Dit artikel is vertaald uit het Engels met behulp van machinevertaling.
Tijdsspanne
Het belangrijkste onderdeel van het plannen en opzetten van Registratie is timing: eerder is beter! Hoewel je niet elk ticket- en afrekenformulier hoeft in te stellen op het moment dat je het publiceert, is het een goed idee om enkele ticketopties met korting te lanceren voor vroege registranten die gewoon niet kunnen wachten om deel uit te maken van je volgende evenement. 😄
Lanceer uw Registratiepagina zo vroeg mogelijk, zodat iedereen tijd heeft om uw evenement te leren kennen, zich ervoor te registreren en indien nodig reisplannen te maken.
Voor persoonlijke en hybride evenementen start u de registratie minimaal 3-5 maanden vóór uw evenement, zodat registranten extra tijd krijgen om reisarrangementen te maken.
Omdat virtuele bezoekers niet naar uw evenement hoeven te reizen, kunnen virtuele evenementen een kortere tijdlijn hebben. We raden aan om de registratie ongeveer 2-3 maanden vóór uw evenement te starten.
Je kent je evenement en publiek, dus de tijdlijn is uiteindelijk aan jou. Wat u ook besluit, zorg ervoor dat u voldoende tijd heeft om uw marketing- en promotiestrategie te plannen en uit te voeren. Deze bespreken we in het gedeelte 'Promotietactieken' van dit artikel.
💡 Houd er rekening mee dat virtuele evenementen in de weken vlak voor het evenement doorgaans een stormloop in de kaartverkoop hebben, dus als de vroege verkoop laag is, hoeft u zich geen zorgen te maken. Zorg ervoor dat het aantal inschrijvingen blijft stromen met een aantal goed getimede promoties. 👍
Voorbereiding
Voordat deelnemers kunnen beginnen met registreren, voltooit u de volgende installatiestappen:
Creëer exclusieve groepen voor elk tickettype.
Maak tickets aan en wijs ze toe aan de bijbehorende exclusieve groep.
Maak vragen en wijs deze toe aan de juiste afrekenformulieren.
Sommige aspecten van uw promotieplan of evenementenlogistiek kunnen van invloed zijn op de opzet. Hier volgen enkele overwegingen om u te helpen bij het nadenken over de nuances:
Overweeg om naast exclusieve groepen ook tickets toe te wijzen aan niet-exclusieve groepen, voor een nog meer op maat gemaakte ervaring.
Plan uw promotiestrategieën en identificeer doelgroepen, en stel vervolgens e-mail-, website- en bloginhoud op met die in gedachten.
Werk samen met sponsors, exposanten en sprekers om hun netwerken te bereiken met flash-verkopen of gerichte promoties. Verwerk deze promotietactiek in uw sponsorovereenkomsten! Plan en coördineer vooraf om georganiseerd te blijven en een soepele en naadloze ervaring te garanderen, en overweeg om een socialemediakit aan te bieden met voorgestelde berichten, afbeeldingen en links die ze kunnen delen.
Coördineer sponsors, exposanten en uw eigen team om widgets en ingebedde links op de websites in te sluiten. Vergeet niet UTM-parameters te gebruiken en analysetools van derden te integreren om succes bij te houden.
Maak vooraf de benodigde toegangs- of kortingscodes aan voor flash-verkopen, studenten en andere in aanmerking komende registranten. Dit zal helpen uw promotieplan te versterken. Houd er rekening mee dat u registratielinks kunt genereren met een reeds ingevulde toegangscode , zodat registranten alleen de tickets kunnen vinden die u wilt dat ze kopen, op basis van de link waarop ze klikken. Stel de toegangscode in om op een bepaald tijdstip live te gaan.
Maak voorafgaand aan de lancering aangepaste betalingsbevestigingsberichten en bevestigings-, terugbetalings- en annulerings-e-mails voor specifieke tickettypen, zodat er op maat gemaakte berichten klaar staan wanneer de registratie wordt geopend.
Als u wilt dat registranten vervolgvragen beantwoorden op basis van antwoorden op eerdere vragen, denk dan goed na over de structuur en criteria voor het beantwoorden van vervolgvragen.
Overweeg om de registratie op tijd in te richten, zodat u er tijdens andere evenementen reclame voor kunt maken en speciale kortingen voor herhaalinschrijvers kunt creëren.
Testen
Hoewel het verleidelijk is om direct na het publiceren van Registratie op alle kanalen te beginnen met uitzenden, is het een goed idee om de registratie minstens één keer zelf te doorlopen. Houd tijdens het testen van de registratie rekening met mogelijke verwarringspunten en pak deze proactief aan. Let goed op het volgende:
Zorg ervoor dat promotiecodes werken zoals verwacht.
Zorg ervoor dat de afrekenformulieren correct zijn ingesteld en aan de juiste tickets zijn gekoppeld.
Controleer de vragen, inclusief de formulering, opties en criteria voor vervolgvragen.
Controleer de inhoud en instellingen van de bevestigings-, terugbetalings- en annulerings-e-mail. Duidelijke communicatie tijdens de deelnemerservaring vermindert het aantal afgebroken registraties en wekt vertrouwen bij uw registranten tijdens en na het proces.
Promotie tactieken
Er zijn veel manieren om uw registratiepagina bekend te maken. Hier zijn enkele ideeën over hoe u de boodschap kunt verspreiden nadat u uw registratie heeft gepubliceerd:
Stuur e-mails en plaats de registratielink, directe ticketlinks en links met vooraf ingevulde promotiecodes op uw website en sociale media-ruimtes om mensen snel en gemakkelijk te helpen de registratiepagina te vinden. Profiteer optimaal van deze eenvoudige promotiemogelijkheden!
Wanneer u ticketopties voor vroege registratie lanceert, verzamel dan een lijst van degenen die zich begin vorig jaar hebben aangemeld en stuur die lijst een speciale e-mail.
Stuur regelmatig herinneringen naar niet-geregistreerde mensen op uw e-maillijst, zonder de inbox van mensen te overbelasten.
Nadat mensen zich hebben geregistreerd, vraag hen niet langer om zich te registreren. 😄 Het verwijderen van ze uit de e-maillijsten met registratieherinneringen hoeft echter niet het einde van uw promotie-inspanningen te zijn. Overweeg om 'verwijs een vriend'-e-mails te sturen en verwijzers te belonen met evenementswag, kortingen op het evenement van volgend jaar of een speciale spelcode om hen een boost te geven in het klassement.
Lanceer digitale advertenties in online ruimtes die bezocht worden door uw ideale bezoeker. Betaal Google of Facebook niet simpelweg om uw advertentiemedia aan willekeurige mensen te laten zien; stem de inhoud af op specifieke doelgroepen en gebruik UTM-parameters om succes bij te houden.
Vertel uw sponsors, exposanten en sprekers wanneer het tijd is dat zij hun eigen promotie-inspanningen publiceren.
Dit zijn slechts enkele van de mogelijkheden om uw inschrijving te promoten, en er zijn er nog veel meer. Netwerk met andere evenementenplanners om nog meer geweldige ideeën te leren, en laat je fantasie de vrije loop!
Nadat mensen zich hebben geregistreerd, vergeet dan niet om de e-mailfunctie van Webex Events Registration en andere kanalen te gebruiken om uw Event App te promoten en downloads en adoptie aan te moedigen.
Vragen? Chat met ons, stuur een e-mail naar support@socio.events of woon een face-to-face sessie bij.