lange geschiedenis met Webex Events en hun huurkits hebben alles wat u nodig heeft voor een succesvolle incheckervaring voor evenementen. Als u een andere verhuurleverancier kiest, bekijk dan zorgvuldig onze lijst met benodigde hardware om er zeker van te zijn dat u alle benodigde apparatuur bestelt.

Als u wilt dat medewerkers van Webex Events u helpen met uw evenement, raden we u aan om ongeveer 16 weken voordat uw evenement begint en niet later dan 12 weken ervoor professionele services te bestellen. Tijdens het hoogseizoen voor evenementen kan de beschikbaarheid uitverkocht zijn, dus maak deze service zo vroeg mogelijk veilig. Lees meer over wat Professional Services te bieden heeft!

Het is tijd om te leren! Onsite is zeer intuïtief. Er is echter altijd nuance. Daarom hebben we een Webex Events Academy cursus over Onsite en artikelen gewijd aan elk onderdeel van het Onsite proces. 📚

We raden u ten zeerste aan om ten minste één lid van uw team te kiezen als uw Onsite expert. Voor evenementen groter dan 1.000 personen raden wij minimaal twee experts aan. Ze leren hoe ze de Onsite App kunnen configureren, badges kunnen maken, de apparatuur kunnen inzetten en kunnen helpen bij het afdrukken van badges. Nadat u een expert heeft gekozen, geeft u hem deze bronnen om aan de slag te gaan:

💡 Houd er rekening mee dat als u geen Onsite expert in uw team heeft en hulp nodig heeft, u kunt overwegen om ons Professional Services-team in te huren. We helpen u graag bij het bouwen van uw incheck-app, het ontwerpen van badges, het maken van aangepaste regels, het configureren van het inchecken bij een Onsite Session, het bestellen van hardware en internet op de locatie, en meer. Neem contact op met uw Webex Events contactpersoon voor meer informatie.

Zodra uw Onsite expert wat kennis heeft verzameld, is het tijd om Onsite in te stellen en de app te configureren in het Webex Events platform.

Vergeet niet dat Webex Events Registration de ultieme combinatie is met Webex Events Onsite voor gebruiksgemak en minder onderhoud. Als je een ander registratiesysteem gebruikt, zorg er dan voor dat je een geplande datum hebt voor het finaliseren en uploaden van je deelnemers, met voldoende tijd over om te testen.

Welk registratiesysteem u ook gebruikt, zorg ervoor dat u op uw registratieformulier alle vragen stelt die het incheckpersoneel kan stellen wanneer zij ter plaatse op de locatie zijn. Voeg deze vragen toe aan de incheckpagina om het incheckproces te versnellen. 🧠

Het is tijd om te bouwen! Uw Onsite expert zou inmiddels zijn begonnen met het instellen van Onsite en het configureren van de Onsite App op het platform met aangepaste kleuren, afbeeldingen, knoplabels en andere gewenste aanpassingen.

Nu is het tijd om te leren hoe u badges ontwerpt. Badges kunnen zo eenvoudig of complex zijn als u wilt. Hoe het ook zij, in deze artikelen vindt u alles wat u moet weten:

Wat u leert over het ontwerpen van badges op Onsite , zou u moeten helpen beslissen wat u precies op uw badges wilt hebben. Omdat de printers bijvoorbeeld alleen in zwart-wit afdrukken, kunt u besluiten dat u sommige elementen voorgeprint wilt hebben op uw badgemateriaal. Begin met het maken van ontwerpen en speel met aanpassingsopties. Niets is definitief totdat u de badgevoorraadbestelling heeft geplaatst. Aarzel onderweg niet om contact op te nemen met ons ondersteuningsteam als u vragen heeft.

Begin na te denken over het samenstellen van uw Onsite team. U heeft meer mensen nodig dan uw Onsite expert om de inchecktafel(s) en apparatuur te beheren, vragen van bezoekers te beantwoorden en te helpen met sleutelkoorden en badgehouders. Zelfs als uw bezoekers de iPads of iPhones gebruiken om zichzelf in te checken, zorg er dan voor dat er voor elk apparaat meer mensen aanwezig zijn dan u nodig heeft, zodat sommigen als 'zwemmers' kunnen fungeren. Floaters kunnen no-shows invullen en anderen aflossen als ze even pauze moeten nemen of iemand doorverwijzen naar de helpdesk.

U hoeft zich nog geen zorgen te maken over training: begin gewoon met het bemannen van uw inchecktafels. Rekruteer technisch onderlegde mensen die graag met uw bezoekers willen samenwerken en het incheckproces willen helpen beheren. Effectieve communicatie vóór het evenement met het personeel is van cruciaal belang, zodat iedereen weet waar hij wanneer moet zijn. Plan uw personeelscommunicatie en aanmeldingsmethoden vroeg.

Het is tijd om te bestellen! Op dit punt moet u beslissen over het badgeformaat en een goed idee hebben over het badgeontwerp.

💡 Houd er rekening mee dat als je badgehouders of lanyards wilt, je deze apart moet bestellen. Als u uw eigen badgevoorraad bestelt, raden we u aan 25% meer te bestellen dan u nodig heeft voor herdrukken, kalibraties en testen.

Als u uw eigen uitrusting koopt , bestel dan nu om er zeker van te zijn dat u alles op tijd ontvangt.

Het is tijd om te plannen! Het maken van een plattegrond voor uw badgeprinttafel(s) is van cruciaal belang. Denk aan details zoals:

💡 Houd er rekening mee dat bewegwijzering uw incheckervaring kan maken of breken. Onvoldoende bewegwijzering of te vage bewegwijzering leidt tot verwarring bij de bezoekers. Laat elk type bezoeker precies weten waar hij of zij heen moet met duidelijke bewegwijzering bij elk toegangspunt en in de grote gang.

Als uw routers verbinding maken met internet via een simkaart, test dan de mobiele sterkte op de locatie waar u uw incheckstations wilt plaatsen. Als het signaal zwak of onderbroken is, overweeg dan om het inchecken te verplaatsen naar een locatie waar uw router(s) een solide celsignaal kunnen ontvangen, of overweeg om de routers op uw locatie met vaste bedrading aan te sluiten op het internet.

Over uw apparatuur op Onsite gesproken: als u weet welke apparatuur u nodig heeft en hoe u deze moet instellen, kunt u inzicht krijgen in hoe u de incheckruimte gaat inrichten. Lees ons Onsite Event Check-in Hardware Setup-artikel om te zien hoe de installatie eruit ziet.

Denk als onderdeel van de planning goed na over hoe bezoekers bepaalde informatie, zoals de medische status, zullen verifiëren. Stel zoveel mogelijk vragen als onderdeel van het registratieproces, zodat het evenementpersoneel eenvoudigweg naar de antwoorden van de deelnemers kan verwijzen op de incheckpagina in plaats van iedereen om informatie te vragen.

Plan om één lijn in uw incheckruimte in te richten als helpdesk met een eigen printer en iPad of iPhone, waar mensen vragen kunnen stellen, verloren badges opnieuw kunnen afdrukken en problemen met persoonlijke gegevens kunnen oplossen. Dit zorgt ervoor dat uw belangrijkste inchecklijnen snel doorlopen en zorgt ervoor dat mensen niet opnieuw in de rij hoeven te staan ​​nadat u hun probleem hebt opgelost. Uw Onsite expert(s) moet(en) doorgaans bij de helpdesk aanwezig zijn.

Het is tijd om het zeker te weten! Op dit punt zou u een gedetailleerd werkingsplan voor het afdrukken van badges moeten hebben. Zorg er, indien van toepassing, voor dat uw huurmateriaal Onsite maximaal drie dagen vóór het evenement naar de locatie kan worden verzonden. Als er geen opslagruimte beschikbaar is op uw locatie, overweeg dan om apparatuur te laten verzenden naar het hotel waar het personeel verblijft.

Als u apparatuur huurt bij Choose 2 Rent , sturen zij u gedurende deze periode de trackinginformatie voor uw huurkit. Als u bij een andere leverancier huurt, controleer dan hun verzendtijdlijn.

Dit is het beste moment voor de Onsite expert om uw check-inpersoneel te trainen. Neem het opstellingsplan van de locatie door, bekijk de veiligheidsprotocollen en laat het personeel zien hoe ze problemen met de bezoekersbadge-informatie kunnen oplossen. Laat ze de onderstaande video en artikelen zien, zodat ze begrijpen hoe afdrukken is vanuit het perspectief van de bezoeker en weten hoe ze Onsite hardware moeten instellen:

Bekijk de profielen van uw testdeelnemers op het platform om te controleren of de zichtbaarheidsregels werken zoals gepland, en laat de verschillen zien aan het incheckpersoneel, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten.

💡 Houd er rekening mee dat uw Onsite expert een Webex Events platformaccount moet hebben, zodat hij/zij zich op elk apparaat kan aanmelden bij de Onsite App en kan beginnen met inchecken.

Het is tijd! Zodra u toegang heeft tot de locatie, laat uw Onsite expert en personeel uw hardware installeren en een paar testbadges afdrukken. Zodra het testen is voltooid, checkt het personeel zo snel mogelijk in, zodat het personeel allemaal klaar is voordat de deelnemers arriveren.

Het personeel moet de avond voordat het inchecken begint en elke ochtend dat u het inchecken opent, ten minste één badge op elke iPad en printer testen. Hierdoor kunnen nieuwe medewerkers aan het proces wennen, zodat ze precies weten hoe de bezoekerservaring zal zijn. Testen helpt ook eventuele verwarring weg te nemen en ervoor te zorgen dat printers correct worden geladen en geconfigureerd.

Elk personeelslid moet minstens één keer oefenen met het laden en kalibreren van een printer. Afhankelijk van de grootte van uw evenement kan het zijn dat het personeel tijdens het inchecken meer badgevoorraad in de printer moet laden als een rol of stapel op is. Door snel nieuwe badges te laden, verloopt het inchecken soepel. 🏃

⚠️Let op! Als u wijzigingen aanbrengt in badge-ontwerpen op het platform, zorg er dan voor dat u deze publiceert en vernieuw vervolgens elke iPad of iPhone om de wijzigingen af ​​te ronden.

Als u het proces en de tijdlijn hebt gevolgd en hebt geleerd van het trainingsmateriaal dat in dit artikel wordt gelinkt, bent u klaar wanneer uw eerste deelnemer aan de inchecktafel arriveert.

Bekijk tijdens en na het inchecken de pagina Onsite Metrics om op gegevens gebaseerde beslissingen te nemen over personeelsbezetting en inchecktijden, zodat uw volgende incheckervaring veel soepeler verloopt.

Als u vragen heeft, is ons geweldige ondersteuningsteam uw beste hulpbron. Klik op de ballon onder aan een pagina op het Webex Events platform of in deze kennisbank om een ​​livechat te starten.

💡 Houd er rekening mee dat u voor hulp bij gehuurde hardware contact op moet nemen met uw verhuurleverancier.

Vragen? Chat met ons of e-mail support@socio.events