Cet article a été traduit de l'anglais à l'aide de la traduction automatique.

Même si les expériences inclusives sont au cœur de tout grand événement, certaines situations nécessitent des limitations d'accès pour les participants en raison du timing, de la pertinence, du contenu payant, etc.

Cet article donne un bref aperçu des paramètres de confidentialité, des options de connexion et des paramètres de visibilité qui limitent l’accès des participants aux produits Webex Events . Chaque sujet contient également des liens vers des articles pertinents qui affichent des instructions étape par étape. 📚

Les groupes sont essentiels pour limiter l'accès au contenu de Event App et à l'enregistrement de Onsite sur site. Lorsqu'elles sont combinées avec des groupes, les pistes vous permettent de créer différentes expériences pour les participants dans la fonction Agenda de l'application événementielle ou de limiter le nombre de personnes pouvant s'enregistrer aux sessions avec sur Onsite.

Il existe deux types différents de groupes dans Webex Events:

Les pistes et les catégories identifient simplement différents types de sessions et d'éléments de fonctionnalités. Lorsque vous attribuez un groupe à une piste ou à une catégorie, vous limitez l'accès aux éléments qui leur sont associés aux seuls participants de ces groupes.

Si vous utilisez l'enregistrement de Onsite sur site, vous pouvez choisir de limiter chaque session à certaines pistes uniquement, afin que les participants ne puissent s'enregistrer qu'aux sessions attribuées aux pistes associées à leurs groupes.

Apprenez-en davantage sur les groupes, les pistes, les catégories, les tickets, les e-mails, les sessions et l'enregistrement de session dans les articles suivants :

Nous comprenons que les relations entre les groupes, les pistes, les catégories et les fonctionnalités peuvent être complexes. Discutez avec notre équipe d'assistance si vous êtes bloqué ou confus, et nous vous guiderons. 👍

Parlons maintenant de limiter l'accès à des éléments spécifiques de chaque produit.

Une façon de gérer qui peut accéder à votre Event App consiste simplement à les empêcher de s'inscrire. Bien que vous ne puissiez pas empêcher des personnes individuelles de s'inscrire, vous pouvez choisir des domaines de messagerie spécifiques à autoriser ou à bloquer.

Dans la barre de navigation de votre événement, sous « Inscription », cliquez sur Paramètres , puis sur Général, et faites défiler jusqu'à la section « Restreindre les inscriptions par domaine de messagerie » pour commencer. Pour plus de détails, lisez la section correspondante dans notre article Paramètres d'inscription .

Lorsque vous créez un ticket dans Webex Events Registration, pensez à masquer le ticket sur votre page d'inscription. Les inscrits ne peuvent accéder au billet qu'en saisissant un code d'accès que vous avez créé. Ceci est utile pour fournir des billets complémentaires ou des tarifs spéciaux pour le personnel, les VIP ou l'inscription à la presse, et bien plus encore. 🤫

Lors de la création d'un ticket, cliquez pour développer la section Paramètres avancés et activez l'option « Masquer le ticket ».

Après avoir publié l'inscription , vous accédez au menu « Promouvoir ». Accédez à la page Codes promotionnels, créez un code d'accès et attribuez-le au ticket caché. Ensuite, distribuez le code aux personnes qui doivent avoir accès au ticket caché.

Lisez nos articles sur la création de billets et de codes promotionnels pour obtenir des instructions complètes.

Lorsque vous créez un formulaire de paiement dans Webex Events Registration, vous devez attribuer un ou plusieurs billets au formulaire. Créer différentes questions pour différents tickets est un excellent moyen de s'assurer que différents types d'inscrits répondent uniquement aux questions qui les concernent. 🙈

Si vous devez vous assurer que les participants acceptent les politiques relatives aux événements critiques, telles que les directives de santé et les codes de conduite, ajoutez l'une des questions personnalisées sur la confidentialité et le consentement à vos formulaires de paiement et exigez leur accord. Si un participant n'accepte pas la politique, il ne peut pas terminer le processus d'inscription.

💡 Gardez à l'esprit que si vous utilisez l' Event App, les participants peuvent utiliser leur page Confidentialité et consentement pour consulter et modifier leurs réponses aux questions de type consentement à choix multiples après s'être connectés à l' Event App.

Lisez notre article sur les formulaires de paiement et les questions pour obtenir des instructions complètes.

Lorsque vous modifiez les paramètres « Enregistrement de session » d'une session, sélectionnez « Agenda personnel » dans le champ « Limiter l'accès en fonction de » pour vous assurer que seuls les participants qui ont la session dans leur agenda personnel peuvent s'enregistrer à la session.

Lisez notre article sur la gestion des présences et les agendas prédéfinis pour savoir comment attribuer des sessions aux participants, et lisez notre article sur la configuration des sessions pour l'enregistrement de session pour en savoir plus sur l'enregistrement de session.

La sélection d'un paramètre de confidentialité est l'une des dernières étapes de la configuration de votre Event App . En sélectionnant l'option Code d'événement et en cochant la case Masquer l'événement... , vous pouvez publier votre Event App et continuer à créer du contenu de fonctionnalités sans vous soucier que quiconque trouve l' Event App avant qu'elle ne soit prête. Même les personnes qui s'inscrivent via Webex Events Registration ne peuvent pas accéder à l' Event App jusqu'à ce que vous leur disiez comment procéder.

Lorsque vous êtes prêt à accueillir des participants, envoyez-leur le code ou modifiez vos paramètres de confidentialité et choisissez l'une des autres options. Facile! 🥧

Lisez notre article sur les paramètres de confidentialité de Event App pour plus d’informations. Reportez-vous à notre article Instructions d’accès aux Event App pour les participants pour connaître les modèles de messages de bienvenue.

Une fois que les gens ont rejoint votre Event App, ils peuvent parcourir la fonctionnalité Participants pour découvrir qui d'autre participe à l'événement. Si vous ne souhaitez pas ce type de visibilité, supprimez simplement la fonctionnalité Participants. Ne t'inquiète pas! Cela supprime uniquement la fonctionnalité de l' Event App et vous pouvez l'ajouter à nouveau si vous le souhaitez. Aucun participant n'est supprimé. 👍
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Si masquer tout le monde est trop agressif pour vous, cliquez sur l'icône Paramètres (⚙️) de la fonctionnalité Participants et cochez la case Afficher uniquement les participants actifs . Cela garantit que seules les personnes connectées à l' Event App sont affichées dans la fonction Participants.

Les sections suivantes décrivent brièvement la limitation de l'accès au contenu des fonctionnalités avant et après votre événement. Dans les deux cas, utilisez des groupes ! Pour obtenir des instructions complètes sur l'attribution de groupes aux fonctionnalités et aux participants, lisez notre article sur les groupes .

💡 Gardez à l'esprit que si vous souhaitez limiter l'accès des participants à tout le contenu de Event App une fois votre événement terminé, lisez notre guide pour masquer une ancienne Event App pour obtenir des instructions détaillées.

Il est facile de masquer des fonctionnalités entières de certains groupes dans votre Event App. S'il est trop extrême de masquer une fonctionnalité entière, utilisez des catégories auxquelles sont attribués des groupes pour masquer des éléments individuels au sein d'une fonctionnalité. Lisez notre article sur les groupes pour obtenir des instructions complètes.

Avant votre événement, vous ne souhaitez peut-être pas que les participants accèdent au contenu des fonctionnalités de votre application événementielle jusqu'à ce qu'il soit finalisé.

Modifiez votre fonctionnalité de lobby et transformez-la en page « Bienvenue ». Incluez le compte à rebours de l’événement et un message de bienvenue. C'est également un endroit idéal pour ajouter une image mettant en valeur les principaux intervenants et sponsors.

Ensuite, créez un groupe « Masqué » et attribuez-le à chaque fonctionnalité à l'exception du lobby afin que le lobby soit la seule fonctionnalité disponible.

Une fois que vous êtes prêt à révéler le contenu finalisé de la fonctionnalité aux participants, supprimez le groupe « Masqué » de la fonctionnalité.

Pour limiter l'accès des participants au contenu des fonctionnalités après la fin de votre événement, modifiez d'abord votre fonctionnalité de lobby et transformez-la en une page « Merci d'être venu ».

Ensuite, créez un groupe « Accès tardif » et attribuez-le à chaque fonctionnalité à l'exception du Lobby.

Enfin, attribuez le groupe « Accès tardif » à chaque participant qui doit conserver l'accès. Tous les participants qui ne font pas partie du groupe « Accès tardif » ne peuvent désormais accéder qu'à la fonctionnalité Lobby.

💡 Gardez à l'esprit qu'il faut envisager d'affecter les participants à des groupes d'accès tardif si l'accès tardif est basé sur les billets et/ou le prix.

Vous connaissez désormais toutes les façons de limiter l'accès et la visibilité des participants aux fonctionnalités et éléments d'inscription et Event App de votre événement. Étant donné qu'une grande partie de cet article porte sur la gestion des utilisateurs et des groupes, c'est une bonne idée de lire ensuite notre guide des fonctionnalités des participants !

Des questions? Discutez avec nous, envoyez un e-mail à support@socio.events ou assistez à une session en face à face .