Cet article a été traduit de l'anglais à l'aide de la traduction automatique.
Un monde axé sur le distance et doté d'une connectivité mondiale a transformé le secteur de l'événementiel, mettant les événements hybrides et virtuels sous les projecteurs, auparavant dominés par les expériences en personne. Même si nous ne pouvons nier l'impact et la valeur des événements en personne, les événements virtuels aident les organisateurs d'événements à atteindre un public plus large et à impliquer les participants de manière innovante.
Cet article donne un aperçu de quelques questions et considérations de base pour l’organisation d’un événement virtuel avec Webex Events.
💡 Gardez à l’esprit que Webex Events propose des événements virtuels, en personne et hybrides ! Pour savoir comment Webex Events fait passer les événements en personne et hybrides à un niveau supérieur, suivez ces liens :
Qu'est-ce qu'un événement virtuel ?
Un événement virtuel est un événement multi-sessions en ligne uniquement qui offre la valeur d'un événement en personne dans un environnement virtuel. Les participants interagissent les uns avec les autres et rejoignent des diffusions en direct sur le Web, plutôt que de se réunir dans un lieu physique.
Pourquoi organiser un événement virtuel ?
Voici quelques raisons clés d’envisager d’organiser un événement virtuel :
Élargissez votre audience – Le passage au virtuel ouvre votre événement à beaucoup plus de personnes ! Les événements virtuels vous permettent de vous connecter avec des publics du monde entier et d'inclure des participants qui autrement ne pourraient pas y assister.
Adoptez la durabilité - Sauvez l’environnement, un événement virtuel à la fois. Les événements virtuels réduisent le gaspillage alimentaire et matériel ainsi que les émissions de carbone dues aux voyages, et éliminent le besoin de documents papier imprimés comme la signalisation événementielle et les agendas papier.
Économisez de l'argent - Optimisez votre budget en économisant sur les déplacements, les lieux, les vendeurs, la signalisation, la nourriture, l'impression de badges... Vous voyez l'idée.
Personnalisez l'expérience des participants - Les données utilisateur vous permettent de personnaliser de manière transparente l'expérience de l'événement. Utilisez des groupes pour vous assurer que les participants interagissent uniquement avec le contenu qui les intéresse le plus, notamment les notifications personnalisées, les forums de discussion, etc. Avec Webex Events, c'est un avantage dont tout type d'événement peut profiter !
Fournir un retour sur investissement (ROI) de parrainage - C'est vrai, vous pouvez absolument bénéficier d'un parrainage d'événement efficace avec un événement virtuel. Lisez notre guide de parrainage d’événements pour plus de détails !
Protégez votre événement des crises - La vie se déroule parfois de manière importante. Devenir virtuel peut protéger votre événement des impacts dus à des événements mondiaux imprévus. Les événements virtuels sont possibles partout où il y a une connexion Internet stable !
Quels sont les composants d’un événement virtuel ?
Il est important de réfléchir à l'expérience des participants pour votre événement virtuel de la même manière que vous le feriez pour un événement en personne ou hybride — du début à la fin. Les principaux éléments à considérer sont :
Inscription
Distribution de contenu
Parrainage
Engagement et réseautage des participants
Cela vous semble probablement familier ! Ce n'est pas si différent d'un événement en personne. La principale différence réside dans la nécessité accrue de gérer l'attention des participants tout en prenant en compte chacun de ces éléments.
Quelles fonctionnalités Webex Events propose-t-il pour les événements virtuels ?
Presque toutes les fonctionnalités de Webex Events sont utiles pour les événements virtuels ! Notre article de présentation des fonctionnalités contient des détails et des captures d’écran pour chacune d’entre elles. Vous voulez de l’inspiration et une longueur d’avance pour créer votre Webex Event? Nous proposons des modèles d'événements que vous pouvez remplir avec vos propres informations. En savoir plus sur les modèles dans notre article Notions de base sur la configuration de Event App .
Quelles sont les tactiques recommandées pour passer au virtuel ?
Suivez notre guide de production d'événements virtuels .
Embauchez un animateur — Avoir un excellent animateur devant la caméra pendant les diffusions en direct maintient l'énergie, facilite une communication et une transition fluides et agit comme un point de contact.
Adoptez les offres de parrainage virtuel — Offrez à vos sponsors la possibilité de parrainer des sessions, des bannières publicitaires , des écrans de démarrage, des cadeaux virtuels, des notifications , des défis de jeu et bien plus encore. Lisez notre guide des sponsors vitrines pour une montagne d'autres opportunités et idées.
Facilitez les connexions avec les sponsors — Aidez les participants à indiquer facilement leur intérêt pour un sponsor, un exposant ou un conférencier, et à interagir avec eux à l'aide des appels à l'action des participants dans les profils de sponsor .
Gérez les distractions des participants — Créez une plateforme centrale pour tout le contenu de l'événement, éliminant ainsi le besoin pour les participants de quitter l' Event App . Intégrez des flux en direct, des enregistrements, des supports de session et bien plus encore. Nous recommandons des sessions plus courtes et plus ciblées que celles que vous organiseriez habituellement pour un événement en direct. Les démonstrations, les sessions pratiques interactives et les études de cas sont toutes d'excellentes options.
Répétez et testez — Demandez à vos présentateurs de répéter la veille de l'événement avec la même technologie qu'ils utiliseront le jour de l'événement. Testez votre Event App au préalable pour confirmer que tout fonctionne exactement comme vous le souhaitez. Ces actions contribuent à minimiser les problèmes techniques et à mettre tout le monde sur la même longueur d'onde.
Favoriser l’engagement — L’engagement aide également à gérer les distractions des participants. ☝️Soutenez l'engagement avec des forums de discussion modérés, des sondages en direct et des questions-réponses , ainsi que la fonctionnalité de jeu . Envoyez des rappels et des annonces de session automatisés pour contribuer à augmenter la participation et l’engagement.
Encouragez le réseautage — Offrez à vos participants plusieurs options de réseautage avec des fonctionnalités de chat, des défis de jeu de réseautage, le mur et Shake & Connect ( Branded Apps uniquement pour les événements virtuels). Les salles vidéo sont également un moyen fantastique de faciliter des rencontres informelles « Birds of a Feather », où les gens se connectent et parlent de sujets d’intérêt. Utilisez des enquêtes et des fonctionnalités de sondage pour externaliser les sujets.
Prochaines étapes
Nous avons expliqué en détail pourquoi Webex Events est le meilleur compagnon pour organiser un événement virtuel incroyable. Il y a encore plus à explorer !
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