Favorisez l'inclusion - L'hybride ouvre votre événement au monde entier ! 🌍 Les personnes qui ne pourraient autrement pas y assister en raison de contraintes sanitaires, financières ou de temps peuvent participer à votre événement où qu'elles se trouvent. La diffusion en direct ouvre non seulement vos sessions en personne aux participants à distance, mais fournit également des sous-titres pour tout le monde, y compris les participants en personne qui rejoignent un flux depuis leurs appareils mobiles !

Créez une communauté plus large – Une expérience hybride ouvre la voie à un engagement continu avant, pendant et après l'événement. Cela vous permet de recueillir des informations, d'interagir avec les participants et de mettre en avant les sponsors tout au long de l'année.

Augmentez le retour sur investissement (ROI) du parrainage - Les événements hybrides permettent des opportunités de parrainage à la fois numériques et en personne. Avec un large éventail d'options, vous êtes susceptible d'attirer encore plus de sponsors ! Nous vous montrerons comment dans notre article Sponsors Showcase .

Élargissez votre liste d'intervenants — Tout comme les participants, certains intervenants ne peuvent pas se déplacer sur place. Permettre des présentations à distance peut permettre de faire appel à des talents qui, autrement, ne pourraient pas participer.

Cartographiez le parcours de vos participants - Cartographiez tous les points de contact, depuis le moment où vos participants s'inscrivent jusqu'à ce qu'ils reçoivent votre enquête post-événement. Prêtez une attention particulière à ce qui rend votre événement spécial ! Les gens viennent-ils pour les formidables opportunités de réseautage ? Qu'en est-il des exposants sélectionnés, de la formation de premier ordre ou des démonstrations de produits en avant-première de ce qui est à venir ? Assurez-vous que les deux publics en bénéficient pleinement.

Combinez les offres de parrainage virtuelles et en personne - Créez des packages de parrainage en pensant aux deux publics. Par exemple, les sponsors des niveaux supérieurs peuvent recevoir une Lead Retrieval (pour les événements en personne), ainsi que des boutons d'appel à l'action pour les participants dans leur profil de parrain (pour les événements virtuels et en personne). Proposez des sessions sponsorisées, des bannières publicitaires , des écrans de démarrage , des cadeaux, des notifications , des défis de jeu , etc.

Planifiez le personnel et les ressources - Rendre votre événement disponible en personne et virtuellement nécessite souvent une planification, des investissements et du personnel supplémentaires. Vous aurez peut-être besoin de plus de modérateurs pour animer les sessions, de solutions et de personnel de conformité en matière de sécurité, de ressources techniques et d'une équipe audiovisuelle.

Tarification – Certains organisateurs d’événements hybrides choisissent de proposer des réductions sur leurs billets virtuels, en particulier lorsqu’ils lancent pour la première fois l’aspect virtuel de leur événement. Vous connaissez mieux votre public et la valeur de vos offres. Envisagez de maintenir les prix des billets virtuels à un niveau inférieur pour rester inclusif et essayez également d’encourager la participation en personne.

Gamifiez votre événement de manière inclusive - Le jeu événementiel est un excellent moyen d'impliquer à la fois votre public virtuel et en personne. Créez un jeu avec des défis que chaque public peut relever, ou créez un jeu différent pour chaque public ! Si vous n'en avez qu'un, assurez-vous que les participants en personne et virtuels peuvent relever tous les défis que vous créez.

Répétez et testez - Demandez à vos présentateurs d'effectuer un test de diffusion en direct au moins un jour avant l'événement. Assurez-vous qu'ils testent avec la même technologie dans le même espace qu'ils utiliseront pour la vraie conférence. Cela permet de minimiser les problèmes techniques, de s'assurer qu'ils savent comment s'engager et de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde. Demandez au personnel de se connecter à l' Event App sur l'application mobile et l'expérience Web à l'avance pour effectuer des tests approfondis et vous assurer que tout fonctionne comme vous le souhaitez.

Prévoyez des pauses pour les participants virtuels - Étant donné que les publics virtuels peuvent être davantage distraits, nous vous recommandons de proposer un contenu court et ciblé, et de prévoir des pauses supplémentaires pour les participants virtuels.

Engagez une équipe audiovisuelle de premier ordre - Si vous proposez des diffusions en direct, soyez très sélectif quant à votre équipe audiovisuelle. Cela peut faire la réussite ou l'échec de votre événement ! Vous pouvez trouver une équipe associée à votre lieu d'événement en personne ou par le biais de références d'autres organisateurs. Rassemblez des références d'anciens clients et vérifiez que les entreprises ont déjà une expérience des événements hybrides. Reportez-vous à notre article sur la préparation de votre équipe audiovisuelle pour un événement hybride pour de nombreux autres conseils.
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Personnalisez l'expérience : utilisez des groupes pour afficher du contenu aux participants selon qu'ils participent en personne ou à distance. Les groupes vous permettent d'envoyer des annonces personnalisées, d'afficher ou de masquer des fonctionnalités et des sessions, de gérer le contenu des bannières, etc.

Utilisez des salles vidéo — Rapprochez vos participants virtuels et en personne grâce à des salles virtuelles de brise-glace, de discussion et de réseautage auxquelles n'importe quel participant peut se joindre. Vous prévoyez un cocktail en personne ou une session de réseautage ? Installez quelques supports iPad sur le lieu de l'événement où les participants en personne pourront simplement commencer à discuter avec les participants virtuels dans une salle vidéo ! 👋

Améliorez votre expérience avec Live Display — Live Display n'est pas uniquement destiné aux événements en personne ! Utilisez-le comme « publicité » entre les sessions ou comme fonction « Bienvenue » dans l'application Web. Live Display vous permet de mettre facilement en valeur un classement de connexion, d'organiser un tirage au sort, de présenter des publications sur le mur et le tableau des scores du jeu d'événement, d'accorder aux sponsors une visibilité et des opportunités de marque incroyables, et bien plus encore. Lisez notre article Introduction à Live Display pour plus de détails.

Découvrez par vous-même ce que Webex Events a à offrir lors de notre événement de démonstration .

🎓 Cours Webex Academy : Comment organiser un événement hybride réussi

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