Cet article a été traduit de l'anglais à l'aide de la traduction automatique.

La location d'équipement sur Onsite est un moyen très pratique et « facile » de s'approvisionner en matériel d'impression de badges et d'enregistrement. Nous vous recommandons vivement de louer un kit d'équipement auprès de notre fournisseur privilégié, Choose 2 Rent , pour une solution matérielle simple et économique avec tout le bon équipement, à chaque fois.

Si vous utilisez uniquement l'enregistrement par session ou si vous souhaitez vous procurer votre propre équipement d'enregistrement pour les événements afin de réduire les coûts sur plusieurs événements annuels, cet article est pour vous ! Lisez attentivement cet article pour vous assurer d'obtenir le bon équipement. 🔍

Pour l'enregistrement des sessions, vous pouvez simplement demander au personnel d'enregistrement d'utiliser ses appareils personnels, vous pouvez acheter du matériel ou louer du matériel auprès d'un fournisseur.

Si vous achetez ou louez du matériel, prévoyez au moins assez d'iPhone ou d'iPad pour toutes les sessions simultanées. Ainsi, si trois sessions ont lieu en même temps, vous aurez besoin d'au moins trois appareils. Une fois les sessions terminées, il est facile de changer d'appareil pour les sessions suivantes.

Si vous souhaitez laisser les participants s'enregistrer eux-mêmes aux sessions au lieu de demander au personnel d'enregistrer tout le monde, achetez ou louez des supports d'appareils pour maintenir en toute sécurité les appareils d'enregistrement.

La taille de votre événement déterminera la quantité d'équipement dont vous aurez besoin et le nombre de badges que vous devrez acheter. Les exemples suivants présentent nos recommandations pour plusieurs tailles d'événements. En général, nous recommandons toujours d'avoir au moins 250 badges de réserve pour les tests et les réimpressions.

Webex Events Onsite prend en charge toutes les imprimantes Zebra ZD621 dotées d'un écran tactile LCD. Tous les modèles commençant par « ZD6A1 » disposent d'un écran tactile, mais nous préférons les modèles suivants qui disposent d'un massicot intégré.

💡 Gardez à l’esprit qu’il ne s’agit pas d’une liste exhaustive de tous les modèles d’imprimantes ZD621 avec un écran tactile LCD.

Les imprimantes thermiques directes sont légèrement plus petites car elles ne disposent pas d'un emplacement pour une bobine de ruban. Zebra propose un excellent article qui explique les différences et les avantages de l'impression thermique directe et de l'impression par transfert thermique .

Onsite est conçu pour fonctionner hors ligne tant que vous avez déjà sélectionné un événement dans l'application et téléchargé les données des participants, de la session et du badge. Comme pour tous les produits Webex Events , une connexion Internet active et stable offre la meilleure expérience. Que vous utilisiez l'enregistrement de session ou l'enregistrement d'événement, tous les appareils Onsite doivent avoir accès à Internet lors de la configuration initiale.

Lisez notre article sur le fonctionnement hors ligne pour plus d'informations sur la fonctionnalité hors ligne.

Lorsque le personnel d'enregistrement utilise son téléphone personnel pour l'enregistrement de session, il n'est pas nécessaire de fournir une source Internet secondaire.

Si vous louez des appareils d'enregistrement de session, votre fournisseur peut proposer des appareils avec des cartes SIM actives, ce qui est certainement la solution la plus simple lors de la location d'équipement.

Si le fournisseur que vous avez choisi ne propose pas de cartes SIM ou si vous achetez du matériel, vous devez organiser la connectivité d'une autre manière. Étant donné que les entrées des différentes salles où se déroulent les séances peuvent être très éloignées les unes des autres, la couverture du signal sans fil d'un seul routeur peut être trop faible. Si possible, prévoyez un accès Internet sur place afin que les appareils d'enregistrement puissent accéder à Internet depuis n'importe où.

Sur Onsite, une vitesse de téléchargement et de téléversement d'au moins 5 Mbps est requise.

⚠️ Attention ! Les modifications apportées aux sessions, aux données des participants et aux paramètres d'enregistrement ne seront pas reflétées dans l'application tant que vous n'aurez pas rétabli la connexion. Les mesures d'enregistrement ne seront pas non plus synchronisées entre les appareils ou avec la plateforme.

Nous recommandons un routeur avec fonction Wi-Fi et au moins deux ports LAN. La fonction SIM est facultative. Lisez les informations ci-dessous pour plus de détails.

Pour que la Onsite fonctionne, vos appareils Event Check-in doivent être connectés au même réseau que les imprimantes via un routeur. Les iPad se connectent au réseau Wi-Fi du routeur et les imprimantes se connectent aux ports LAN du routeur avec des câbles Ethernet.

💡 N'oubliez pas de vous assurer que le personnel peut facilement trouver les informations WiFi de chaque routeur. 🔎

Les iPad doivent également être connectés à Internet, au moins au début, afin de pouvoir télécharger les données des participants à votre événement. Lorsque vous louez du matériel auprès d'un fournisseur comme Choose 2 Rent , celui-ci inclut un routeur avec une carte SIM, vous n'avez donc pas besoin d'Internet sur place. Bien que cela puisse être une bonne option lors de l'achat de matériel, il peut ne pas être rentable de maintenir des forfaits de données pour les routeurs.

Si votre routeur n'est pas connecté à Internet, connectez les iPad à un point d'accès mobile ou à Internet du lieu de l'événement pour télécharger les données des participants. Une fois les données téléchargées, les iPad peuvent être connectés au réseau du routeur et fonctionner hors ligne.

⚠️ Attention ! Si les iPad d'enregistrement sont hors ligne, vous ne pouvez pas synchroniser les nouvelles inscriptions des participants et les modifications apportées aux modèles de badges. Vous devez connecter les iPad à Internet pour resynchroniser les données sur Onsite .

Tout iPad ou iPhone utilisant iPadOS/iOS 15.0 ou version ultérieure fonctionne avec Onsite. Simple !

Nous recommandons des supports qui maintiennent fermement les appareils d'enregistrement et s'ajustent à différents angles de vue.

Chaque imprimante doit être connectée à un routeur avec un câble Ethernet CAT6. Nous recommandons un câble de 6 mètres pour chaque imprimante, plus un câble de rechange en cas de dommage accidentel. Vous aurez peut-être besoin de câbles plus longs, en fonction de la configuration de certains lieux.

Les iPad, iPhone, imprimantes et routeurs neufs ou loués sont tous équipés de câbles d'alimentation. Cependant, vous devrez peut-être acheter des multiprises et des rallonges si le lieu de l'événement ne les fournit pas. Vous devrez peut-être également acheter des câbles d'alimentation plus longs.

Nous prenons en charge une grande variété de types et de tailles de badges. Découvrez tout sur chacun d'entre eux dans notre article Types de badges sur Onsite . Une fois que vous avez décidé de la taille dont vous avez besoin et si vous avez besoin d' une pré-impression personnalisée , contactez un fournisseur pour passer commande.

Nous recommandons généralement des badges recto verso indéchirables de format 4x3 ou 4x6. Ces badges sont durables, ne nécessitent pas de porte-badges ni de ruban d'imprimante et sont les plus faciles à imprimer.

⚠️ Attention ! Veillez à ne pas acheter des tailles de badges qui ne sont pas prises en charge par Onsite . Les tailles acceptables sont les suivantes : 4 x 6, 4 x 3 et 3 x 2, recto simple ou recto verso.

Téléchargez et imprimez la fiche d'instructions PDF à la fin de cet article et remettez-la au personnel d'enregistrement des événements en tant que ressource. Elle comprend les étapes de configuration de l'iPad, de l'application Onsite , du routeur et de l'imprimante, ainsi que des codes QR utiles menant à d'autres ressources.

💡 Gardez à l'esprit que nous pouvons occasionnellement mettre à jour ces instructions pour refléter les modifications apportées à l'application, au matériel et au processus. Téléchargez toujours à nouveau la feuille avant chaque événement pour vous assurer que votre personnel dispose des informations les plus récentes.

Dernière mise à jour : 19/10/2023

Vous savez maintenant comment acheter du matériel pour Webex Events Onsite! Une fois que vous avez tout acheté et que vous êtes prêt à procéder à l'installation, suivez notre Guide de configuration sur Onsite pour connaître les étapes complètes de configuration de l'iPad, du routeur et de l'imprimante.

Des questions ? Discutez avec nous, envoyez un e-mail à support@socio.events ou participez à une session en face à face .