Este artículo fue traducido del inglés mediante traducción automática.
Normalmente, cualquier asistente puede agregar una Sesión a su agenda personal (conocida como 'Mi Agenda' en una Event App) sin restricciones. Sin embargo, las Sesiones te permiten limitar su capacidad o cerrarlas usando la Gestión de Asistencia. Si establece un límite de capacidad, los asistentes pueden agregar la Sesión a su agenda personal hasta que la Sesión alcance su límite. Si configura una sesión como "Cerrada", solo los asistentes que agregue a la sesión podrán tenerla en su agenda personal.
Configurar la Gestión de asistencia es especialmente importante si utiliza el registro de sesiones en el Onsite y desea limitar el acceso a las sesiones en persona según las agendas personales de los asistentes.
Exploremos cómo funciona la gestión de asistencia. 🔍
Activar Gestión de Asistencia
Al agregar o editar una sesión , haga clic en la sección Gestión de asistencia para expandirla. La configuración predeterminada de Gestión de asistencia es "Abierta" para que cualquiera pueda agregar la sesión a su agenda personal.
Haga clic en 'Estado' menú desplegable y seleccione Capacidad cerrada o limitada .
Cerrado significa que solo los asistentes que agregues a la Sesión podrán tenerla en su agenda personal.
Capacidad limitada significa que cualquier asistente puede agregar la Sesión a su agenda personal hasta que la Sesión alcance la capacidad máxima de asistencia que usted establezca.
Marque la casilla Personalizar el mensaje de denegación si desea editar el mensaje de denegación predeterminado. Cuando un asistente intenta agregar la sesión a su agenda personal, este mensaje aparece si la sesión está llena (captura de pantalla izquierda, abajo) o está cerrada y no está en la lista de participantes (captura de pantalla derecha, abajo).
Si selecciona 'Capacidad limitada', ingrese un número para la capacidad de asistencia a la sesión en el campo 'Asistencia máxima'.
💡 Tenga en cuenta que la asistencia máxima no debe confundirse con la capacidad del lugar. Para obtener información sobre la capacidad de ubicación, lea nuestro artículo sobre cómo agregar ubicaciones .
La asistencia actual y máxima se enumeran debajo del título de la sesión en la Event App. Cualquier asistente puede agregar la Sesión a su agenda personal hasta que la Sesión alcance su capacidad.
💡 Tenga en cuenta que si desmarca la casilla 'Mostrar lista de participantes' en la configuración de la función Agenda , el recuento de participantes no aparecerá.
Si selecciona "Cerrado", solo los asistentes que agregue a la sesión la tendrán en su agenda personal. En la Event App, todos los asistentes aún pueden encontrar la sesión en la función Agenda y unirse a la transmisión en vivo (si corresponde), a menos que restrinjas la visibilidad mediante pistas y grupos .
Finalice cualquier otra edición de la sesión y luego haga clic en Guardar cambios .
Si simplemente estableces un límite en la capacidad de la sesión, ¡ya está! Adiós. 👋
Si configura la sesión como "Cerrada" para limitarla solo a personas específicas, siga leyendo para aprender cómo agregar participantes a la sesión. 📖
Agregar participantes a la sesión
Antes de comenzar, asegúrese de que haya asistentes a su evento . Esto no funcionará sin ellos. 🤷
Cuando configura una sesión como "Cerrada", solo puede aparecer en las agendas personales de los asistentes si la agrega. Puede agregar sesiones cerradas a agendas personales utilizando uno de tres métodos. El que elijas depende de tus necesidades, así que aquí tienes una descripción general rápida de cada uno:
Importar agendas preestablecidas : lo mejor para cuando necesita agregar muchas sesiones para muchos asistentes.
Agregue manualmente una o varias sesiones para un asistente : lo mejor para cuando necesita agregar una o más sesiones a la agenda personal de un asistente.
Agregar asistentes manualmente a una sola sesión : lo mejor para cuando necesita agregar muchos asistentes a una sola sesión.
💡 Tenga en cuenta que los asistentes pueden eliminarse de las sesiones que agregue a su agenda personal.
Ahora exploremos cada una de estas opciones en detalle. 🔍
Importar agendas preestablecidas
La forma más rápida de agregar muchas sesiones a muchas agendas personales es utilizar la plantilla de importación de agenda preestablecida.
Vaya a la página de asistentes de su evento.
Haga clic en el botón Agendas preestablecidas .
En el modal que aparece, haga clic en el botón Descargar para descargar la plantilla de importación.
Después de unos momentos, aparece una notificación informándole que la plantilla está lista para descargar. Haga clic en el enlace Haga clic aquí para descargar para descargar el archivo .xlsx. Si no recibió la notificación, simplemente haga clic en el ícono de notificación al lado de su imagen de perfil en la esquina superior derecha de la pantalla para encontrar una lista de notificaciones anteriores.
Lea la hoja 'Instrucciones' para aprender cómo asignar sesiones para cada asistente en la hoja 'Agendas preestablecidas'.
Cuando haya terminado de ingresar información en la hoja 'Agendas preestablecidas', guarde el archivo .xls, luego regrese al modo Importar agenda preestablecida y cargue el archivo.
Para ajustar las agendas personales que ha preestablecido, simplemente descargue la plantilla de agenda preestablecida nuevamente, realice cambios y vuelva a importarla. Para obtener más información sobre las plantillas de importación, lea nuestro artículo Exportar e importar asistentes, sesiones y contenido destacado .
Agregue manualmente una o varias sesiones para un asistente
Vaya a la página de asistentes de su evento
Busque el nombre de un asistente o desplácese por la lista para encontrarlo.
Haga clic en el asistente para abrir su perfil.
En el perfil del asistente, haga clic en la pestaña Agenda personal .
Haga clic en Agregar sesiones .
En el modal que aparece, use el campo de búsqueda para ubicar Sesiones por nombre. Mientras busca en la lista de sesiones, haga clic en cada sesión que desee agregar.
Haga clic en Agregar sesiones cuando haya terminado.
Eliminar sesiones de un solo asistente
Para eliminar una sola sesión de la agenda personal de un asistente, haga clic en el ícono Configuración ( ⋯ ) al lado de una sesión y haga clic en Eliminar de la agenda personal .
Para eliminar varias sesiones de la agenda personal de un asistente, haga clic en las casillas de verificación junto a las sesiones que desea eliminar, haga clic en el ícono de tres puntos ( ⋯ ) y luego seleccione Eliminar de la agenda personal .
Agregar asistentes manualmente a una sola sesión
En la página Sesiones de su evento, haga clic en el ícono Configuración ( ⋯ ) al lado de la Sesión
Haga clic en Participantes de la sesión .
💡 Tenga en cuenta que si una Sesión está abierta o tiene una capacidad limitada, utilice el modal Participantes de la sesión para identificar qué asistentes han agregado la Sesión a su agenda personal.
En el modal que aparece, haga clic en el botón Agregar participantes para abrir el modal Agregar asistentes.
Busque asistentes por nombre, luego haga clic en el nombre de un asistente en los resultados de la búsqueda para agregarlos a la sesión.
Haga clic en Agregar asistentes cuando haya terminado.
Eliminar asistentes de una sola sesión
Para eliminar a un solo asistente de la lista de participantes de una sesión, haga clic en el ícono Configuración ( ⋯ ) al lado de ese asistente, luego haga clic en Eliminar de la sesión .
Para eliminar varios asistentes de la lista de participantes de una sesión, marque las casillas junto a los asistentes que desea eliminar, haga clic en el icono de tres puntos ( ⋯ ) y luego seleccione Eliminar de la sesión .
Exportar la lista de participantes de la sesión
Para exportar la lista de participantes de la sesión, marque la casilla 'Usuario' en la esquina superior izquierda de la lista, haga clic en el ícono de tres puntos ( ⋯ ) al lado del cuadro de búsqueda y luego haga clic en Exportar .
¡Ahora ya sabe todo lo que necesita para utilizar la Gestión de asistencia y preestablecer las agendas personales de los asistentes!
Los asistentes simplemente van a la pestaña "Mi agenda" en la Event App para acceder a las sesiones que usted o ellos agregaron a su agenda personal. Si restringe el acceso al registro de sesión en el Onsite a los asistentes que lo tienen en su agenda personal, podrán registrarse en la sesión mediante el registro de sesión.
Ahora que sus asistentes están listos para comenzar a interactuar con sus sesiones, lea nuestra guía para la moderación de asistentes .
¿Preguntas? Chatea con nosotros, envía un correo electrónico a support@socio.events o asiste a una sesión cara a cara .