Este artigo foi traduzido do inglês usando tradução automática.
Normalmente, qualquer participante pode adicionar uma sessão à sua agenda pessoal (conhecida como 'Minha Agenda' em um Event App) sem restrições. No entanto, as Sessões permitem limitar sua capacidade ou fechá-las usando o Gerenciamento de Presença. Se você definir um limite de capacidade, os participantes poderão adicionar a Sessão à sua agenda pessoal até que a Sessão atinja seu limite. Se você definir uma Sessão como 'Fechada', somente os participantes que você adicionar à Sessão poderão tê-la em suas agendas pessoais.
Configurar o gerenciamento de presença é especialmente importante se você estiver usando o check-in de sessão no Onsite e quiser limitar o acesso a sessões presenciais com base nas agendas pessoais dos participantes.
Vamos explorar como funciona o gerenciamento de presença. 🔍
Ativar gerenciamento de presença
Ao adicionar ou editar uma sessão , clique na seção Gerenciamento de presença para expandi-la. A configuração padrão do Gerenciamento de Presença é 'Aberta' para que qualquer pessoa possa adicionar a Sessão à sua agenda pessoal.
Clique em 'Status' menu suspenso e selecione Fechado ou Capacidade Limitada .
Fechado significa que apenas os participantes que você adicionar à Sessão poderão tê-la em suas agendas pessoais.
Capacidade Limitada significa que qualquer participante pode adicionar a Sessão à sua agenda pessoal até que a Sessão atinja a capacidade máxima de participação que você definiu.
Marque a caixa Personalizar a mensagem de negação se desejar editar a mensagem de negação padrão. Quando um participante tenta adicionar a Sessão à sua agenda pessoal, esta mensagem aparece se a Sessão estiver cheia (captura de tela à esquerda, abaixo) ou fechada e ele não estiver na lista de participantes (captura de tela à direita, abaixo).
Se você selecionar 'Capacidade Limitada', insira um número para a capacidade de participação da Sessão no campo 'Assistência Máxima'.
💡 Tenha em mente que o atendimento máximo não deve ser confundido com a capacidade do local. Para saber mais sobre a capacidade de localização, leia nosso artigo sobre como adicionar locais .
A participação atual e máxima estão listadas abaixo do título da sessão no Event App. Qualquer participante pode adicionar a Sessão à sua agenda pessoal até que a Sessão atinja a capacidade máxima.
💡 Lembre-se de que se você desmarcar a caixa ‘Mostrar lista de participantes’ nas configurações do recurso Agenda , a contagem de participantes não aparecerá.
Se você selecionar 'Fechado', somente os participantes que você adicionar à Sessão a terão em suas agendas pessoais. No Event App, todos os participantes ainda poderão encontrar a sessão no recurso Agenda e participar da transmissão ao vivo (se houver), a menos que você restrinja a visibilidade usando faixas e grupos .
Conclua todas as outras edições na sessão e clique em Salvar alterações .
Se você simplesmente definir um limite para a capacidade da Sessão, estará tudo pronto! Tchau. 👋
Se você definir a Sessão como ‘Fechada’ para limitá-la apenas a pessoas específicas, continue lendo para saber como adicionar participantes da Sessão. 📖
Adicionar participantes da sessão
Antes de começar, certifique-se de que há participantes no seu evento ! Isso não funcionará sem eles. 🤷
Quando você define uma sessão como ‘Fechada’, ela só poderá aparecer nas agendas pessoais dos participantes se você adicioná-la. Você pode adicionar sessões fechadas a agendas pessoais usando um dos três métodos. O que você escolher depende de suas necessidades, então aqui está uma rápida visão geral de cada um:
Importar agendas predefinidas – Ideal para quando você precisa adicionar muitas sessões para muitos participantes.
Adicionar manualmente uma ou várias sessões para um participante – Ideal para quando você precisa adicionar uma ou mais sessões à agenda pessoal de um participante.
Adicionar participantes manualmente a uma única sessão – Ideal para quando você precisa adicionar muitos participantes a uma única sessão.
💡 Lembre-se de que os participantes podem sair das sessões que você adicionar à agenda pessoal.
Agora vamos explorar cada uma dessas opções em detalhes. 🔍
Importar agendas predefinidas
A maneira mais rápida de adicionar muitas sessões a muitas agendas pessoais é usar o modelo de importação de agenda predefinida.
Vá para a página de participantes do seu evento.
Clique no botão Agendas predefinidas .
No modal que aparece, clique no botão Download para baixar o modelo de importação.
Após alguns instantes, uma notificação aparecerá informando que o modelo está pronto para download. Clique no link Clique aqui para baixar para baixar o arquivo .xlsx. Se você perdeu a notificação, basta clicar no ícone de notificação próximo à imagem do seu perfil, no canto superior direito da tela, para encontrar uma lista de notificações anteriores.
Leia a folha de 'Instruções' para saber como atribuir sessões para cada participante na folha 'Agendas predefinidas'.
Quando terminar de inserir as informações na planilha 'Agendas predefinidas', salve o arquivo .xls, retorne ao modal Importar agenda predefinida e carregue o arquivo.
Para ajustar as agendas pessoais predefinidas, basta baixar novamente o modelo de agenda predefinida, fazer alterações e reimportar. Para obter mais informações sobre modelos de importação, leia nosso artigo Exportar e importar participantes, sessões e conteúdo de recursos .
Adicione manualmente uma ou várias sessões para um participante
Vá para a página de participantes do seu evento
Pesquise o nome de um participante ou percorra a lista para encontrá-lo.
Clique no participante para abrir seu perfil.
No perfil do participante, clique na guia Agenda pessoal .
Clique em Adicionar sessões .
No modal que aparece, use o campo de pesquisa para localizar Sessões por nome. Ao pesquisar a lista de Sessões, clique em cada Sessão que deseja adicionar.
Clique em Adicionar sessão(ões) quando terminar.
Remover sessões de um único participante
Para remover uma única sessão da agenda pessoal de um participante, clique no ícone Configurações ( ⋯ ) próximo a uma Sessão e clique em Remover da agenda pessoal .
Para remover várias sessões da agenda pessoal de um participante, clique nas caixas de seleção ao lado das sessões que deseja remover, clique no ícone de três pontos ( ⋯ ) e selecione Remover da agenda pessoal .
Adicionar participantes manualmente a uma única sessão
Na página Sessões do seu evento, clique no ícone Configurações ( ⋯ ) próximo à Sessão
Clique em Participantes da sessão .
💡 Lembre-se, se uma Sessão estiver aberta ou com capacidade limitada, use o modal Participantes da Sessão para identificar quais participantes adicionaram a Sessão à sua agenda pessoal.
No modal que aparece, clique no botão Adicionar participantes para abrir o modal Adicionar participantes.
Pesquise participantes por nome e clique no nome de um participante nos resultados da pesquisa para adicioná-los à sessão.
Clique em Adicionar participantes quando terminar.
Remover participantes de uma única sessão
Para remover um único participante da lista de participantes de uma sessão, clique no ícone Configurações ( ⋯ ) próximo a esse participante e clique em Remover da sessão .
Para remover vários participantes da lista de participantes de uma sessão, marque as caixas ao lado dos participantes que deseja remover, clique no ícone de três pontos ( ⋯ ) e selecione Remover da sessão .
Exportar a lista de participantes da sessão
Para exportar a lista de participantes da sessão, marque a caixa 'Usuário' no canto superior esquerdo da lista, clique no ícone de três pontos ( ⋯ ) próximo à caixa de pesquisa e clique em Exportar .
Agora você sabe tudo o que precisa para usar o Gerenciamento de Presença e predefinir agendas pessoais dos participantes!
Os participantes simplesmente acessam a guia 'Minha Agenda' no Event App para acessar quaisquer sessões que você ou eles adicionaram à sua agenda pessoal. Se você restringir o acesso ao Check-in da Sessão no Onsite aos participantes que o tenham em sua agenda pessoal, eles poderão fazer check-in na Sessão usando o Check-in da Sessão.
Agora que seus participantes estão prontos para começar a interagir com suas sessões, leia nosso guia para moderação de participantes .
Questões? Converse conosco, envie um e-mail para support@socio.events ou participe de uma sessão presencial .