Dit artikel is vertaald uit het Engels met behulp van machinevertaling.
Normaal gesproken kan elke deelnemer zonder beperkingen een sessie toevoegen aan zijn persoonlijke agenda (ook wel 'Mijn agenda' genoemd in een Event App). Met sessies kunt u echter de capaciteit ervan beperken of afsluiten met behulp van aanwezigheidsbeheer. Als u een capaciteitslimiet instelt, kunnen deelnemers de sessie aan hun persoonlijke agenda toevoegen totdat de sessie de limiet bereikt. Als u een Sessie instelt op 'Gesloten', kunnen alleen deelnemers die u aan de Sessie toevoegt deze in hun persoonlijke agenda hebben.
Het configureren van aanwezigheidsbeheer is vooral belangrijk als u het inchecken voor sessies op Onsite gebruikt en de toegang tot persoonlijke sessies wilt beperken op basis van de persoonlijke agenda van de deelnemers.
Laten we eens kijken hoe aanwezigheidsbeheer werkt. 🔍
Activeer aanwezigheidsbeheer
Wanneer u een sessie toevoegt of bewerkt , klikt u op de sectie Aanwezigheidsbeheer om deze uit te vouwen. De standaardinstelling voor aanwezigheidsbeheer is 'Open', zodat iedereen de sessie aan zijn/haar persoonlijke agenda kan toevoegen.
Klik op de 'Status' vervolgkeuzelijst en selecteer Gesloten of Beperkte capaciteit .
Gesloten betekent dat alleen deelnemers die u aan de sessie toevoegt, deze in hun persoonlijke agenda kunnen hebben.
Beperkte capaciteit betekent dat elke deelnemer de sessie aan zijn persoonlijke agenda kan toevoegen totdat de sessie de maximale aanwezigheidscapaciteit bereikt die u hebt ingesteld.
Vink het vakje Het weigeringsbericht aanpassen aan als u het standaard weigeringsbericht wilt bewerken. Wanneer een deelnemer de sessie probeert toe te voegen aan zijn persoonlijke agenda, verschijnt dit bericht als de sessie vol is (screenshot links, hieronder) of gesloten is en hij of zij niet in de deelnemerslijst staat (screenshot rechts, hieronder).
Als u 'Beperkte capaciteit' selecteert, voert u in het veld 'Maximale aanwezigheid' een getal in voor de sessieaanwezigheidscapaciteit.
💡Houd er rekening mee dat maximale opkomst niet moet worden verward met locatiecapaciteit. Lees ons artikel over het toevoegen van locaties voor meer informatie over locatiecapaciteit.
De huidige en maximale opkomst staan vermeld onder de Sessietitel in de Event App. Elke deelnemer kan de sessie toevoegen aan zijn/haar persoonlijke agenda totdat de maximale capaciteit van een sessie bereikt is.
💡 Houd er rekening mee dat als u het vakje 'Deelnemerslijst tonen' uitschakelt in de instellingen van de Agenda-functie , het aantal deelnemers niet verschijnt.
Als u 'Gesloten' selecteert, hebben alleen deelnemers die u aan de sessie toevoegt deze in hun persoonlijke agenda. Op de Event App kunnen alle deelnemers de Sessie nog steeds vinden in de Agenda-functie en deelnemen aan de livestream (indien aanwezig), tenzij je de zichtbaarheid beperkt met behulp van tracks en groepen .
Voltooi alle overige bewerkingen van de sessie en klik vervolgens op Wijzigingen opslaan .
Als u simpelweg een limiet instelt op de capaciteit van de sessie, bent u klaar! Doei. 👋
Als u de sessie instelt op 'Gesloten' om deze te beperken tot alleen specifieke mensen, lees dan verder om te leren hoe u sessiedeelnemers kunt toevoegen. 📖
Sessiedeelnemers toevoegen
Zorg ervoor dat er deelnemers zijn aan uw evenement voordat u begint! Zonder hen gaat dit niet. 🤷
Wanneer je een sessie instelt op 'Gesloten', kan deze alleen verschijnen in de persoonlijke agenda's van deelnemers als je deze toevoegt. U kunt op drie manieren gesloten sessies toevoegen aan persoonlijke agenda's. Welke u kiest, hangt af van uw behoeften, dus hier is een kort overzicht van elk:
Vooraf ingestelde agenda's importeren - Het beste als u veel sessies voor veel deelnemers moet toevoegen.
Voeg handmatig een of meerdere sessies toe voor één deelnemer - Het beste als u een of meer sessies moet toevoegen aan de persoonlijke agenda van één deelnemer.
Handmatig deelnemers toevoegen aan een enkele sessie : het beste als u veel deelnemers aan een enkele sessie moet toevoegen.
💡 Houd er rekening mee dat deelnemers zichzelf kunnen verwijderen uit sessies die u aan hun persoonlijke agenda toevoegt.
Laten we nu elk van deze opties in detail onderzoeken. 🔍
Importeer vooraf ingestelde agenda's
De snelste manier om veel sessies aan veel persoonlijke agenda's toe te voegen, is door het importsjabloon voor vooraf ingestelde agenda's te gebruiken.
Ga naar de pagina Bezoekers van uw evenement.
Klik op de knop Vooraf ingestelde agenda's .
In het modale venster dat verschijnt, klikt u op de knop Downloaden om de importsjabloon te downloaden.
Na enkele ogenblikken verschijnt er een melding waarin u wordt geïnformeerd dat de sjabloon klaar is om te downloaden. Klik op de link Klik hier om te downloaden om het .xlsx-bestand te downloaden. Als je de melding hebt gemist, klik je eenvoudig op het meldingspictogram naast je profielafbeelding in de rechterbovenhoek van het scherm om een lijst met eerdere meldingen te vinden.
Lees het blad 'Instructies' om te leren hoe u sessies kunt toewijzen aan elke deelnemer op het blad 'Vooraf ingestelde agenda's'.
Wanneer u klaar bent met het invoeren van informatie op het tabblad 'Vooraf ingestelde agenda's', slaat u het .xls-bestand op, keert u vervolgens terug naar het modale venster Vooraf ingestelde agenda importeren en uploadt u het bestand.
Om de persoonlijke agenda's die u vooraf heeft ingesteld aan te passen, downloadt u eenvoudigweg het sjabloon Vooraf ingestelde agenda opnieuw, brengt u wijzigingen aan en importeert u deze opnieuw. Voor meer informatie over importsjablonen leest u ons artikel Deelnemers, sessies en functie-inhoud exporteren en importeren .
Voeg handmatig een of meerdere sessies toe voor één deelnemer
Ga naar de pagina Bezoekers van uw evenement
Zoek naar de naam van een deelnemer of blader door de lijst om deze te vinden.
Klik op de bezoeker om zijn of haar profiel te openen.
Klik in het profiel van de deelnemer op het tabblad Persoonlijke agenda .
Klik op Sessies toevoegen .
Gebruik het zoekveld in het modale venster dat verschijnt om Sessies op naam te zoeken. Terwijl u in de sessielijst zoekt, klikt u op elke sessie die u wilt toevoegen.
Klik op Sessie(s) toevoegen als u klaar bent.
Sessies van één deelnemer verwijderen
Om een enkele sessie uit de persoonlijke agenda van een deelnemer te verwijderen, klikt u op het pictogram Instellingen ( ⋯ ) naast een sessie en klikt u op Verwijderen uit persoonlijke agenda .
Om meerdere sessies uit de persoonlijke agenda van een deelnemer te verwijderen, klikt u op de selectievakjes naast de sessies die u wilt verwijderen, klikt u op het pictogram met de drie stippen ( ⋯ ) en selecteert u vervolgens Verwijderen uit persoonlijke agenda .
Voeg handmatig deelnemers toe aan één sessie
Klik op de pagina Sessies van uw evenement op het pictogram Instellingen ( ⋯ ) naast de sessie
Klik op Sessiedeelnemers .
💡 Houd er rekening mee dat als een sessie open is of een beperkte capaciteit heeft, u het modale sessiedeelnemers kunt gebruiken om te identificeren welke deelnemers de sessie aan hun persoonlijke agenda hebben toegevoegd.
In het modale venster dat verschijnt, klikt u op de knop Deelnemers toevoegen om het modale venster Deelnemers toevoegen te openen.
Zoek deelnemers op naam en klik vervolgens op de naam van een deelnemer in de zoekresultaten om ze aan de sessie toe te voegen.
Klik op Deelnemers toevoegen als u klaar bent.
Verwijder deelnemers uit één sessie
Als u één deelnemer uit de deelnemerslijst van een sessie wilt verwijderen, klikt u op het pictogram Instellingen ( ⋯ ) naast die deelnemer en klikt u vervolgens op Verwijderen uit sessie .
Om meerdere deelnemers uit de deelnemerslijst van een sessie te verwijderen, vinkt u de vakjes aan naast de deelnemers die u wilt verwijderen, klikt u op het pictogram met de drie stippen ( ⋯ ) en selecteert u vervolgens Verwijderen uit sessie .
Exporteer de lijst met sessiedeelnemers
Om de deelnemerslijst van de sessie te exporteren, vinkt u het vakje 'Gebruiker' in de linkerbovenhoek van de lijst aan, klikt u op het pictogram met de drie stippen ( ⋯ ) naast het zoekvak en klikt u vervolgens op Exporteren .
Nu weet u alles wat u nodig heeft om aanwezigheidsbeheer en vooraf ingestelde persoonlijke agenda's van deelnemers te gebruiken!
Deelnemers gaan eenvoudigweg naar het tabblad 'Mijn agenda' in de Event App om toegang te krijgen tot alle sessies die u of zij aan hun persoonlijke agenda hebben toegevoegd. Als u de toegang tot Onsite Session Check-in beperkt tot deelnemers die dit in hun persoonlijke agenda hebben staan, kunnen zij bij de sessie inchecken met behulp van Session Check-in.
Nu uw deelnemers klaar zijn om te beginnen met interactie met uw sessies, leest u onze handleiding voor bezoekersmoderatie .
Vragen? Chat met ons, stuur een e-mail naar support@socio.events of woon een face-to-face sessie bij.