Este artículo fue traducido del inglés mediante traducción automática.

Si bien las experiencias inclusivas son el núcleo de todo gran evento, algunas situaciones requieren limitaciones de acceso de los asistentes debido al tiempo, la relevancia, el contenido pago y más.

Este artículo ofrece una breve descripción general de la configuración de privacidad, las opciones de inicio de sesión y la configuración de visibilidad que limitan el acceso de los asistentes a los productos de Webex Events . Cada tema también tiene enlaces a artículos relevantes que muestran instrucciones paso a paso. 📚

Los grupos son cruciales para limitar el acceso al contenido de la Event App y al registro de sesiones en el Onsite . Cuando se combinan con grupos, las pistas le permiten crear diferentes experiencias para los asistentes en la función Agenda de la aplicación de eventos o limitar quién puede registrarse en las sesiones con Onsite.

Hay dos tipos diferentes de grupos en Webex Events:

Las pistas y categorías simplemente identifican diferentes tipos de sesiones y elementos destacados. Cuando asigna un grupo a una pista o categoría, está restringiendo el acceso a los elementos asociados con ellos solo a los asistentes de esos grupos.

Si utiliza el registro de Onsite en el sitio, puede optar por limitar cada sesión solo a ciertas pistas, de modo que los asistentes solo puedan registrarse en las sesiones asignadas a las pistas asociadas con sus grupos.

Obtenga más información sobre grupos, pistas, categorías, entradas, correos electrónicos, sesiones y registro de sesiones en los siguientes artículos:

Entendemos que las relaciones entre grupos, pistas, categorías y funciones pueden ser complejas. Chatea con nuestro equipo de soporte si estás atascado o confundido y te ayudaremos a guiarte. 👍

Ahora hablemos de limitar el acceso a elementos específicos de cada producto.

Una forma de administrar quién puede acceder a su Event App es simplemente evitar que se registren. Si bien no puedes impedir que personas individuales se registren, puedes elegir dominios de correo electrónico específicos para permitirlos o bloquearlos.

En la barra de navegación de eventos, en "Registro", haga clic en Configuración , luego haga clic en General y desplácese hacia abajo hasta la sección "Restringir registros por dominio de correo electrónico" para comenzar. Para obtener más detalles, lea la sección relacionada en nuestro artículo Configuración de registro .

Cuando crea un ticket en el Webex Events Registration, considere ocultar el ticket de su página de registro. Las personas registradas solo pueden acceder al boleto ingresando un código de acceso que usted creó. Esto es útil para proporcionar entradas complementarias o precios especiales para el personal, registro VIP o prensa, y más. 🤫

Al crear un ticket, haga clic para expandir la sección Configuración avanzada y active la opción 'Ocultar ticket'.

Después de publicar el Registro , obtendrá acceso al menú 'Promocionar'. Vaya a la página de Códigos promocionales, cree un Código de acceso y asígnelo al ticket oculto. Luego, distribuya el código a las personas que deberían tener acceso al ticket oculto.

Lea nuestros artículos sobre cómo crear boletos y códigos promocionales para obtener instrucciones completas.

Cuando crea un formulario de pago en el Webex Events Registration, debe asignar uno o más tickets al formulario. Crear diferentes preguntas para diferentes tickets es una excelente manera de asegurarse de que los diferentes tipos de registrantes solo respondan las preguntas relevantes para ellos. 🙈

Si necesita asegurarse de que los asistentes acepten las políticas críticas del evento, como pautas de salud y códigos de conducta, agregue una de las preguntas personalizadas de Privacidad y Consentimiento a sus formularios de pago y solicite su consentimiento. Si un asistente no está de acuerdo con la política, no podrá completar el proceso de registro.

💡 Tenga en cuenta que, si utiliza la Event App, los asistentes pueden usar su página Privacidad y consentimiento para revisar y cambiar sus respuestas a preguntas de tipo consentimiento de opción múltiple después de iniciar sesión en la Event App.

Lea nuestro artículo sobre formularios de pago y preguntas para obtener instrucciones completas.

Al editar la configuración de 'Registro de sesión' de una sesión, seleccione 'Agenda personal' en el campo 'Limitar acceso según' para asegurarse de que solo los asistentes que tengan la sesión en su agenda personal puedan registrarse en la sesión.

Lea nuestro artículo sobre Gestión de asistencia y agendas preestablecidas para aprender cómo asignar sesiones a los asistentes, y lea nuestro artículo sobre cómo configurar sesiones para el registro de sesiones para obtener más información sobre el registro de sesiones.

Seleccionar una configuración de privacidad es uno de los pasos finales para configurar su Event App . Seleccionar la opción Código de evento y marcar la casilla Ocultar evento... le permite publicar su Event App y continuar creando contenido destacado sin preocuparse de que alguien encuentre la Event App antes de que esté lista. Incluso las personas que se registran a través del Webex Events Registration no pueden acceder a la Event App hasta que usted les indique cómo hacerlo.

Cuando esté listo para dar la bienvenida a los asistentes, envíeles el código o edite su Configuración de privacidad y elija una de las otras opciones. ¡Fácil! 🥧

Lea nuestro artículo Configuración de privacidad de la Event App para obtener más información. Consulte nuestro artículo Instrucciones de acceso a la Event App para los asistentes para obtener plantillas de mensajes de bienvenida.

Después de que las personas se unan a su Event App, pueden explorar la función Asistentes para saber quién más está en el evento. Si no desea este tipo de visibilidad, simplemente elimine la función Asistentes. ¡No te preocupes! Esto solo elimina la función de la Event App y puedes agregarla nuevamente si lo deseas. No se elimina ningún asistente. 👍
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Si ocultar a todos es demasiado agresivo para usted, haga clic en el ícono Configuración (⚙️) de la función Asistentes y marque la casilla Mostrar solo asistentes activos . Esto garantiza que solo las personas que hayan iniciado sesión en la Event App se muestren en la función Asistentes.

Las siguientes secciones describen brevemente cómo limitar el acceso al contenido de funciones antes y después de su evento. En cualquier escenario, ¡use grupos! Para obtener instrucciones completas sobre cómo asignar grupos a funciones y asistentes, lea nuestro artículo sobre grupos .

💡 Tenga en cuenta que si desea limitar el acceso de los asistentes a todo el contenido de la Event App una vez finalizado el evento, lea nuestra guía para ocultar una Event App antigua para obtener instrucciones detalladas.

Es fácil ocultar funciones completas de ciertos grupos en su Event App. Si ocultar una característica completa es demasiado extremo, use categorías con grupos asignados para ocultar elementos individuales dentro de una característica. Lea nuestro artículo sobre grupos para obtener instrucciones completas.

Antes de su evento, es posible que no desee que los asistentes accedan al contenido de funciones de su aplicación de eventos hasta que esté finalizado.

Edite su función Lobby y conviértala en una página de "Bienvenida". Incluye la cuenta regresiva del evento y un mensaje de bienvenida. Este también es un excelente lugar para agregar una imagen que destaque a los oradores y patrocinadores clave.

A continuación, cree un grupo 'Oculto' y asígnelo a cada función excepto al Lobby para que el Lobby sea la única función disponible.

Una vez que esté listo para revelar el contenido finalizado de la función a los asistentes, elimine el grupo "Oculto" de la función.

Para limitar el acceso de los asistentes al contenido de las funciones después de que finalice su evento, primero edite la función del lobby y conviértala en una página "Gracias por venir".

A continuación, cree un grupo de 'Acceso tardío' y asígnelo a cada función excepto al lobby.

Finalmente, asigne el grupo 'Acceso tardío' a cada asistente que deba mantener el acceso. Todos los asistentes que no estén en el grupo "Acceso tardío" ahora solo pueden acceder a la función Vestíbulo.

💡 Tenga en cuenta la posibilidad de asignar asistentes a grupos de acceso tardío si el acceso tardío se basa en las entradas y/o el precio.

Ahora conoce todas las formas de limitar el acceso y la visibilidad de los asistentes a las funciones y elementos de registro y Event App de su evento. Dado que gran parte de este artículo gira en torno a la administración de usuarios y grupos, es una buena idea leer nuestra guía de funciones para asistentes a continuación.

¿Preguntas? Chatea con nosotros, envía un correo electrónico a support@socio.events o asiste a una sesión cara a cara .