Este artículo fue traducido del inglés mediante traducción automática.

Las soluciones dinámicas de registro de eventos en persona, impresión de credenciales y registro de sesiones de Webex Events Onsite le brindan un nivel de personalización que no se encuentra en ningún otro lugar de la industria. La preparación anticipada es clave para garantizar que las personas de su equipo estén preparadas para el check-in.

Ya sea que esté utilizando el Registro de sesiones, el Registro de eventos o ambos, este artículo le brinda cronogramas, recomendaciones y consejos específicos. Cuando sea relevante, encontrará enlaces a nuestros cursos completos de Webex Events Academy , artículos de ayuda y videos que lo guiarán en su recorrido. 🚶

Usar el Registro de sesión es realmente simple, por lo que no necesita su propia línea de tiempo. Sin embargo, los siguientes consejos son fundamentales para garantizar que el registro de sesión sea un éxito:

Si solo está utilizando el Registro de sesión, entonces ya ha terminado con este artículo. ¡Adiós! 👋

Si estás utilizando el registro de eventos, ¡sigue leyendo! 📖

¡Es hora de comprar! Compre en el Onsite al menos 12 semanas antes de su evento, para que tenga suficiente tiempo para trabajar en los detalles de su evento y las necesidades de insignias o equipos personalizados si utiliza el Registro de eventos.
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Ya sea que planee alquilar o comprar equipo, haga su pedido lo antes posible para anticiparse a posibles pedidos pendientes y largos plazos de entrega.

⚠️ ¡Precaución! Choose 2 Rent tiene una larga trayectoria con Webex Events y sus kits de alquiler tienen todo lo que necesita para una experiencia exitosa de registro de eventos. Si elige otro proveedor de alquiler, revise cuidadosamente nuestra lista de hardware requerido para asegurarse de solicitar todo el equipo necesario.

Si desea que el personal de Webex Events le ayude con su evento, le recomendamos solicitar servicios profesionales alrededor de 16 semanas antes de que comience su evento y a más tardar 12 semanas antes. La disponibilidad puede agotarse durante la temporada alta de eventos, así que asegure este servicio lo antes posible. ¡Obtenga más información sobre lo que los servicios profesionales tienen para ofrecer!

¡Es hora de aprender! El Onsite es muy intuitivo. Sin embargo, siempre hay matices. Es por eso que tenemos un curso de Webex Events Academy sobre Onsite y artículos dedicados a cada parte del proceso Onsite . 📚

Le recomendamos encarecidamente que elija al menos un miembro de su equipo para que sea su experto en el Onsite . Para eventos de más de 1000 personas, recomendamos al menos dos expertos. Aprenderán cómo configurar la Onsite App, crear credenciales, implementar el equipo y ayudar a imprimir credenciales. Una vez que haya elegido a un experto, proporciónele estos recursos para comenzar:

💡 Tenga en cuenta que si no tiene un experto en el Onsite en su equipo y necesita ayuda, considere contratar nuestro equipo de Servicios Profesionales . Estaremos encantados de ayudarle a crear su aplicación de registro, diseñar insignias, crear reglas personalizadas, configurar el registro de Onsite en el sitio, solicitar hardware e Internet para el lugar, y más. Comuníquese con su contacto de Webex Events para obtener más información.

Una vez que su experto en Onsite haya adquirido algunos conocimientos, es hora de comenzar a instalar Onsite y configurar la aplicación en la plataforma Webex Events .

Recuerde, el Webex Events Registration es la mejor combinación con Webex Events Onsite para facilitar el uso y reducir el mantenimiento. Si está utilizando un sistema de registro diferente, asegúrese de tener una fecha planificada para finalizar y cargar a sus asistentes, con suficiente tiempo libre para realizar pruebas.

Cualquiera que sea el sistema de registro que utilice, asegúrese de hacer cualquier pregunta en su formulario de registro que el personal de check-in pueda hacer cuando esté en el lugar. Agregue estas preguntas a la página de Registro para acelerar el proceso de registro. 🧠

¡Es hora de construir! A estas alturas, su experto en Onsite debería haber comenzado a instalar Onsite y a configurar la Onsite App en la plataforma con colores, gráficos, etiquetas de botones personalizados y cualquier otra personalización que desee.

Ahora es el momento de aprender a diseñar insignias. Las insignias pueden ser tan simples o complejas como quieras. Cualquiera sea el caso, estos artículos tienen todo lo que necesitas saber:

Lo que aprenda sobre el diseño de insignias en el Onsite le ayudará a decidir exactamente qué quiere en sus insignias. Por ejemplo, debido a que las impresoras imprimen solo en blanco y negro, usted puede decidir que desea que algunos elementos estén preimpresos en el material de su credencial. Comience a crear diseños y a jugar con las opciones de personalización; nada es definitivo hasta que envíe el pedido de stock de insignias. En el camino, no dude en comunicarse con nuestro equipo de soporte si tiene alguna pregunta.

Empiece a pensar en formar su equipo Onsite . Necesitará más personas que su experto en el Onsite para administrar las mesas de registro y el equipo, responder las preguntas de los asistentes y ayudar con los cordones y los porta credenciales. Incluso si sus asistentes usarán iPads o iPhones para registrarse, planifique tener más personas de las necesarias para cada dispositivo para que algunos puedan actuar como "flotantes". Los flotadores pueden suplir las ausencias y relevar a otros cuando necesitan tomar un descanso o dirigir a alguien a la mesa de ayuda.

No se preocupe todavía por la capacitación: simplemente comience el proceso de dotar de personal a sus mesas de check-in. Reclute personas conocedoras de la tecnología que estén entusiasmadas de trabajar con sus asistentes y ayuden a administrar el proceso de registro. La comunicación eficaz con el personal antes del evento es fundamental para que todos sepan dónde estar y cuándo. Planifique con anticipación la comunicación de su personal y los métodos de registro.

¡Es hora de ordenar! En este punto, debes decidir el tamaño de la insignia y tener una idea sólida sobre el diseño de la misma.

💡 Tenga en cuenta que si desea portatarjetas o cordones, debe pedirlos por separado. Si solicita su propio stock de insignias, le recomendamos solicitar un 25 % más de lo que necesita para cubrir reimpresiones, calibraciones y pruebas.

Si está comprando su propio equipo , haga su pedido ahora para asegurarse de recibirlo todo a tiempo.

¡Es hora de planificar! Crear un plano de planta para su(s) mesa(s) de impresión de credenciales es fundamental. Considere detalles como:

💡 Tenga en cuenta que la señalización puede mejorar o deshacer su experiencia de check-in. Una señalización insuficiente o demasiado vaga genera confusión en los asistentes. Informe a cada tipo de asistente exactamente a dónde ir con señalización clara en cada punto de entrada y pasillo principal.

Si sus enrutadores se conectan a Internet con una tarjeta SIM, pruebe la potencia celular en la ubicación donde desea colocar sus estaciones de check-in. Si la señal es débil o intermitente, considere trasladar el check-in a una ubicación donde su(s) enrutador(es) puedan recibir una señal celular sólida, o considere conectar los enrutadores a Internet en su lugar.

Hablando de su equipo en el Onsite , saber qué equipo necesita y cómo configurarlo puede darle una idea de cómo configurará el área de check-in. Lea nuestro artículo Configuración del hardware de registro de eventos en el Onsite para saber cómo es la configuración.

Como parte de la planificación, piense detenidamente en cómo los asistentes verificarán cierta información, como su estado médico. Haga tantas preguntas como sea posible como parte del proceso de registro para que el personal del evento pueda simplemente consultar las respuestas de los asistentes en la página de Registro en lugar de pedir información a cada persona.

Planee tener una línea de su área de check-in configurada como mesa de ayuda con su propia impresora y iPad o iPhone donde las personas puedan hacer preguntas, reimprimir credenciales perdidas y resolver problemas de datos personales. Esto mantiene las líneas de registro principales en movimiento rápidamente y garantiza que las personas no tengan que volver a hacer fila después de que usted resuelva su problema. Por lo general, sus expertos en el Onsite deben estar en la mesa de ayuda.

¡Es hora de estar seguro! En este punto, debería tener un plan de operación detallado para la impresión de credenciales. Si corresponde, asegúrese doblemente de que su equipo de alquiler en el Onsite pueda enviarse al lugar de celebración hasta tres días antes del evento. Si no hay almacenamiento disponible en su lugar, considere enviar el equipo al hotel donde se hospeda el personal.

Si alquila equipo en Choose 2 Rent , le enviarán la información de seguimiento de su kit de alquiler durante este período de tiempo. Si alquila a otro proveedor, verifique su cronograma de envío.

Este es el mejor momento para que el experto en el Onsite comience a capacitar a su personal de check-in. Revise el plan de configuración del lugar, revise los protocolos de seguridad y muestre al personal cómo corregir problemas con la información de la credencial de los asistentes. Muéstreles el vídeo y los artículos vinculados a continuación para que comprendan cómo es la impresión desde la perspectiva de los asistentes y sepan cómo configurar el hardware in Onsite :

Revise los perfiles de los asistentes a su prueba en la plataforma para verificar que las reglas de visibilidad estén funcionando según lo planeado y muestre las diferencias al personal de registro para que sepan qué esperar.

💡 Tenga en cuenta que su experto en el Onsite debe tener una cuenta de la plataforma Webex Events para poder iniciar sesión en la Onsite App en cada dispositivo y comenzar el registro.

¡Es la hora! Tan pronto como tenga acceso al lugar, haga que su experto y personal en el Onsite configuren su hardware e imprima algunas credenciales de prueba. Una vez que se completen las pruebas, registre al personal lo antes posible para que todo el personal esté listo antes de que lleguen los asistentes.

El personal debe probar al menos una credencial en cada iPad e impresora la noche antes de que comience el check-in y cada mañana al abrir el check-in. Esto ayuda al nuevo personal a aclimatarse al proceso para que sepan exactamente cómo será la experiencia de los asistentes. Las pruebas también ayudan a aclarar cualquier confusión y garantizar que las impresoras estén cargadas y configuradas correctamente.

Cada miembro del personal debe practicar cómo cargar y calibrar una impresora al menos una vez. Dependiendo del tamaño de su evento, es posible que el personal necesite cargar más papel para credenciales en las impresoras durante el check-in si se agota un rollo o una pila. Cargar nuevas credenciales rápidamente mantiene el check-in funcionando sin problemas. 🏃

⚠️ ¡ Precaución! Si realiza cambios en los diseños de insignias en la plataforma, tenga cuidado de publicarlos y luego actualizar cada iPad o iPhone para finalizar los cambios.

Si siguió el proceso y el cronograma y aprendió del material de capacitación vinculado a lo largo de este artículo, estará listo cuando el primer asistente llegue a la mesa de registro.

Durante y después del check-in, revise la página Métricas en el Onsite para tomar decisiones basadas en datos sobre la dotación de personal y los horarios de check-in para que su próxima experiencia de check-in sea mucho más fluida.

Si tiene alguna pregunta, su mejor recurso es nuestro increíble equipo de soporte. Haga clic en la burbuja en la parte inferior de cualquier página de la plataforma Webex Events o de esta base de conocimientos para iniciar un chat en vivo.

💡 Tenga en cuenta que, para obtener ayuda con el hardware alquilado, comuníquese con su proveedor de alquiler.

¿Preguntas? Chatee con nosotros o envíe un correo electrónico a support@socio.events