Questo articolo è stato tradotto dall'inglese utilizzando la traduzione automatica.
Di solito, qualsiasi partecipante può aggiungere una sessione alla propria agenda personale (nota come "La mia agenda" nell'app Event App) senza restrizioni. Tuttavia, le sessioni ti consentono di limitarne la capacità o di chiuderle utilizzando la gestione delle presenze. Se imposti un limite di capacità, i partecipanti possono aggiungere la Sessione alla loro agenda personale finché la Sessione non raggiunge il limite. Se imposti una sessione su "Chiusa", solo i partecipanti che aggiungi alla sessione potranno averla nella loro agenda personale.
La configurazione della gestione delle presenze è particolarmente importante se utilizzi il check-in delle sessioni in Onsite e desideri limitare l'accesso alle sessioni di persona in base alle agende personali dei partecipanti.
Esploriamo come funziona la gestione delle presenze. 🔍
Attiva la gestione delle presenze
Quando aggiungi o modifichi una sessione , fai clic sulla sezione Gestione presenze per espanderla. L'impostazione predefinita di Gestione presenze è "Aperta" in modo che chiunque possa aggiungere la sessione alla propria agenda personale.
Fare clic su "Stato" menu a discesa e seleziona Chiuso o Capacità limitata .
Chiuso significa che solo i partecipanti aggiunti alla Sessione possono averla nella propria agenda personale.
Capacità limitata significa che qualsiasi partecipante può aggiungere la Sessione alla propria agenda personale finché la Sessione non raggiunge la capacità massima di partecipazione impostata.
Seleziona la casella Personalizza il messaggio di rifiuto se desideri modificare il messaggio di rifiuto predefinito. Quando un partecipante tenta di aggiungere la sessione alla propria agenda personale, questo messaggio viene visualizzato se la sessione è piena (screenshot a sinistra, sotto) o è chiusa e il partecipante non è nell'elenco dei partecipanti (screenshot a destra, sotto).
Se selezioni "Capacità limitata", inserisci un numero per la capacità di partecipazione alla sessione nel campo "Partecipazione massima".
💡 Tieni presente che la massima partecipazione non deve essere confusa con la capacità della sede. Per informazioni sulla capacità delle sedi, leggi il nostro articolo sull'aggiunta di sedi .
La partecipazione attuale e massima è elencata sotto il titolo della sessione Event App. Qualsiasi partecipante può aggiungere la sessione alla propria agenda personale finché la sessione non raggiunge la capacità massima.
💡 Tieni presente che se deselezioni la casella "Mostra elenco partecipanti" nelle impostazioni della funzione Agenda , il conteggio dei partecipanti non verrà visualizzato.
Se selezioni "Chiuso", solo i partecipanti che aggiungi alla sessione lo avranno nella loro agenda personale. Event App, tutti i partecipanti possono comunque trovare la sessione nella funzione Agenda e partecipare allo streaming live (se presente) a meno che tu non limiti la visibilità utilizzando tracce e gruppi .
Completa eventuali altre modifiche alla sessione, quindi fai clic su Salva modifiche .
Se imposti semplicemente un limite alla capacità della Sessione, il gioco è fatto! Ciao. 👋
Se imposti la sessione su "Chiusa" per limitarla solo a persone specifiche, continua a leggere per scoprire come aggiungere partecipanti alla sessione. 📖
Aggiungi partecipanti alla sessione
Prima di iniziare, assicurati che ci siano partecipanti al tuo evento ! Questo non funzionerà senza di loro. 🤷
Quando imposti una sessione su "Chiusa", può apparire nelle agende personali dei partecipanti solo se la aggiungi. È possibile aggiungere sessioni chiuse alle agende personali utilizzando uno dei tre metodi disponibili. Quello che scegli dipende dalle tue esigenze, quindi ecco una rapida panoramica di ciascuno:
Importa agende preimpostate : ideale quando è necessario aggiungere molte sessioni per molti partecipanti.
Aggiungi manualmente una o più sessioni per un partecipante : ideale quando è necessario aggiungere una o più sessioni all'agenda personale di un partecipante.
Aggiungi manualmente i partecipanti a una singola sessione : ideale quando è necessario aggiungere molti partecipanti a una singola sessione.
💡 Tieni presente che i partecipanti possono rimuoversi dalle Sessioni che aggiungi alla loro agenda personale.
Ora esploriamo ciascuna di queste opzioni in dettaglio. 🔍
Importa agende preimpostate
Il modo più veloce per aggiungere più sessioni a più agende personali è utilizzare il modello di importazione agenda preimpostata.
Vai alla pagina dei partecipanti al tuo evento.
Fare clic sul pulsante Agende preimpostate .
Nella finestra modale visualizzata, fai clic sul pulsante Scarica per scaricare il modello di importazione.
Dopo alcuni istanti, viene visualizzata una notifica che ti informa che il modello è pronto per il download. Fare clic sul collegamento Fare clic qui per scaricare per scaricare il file .xlsx. Se hai perso la notifica, fai semplicemente clic sull'icona di notifica accanto all'immagine del tuo profilo nell'angolo in alto a destra dello schermo per trovare un elenco delle notifiche precedenti.
Leggi il foglio "Istruzioni" per sapere come assegnare le sessioni per ciascun partecipante nel foglio "Agende preimpostate".
Una volta terminato l'inserimento delle informazioni nel foglio "Agende preimpostate", salva il file .xls, quindi torna alla modalità Importa agenda preimpostata e carica il file.
Per modificare le agende personali che hai preimpostato, scarica semplicemente di nuovo il modello di agenda preimpostata, apporta le modifiche e reimporta. Per ulteriori informazioni sui modelli di importazione, leggi il nostro articolo Esportazione e importazione di partecipanti, sessioni e contenuto delle funzionalità .
Aggiungi manualmente una o più sessioni per un partecipante
Vai alla pagina dei partecipanti al tuo evento
Cerca il nome di un partecipante o scorri l'elenco per trovarlo.
Fare clic sul partecipante per aprire il suo profilo.
Nel profilo del partecipante, fai clic sulla scheda Agenda personale .
Fare clic su Aggiungi sessioni .
Nella finestra modale visualizzata, utilizza il campo di ricerca per individuare le sessioni per nome. Mentre cerchi l'elenco delle sessioni, fai clic su ciascuna sessione che desideri aggiungere.
Al termine, fai clic su Aggiungi sessione/i .
Rimuovi sessioni da un singolo partecipante
Per rimuovere una singola sessione dall'agenda personale di un partecipante, fare clic sull'icona Impostazioni ( ⋯ ) accanto a una sessione e fare clic su Rimuovi dall'agenda personale .
Per rimuovere più sessioni dall'agenda personale di un partecipante, fai clic sulle caselle di controllo accanto alle sessioni che desideri rimuovere, fai clic sull'icona con tre punti ( ⋯ ), quindi seleziona Rimuovi dall'agenda personale .
Aggiungi manualmente i partecipanti a una singola sessione
Nella pagina Sessioni del tuo evento, fai clic sull'icona Impostazioni ( ⋯ ) accanto alla Sessione
Fare clic su Partecipanti alla sessione .
💡 Tieni presente che, se una Sessione è aperta o ha una capacità limitata, utilizza la modalità Partecipanti alla Sessione per identificare quali partecipanti hanno aggiunto la Sessione alla loro agenda personale.
Nella finestra modale visualizzata, fai clic sul pulsante Aggiungi partecipanti per aprire la finestra modale Aggiungi partecipanti.
Cerca i partecipanti per nome, quindi fai clic sul nome di un partecipante nei risultati della ricerca per aggiungerlo alla sessione.
Fai clic su Aggiungi partecipanti quando hai finito.
Rimuovi i partecipanti da una singola sessione
Per rimuovere un singolo partecipante dall'elenco dei partecipanti di una sessione, fare clic sull'icona Impostazioni ( ⋯ ) accanto a quel partecipante, quindi fare clic su Rimuovi dalla sessione .
Per rimuovere più partecipanti dall'elenco dei partecipanti di una sessione, seleziona le caselle accanto ai partecipanti che desideri rimuovere, fai clic sull'icona con tre punti ( ⋯ ), quindi seleziona Rimuovi dalla sessione .
Esporta l'elenco dei partecipanti alla sessione
Per esportare l'elenco dei partecipanti alla sessione, seleziona la casella "Utente" nell'angolo in alto a sinistra dell'elenco, fai clic sull'icona con tre punti ( ⋯ ) accanto alla casella di ricerca, quindi fai clic su Esporta .
Ora sai tutto ciò di cui hai bisogno per utilizzare la gestione delle presenze e preimpostare le agende personali dei partecipanti!
I partecipanti vanno semplicemente alla scheda "La mia agenda" Event App per accedere a qualsiasi sessione aggiunta da te o da loro alla loro agenda personale. Se limiti l'accesso al Check-in della sessione in Onsite ai partecipanti che lo hanno nella loro agenda personale, potranno effettuare il check-in alla sessione utilizzando il Check-in della sessione.
Ora che i tuoi partecipanti sono pronti per iniziare a interagire con le tue sessioni, leggi la nostra guida alla moderazione dei partecipanti .
Domande? Chatta con noi, invia un'e-mail a support@socio.events o partecipa a una sessione faccia a faccia .