Dit artikel is vertaald uit het Engels met behulp van machinevertaling.
Hybride evenementen bieden het beste van twee werelden: de inclusiviteit, het grotere bereik en de voortdurende digitale betrokkenheid van een virtueel evenement, met de unieke verbinding en onderdompeling van de persoonlijke ervaring.
Wat is een hybride evenement?
Hybride evenementen combineren de voordelen van een virtueel evenement met de magie van een persoonlijk evenement , waardoor een inclusieve ervaring voor een wereldwijd publiek ontstaat. Een hybride evenement heeft zowel persoonlijke als digitale elementen die zijn afgestemd op elk publiek. Persoonlijke deelnemers kunnen bijvoorbeeld een livesessie bijwonen die tegelijkertijd naar een virtueel publiek wordt gestreamd. Het is ook mogelijk om sessies aan virtuele deelnemers te presenteren als video-on-demand of als simulatieve inhoud.
Waarom zou mijn evenement hybride worden?
Zorg voor inclusiviteit - Door hybride te gaan, wordt uw evenement toegankelijk voor de hele wereld! 🌍 Mensen die anders niet aanwezig zouden kunnen zijn vanwege gezondheids-, financiële of tijdgebrek, kunnen overal deel uitmaken van uw evenement. Livestreaming maakt uw persoonlijke sessies niet alleen toegankelijk voor deelnemers op afstand, het biedt ook ondertiteling voor iedereen, inclusief persoonlijke deelnemers die vanaf hun mobiele apparaat deelnemen aan een stream!
Bouw een grotere community - Een hybride ervaring maakt de weg vrij voor voortdurende betrokkenheid vóór, tijdens en na het evenement. Hierdoor kun je het hele jaar door inzichten vastleggen, communiceren met bezoekers en sponsors onder de aandacht brengen.
Breid sponsoring uit. Return on Investment (ROI) - Hybride evenementen bieden zowel digitale als persoonlijke sponsormogelijkheden. Met het ruime aanbod aan mogelijkheden trek je waarschijnlijk nog meer sponsors aan! In ons Showcase Sponsors -artikel laten we u zien hoe.
Breid uw sprekerslijst uit . Net als bij de aanwezigen kunnen sommige sprekers mogelijk niet ter plaatse reizen. Het toestaan van presentaties op afstand kan talent binnenbrengen dat anders niet zou kunnen deelnemen.
Waar moet ik rekening mee houden bij het plannen van een hybride evenement?
Om een uniforme en inclusieve evenementervaring te creëren, moet je deze afstemmen op de behoeften van beide doelgroepen. Het aanpassen van uw inhoud en ervaringen aan de virtuele ruimte kan eenvoudiger en naadlooser zijn dan u denkt. Hier volgen enkele overwegingen die u kunnen helpen bij het plannen:
Breng het traject van uw bezoekers in kaart - Breng alle contactpunten in kaart, vanaf het moment dat uw bezoekers zich registreren tot ze uw enquête na het evenement ontvangen. Let vooral op wat uw evenement bijzonder maakt! Komen mensen voor de geweldige netwerkmogelijkheden? Hoe zit het met de samengestelde exposanten, de geweldige training of de sneak peek-productdemo's van wat komen gaat? Zorg ervoor dat beide doelgroepen er optimaal van profiteren.
Combineer virtuele en persoonlijke sponsoraanbiedingen - Bouw sponsorpakketten met beide doelgroepen in gedachten. Sponsors op hogere niveaus kunnen bijvoorbeeld Lead Retrieval (voor persoonlijk) en ook call-to-action-knoppen voor deelnemers ontvangen in hun sponsorprofiel (voor virtueel en persoonlijk). Bied gesponsorde sessies, banneradvertenties , splashscreens , weggeefacties, meldingen , game-uitdagingen en meer aan.
Plan personeel en middelen - Het persoonlijk beschikbaar maken van uw evenement vereist vrijwel vaak extra planning, investeringen en personeel. Mogelijk hebt u meer moderators nodig om sessies te faciliteren, oplossingen en personeel voor de naleving van de veiligheidsvoorschriften, technische hulpmiddelen en een AV-team.
Prijzen - Sommige organisatoren van hybride evenementen kiezen ervoor om korting te geven op hun virtuele tickets, vooral wanneer ze voor het eerst het virtuele aspect van hun evenement lanceren. U kent uw doelgroep en de waarde van uw aanbod het beste. Overweeg om de kosten van virtuele tickets lager te houden om inclusief te blijven, en probeer ook persoonlijke aanwezigheid te stimuleren.
Gamify uw evenement inclusief - De Event Game is een geweldige manier om zowel uw virtuele als persoonlijke publiek te betrekken. Creëer één spel met uitdagingen die elk publiek kan voltooien, of maak voor elk publiek een ander spel! Als je er maar één hebt, zorg er dan voor dat zowel persoonlijke als virtuele deelnemers alle uitdagingen die je creëert, kunnen voltooien.
Repeteren en testen - Laat uw presentatoren minimaal een dag vóór het evenement een livestreamtest uitvoeren. Zorg ervoor dat ze testen met dezelfde technologie in dezelfde ruimte die ze voor het echte werk zullen gebruiken. Dit helpt technische problemen te minimaliseren, zorgt ervoor dat ze weten hoe ze moeten communiceren en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit. Laat het personeel van tevoren inloggen op de Event App op de mobiele app en webervaring om grondig te testen en ervoor te zorgen dat alles werkt zoals u dat wilt.
Bouw pauzes in voor virtuele deelnemers - Omdat virtueel publiek mogelijk meer afleiding om zich heen heeft, raden we u aan de inhoud kort en doelgericht te houden en extra pauzes voor virtuele deelnemers te voorzien.
Huur een all-star AV-team in - Als je livestreams hebt, wees dan erg kieskeurig over je AV-team. Dit kan uw evenement maken of breken! Mogelijk vindt u een team dat is gekoppeld aan uw persoonlijke locatie of via referenties van andere organisatoren. Verzamel referenties van eerdere klanten en controleer of bedrijven eerdere ervaring hebben met hybride evenementen. Raadpleeg ons artikel over het voorbereiden van uw hybride evenementen-AV-team voor nog veel meer tips.
Personaliseer de ervaring : gebruik Groepen om deelnemers de inhoud te laten zien die voor hen relevant is, afhankelijk van of ze een persoonlijke of virtuele deelnemer zijn. Met groepen kunt u gepersonaliseerde aankondigingen verzenden, functies en sessies weergeven of verbergen, bannerinhoud beheren en meer.
Gebruik videoruimtes — Breng uw virtuele en persoonlijke bezoekers dichter bij elkaar met virtuele ijsbreker-, breakout- en netwerkruimtes waar elke deelnemer aan kan deelnemen. Plant u een persoonlijk cocktailuurtje of netwerksessie? Zet een paar iPad-stands op de locatie op waar persoonlijke bezoekers eenvoudigweg met virtuele bezoekers kunnen praten in een videoruimte ! 👋
Verbeter met Live Display — Live Display is niet alleen voor persoonlijke evenementen! Gebruik het als "commercial" tussen sessies door, of als "welkomst"-functie in de webervaring. Met Live Display kunt u eenvoudig een verbindingsklassement markeren, een tekening vasthouden, prikbordposts en het Event Game-scorebord presenteren, sponsors geweldige zichtbaarheid en merkmogelijkheden bieden, en meer. Lees ons Live Display introductieartikel voor meer informatie.
Aanvullende bronnen
Er komt veel kijken bij een hybride evenement, dus hier zijn nog enkele bronnen die we hebben verzameld om je op weg te helpen:
(Schriftelijke gids) Casestudy van hybride evenementen : hoe de National Speakers Association samenwerkte met Webex Events om hybride te worden
Bezoek onze prijspagina voor meer informatie over onze gratis en betaalde abonnementen
Ervaar zelf wat Webex Events te bieden heeft:
Probeer ons demo-evenement
Maak een gratis account en begin met het verkennen van het Webex Events platform
Bezoek de Webex Events Academy en volg het Webex Events Foundations-leerplan om alles te leren over het gebruik van Webex Events
Vragen? Chat met ons, stuur een e-mail naar support@socio.events of woon een face-to-face sessie bij.