Dieser Artikel wurde maschinell aus dem Englischen übersetzt.
Normalerweise kann jeder Teilnehmer ohne Einschränkungen eine Sitzung zu seiner persönlichen Agenda hinzufügen (in einer Event App als „Meine Agenda“ bezeichnet). Sie können die Kapazität von Sitzungen jedoch mithilfe der Anwesenheitsverwaltung begrenzen oder schließen. Wenn Sie ein Kapazitätslimit festlegen, können Teilnehmer die Sitzung zu ihrer persönlichen Agenda hinzufügen, bis die Sitzung ihr Limit erreicht. Wenn Sie eine Sitzung auf „Geschlossen“ setzen, können nur die Teilnehmer, die Sie zur Sitzung hinzufügen, diese in ihrer persönlichen Agenda haben.
Die Konfiguration der Anwesenheitsverwaltung ist besonders wichtig, wenn Sie den Check-in für Onsite Sitzungen verwenden und den Zugriff auf persönliche Sitzungen basierend auf den persönlichen Tagesordnungen der Teilnehmer beschränken möchten.
Lassen Sie uns untersuchen, wie Anwesenheitsmanagement funktioniert. 🔍
Aktivieren Sie die Anwesenheitsverwaltung
Klicken Sie beim Hinzufügen oder Bearbeiten einer Sitzung auf den Abschnitt „Anwesenheitsverwaltung“ , um ihn zu erweitern. Die Standardeinstellung für die Anwesenheitsverwaltung ist „Offen“, sodass jeder die Sitzung zu seiner persönlichen Agenda hinzufügen kann.
Klicken Sie auf „Status“. Dropdown-Liste und wählen Sie entweder „Geschlossen“ oder „Begrenzte Kapazität“ aus.
Geschlossen bedeutet, dass nur Teilnehmer, die Sie zur Sitzung hinzufügen, diese in ihrer persönlichen Agenda haben können.
Begrenzte Kapazität bedeutet, dass jeder Teilnehmer die Sitzung zu seiner persönlichen Agenda hinzufügen kann, bis die Sitzung die von Ihnen festgelegte maximale Teilnehmerzahl erreicht.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ablehnungsnachricht anpassen, wenn Sie die standardmäßige Ablehnungsnachricht bearbeiten möchten. Wenn ein Teilnehmer versucht, die Sitzung zu seiner persönlichen Agenda hinzuzufügen, wird diese Meldung angezeigt, wenn die Sitzung voll ist (linker Screenshot unten) oder geschlossen ist und er nicht in der Teilnehmerliste ist (rechter Screenshot unten).
Wenn Sie „Begrenzte Kapazität“ auswählen, geben Sie im Feld „Maximale Teilnahme“ eine Zahl für die Sitzungsteilnahmekapazität ein.
💡 Bedenken Sie, dass die maximale Teilnehmerzahl nicht mit der Kapazität des Veranstaltungsortes verwechselt werden darf. Um mehr über die Standortkapazität zu erfahren, lesen Sie unseren Artikel zum Hinzufügen von Standorten .
Die aktuelle und maximale Teilnehmerzahl wird unterhalb des Sitzungstitels in der Event App aufgeführt. Jeder Teilnehmer kann die Sitzung zu seiner persönlichen Agenda hinzufügen, bis die Kapazität einer Sitzung erreicht ist.
💡 Beachten Sie, dass die Teilnehmerzahl nicht angezeigt wird, wenn Sie das Kontrollkästchen „Teilnehmerliste anzeigen“ in den Einstellungen der Funktion „Agenda“ deaktivieren.
Wenn Sie „Geschlossen“ auswählen, haben nur die Teilnehmer, die Sie zur Sitzung hinzufügen, diese in ihrer persönlichen Agenda. In der Event App können alle Teilnehmer weiterhin die Sitzung in der Funktion „Agenda“ finden und am Live-Stream teilnehmen (falls vorhanden), es sei denn, Sie beschränken die Sichtbarkeit mithilfe von Tracks und Gruppen .
Schließen Sie alle weiteren Bearbeitungen der Sitzung ab und klicken Sie dann auf „Änderungen speichern“ .
Wenn Sie einfach ein Limit für die Sitzungskapazität festlegen, sind Sie fertig! Tschüss. 👋
Wenn Sie die Sitzung auf „Geschlossen“ setzen, um sie auf bestimmte Personen zu beschränken, lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Sitzungsteilnehmer hinzufügen. 📖
Sitzungsteilnehmer hinzufügen
Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltung Teilnehmer hat! Ohne sie geht das nicht. 🤷
Wenn Sie eine Sitzung auf „Geschlossen“ setzen, kann sie nur dann in den persönlichen Tagesordnungen der Teilnehmer erscheinen, wenn Sie sie hinzufügen. Sie können geschlossene Sitzungen mit einer von drei Methoden zu Ihren persönlichen Tagesordnungen hinzufügen. Für welche Sie sich entscheiden, hängt von Ihren Bedürfnissen ab. Hier finden Sie einen kurzen Überblick über die einzelnen Optionen:
Voreingestellte Tagesordnungen importieren – Ideal, wenn Sie viele Sitzungen für viele Teilnehmer hinzufügen müssen.
Fügen Sie manuell eine oder mehrere Sitzungen für einen Teilnehmer hinzu – ideal, wenn Sie eine oder mehrere Sitzungen zur persönlichen Agenda eines Teilnehmers hinzufügen müssen.
Manuelles Hinzufügen von Teilnehmern zu einer einzelnen Sitzung – Ideal, wenn Sie viele Teilnehmer zu einer einzelnen Sitzung hinzufügen müssen.
💡 Bedenken Sie, dass Teilnehmer sich selbst aus Sitzungen entfernen können, die Sie zu ihrer persönlichen Agenda hinzufügen.
Lassen Sie uns nun jede dieser Optionen im Detail untersuchen. 🔍
Importieren Sie voreingestellte Tagesordnungen
Der schnellste Weg, viele Sitzungen zu vielen persönlichen Tagesordnungen hinzuzufügen, ist die Verwendung der Importvorlage für voreingestellte Tagesordnungen.
Gehen Sie zur Seite „Teilnehmer“ Ihrer Veranstaltung.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Voreingestellte Tagesordnungen“ .
Klicken Sie im angezeigten Modal auf die Schaltfläche „Herunterladen“ , um die Importvorlage herunterzuladen.
Nach einigen Augenblicken erscheint eine Benachrichtigung, die Sie darüber informiert, dass die Vorlage zum Herunterladen bereit ist. Klicken Sie auf den Link „Zum Herunterladen hier klicken“, um die XLSX-Datei herunterzuladen. Wenn Sie die Benachrichtigung verpasst haben, klicken Sie einfach auf das Benachrichtigungssymbol neben Ihrem Profilbild in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, um eine Liste früherer Benachrichtigungen anzuzeigen.
Lesen Sie das Blatt „Anweisungen“, um zu erfahren, wie Sie jedem Teilnehmer auf dem Blatt „Voreingestellte Tagesordnungen“ Sitzungen zuweisen.
Wenn Sie mit der Eingabe der Informationen in das Blatt „Voreingestellte Tagesordnungen“ fertig sind, speichern Sie die XLS-Datei, kehren Sie dann zum Modal „Voreingestellte Tagesordnung importieren“ zurück und laden Sie die Datei hoch.
Um die von Ihnen voreingestellten persönlichen Tagesordnungen anzupassen, laden Sie einfach die voreingestellte Tagesordnungsvorlage erneut herunter, nehmen Sie Änderungen vor und importieren Sie sie erneut. Weitere Informationen zu Importvorlagen finden Sie in unserem Artikel „Teilnehmer, Sitzungen und Funktionsinhalte exportieren und importieren“ .
Fügen Sie manuell eine oder mehrere Sitzungen für einen Teilnehmer hinzu
Gehen Sie zur Seite „Teilnehmer“ Ihrer Veranstaltung
Suchen Sie nach dem Namen eines Teilnehmers oder scrollen Sie durch die Liste, um ihn zu finden.
Klicken Sie auf den Teilnehmer, um sein Profil zu öffnen.
Klicken Sie im Teilnehmerprofil auf die Registerkarte Persönliche Agenda .
Klicken Sie auf Sitzungen hinzufügen .
Verwenden Sie im angezeigten Modal das Suchfeld, um Sitzungen nach Namen zu suchen. Klicken Sie beim Durchsuchen der Sitzungsliste auf jede Sitzung, die Sie hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf Sitzung(en) hinzufügen, wenn Sie fertig sind.
Entfernen Sie Sitzungen von einem einzelnen Teilnehmer
Um eine einzelne Sitzung aus der persönlichen Agenda eines Teilnehmers zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol „Einstellungen “ ( ⋯ ) neben einer Sitzung und dann auf „Aus persönlicher Agenda entfernen“ .
Um mehrere Sitzungen aus der persönlichen Agenda eines Teilnehmers zu entfernen, klicken Sie auf die Kontrollkästchen neben den Sitzungen, die Sie entfernen möchten, klicken Sie auf das Dreipunktsymbol ( ⋯ ) und wählen Sie dann Aus der persönlichen Agenda entfernen aus .
Fügen Sie Teilnehmer manuell zu einer einzelnen Sitzung hinzu
Klicken Sie auf der Seite „Sitzungen“ Ihrer Veranstaltung auf das Symbol „Einstellungen“ ( ⋯ ) neben der Sitzung
Klicken Sie auf Sitzungsteilnehmer .
💡 Denken Sie daran: Wenn eine Sitzung offen ist oder eine begrenzte Kapazität hat, verwenden Sie das Sitzungsteilnehmer-Modal, um zu ermitteln, welche Teilnehmer die Sitzung zu ihrer persönlichen Agenda hinzugefügt haben.
Klicken Sie im angezeigten Modal auf die Schaltfläche „Teilnehmer hinzufügen“ , um das Modal „Teilnehmer hinzufügen“ zu öffnen.
Suchen Sie nach Teilnehmern anhand ihres Namens und klicken Sie dann in den Suchergebnissen auf den Namen eines Teilnehmers, um ihn zur Sitzung hinzuzufügen.
Klicken Sie auf Teilnehmer hinzufügen, wenn Sie fertig sind.
Entfernen Sie Teilnehmer aus einer einzelnen Sitzung
Um einen einzelnen Teilnehmer aus der Teilnehmerliste einer Sitzung zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol „Einstellungen “ ( ⋯ ) neben diesem Teilnehmer und dann auf „Aus Sitzung entfernen“ .
Um mehrere Teilnehmer aus der Teilnehmerliste einer Sitzung zu entfernen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Teilnehmern, die Sie entfernen möchten, klicken Sie auf das Dreipunktsymbol ( ⋯ ) und wählen Sie dann Aus Sitzung entfernen aus .
Exportieren Sie die Liste der Sitzungsteilnehmer
Um die Teilnehmerliste der Sitzung zu exportieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Benutzer“ in der oberen linken Ecke der Liste, klicken Sie auf das Dreipunktsymbol ( ⋯ ) neben dem Suchfeld und dann auf „Exportieren“ .
Jetzt wissen Sie alles, was Sie für die Nutzung der Anwesenheitsverwaltung und voreingestellter persönlicher Teilnehmerpläne benötigen!
Teilnehmer gehen einfach auf die Registerkarte „Meine Agenda“ in der Event App , um auf alle Sitzungen zuzugreifen, die Sie oder sie zu ihrer persönlichen Agenda hinzugefügt haben. Wenn Sie den Zugang zum Onsite Sitzungs-Check-in auf Teilnehmer beschränken , die ihn in ihrer persönlichen Agenda haben, können diese über den Sitzungs-Check-in in die Sitzung einchecken.
Da Ihre Teilnehmer nun bereit sind, mit Ihren Sitzungen zu interagieren, lesen Sie unseren Leitfaden zur Teilnehmermoderation .
Fragen? Chatten Sie mit uns, senden Sie eine E-Mail an support@socio.events oder nehmen Sie an einer persönlichen Sitzung teil.