Den här artikeln har översatts från engelska med maskinöversättning.
Vanligtvis kan alla deltagare lägga till en session till sin personliga agenda (känd som "Min agenda" i en Event App) utan begränsningar. Men med sessioner kan du begränsa deras kapacitet eller stänga dem med hjälp av närvarohantering. Om du ställer in en kapacitetsgräns kan deltagare lägga till sessionen i sin personliga agenda tills sessionen når sin gräns. Om du ställer in en session på "Stängd", kan endast deltagare som du lägger till i sessionen ha den i sin personliga agenda.
Att konfigurera närvarohantering är särskilt viktigt om du använder incheckning för sessioner på Onsite och vill begränsa åtkomsten till personliga sessioner baserat på deltagarnas personliga agenda.
Låt oss lära oss hur närvarohantering fungerar. 🔍
Aktivera närvarohantering
När du lägger till eller redigerar en session klickar du på avsnittet Närvarohantering för att expandera det. Standardinställningen för närvarohantering är 'Öppen' så att vem som helst kan lägga till sessionen i sin personliga agenda.
Klicka på "Status" rullgardinsmenyn och välj antingen Stängd eller Begränsad kapacitet .
Stängt betyder att endast deltagare som du lägger till i sessionen kan ha det i sin personliga agenda.
Begränsad kapacitet innebär att alla deltagare kan lägga till sessionen på sin personliga agenda tills sessionen når den maximala närvarokapacitet som du ställt in.
Markera rutan Anpassa avslagsmeddelandet om du vill redigera standardmeddelandet för avslag. När en deltagare försöker lägga till sessionen i sin personliga agenda visas detta meddelande om sessionen är full (vänster skärmdump, nedan) eller om den är stängd och de inte finns i deltagarlistan (höger skärmdump nedan).
Om du väljer 'Begränsad kapacitet', ange ett nummer för sessionsnärvarokapaciteten i fältet 'Maximal närvaro'.
💡 Tänk på att maximal närvaro inte ska förväxlas med platskapacitet. Läs vår artikel om att lägga till platser om du vill veta mer om platskapacitet.
Aktuell och maximal närvaro listas under sessionstiteln i Event App. Alla deltagare kan lägga till sessionen på sin personliga agenda tills en session når kapacitet.
💡 Tänk på att om du avmarkerar rutan "Visa deltagarlista" i Agenda-funktionens inställningar kommer deltagarantalet inte att visas.
Om du väljer "Stängt" kommer endast deltagare som du lägger till i sessionen att ha det i sin personliga agenda. På Event App kan alla deltagare fortfarande hitta sessionen i Agenda-funktionen och gå med i livestreamen (om någon) såvida du inte begränsar synligheten genom att använda spår och grupper .
Slutför alla andra redigeringar av sessionen och klicka sedan på Spara ändringar .
Om du helt enkelt sätter en gräns för sessionens kapacitet är allt klart! Hejdå. 👋
Om du ställer in sessionen på "Stängd" för att begränsa den till endast specifika personer, fortsätt läsa för att lära dig hur du lägger till sessionsdeltagare. 📖
Lägg till sessionsdeltagare
Innan du börjar, se till att det finns deltagare i ditt event ! Det här fungerar inte utan dem. 🤷
När du ställer in en session på "Stängd" kan den bara visas i deltagarnas personliga agenda om du lägger till den. Du kan lägga till slutna sessioner till personliga agendor med en av tre metoder. Vilken du väljer beror på dina behov, så här är en snabb översikt över var och en:
Importera förinställda agendor - Bäst när du behöver lägga till många sessioner för många deltagare.
Lägg till en eller flera sessioner manuellt för en deltagare - Bäst för när du behöver lägga till en eller flera sessioner till en deltagares personliga agenda.
Lägg till deltagare manuellt till en enskild session - Bäst för när du behöver lägga till många deltagare till en enskild session.
💡 Tänk på att deltagare kan ta bort sig själva från sessioner som du lägger till i deras personliga agenda.
Låt oss nu utforska vart och ett av dessa alternativ i detalj. 🔍
Importera förinställda agendor
Det snabbaste sättet att lägga till många sessioner till många personliga agenda är att använda importmallen för förinställd agenda.
Gå till evenemangets deltagaresida .
Klicka på knappen Förinställda agendor .
I modalen 'Importera förinställda agendor' klickar du på knappen Ladda ner för att ladda ner importmallen.
Efter en stund visas ett meddelande som låter dig veta att mallen är redo att laddas ned. Klicka på länken Klicka här för att ladda ner för att ladda ner .xlsx-filen. Om du missade aviseringen klickar du helt enkelt på meddelandeikonen bredvid din profilbild i det övre högra hörnet av skärmen för att hitta en lista över tidigare aviseringar.
Läs bladet "Instruktioner" för att lära dig hur du tilldelar sessioner för varje deltagare på bladet "Förinställda agenda".
När du är klar med att ange information i arket 'Förinställda agenda' sparar du .xls-filen, återgår sedan till importprogrammet för förinställd agenda och laddar upp filen.
För att justera de personliga agendan du har förinställt laddar du helt enkelt ner mallen för förinställd agenda igen, gör ändringar och importerar igen. För mer information om importmallar, läs artikeln Exportera och importera deltagare, sessioner och funktionsinnehåll .
Lägg till en eller flera sessioner manuellt för en deltagare
Gå till evenemangets deltagaresida
Sök efter en deltagares namn eller bläddra igenom listan för att hitta dem.
Klicka på deltagaren för att öppna deras profil.
.
.
På deltagarens profil klickar du på fliken Personlig agenda .
Klicka på Lägg till sessioner .
I modal 'Lägg till session' använder du sökfältet för att hitta sessioner efter namn. När du söker i sessionslistan klickar du på varje session du vill lägga till.
Klicka på Lägg till session(er) när du är klar.
Ta bort sessioner från en enskild deltagare
För att ta bort en enskild session från en deltagares personliga agenda, klicka på ikonen Inställningar ( ⋯ ) bredvid en session och klicka på Ta bort från personlig agenda .
För att ta bort flera sessioner från en deltagares personliga agenda, klicka på kryssrutorna bredvid de sessioner du vill ta bort, klicka på ikonen med tre punkter ( ⋯ ) och välj sedan Ta bort från personlig agenda .
Lägg till deltagare manuellt till en enda session
På evenemangets sessionssida klickar du på ikonen Inställningar ( ⋯ ) bredvid sessionen
Klicka på Sessionsdeltagare .
💡 Tänk på att om en session är öppen eller har en begränsad kapacitet, använd sessionsdeltagarnas modal för att identifiera vilka deltagare som har lagt till sessionen i sin personliga agenda.
I modal "Sessionsdeltagare", klicka på knappen Lägg till deltagare för att öppna modalen "Lägg till deltagare".
Sök efter deltagare efter namn och klicka sedan på en deltagares namn i sökresultaten för att lägga till dem i sessionen.
Klicka på Lägg till deltagare när du är klar.
Ta bort deltagare från en enda session
För att ta bort en enskild deltagare från en sessions deltagarlista, klicka på ikonen Inställningar ( ⋯ ) bredvid den deltagaren och klicka sedan på Ta bort från session .
För att ta bort flera deltagare från en sessions deltagarlista, markera rutorna bredvid de deltagare som du vill ta bort, klicka på ikonen med tre punkter ( ⋯ ) och välj sedan Ta bort från session .
Exportera listan Sessionsdeltagare
För att exportera sessionens deltagarlista, markera rutan "Användare" i det övre vänstra hörnet av listan, klicka på ikonen med tre punkter ( ⋯ ) bredvid sökrutan och klicka sedan på Exportera .
Nu vet du allt du behöver för att använda Attendance Management och förinställda deltagares personliga agenda!
Deltagarna går helt enkelt till fliken "Min agenda" i Event App för att komma åt alla sessioner som du eller de har lagt till i sin personliga agenda. Om du begränsar åtkomst till incheckning på Onsite till deltagare som har det i sin personliga agenda, kan de checka in på sessionen med hjälp av sessionsincheckning.
Nu när dina deltagare är redo att börja interagera med dina sessioner, läs vår guide till deltagaremoderering .
Frågor? Chatta med oss eller maila support@socio.events .