Dieser Artikel wurde maschinell aus dem Englischen übersetzt.

Die dynamischen Lösungen für den persönlichen Event-Check-in, den Ausweisdruck und den Sitzungs-Check-in von Webex Events Onsite bieten Ihnen ein Maß an Anpassung und Personalisierung, das sonst nirgendwo in der Branche zu finden ist. Eine vorherige Vorbereitung ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass die Leute in Ihrem Team auf den Check-in vorbereitet sind.

Unabhängig davon, ob Sie den Sitzungs-Check-in, den Event-Check-in oder beides verwenden, finden Sie in diesem Artikel spezifische Zeitpläne, Empfehlungen und Tipps. Wo relevant, finden Sie Links zu unseren umfassenden Kursen, Hilfeartikeln und Videos der Webex Events Academy , die Sie auf Ihrem Weg begleiten. 🚶

Die Verwendung des Sitzungs-Check-ins ist wirklich einfach und erfordert daher keine eigene Zeitleiste. Die folgenden Tipps sind jedoch entscheidend, um sicherzustellen, dass der Sitzungs-Check-in erfolgreich verläuft:

Wenn Sie nur den Sitzungs-Check-in verwenden, sind Sie mit diesem Artikel fertig. Tschüss! 👋

Wenn Sie den Event-Check-in nutzen, lesen Sie weiter! 📖

Es ist Zeit zu kaufen! Kaufen Sie den Kauf Onsite mindestens 12 Wochen vor Ihrer Veranstaltung, damit Sie ausreichend Zeit haben, die Details Ihrer Veranstaltung und die Anforderungen an individuelle Abzeichen oder Ausrüstung zu besprechen, wenn Sie den Event-Check-in nutzen.
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Unabhängig davon, ob Sie Ausrüstung mieten oder kaufen möchten, bestellen Sie so schnell wie möglich, um möglichen Rückständen und langen Vorlaufzeiten zuvorzukommen.

⚠️ Achtung! Choose 2 Rent arbeitet seit langem mit Webex Events zusammen und die Mietkits enthalten alles, was Sie für ein erfolgreiches Event-Check-in-Erlebnis benötigen. Wenn Sie sich für einen anderen Mietanbieter entscheiden, lesen Sie unsere Liste der benötigten Hardware sorgfältig durch, um sicherzustellen, dass Sie die gesamte erforderliche Ausrüstung bestellen.

Wenn Sie möchten, dass die Mitarbeiter von Webex Events Sie bei Ihrer Veranstaltung unterstützen, empfehlen wir Ihnen, etwa 16 Wochen vor Beginn Ihrer Veranstaltung und spätestens 12 Wochen vorher professionelle Dienstleistungen zu bestellen. Während der Hauptveranstaltungssaison kann die Verfügbarkeit ausverkauft sein. Sichern Sie sich diesen Service daher so früh wie möglich. Erfahren Sie mehr über das Angebot von Professional Services !

Es ist Zeit zu lernen! Onsite ist sehr intuitiv. Allerdings gibt es immer Nuancen. Aus diesem Grund bieten wir einen Webex Events Academy Kurs rund um Onsite und Artikel zu jedem Teil des Onsite Prozesses an. 📚

Wir empfehlen Ihnen dringend, mindestens ein Mitglied Ihres Teams als Ihren Onsite Experten auszuwählen. Bei Veranstaltungen mit mehr als 1.000 Personen empfehlen wir mindestens zwei Experten. Sie erfahren, wie Sie die Onsite App konfigurieren, Ausweise erstellen, die Ausrüstung einsetzen und beim Drucken von Ausweisen helfen. Wenn Sie einen Experten ausgewählt haben, geben Sie ihm für den Anfang die folgenden Ressourcen:

💡 Denken Sie daran: Wenn Sie keinen Onsite Experten in Ihrem Team haben und Hilfe benötigen, sollten Sie die Beauftragung unseres Professional Services-Teams in Betracht ziehen. Wir helfen Ihnen gerne bei der Erstellung Ihrer Check-in-App, entwerfen Abzeichen, erstellen benutzerdefinierte Regeln, konfigurieren den Check-in für Onsite Sitzungen, bestellen Hardware und Internet für den Veranstaltungsort und vieles mehr. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei Webex Events .

Sobald Ihr Onsite Experte einige Kenntnisse gesammelt hat, ist es an der Zeit, mit der Einrichtung von Onsite und der Konfiguration der App in der Webex Events Plattform zu beginnen.

Denken Sie daran, dass die Webex Events Registration die ultimative Kombination mit Webex Events Onsite für Benutzerfreundlichkeit und reduzierten Wartungsaufwand ist. Wenn Sie ein anderes Registrierungssystem verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie einen geplanten Termin für die Finalisierung und das Hochladen Ihrer Teilnehmer haben und genügend Zeit zum Testen übrig haben.

Unabhängig davon, welches Registrierungssystem Sie verwenden, stellen Sie in Ihrem Registrierungsformular unbedingt alle Fragen, die das Check-in-Personal möglicherweise stellen wird, wenn es vor Ort am Veranstaltungsort ist. Fügen Sie diese Fragen zur Check-in-Seite hinzu, um den Check-in-Vorgang zu beschleunigen. 🧠

Es ist Zeit zu bauen! Ihr Onsite Experte sollte inzwischen mit der Einrichtung von Onsite und der Konfiguration der Onsite App auf der Plattform mit benutzerdefinierten Farben, Grafiken, Schaltflächenbeschriftungen und anderen gewünschten Anpassungen begonnen haben.

Jetzt ist es an der Zeit zu lernen, wie man Abzeichen gestaltet. Abzeichen können so einfach oder komplex sein, wie Sie möchten. In jedem Fall finden Sie in diesen Artikeln alles, was Sie wissen müssen:

Was Sie über die Gestaltung von Ausweisen Onsite erfahren, soll Ihnen dabei helfen, genau zu entscheiden, was Sie auf Ihren Ausweisen haben möchten. Da die Drucker beispielsweise nur in Schwarzweiß drucken, möchten Sie möglicherweise, dass einige Elemente auf Ihrem Ausweis vorgedruckt werden. Beginnen Sie mit der Erstellung von Designs und experimentieren Sie mit Anpassungsoptionen – nichts ist endgültig, bis Sie die Bestellung für den Abzeichenbestand aufgeben. Zögern Sie nicht, sich bei Fragen jederzeit an unser Support-Team zu wenden.

Denken Sie darüber nach, Ihr Onsite Team aufzubauen. Sie benötigen mehr Personen als Ihren Experten Onsite , um die Check-in-Tische und die Ausrüstung zu verwalten, Fragen der Teilnehmer zu beantworten und mit Schlüsselbändern und Ausweishaltern zu helfen. Auch wenn Ihre Teilnehmer die iPads oder iPhones zum Einchecken verwenden, planen Sie, mehr Personen zu haben, als Sie für jedes Gerät benötigen, damit einige als „Floater“ fungieren können. Floater können bei Nichterscheinen einspringen und andere ablösen, wenn sie eine Pause machen oder jemanden an den Helpdesk verweisen müssen.

Machen Sie sich noch keine Gedanken über die Schulung – beginnen Sie einfach mit der Besetzung Ihrer Check-in-Tische. Rekrutieren Sie technisch versierte Leute, die gerne mit Ihren Teilnehmern zusammenarbeiten und bei der Verwaltung des Check-in-Prozesses helfen. Eine effektive Kommunikation mit den Mitarbeitern vor der Veranstaltung ist von entscheidender Bedeutung, damit jeder weiß, wo und wann er sein muss. Planen Sie Ihre Mitarbeiterkommunikation und Anmeldemethoden frühzeitig.

Es ist Zeit zu bestellen! An diesem Punkt sollten Sie sich für eine Abzeichengröße entscheiden und eine genaue Vorstellung vom Design des Abzeichens haben.

💡 Denken Sie daran, wenn Sie Ausweishalter oder Schlüsselbänder benötigen, müssen Sie diese separat bestellen. Wenn Sie Ihren eigenen Ausweisbestand bestellen, empfehlen wir, 25 % mehr zu bestellen, als Sie für Nachdrucke, Kalibrierungen und Tests benötigen.

Wenn Sie Ihre eigene Ausrüstung kaufen , bestellen Sie jetzt, um sicherzustellen, dass Sie alles rechtzeitig erhalten.

Es ist Zeit zu planen! Es ist von entscheidender Bedeutung, einen Grundriss für Ihre(n) Ausweisdrucktisch(e) zu erstellen. Berücksichtigen Sie Details wie:

💡 Bedenken Sie, dass die Beschilderung Ihr Check-in-Erlebnis positiv beeinflussen kann. Eine unzureichende oder zu vage Beschilderung führt zu Verwirrung bei den Teilnehmern. Lassen Sie jeden Teilnehmertyp genau wissen, wohin er gehen soll, indem Sie an jedem Eingangspunkt und in den Hauptfluren eine klare Beschilderung vornehmen.

Wenn Ihre Router über eine SIM-Karte eine Verbindung zum Internet herstellen, testen Sie die Mobilfunkstärke an dem Ort, an dem Sie Ihre Check-in-Stationen aufstellen möchten. Wenn das Signal schwach oder unregelmäßig ist, ziehen Sie in Betracht, den Check-in an einen Ort zu verlegen, an dem Ihre Router ein stabiles Mobilfunksignal empfangen können, oder erwägen Sie, die Router an Ihrem Veranstaltungsort fest mit dem Internet zu verkabeln.

Apropos Ausrüstung Onsite : Wenn Sie wissen, welche Ausrüstung Sie benötigen und wie Sie sie einrichten, können Sie einen Einblick in die Einrichtung des Check-in-Bereichs erhalten. Lesen Sie unseren Artikel zur Hardware-Einrichtung beim Check-in Onsite , um zu erfahren, wie die Einrichtung aussieht.

Denken Sie im Rahmen der Planung sorgfältig darüber nach, wie die Teilnehmer bestimmte Informationen, beispielsweise den Gesundheitszustand, überprüfen. Stellen Sie im Rahmen des Registrierungsprozesses so viele Fragen wie möglich, damit das Veranstaltungspersonal einfach auf die Antworten der Teilnehmer auf der Check-in-Seite zurückgreifen kann, anstatt jede Person nach Informationen zu fragen.

Planen Sie, eine Reihe Ihres Check-in-Bereichs als Helpdesk mit eigenem Drucker und iPad oder iPhone einzurichten, wo Menschen Fragen stellen, verlorene Ausweise nachdrucken und Probleme mit persönlichen Daten lösen können. Dies sorgt dafür, dass Ihre Haupt-Check-in-Warteschlangen schnell ablaufen und stellt sicher, dass sich die Leute nicht wieder anstellen müssen, nachdem Sie ihr Problem gelöst haben. Ihre Experten Onsite sollten sich im Allgemeinen am Helpdesk befinden.

Es ist Zeit, Gewissheit zu haben! Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie über einen detaillierten Ablaufplan für den Ausweisdruck verfügen. Stellen Sie gegebenenfalls sicher, dass Ihre Onsite Mietausrüstung bis zu drei Tage vor der Veranstaltung an den Veranstaltungsort geliefert werden kann. Wenn an Ihrem Veranstaltungsort keine Lagermöglichkeiten zur Verfügung stehen, sollten Sie erwägen, die Ausrüstung in das Hotel zu schicken, in dem das Personal untergebracht ist.

Wenn Sie Ausrüstung bei Choose 2 Rent mieten , erhalten Sie innerhalb dieses Zeitraums die Tracking-Informationen für Ihre Mietausrüstung. Wenn Sie bei einem anderen Anbieter mieten, überprüfen Sie dessen Versandzeitplan.

Dies ist der beste Zeitpunkt für den Experten Onsite , mit der Schulung Ihres Check-in-Personals zu beginnen. Gehen Sie den Einrichtungsplan des Veranstaltungsortes durch, überprüfen Sie die Sicherheitsprotokolle und zeigen Sie den Mitarbeitern, wie sie Probleme mit den Teilnehmerausweisinformationen beheben können. Zeigen Sie ihnen das unten verlinkte Video und die Artikel, damit sie verstehen, wie das Drucken aus Sicht der Teilnehmer aussieht und wie sie die Hardware Onsite einrichten:

Überprüfen Sie die Profile Ihrer Testteilnehmer auf der Plattform, um zu überprüfen, ob die Sichtbarkeitsregeln wie geplant funktionieren, und zeigen Sie dem Check-in-Personal die Unterschiede, damit es weiß, was es erwartet.

💡 Beachten Sie, dass Ihr Onsite Experte über ein Webex Events Plattformkonto verfügen muss, damit er sich auf jedem Gerät bei der Onsite App anmelden und mit dem Check-in beginnen kann.

Es ist Zeit! Sobald Sie Zugang zum Veranstaltungsort haben, lassen Sie Ihren Experten und Mitarbeiter Onsite Ihre Hardware einrichten und einige Testausweise ausdrucken. Sobald die Tests abgeschlossen sind, melden Sie sich so bald wie möglich an, damit alle Mitarbeiter bereit sind, bevor die Teilnehmer eintreffen.

Das Personal sollte am Abend vor Beginn des Check-ins und jeden Morgen, an dem Sie den Check-in öffnen, mindestens einen Ausweis auf jedem iPad und Drucker testen. Dies hilft neuen Mitarbeitern, sich an den Prozess zu gewöhnen, sodass sie genau wissen, wie das Erlebnis für die Teilnehmer aussehen wird. Das Testen hilft auch dabei, etwaige Unklarheiten auszuräumen und sicherzustellen, dass die Drucker richtig geladen und konfiguriert sind.

Jeder Mitarbeiter sollte das Bestücken und Kalibrieren eines Druckers mindestens einmal üben. Abhängig von der Größe Ihrer Veranstaltung muss das Personal möglicherweise beim Check-in mehr Ausweismaterial in die Drucker laden, wenn eine Rolle oder ein Stapel aufgebraucht ist. Das schnelle Laden neuer Ausweise sorgt für einen reibungslosen Check-in. 🏃

⚠️ Achtung! Wenn Sie auf der Plattform Änderungen an Abzeichendesigns vornehmen, achten Sie darauf, diese zu veröffentlichen und anschließend jedes iPad oder iPhone zu aktualisieren, um die Änderungen abzuschließen.

Wenn Sie den Prozess und den Zeitplan befolgt und aus dem in diesem Artikel verlinkten Schulungsmaterial gelernt haben, sind Sie bereit, wenn Ihr erster Teilnehmer am Check-in-Tisch eintrifft.

Sehen Sie sich während und nach dem Check-in die Seite „ Onsite Metriken“ an, um datengesteuerte Entscheidungen zur Personalbesetzung und Check-in-Zeiten zu treffen, damit Ihr nächster Check-in viel reibungsloser abläuft.

Wenn Sie Fragen haben, ist unser großartiges Support-Team Ihre beste Ressource. Klicken Sie auf die Blase unten auf einer beliebigen Seite der Webex Events Plattform oder dieser Wissensdatenbank, um einen Live-Chat zu starten.

💡 Denken Sie daran: Wenn Sie Hilfe zu gemieteter Hardware benötigen, wenden Sie sich an Ihren Mietanbieter.

Fragen? Chatten Sie mit uns oder senden Sie eine E-Mail an support@socio.events