Questo articolo è stato tradotto dall'inglese utilizzando la traduzione automatica.

Le soluzioni dinamiche di check-in di eventi di persona, stampa di badge e check-in delle sessioni Webex Events Onsite offrono un livello di personalizzazione e personalizzazione che non si trova in nessun'altra parte del settore. La preparazione anticipata è fondamentale per garantire che le persone del tuo team siano preparate per il check-in.

Che tu utilizzi il check-in della sessione, il check-in dell'evento o entrambi, questo articolo fornisce scadenze, consigli e suggerimenti specifici. Ove pertinente, troverai collegamenti ai nostri corsi completi Webex Events Academy , articoli della guida e video per guidarti durante il tuo viaggio. 🚶

Usare Session Check-in è davvero semplice, quindi non necessita di una propria sequenza temporale. Tuttavia, i seguenti suggerimenti sono fondamentali per garantire che il check-in della sessione abbia successo:

Se utilizzi solo il check-in della sessione, hai finito con questo articolo. Ciao! 👋

Se utilizzi Event Check-in, continua a leggere! 📖

È ora di comprare! Acquista in Onsite almeno 12 settimane prima dell'evento, in modo da avere tutto il tempo per elaborare i dettagli del tuo evento e le esigenze di badge personalizzato o attrezzatura se utilizzi Event Check-in.
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Sia che tu preveda di noleggiare o acquistare attrezzature, ordina il prima possibile per anticipare potenziali ordini arretrati e lunghi tempi di consegna.

⚠️ Attenzione! Choose 2 Rent ha una lunga storia con Webex Events e i suoi kit di noleggio hanno tutto il necessario per un'esperienza di check-in dell'evento di successo. Se scegli un altro fornitore di noleggio, esamina attentamente il nostro elenco dell'hardware richiesto per assicurarti di ordinare tutta l'attrezzatura necessaria.

Se desideri che il personale Webex Events ti assista con il tuo evento, ti consigliamo di ordinare servizi professionali circa 16 settimane prima dell'inizio dell'evento e non oltre 12 settimane prima. La disponibilità potrebbe esaurirsi durante l'alta stagione degli eventi, quindi assicurati questo servizio il prima possibile. Scopri di più su ciò che i Servizi Professionali hanno da offrire!

È tempo di imparare! Onsite è molto intuitivo. Tuttavia, c'è sempre una sfumatura. Ecco perché offriamo un corso Webex Events Academy interamente dedicato a Onsite e articoli dedicati a ciascuna parte del processo Onsite . 📚

Ti consigliamo vivamente di scegliere almeno un membro del tuo team come esperto in Onsite . Per eventi con più di 1.000 persone, consigliamo almeno due esperti. Impareranno come configurare l' Onsite App, creare badge, distribuire l'attrezzatura e aiutare a stampare i badge. Dopo aver scelto un esperto, forniscigli queste risorse per iniziare:

💡 Tieni presente che, se non disponi di un esperto in Onsite nel tuo team e hai bisogno di aiuto, valuta la possibilità di assumere il nostro team di servizi professionali . Saremo lieti di aiutarti a creare la tua app per il check-in, progettare badge, creare regole personalizzate, configurare il check-in per sessioni in Onsite , ordinare hardware e Internet per la sede e altro ancora. Rivolgiti al tuo contatto Webex Events per ulteriori informazioni.

Una volta che l'esperto in Onsite ha acquisito alcune conoscenze, è il momento di iniziare a configurare Onsite e configurare l'app nella piattaforma Webex Events .

Ricorda, la Webex Events Registration è l'abbinamento definitivo con Webex Events Onsite per facilità d'uso e manutenzione ridotta. Se utilizzi un sistema di registrazione diverso, assicurati di avere una data pianificata per la finalizzazione e il caricamento dei partecipanti, con tutto il tempo a disposizione per i test.

Qualunque sia il sistema di registrazione che utilizzi, assicurati di porre nel modulo di registrazione tutte le domande che il personale addetto al check-in potrebbe porre quando si trova sul posto presso la sede. Aggiungi queste domande alla pagina Check-in per accelerare il processo di check-in. 🧠

È tempo di costruire! A questo punto il tuo esperto Onsite dovrebbe aver iniziato a configurare Onsite e a configurare l' Onsite App nella piattaforma con colori, grafica, etichette dei pulsanti e qualsiasi altra personalizzazione desideri.

Ora è il momento di imparare a progettare badge. I badge possono essere semplici o complessi come preferisci. In ogni caso, questi articoli contengono tutto ciò che devi sapere:

Ciò che apprendi sulla progettazione dei badge Onsite dovrebbe aiutarti a decidere esattamente cosa desideri sui tuoi badge. Ad esempio, poiché le stampanti stampano solo in bianco e nero, potresti decidere di volere alcuni elementi prestampati sullo stock di badge. Inizia a creare progetti e a giocare con le opzioni di personalizzazione: nulla è definitivo finché non invii l'ordine di stock del badge. Lungo il percorso, non esitare a contattare il nostro team di supporto per qualsiasi domanda.

Inizia a pensare a costruire il tuo team in Onsite . Avrai bisogno di più persone del tuo esperto in Onsite per gestire i tavoli per il check-in e le attrezzature, rispondere alle domande dei partecipanti e aiutare con cordini e porta badge. Anche se i tuoi partecipanti utilizzeranno gli iPad o gli iPhone per effettuare il check-in, pianifica di avere più persone del necessario per ciascun dispositivo in modo che alcuni possano fungere da "floater". I floater possono sostituire le persone che non si presentano e dare il cambio agli altri quando hanno bisogno di fare una pausa o indirizzare qualcuno all'help desk.

Non preoccuparti ancora della formazione: avvia semplicemente il processo di assegnazione del personale ai tavoli del check-in. Recluta persone esperte di tecnologia che siano entusiaste di lavorare con i tuoi partecipanti e aiutarli a gestire il processo di check-in. Un'efficace comunicazione pre-evento con il personale è fondamentale in modo che tutti sappiano dove essere e quando. Pianifica in anticipo la comunicazione del personale e i metodi di registrazione.

È ora di ordinare! A questo punto, dovresti decidere la dimensione del badge e avere un'idea chiara del design del badge.

💡 Tieni presente che, se desideri portabadge o cordini, devi ordinarli separatamente. Se stai ordinando la tua scorta di badge, ti consigliamo di ordinare il 25% in più del necessario per coprire ristampe, calibrazioni e test.

Se stai acquistando la tua attrezzatura , ordina ora per assicurarti di ricevere tutto in tempo.

È tempo di pianificare! Creare una planimetria per i tuoi tavoli per la stampa di badge è fondamentale. Considera dettagli come:

💡 Tieni presente che la segnaletica può creare o distruggere la tua esperienza di check-in. Una segnaletica insufficiente o troppo vaga può creare confusione tra i partecipanti. Fai sapere a ogni tipo di partecipante esattamente dove andare con una segnaletica chiara in ogni punto di ingresso e nei corridoi principali.

Se i tuoi router si connettono a Internet con una scheda SIM, verifica la potenza della rete cellulare nel luogo in cui desideri collocare le postazioni di check-in. Se il segnale è debole o intermittente, valuta la possibilità di spostare il check-in in un luogo in cui i tuoi router possano ricevere un segnale cellulare solido o prendere in considerazione l'idea di collegare i router a Internet presso la tua sede.

Parlando della tua attrezzatura in Onsite , sapere di quale attrezzatura hai bisogno e come configurarla può darti un'idea di come allestirai l'area check-in. Leggi il nostro articolo sulla configurazione dell'hardware per il check-in all'evento in Onsite per scoprire com'è la configurazione.

Nell'ambito della pianificazione, pensa attentamente a come i partecipanti verificheranno determinate informazioni, come lo stato medico. Fai quante più domande possibili come parte del processo di registrazione in modo che lo staff dell'evento possa semplicemente fare riferimento alle risposte dei partecipanti nella pagina del check-in invece di chiedere informazioni a ogni persona.

Pianifica di avere una linea dell'area check-in impostata come help desk con la propria stampante e iPad o iPhone dove le persone possono porre domande, ristampare badge smarriti e risolvere problemi relativi ai dati personali. Ciò mantiene le linee principali del check-in in movimento rapidamente e garantisce che le persone non debbano rimettersi in fila dopo aver risolto il loro problema. Gli esperti in Onsite dovrebbero generalmente trovarsi presso l'help desk.

E' ora di avere certezze! A questo punto, dovresti avere un piano operativo dettagliato per la stampa dei badge. Se applicabile, assicurati doppiamente che la tua attrezzatura a Onsite possa essere spedita alla sede fino a tre giorni prima dell'evento. Se il deposito non è disponibile presso la tua sede, valuta la possibilità di spedire l'attrezzatura all'hotel in cui alloggia il personale.

Se noleggi l'attrezzatura da Choose 2 Rent , ti invieranno le informazioni di tracciamento per il tuo kit di noleggio durante questo periodo di tempo. Se noleggi da un altro venditore, verifica la tempistica di spedizione.

Questo è il momento migliore per l'esperto in Onsite per iniziare a formare il personale del check-in. Esamina il piano di allestimento della sede, esamina i protocolli di sicurezza e mostra al personale come correggere i problemi con le informazioni sul badge dei partecipanti. Mostra loro il video e gli articoli collegati di seguito in modo che capiscano com'è la stampa dal punto di vista dei partecipanti e sappiano come configurare l'hardware in Onsite :

Controlla i profili dei partecipanti al test nella piattaforma per verificare che le regole di visibilità funzionino come previsto e mostra le differenze al personale addetto al check-in in modo che sappiano cosa aspettarsi.

💡 Tieni presente che l'esperto in Onsite deve disporre di un account della piattaforma Webex Events in modo da poter accedere Onsite App su ciascun dispositivo e avviare il check-in.

È tempo! Non appena avrai accesso alla sede, chiedi al tuo esperto in Onsite e al personale di configurare l'hardware e stampare alcuni badge di prova. Una volta completato il test, effettua il check-in del personale il prima possibile in modo che sia tutto pronto prima dell'arrivo dei partecipanti.

Il personale deve testare almeno un badge su ciascun iPad e stampante la sera prima dell'inizio del check-in e ogni mattina all'apertura del check-in. Ciò aiuta il nuovo personale ad acclimatarsi al processo in modo che sappia esattamente come sarà l'esperienza dei partecipanti. I test aiutano anche a chiarire qualsiasi confusione e ad assicurarsi che le stampanti siano caricate e configurate correttamente.

Ogni membro del personale dovrebbe esercitarsi a caricare e calibrare una stampante almeno una volta. A seconda delle dimensioni del tuo evento, il personale potrebbe dover caricare più badge nelle stampanti durante il check-in se un rotolo o una pila si esaurisce. Il caricamento rapido di nuovi badge mantiene il check-in senza intoppi. 🏃

⚠️ Attenzione! Se apporti modifiche ai design dei badge nella piattaforma, fai attenzione a pubblicarli e quindi aggiorna ciascun iPad o iPhone per finalizzare le modifiche.

Se hai seguito il processo e la sequenza temporale e hai imparato dal materiale di formazione collegato in questo articolo, sarai pronto quando il tuo primo partecipante arriverà al tavolo del check-in.

Durante e dopo il check-in, esamina la pagina Metriche Onsite per prendere decisioni basate sui dati relative al personale e agli orari di check-in, in modo che la tua prossima esperienza di check-in sia molto più agevole.

Se hai domande, la tua migliore risorsa è il nostro fantastico team di supporto. Fare clic sul fumetto nella parte inferiore di qualsiasi pagina nella piattaforma Webex Events o in questa Knowledge Base per avviare una chat dal vivo.

💡 Tieni presente che, per assistenza con l'hardware noleggiato, contatta il fornitore del noleggio.

Domande? Chatta con noi o invia un'e-mail a support@socio.events