Fomentar la inclusión : ¡optar por un sistema híbrido abre su evento al mundo entero! 🌍 Las personas que de otra manera no podrían asistir por limitaciones de salud, económicas o de tiempo pueden ser parte de tu evento desde donde estén. La transmisión en vivo no solo abre sus sesiones en persona a los asistentes remotos, sino que también proporciona subtítulos para todos, ¡incluidos los asistentes en persona que se unen a una transmisión desde sus dispositivos móviles!

Construya una comunidad más grande : una experiencia híbrida allana el camino para una participación continua antes, durante y después del evento. Esto le permite capturar ideas, interactuar con los asistentes y mostrar patrocinadores durante todo el año.

Ampliar el retorno de la inversión (ROI) del patrocinio: los eventos híbridos permiten oportunidades de patrocinio tanto digitales como presenciales. ¡Con la amplia gama de opciones, es probable que atraigas aún más patrocinadores! Le mostraremos cómo hacerlo en nuestro artículo Patrocinadores de exhibición .

Amplíe su lista de oradores : al igual que los asistentes, es posible que algunos oradores no puedan viajar al lugar. Permitir presentaciones remotas puede atraer talentos que de otro modo no podrían participar.

Mapee el recorrido de su asistente : planifique todos los puntos de contacto, desde el momento en que su asistente se registra hasta que recibe su encuesta posterior al evento. ¡Presta especial atención a lo que hace que tu evento sea especial! ¿La gente viene por las increíbles oportunidades de establecer contactos? ¿Qué pasa con los expositores seleccionados, la capacitación estelar o las demostraciones de productos de lo que está por venir? Asegúrese de que ambas audiencias obtengan el beneficio completo.

Combine ofertas de patrocinio virtual y en persona : cree paquetes de patrocinio teniendo en cuenta a ambas audiencias. Por ejemplo, los patrocinadores de niveles superiores pueden recibir Lead Retrieval (para presencial) y también botones de llamado a la acción de los asistentes en su perfil de patrocinador (para virtual y en persona). Ofrezca sesiones patrocinadas, anuncios publicitarios , pantallas de presentación , obsequios, notificaciones , desafíos de juegos y más.

Planifique la dotación de personal y los recursos : hacer que su evento esté disponible en persona y virtualmente a menudo requiere planificación, inversión y personal adicionales. Es posible que necesite más moderadores para facilitar las sesiones, personal y soluciones de cumplimiento de seguridad, recursos tecnológicos y un equipo audiovisual.

Precios : algunos organizadores de eventos híbridos optan por descontar sus entradas virtuales, especialmente cuando lanzan por primera vez el aspecto virtual de su evento. Usted es quien mejor conoce a su audiencia y el valor de sus ofertas. Considere mantener bajos los costos de las entradas virtuales para seguir siendo inclusivos y trate de incentivar también la asistencia en persona.

Gamifique su evento de manera inclusiva : The Event Game es una excelente manera de involucrar tanto a su audiencia virtual como en persona. ¡Crea un juego con desafíos que cualquier audiencia pueda completar o crea un juego diferente para cada audiencia! Si solo tienes uno, asegúrate de que tanto los asistentes presenciales como los virtuales puedan completar todos los desafíos que crees.

Ensaye y pruebe : haga que sus presentadores realicen una prueba de transmisión en vivo al menos un día antes del evento. Asegúrese de que prueben con la misma tecnología en el mismo espacio que usarán para el negocio real. Esto ayuda a minimizar los problemas tecnológicos, garantiza que sepan cómo participar y que todos estén en sintonía. Haga que el personal inicie sesión en la Event App en la aplicación móvil y en la experiencia web con anticipación para realizar pruebas exhaustivas y asegurarse de que todo funcione como usted desea.

Cree descansos para los asistentes virtuales : debido a que las audiencias virtuales pueden tener más distracciones a su alrededor, le recomendamos que mantenga el contenido breve y específico, y proporcione descansos adicionales para los participantes virtuales.

Contrata un equipo audiovisual estelar : si tienes transmisiones en vivo, sé muy exigente con tu equipo audiovisual. ¡Esto puede hacer o deshacer tu evento! Puede encontrar un equipo asociado con su sede presencial o mediante referencias de otros organizadores. Reúna referencias de clientes anteriores y verifique que las empresas tengan experiencia previa con eventos híbridos. Consulte nuestro artículo sobre cómo preparar su equipo audiovisual para eventos híbridos para obtener muchos más consejos.
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Personalice la experiencia : utilice Grupos para mostrar a los asistentes el contenido que es relevante para ellos en función de si son asistentes presenciales o virtuales. Los grupos le permiten enviar anuncios personalizados, mostrar u ocultar funciones y sesiones, seleccionar contenido de banner y más.

Utilice salas de vídeo : acerque a sus asistentes virtuales y presenciales con salas virtuales para romper el hielo, grupos de trabajo y networking a las que cualquier asistente puede unirse. ¿Estás planificando un cóctel en persona o una sesión de networking? Instale algunos soportes para iPad en el lugar donde los asistentes en persona puedan simplemente comenzar a hablar con los asistentes virtuales en una sala de video . 👋

Mejore con Live Display : ¡ Live Display no es solo para eventos en persona! Úselo como "comercial" entre sesiones o como función de "Bienvenida" en la experiencia web. Live Display le permite resaltar fácilmente una tabla de clasificación de conexiones, realizar un sorteo, mostrar publicaciones en el muro y el marcador del juego de eventos, otorgar a los patrocinadores una visibilidad y oportunidades de marca increíbles, y más. Lea nuestro artículo de introducción a Live Display para obtener más detalles.

(Guía escrita) Estudio de caso de evento híbrido : cómo la Asociación Nacional de Oradores se asoció con Webex Events para volverse híbrido

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Experimente lo que Webex Events tiene para ofrecerle usted mismo:

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