Cet article a été traduit de l'anglais à l'aide de la traduction automatique.
Laps de temps
La partie la plus importante de la planification et de la mise en place de l’inscription est le timing : le plus tôt sera le mieux ! Bien que vous n'ayez pas besoin de configurer chaque billet et formulaire de paiement au moment de la publication, c'est une excellente idée de lancer des options de billets à prix réduit pour les premiers inscrits qui ont tout simplement hâte de faire partie de votre prochain événement. 😄
Lancez votre page d'inscription le plus tôt possible afin que tout le monde ait le temps de se renseigner sur votre événement, de s'y inscrire et de planifier son voyage si nécessaire.
Pour les événements en personne et hybrides, lancez l'inscription au moins 3 à 5 mois avant votre événement afin de donner aux inscrits plus de temps pour organiser leur voyage.
Étant donné que les participants virtuels n'ont pas besoin de se rendre à votre événement, les événements virtuels peuvent avoir un calendrier plus court. Nous vous recommandons de lancer les inscriptions environ 2 à 3 mois avant votre événement.
Vous connaissez votre événement et votre public, donc le calendrier dépend en fin de compte de vous. Quelle que soit votre décision, assurez-vous de disposer de suffisamment de temps pour planifier et exécuter votre stratégie de marketing et de promotion, dont nous discutons dans la section « Tactiques de promotion » de cet article.
💡 Gardez à l'esprit que les événements virtuels connaissent généralement une ruée vers la vente de billets dans les semaines précédant l'événement, donc si les premières ventes sont faibles, ne vous inquiétez pas. Maintenez le flux des inscriptions grâce à des promotions opportunes. 👍
Préparation
Avant que les participants puissent commencer à s'inscrire, effectuez les étapes de configuration suivantes :
Créez des groupes exclusifs pour chaque type de billet.
Créez des tickets et attribuez-les à leur groupe exclusif correspondant.
Créez des questions et attribuez-les aux formulaires de paiement appropriés.
Certains aspects de votre plan de promotion ou de la logistique de votre événement peuvent affecter la configuration. Voici quelques considérations pour vous aider à réfléchir aux nuances :
En plus des groupes exclusifs, pensez à attribuer des billets à des groupes non exclusifs pour une expérience encore plus personnalisée.
Planifiez vos stratégies de promotion et identifiez les publics cibles, puis rédigez le contenu des e-mails, des sites Web et des blogs en gardant ceux-ci à l'esprit.
Travaillez avec des sponsors, des exposants et des conférenciers pour atteindre leurs réseaux avec des ventes flash ou des promotions ciblées. Intégrez cette tactique de promotion à vos offres de parrainage ! Planifiez et coordonnez-vous à l'avance pour rester organisé et garantir une expérience fluide et transparente, et envisagez de fournir un kit de médias sociaux avec des suggestions de messages, d'images et de liens qu'ils peuvent partager.
Coordonnez les sponsors, les exposants et votre propre équipe pour intégrer des widgets et des liens intégrés sur les sites Web. N'oubliez pas d' utiliser les paramètres UTM et d'intégrer des outils d'analyse tiers pour suivre le succès.
Créez à l’avance tous les codes d’accès ou de réduction nécessaires pour les ventes flash, les étudiants et les autres inscrits éligibles. Cela aidera à solidifier votre plan de promotion. N'oubliez pas que vous pouvez générer des liens d'inscription avec un code d'accès déjà renseigné , afin que les inscrits puissent trouver uniquement les billets que vous souhaitez qu'ils achètent, en fonction du lien sur lequel ils cliquent. Définissez le code d'accès pour qu'il soit mis en ligne à une certaine heure.
Créez des messages de confirmation de paiement personnalisés et des e-mails de confirmation, de remboursement et d'annulation pour des types de billets spécifiques avant le lancement afin que la messagerie personnalisée soit prête à être diffusée dès l'ouverture des inscriptions.
Si vous souhaitez que les personnes inscrites répondent aux questions de suivi en fonction des réponses aux questions précédentes, réfléchissez attentivement à la structure et aux critères de réponse aux questions de suivi.
Pensez à organiser l'inscription à temps pour en faire la publicité lors d'autres événements et créez des remises spéciales pour les inscrits réguliers.
Essai
Bien qu'il soit tentant de commencer à diffuser sur toutes les chaînes juste après la publication de l'inscription, c'est une bonne idée de procéder vous-même à l'inscription au moins une fois. Lorsque vous testez l'enregistrement, réfléchissez à tous les points de confusion possibles et traitez-les de manière proactive. Portez une attention particulière aux éléments suivants :
Assurez-vous que les codes promotionnels fonctionnent comme prévu.
Assurez-vous que les formulaires de paiement sont correctement configurés et associés aux billets appropriés.
Passez en revue les questions, y compris la formulation, les options et les critères des questions de suivi.
Vérifiez le contenu et la configuration des e-mails de confirmation, de remboursement et d’annulation. Une communication claire tout au long de l’expérience des participants réduit les inscriptions abandonnées et inspire confiance à vos inscrits pendant et après le processus.
Tactiques de promotion
Il existe de nombreuses façons de faire connaître votre page d'inscription. Voici quelques idées sur la façon de faire passer le message après avoir publié l'inscription :
Envoyez des e-mails et publiez le lien d'inscription, les liens de billets directs et les liens avec des codes promotionnels pré-remplis sur votre site Web et vos espaces de réseaux sociaux pour aider les gens à trouver rapidement et facilement la page d'inscription. Profitez pleinement de ces possibilités de promotion simples !
Lorsque vous lancez des options de billets d'inscription anticipée, rassemblez une liste de ceux qui se sont inscrits au début de l'année dernière et envoyez à cette liste un e-mail spécial.
Sans surcharger les boîtes de réception des gens, envoyez périodiquement des rappels aux personnes non inscrites sur votre liste de diffusion.
Une fois que les gens se sont inscrits, arrêtez de leur demander de s'inscrire. 😄 Les supprimer des listes de diffusion de rappel d'inscription ne doit cependant pas être la fin de vos efforts de promotion. Pensez à envoyer des e-mails de « parrainage à un ami » et à récompenser les parrains avec des cadeaux d'événement, des réductions sur l'événement de l'année prochaine ou un code de jeu spécial pour leur donner un coup de pouce dans le classement.
Lancez des publicités numériques dans les espaces en ligne fréquentés par votre participant idéal. Ne payez pas simplement Google ou Facebook pour montrer vos supports publicitaires à des personnes aléatoires : adaptez le contenu à des publics spécifiques et utilisez les paramètres UTM pour suivre le succès.
Informez vos sponsors, exposants et conférenciers quand il est temps pour eux de publier leurs propres efforts de promotion.
Ce ne sont là que quelques-unes des possibilités permettant de promouvoir votre inscription, et il en existe bien d’autres. Réseautez avec d'autres organisateurs d'événements pour découvrir des idées encore plus étonnantes et laissez libre cours à votre imagination !
Une fois que les gens se sont inscrits, n'oubliez pas d'utiliser la fonction de courrier électronique de Webex Events Registration et d'autres canaux pour promouvoir votre Event App et encourager les téléchargements et l'adoption.
Des questions? Discutez avec nous, envoyez un e-mail à support@socio.events ou assistez à une session en face à face .