Cet article a été traduit de l'anglais à l'aide de la traduction automatique.

Les solutions dynamiques d'enregistrement d'événements en personne, d'impression de badges et d'enregistrement de session de Webex Events Onsite vous offrent un niveau de personnalisation que l'on ne trouve nulle part ailleurs dans l'industrie. Une préparation préalable est essentielle pour garantir que les membres de votre équipe sont prêts à l'enregistrement.

Que vous utilisiez l'enregistrement de session, l'enregistrement d'événement ou les deux, cet article vous propose des délais, des recommandations et des conseils spécifiques. Le cas échéant, vous trouverez des liens vers nos cours complets de la Webex Events Academy , des articles d'aide et des vidéos pour vous guider tout au long de votre parcours. 🚶

L’utilisation de l’enregistrement de session est très simple, elle n’a donc pas besoin de sa propre chronologie. Cependant, les conseils suivants sont essentiels pour garantir le succès de l’enregistrement de session :

Si vous utilisez uniquement l'enregistrement de session, vous avez terminé avec cet article. Au revoir! 👋

Si vous utilisez l'enregistrement d'événements, continuez à lire ! 📖

Il est temps d'acheter ! Achetez sur Onsite au moins 12 semaines avant votre événement, afin d'avoir suffisamment de temps pour travailler sur les détails de votre événement et les besoins en matière de badges ou d'équipement personnalisés si vous utilisez l'enregistrement d'événement.
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Que vous envisagiez de louer ou d'acheter du matériel, commandez le plus tôt possible pour anticiper les éventuelles commandes en souffrance et les longs délais de livraison.

⚠️ Attention ! Choose 2 Rent a une longue histoire avec Webex Events, et leurs kits de location contiennent tout ce dont vous avez besoin pour une expérience d'enregistrement d'événement réussie. Si vous choisissez un autre fournisseur de location, examinez attentivement notre liste de matériel requis pour vous assurer de commander tout l'équipement nécessaire.

Si vous souhaitez que le personnel Webex Events vous aide dans votre événement, nous vous recommandons de commander des services professionnels environ 16 semaines avant le début de votre événement et au plus tard 12 semaines avant. La disponibilité peut être épuisée pendant la haute saison des événements, alors assurez-vous de bénéficier de ce service le plus tôt possible. Apprenez-en davantage sur ce que les services professionnels ont à offrir !

Il est temps d'apprendre ! Sur Onsite , c'est très intuitif. Cependant, il y a toujours des nuances. C'est pourquoi nous proposons un cours Webex Events Academy consacré au Onsite et des articles dédiés à chaque partie du processus Onsite . 📚

Nous vous recommandons fortement de choisir au moins un membre de votre équipe comme expert sur Onsite . Pour les événements de plus de 1 000 personnes, nous recommandons au moins deux experts. Ils apprendront comment configurer l' Onsite App, créer des badges, déployer l'équipement et aider à imprimer des badges. Une fois que vous avez choisi un expert, donnez-lui ces ressources pour commencer :

💡 Gardez à l'esprit que si vous n'avez pas d'expert sur Onsite dans votre équipe et que vous avez besoin d'aide, envisagez de faire appel à notre équipe de services professionnels . Nous serons heureux de vous aider à créer votre application d'enregistrement, à concevoir des badges, à créer des règles personnalisées, à configurer l'enregistrement de session sur Onsite , à commander du matériel et à accéder à Internet sur place, et bien plus encore. Contactez votre contact Webex Events pour plus d’informations.

Une fois que votre expert Onsite a acquis quelques connaissances, il est temps de commencer à installer Onsite et à configurer l'application sur la plateforme Webex Events .

N’oubliez pas que Webex Events Registration est le couplage ultime avec Webex Events Onsite pour une utilisation facile et une maintenance réduite. Si vous utilisez un autre système d'inscription, assurez-vous d'avoir une date prévue pour finaliser et télécharger vos participants, avec suffisamment de temps pour les tests.

Quel que soit le système d'inscription que vous utilisez, assurez-vous de poser dans votre formulaire d'inscription toutes les questions que le personnel d'enregistrement pourrait poser lorsqu'il est sur place sur place. Ajoutez ces questions à la page d'enregistrement pour accélérer le processus d'enregistrement. 🧠

Il est temps de construire ! À présent, votre expert Onsite devrait avoir commencé à installer Onsite et à configurer l' Onsite App sur la plateforme avec des couleurs, des graphiques, des étiquettes de boutons personnalisés et toute autre personnalisation souhaitée.

Il est maintenant temps d'apprendre à concevoir des badges. Les badges peuvent être aussi simples ou complexes que vous le souhaitez. Quoi qu’il en soit, ces articles contiennent tout ce que vous devez savoir :

Ce que vous apprendrez sur la conception de badges sur Onsite devrait vous aider à décider exactement ce que vous voulez sur vos badges. Par exemple, comme les imprimantes impriment uniquement en noir et blanc, vous pouvez décider de pré-imprimer certains éléments sur votre stock de badges. Commencez à créer des designs et à jouer avec les options de personnalisation : rien n'est définitif tant que vous n'avez pas soumis la commande de stock de badges. En cours de route, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance pour toute question.

Commencez à penser à constituer votre équipe sur Onsite . Vous aurez besoin de plus de personnes que votre expert sur Onsite pour gérer les tables d'enregistrement et l'équipement, répondre aux questions des participants et vous aider avec les cordons et les porte-badges. Même si vos participants utilisent leur iPad ou leur iPhone pour s'enregistrer, prévoyez d'avoir plus de personnes que nécessaire pour chaque appareil afin que certaines puissent agir comme des « flottants ». Les flottants peuvent remplacer les non-présentations et soulager les autres lorsqu'ils ont besoin de faire une pause ou diriger quelqu'un vers le service d'assistance.

Ne vous souciez pas encore de la formation : démarrez simplement le processus de dotation en personnel de vos tables d'enregistrement. Recrutez des personnes compétentes en technologie et enthousiastes à l'idée de travailler avec vos participants et de vous aider à gérer le processus d'enregistrement. Une communication efficace avant l'événement avec le personnel est cruciale afin que chacun sache où et quand se trouver. Planifiez tôt les méthodes de communication et d’inscription de votre personnel.

Il est temps de commander ! À ce stade, vous devez décider de la taille du badge et avoir une idée précise du design du badge.

💡 Gardez à l’esprit que si vous souhaitez des porte-badges ou des cordons, vous devez les commander séparément. Si vous commandez votre propre stock de badges, nous vous recommandons d'en commander 25 % de plus que ce dont vous avez besoin pour couvrir les réimpressions, les étalonnages et les tests.

Si vous achetez votre propre équipement , commandez maintenant pour être sûr de tout recevoir à temps.

Il est temps de planifier ! Il est essentiel de créer un plan d'étage pour votre ou vos tables d'impression de badges. Considérez des détails tels que :

💡 Gardez à l’esprit que la signalisation peut faire ou défaire votre expérience d’enregistrement. Une signalisation insuffisante ou trop vague entraîne une confusion chez les participants. Faites savoir à chaque type de participant exactement où aller grâce à une signalisation claire à chaque point d’entrée et dans les couloirs principaux.

Si vos routeurs se connectent à Internet avec une carte SIM, testez la puissance cellulaire à l'endroit où vous souhaitez installer vos bornes d'enregistrement. Si le signal est faible ou intermittent, envisagez de déplacer l'enregistrement vers un endroit où votre ou vos routeurs peuvent recevoir un signal cellulaire solide, ou envisagez de câbler les routeurs à Internet dans votre établissement.

En parlant de votre équipement sur Onsite , savoir de quel équipement vous avez besoin et comment l'installer peut vous donner un aperçu de la façon dont vous allez aménager la zone d'enregistrement. Lisez notre article sur la configuration matérielle de l'enregistrement d'événements sur Onsite pour savoir à quoi ressemble la configuration.

Dans le cadre de la planification, réfléchissez soigneusement à la manière dont les participants vérifieront certaines informations, telles que leur état de santé. Posez autant de questions que possible dans le cadre du processus d'inscription afin que le personnel de l'événement puisse simplement se référer aux réponses des participants sur la page d'enregistrement au lieu de demander des informations à chaque personne.

Prévoyez d'avoir une ligne de votre zone d'enregistrement configurée comme un service d'assistance avec sa propre imprimante et un iPad ou un iPhone où les gens peuvent poser des questions, réimprimer les badges perdus et résoudre les problèmes de données personnelles. Cela permet à vos principales lignes d'enregistrement de circuler rapidement et garantit que les gens n'auront pas à faire la queue une fois que vous aurez résolu leur problème. Votre ou vos experts sur Onsite doivent généralement être au service d'assistance.

Il est temps d'en être sûr ! À ce stade, vous devriez disposer d’un plan d’opération détaillé pour l’impression des badges. Le cas échéant, assurez-vous doublement que votre équipement de location sur Onsite peut être expédié sur place jusqu'à trois jours avant l'événement. Si le stockage n'est pas disponible sur votre site, envisagez de faire expédier le matériel à l'hôtel où réside le personnel.

Si vous louez du matériel auprès de Choose 2 Rent , ils vous enverront les informations de suivi de votre kit de location pendant cette période. Si vous louez auprès d'un autre fournisseur, vérifiez son délai d'expédition.

C’est le meilleur moment pour que l’expert sur Onsite commence à former votre personnel d’enregistrement. Passez en revue le plan de configuration du site, examinez les protocoles de sécurité et montrez au personnel comment corriger les problèmes liés aux informations sur les badges des participants. Montrez-leur la vidéo et les articles liés ci-dessous afin qu'ils comprennent à quoi ressemble l'impression du point de vue des participants et sachent comment configurer le matériel sur Onsite :

Examinez les profils de vos participants au test sur la plateforme pour vérifier que les règles de visibilité fonctionnent comme prévu et montrez les différences au personnel d'enregistrement afin qu'il sache à quoi s'attendre.

💡 Gardez à l'esprit que votre expert sur Onsite doit disposer d'un compte sur la plateforme Webex Events afin de pouvoir se connecter à l' Onsite App sur chaque appareil et commencer l'enregistrement.

C'est l'heure! Dès que vous avez accès au site, demandez à votre expert sur Onsite et à votre personnel d'installer votre matériel et d'imprimer quelques badges de test. Une fois les tests terminés, enregistrez le personnel dès que possible afin que tout le personnel soit prêt avant l'arrivée des participants.

Le personnel doit tester au moins un badge sur chaque iPad et imprimante la veille du début de l'enregistrement et chaque matin lors de l'ouverture de l'enregistrement. Cela aide les nouveaux employés à s'acclimater au processus afin qu'ils sachent exactement à quoi ressemblera l'expérience des participants. Les tests aident également à dissiper toute confusion et à garantir que les imprimantes sont chargées et configurées correctement.

Chaque membre du personnel doit s'entraîner à charger et calibrer une imprimante au moins une fois. En fonction de la taille de votre événement, le personnel devra peut-être charger davantage de stock de badges dans les imprimantes lors de l'enregistrement si un rouleau ou une pile est épuisé. Le chargement rapide de nouveaux badges garantit le bon déroulement de l'enregistrement. 🏃

⚠️ Attention ! Si vous apportez des modifications aux designs de badges sur la plateforme, veillez à les publier puis actualisez chaque iPad ou iPhone pour finaliser les modifications.

Si vous avez suivi le processus et le calendrier et appris du matériel de formation lié tout au long de cet article, vous serez prêt lorsque votre premier participant arrivera à la table d'enregistrement.

Pendant et après l'enregistrement, consultez la page Paramètres sur Onsite pour prendre des décisions fondées sur les données concernant le personnel et les horaires d'enregistrement afin que votre prochaine expérience d'enregistrement soit encore plus fluide.

Si vous avez des questions, votre meilleure ressource est notre formidable équipe d'assistance. Cliquez sur la bulle au bas de n’importe quelle page de la plateforme Webex Events ou de cette base de connaissances pour démarrer une discussion en direct.

💡 N'oubliez pas que pour obtenir de l'aide concernant le matériel loué, contactez votre fournisseur de location.

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