Эта статья была переведена с английского с помощью машинного перевода.
Гибридные мероприятия предлагают лучшее из обоих миров — инклюзивность, расширенный охват и постоянное цифровое взаимодействие виртуального мероприятия с уникальной связью и погружением в личный опыт.
Что такое гибридное мероприятие?
Гибридные мероприятия сочетают в себе преимущества виртуального мероприятия с волшебством личного мероприятия , создавая инклюзивный опыт для глобальной аудитории. Гибридное мероприятие включает в себя как личные, так и цифровые элементы, адаптированные для каждой аудитории. Например, посетители, присутствующие лично, могут присутствовать на сеансе прямой трансляции, который одновременно транслируется для виртуальной аудитории. Также можно представлять сеансы виртуальным участникам в виде видео по запросу или имитационного контента.
Почему мое мероприятие должно стать гибридным?
Развивайте инклюзивность . Переход на гибридный подход откроет ваше мероприятие для всего мира! 🌍 Люди, которые в противном случае не смогли бы присутствовать из-за проблем со здоровьем, финансами или временем, могут стать частью вашего мероприятия, где бы они ни находились. Прямая трансляция не только открывает ваши личные сеансы для удаленных участников, но и обеспечивает субтитры для всех, включая посетителей, присоединяющихся к трансляции со своих мобильных устройств!
Создайте более широкое сообщество . Гибридный опыт открывает путь к постоянному взаимодействию до, во время и после мероприятия. Это позволяет вам собирать ценную информацию, взаимодействовать с участниками и демонстрировать спонсоров в течение всего года.
Расширьте рентабельность инвестиций в спонсорство (ROI). Гибридные мероприятия предоставляют возможности как цифрового, так и личного спонсорства. Благодаря широкому выбору вариантов вы, вероятно, привлечете еще больше спонсоров! Мы покажем вам, как это сделать, в нашей статье «Спонсоры витрины» .
Расширьте список докладчиков . Как и участники, некоторые докладчики не смогут приехать на место. Разрешение удаленных презентаций может привлечь таланты, которые в противном случае не смогли бы участвовать.
Что следует учитывать при планировании гибридного мероприятия?
Чтобы создать единый и инклюзивный опыт мероприятия, вам необходимо адаптировать его к потребностям обеих аудиторий. Адаптация вашего контента и опыта к виртуальному пространству может быть проще и проще, чем вы думаете. Вот несколько соображений, которые помогут вам спланировать:
Составьте карту путешествия посетителя . Составьте карту всех точек соприкосновения с момента регистрации посетителя до момента получения опроса после мероприятия. Обратите особое внимание на то, что делает ваше мероприятие особенным! Люди приходят ради потрясающих сетевых возможностей? А как насчет курируемых экспонентов, звездного обучения или кратких демонстраций продуктов того, что будет дальше? Убедитесь, что обе аудитории получают полную выгоду.
Совмещайте предложения виртуального и личного спонсорства . Создавайте спонсорские пакеты с учетом обеих аудиторий. Например, спонсоры более высоких уровней могут получать Lead Retrieval» (для личной встречи), а также кнопки призыва к действию для участников в своем профиле спонсора (для виртуальной и личной встречи). Предлагайте спонсируемые сеансы, баннерную рекламу , заставки , подарки, уведомления , игровые задания и многое другое.
Планируйте укомплектование персоналом и ресурсами . Чтобы ваше мероприятие было доступно лично и практически часто, требует дополнительного планирования, инвестиций и укомплектования персоналом. Вам может потребоваться больше модераторов для проведения сеансов, решения и персонал по обеспечению безопасности, технические ресурсы и команда AV.
Цены . Некоторые организаторы гибридных мероприятий предпочитают снижать свои виртуальные билеты, особенно когда они впервые запускают виртуальный аспект своего мероприятия. Вы лучше всех знаете свою аудиторию и ценность своих предложений. Рассмотрите возможность снижения стоимости виртуальных билетов, чтобы оставаться инклюзивным, а также постарайтесь стимулировать личное посещение.
Геймифицируйте свое мероприятие в комплексе. The Event Game — отличный способ привлечь как виртуальную, так и личную аудиторию. Создайте одну игру с заданиями, которые сможет выполнить любая аудитория, или создайте отдельную игру для каждой аудитории! Если у вас есть только один, убедитесь, что как очные, так и виртуальные участники смогут выполнить все поставленные вами задачи.
Репетируйте и тестируйте . Попросите докладчиков провести тестовую трансляцию в прямом эфире как минимум за день до мероприятия. Убедитесь, что они проводят тестирование с использованием одной и той же технологии в том же пространстве, которое они будут использовать в реальных условиях. Это помогает свести к минимуму технические сбои, гарантирует, что они знают, как взаимодействовать, и объединяет всех на одной волне. Попросите сотрудников заранее войти в Event App в мобильном приложении и воспользоваться веб-интерфейсом, чтобы тщательно протестировать и убедиться, что все работает так, как вы хотите.
Обеспечьте перерывы для виртуальных участников . Поскольку вокруг виртуальной аудитории может быть больше отвлекающих факторов, мы рекомендуем вам делать контент коротким и целенаправленным, а также предоставлять дополнительные перерывы для виртуальных участников.
Наймите звездную AV-команду . Если у вас есть прямые трансляции, будьте очень разборчивы в отношении своей AV-команды. Это может улучшить или испортить ваше мероприятие! Вы можете найти команду, связанную с вашим местом проведения или по рекомендациям других организаторов. Соберите отзывы предыдущих клиентов и убедитесь, что у компаний есть опыт проведения гибридных мероприятий. Дополнительные советы можно найти в нашей статье о подготовке AV-команды для гибридных мероприятий .
Персонализируйте опыт . Используйте группы , чтобы показывать участникам контент, который им интересен, в зависимости от того, являются ли они личными или виртуальными участниками. Группы позволяют отправлять персонализированные объявления, показывать или скрывать функции и сеансы, управлять контентом баннеров и многое другое.
Используйте видеокомнаты . Сблизьте своих виртуальных и личных посетителей с помощью виртуальных комнат ледокола, секционных заседаний и сетевых комнат, к которым может присоединиться любой участник. Планируете личный коктейльный час или нетворкинг-сессию? Установите на месте проведения несколько подставок для iPad, чтобы посетители, присутствовавшие лично, могли просто начать общаться с виртуальными участниками в видеокомнате ! 👋
Улучшите свои возможности с помощью Live Display — Live Display предназначен не только для личных мероприятий! Используйте его в качестве «рекламы» между сеансами или в качестве функции «приветствия» в веб-интерфейсе. Live Display позволяет легко выделить таблицу лидеров подключений, провести рисунок, продемонстрировать записи на стене и табло событийной игры, предоставить спонсорам потрясающую видимость и возможности для брендинга и многое другое. Подробности читайте в нашей вводной статье Live Display .
Дополнительные ресурсы
При проведении гибридного мероприятия нужно учитывать множество факторов, поэтому вот еще несколько ресурсов, которые мы собрали, чтобы вы могли начать:
(Письменное руководство) Пример гибридного мероприятия : как Национальная ассоциация докладчиков заключила партнерство с Webex Events , чтобы перейти на гибридное мероприятие
Посетите нашу страницу цен , чтобы узнать о наших бесплатных и платных планах.
Узнайте сами, что может предложить Webex Events :
Попробуйте наше демо-мероприятие
Создайте бесплатную учетную запись и начните изучать платформу Webex Events.
Посетите Webex Events Academy и следуйте плану обучения Webex Events Foundations , чтобы узнать все об использовании Webex Events.
Вопросы? Поговорите с нами, отправьте электронное письмо по адресу support@socio.events или посетите сеанс лицом к лицу .