Cet article a été traduit de l'anglais à l'aide de la traduction automatique.

Habituellement, tout participant peut ajouter une session à son agenda personnel (appelé « Mon agenda » dans une Event App) sans restrictions. Cependant, les sessions vous permettent de limiter leur capacité ou de les fermer à l'aide de la gestion des présences. Si vous définissez une limite de capacité, les participants peuvent ajouter la session à leur agenda personnel jusqu'à ce que la session atteigne sa limite. Si vous définissez une session sur « Fermée », seuls les participants que vous ajoutez à la session peuvent l'avoir dans leur agenda personnel.

La configuration de la gestion des présences est particulièrement importante si vous utilisez l'enregistrement de session sur Onsite et que vous souhaitez limiter l'accès aux sessions en personne en fonction des agendas personnels des participants.

Explorons le fonctionnement de la gestion des présences. 🔍

Lors de l'ajout ou de la modification d'une session , cliquez sur la section Gestion des présences pour la développer. Le paramètre par défaut de gestion des présences est « Ouvert » afin que chacun puisse ajouter la session à son agenda personnel.

Cliquez sur « Statut » dans la liste déroulante et sélectionnez Fermé ou Capacité limitée .

Cochez la case Personnaliser le message de refus si vous souhaitez modifier le message de refus par défaut. Lorsqu'un participant tente d'ajouter la session à son agenda personnel, ce message apparaît si la session est pleine (capture d'écran de gauche, ci-dessous) ou si elle est fermée et s'il ne figure pas dans la liste des participants (capture d'écran de droite, ci-dessous).

Si vous sélectionnez « Capacité limitée », entrez un nombre pour la capacité de participation à la session dans le champ « Participation maximale ».

💡 Gardez à l'esprit qu'il ne faut pas confondre fréquentation maximale et capacité d'accueil des emplacements. Pour en savoir plus sur la capacité d'emplacement, lisez notre article sur l'ajout d'emplacements .

La participation actuelle et maximale est indiquée sous le titre de la session dans l' Event App. Tout participant peut ajouter la session à son agenda personnel jusqu'à ce qu'une session atteigne sa capacité.

💡 Gardez à l'esprit que si vous décochez la case « Afficher la liste des participants » dans les paramètres de la fonctionnalité Agenda , le nombre de participants n'apparaîtra pas.

Si vous sélectionnez « Fermé », seuls les participants que vous ajoutez à la session l'auront dans leur agenda personnel. Sur l' Event App, tous les participants peuvent toujours trouver la session dans la fonction Agenda et rejoindre la diffusion en direct (le cas échéant), sauf si vous limitez la visibilité à l'aide de pistes et de groupes .

Terminez toutes les autres modifications apportées à la session, puis cliquez sur Enregistrer les modifications .

Si vous fixez simplement une limite à la capacité de la session, vous avez terminé ! Au revoir. 👋

Si vous définissez la session sur « Fermée » pour la limiter à des personnes spécifiques, continuez à lire pour savoir comment ajouter des participants à la session. 📖

Avant de commencer, assurez-vous qu'il y a des participants à votre événement ! Cela ne fonctionnera pas sans eux. 🤷

Lorsque vous définissez une session sur « Fermée », elle ne peut apparaître dans les agendas personnels des participants que si vous l'ajoutez. Vous pouvez ajouter des sessions fermées à vos agendas personnels en utilisant l'une des trois méthodes suivantes. Celui que vous choisissez dépend de vos besoins, voici donc un bref aperçu de chacun :

💡 Gardez à l'esprit que les participants peuvent se retirer des sessions que vous ajoutez à leur agenda personnel.

Explorons maintenant chacune de ces options en détail. 🔍

Le moyen le plus rapide d'ajouter de nombreuses sessions à de nombreux agendas personnels consiste à utiliser le modèle d'importation d'agenda prédéfini.

Pour ajuster les agendas personnels que vous avez prédéfinis, téléchargez simplement à nouveau le modèle d'agenda prédéfini, apportez des modifications et réimportez. Pour plus d'informations sur les modèles d'importation, lisez notre article Exporter et importer des participants, des sessions et du contenu des fonctionnalités .

Pour supprimer une seule session de l'agenda personnel d'un participant, cliquez sur l'icône Paramètres ( ⋯ ) à côté d'une session et cliquez sur Supprimer de l'agenda personnel .

Pour supprimer plusieurs sessions de l'agenda personnel d'un participant, cochez les cases en regard des sessions que vous souhaitez supprimer, cliquez sur l'icône à trois points ( ⋯ ), puis sélectionnez Supprimer de l'agenda personnel .

Pour supprimer un seul participant de la liste des participants d'une session, cliquez sur l'icône Paramètres ( ⋯ ) à côté de ce participant, puis cliquez sur Supprimer de la session .

Pour supprimer plusieurs participants de la liste des participants d'une session, cochez les cases en regard des participants que vous souhaitez supprimer, cliquez sur l'icône à trois points ( ⋯ ), puis sélectionnez Supprimer de la session .

Pour exporter la liste des participants à la session, cochez la case « Utilisateur » dans le coin supérieur gauche de la liste, cliquez sur l'icône à trois points ( ⋯ ) à côté du champ de recherche, puis cliquez sur Exporter .

Vous savez maintenant tout ce dont vous avez besoin pour utiliser la gestion des présences et les agendas personnels prédéfinis des participants !

Les participants accèdent simplement à l'onglet « Mon agenda » sur l' Event App pour accéder à toutes les sessions que vous ou eux avez ajoutées à leur agenda personnel. Si vous limitez l'accès à l'enregistrement de session sur Onsite aux participants qui l'ont dans leur agenda personnel, ils peuvent s'enregistrer à la session à l'aide de l'enregistrement de session.

Maintenant que vos participants sont prêts à commencer à interagir avec vos sessions, lisez notre guide sur la modération des participants .

Des questions? Discutez avec nous, envoyez un e-mail à support@socio.events ou assistez à une session en face à face .