Cet article a été traduit de l'anglais à l'aide de la traduction automatique.
Nous savons qu'il faut tout un village pour organiser un grand événement, c'est pourquoi Webex Events facilite l'invitation de collaborateurs et la gestion de leur accès à vos applications et événements. Besoin de transformer ce village en ville ? Créez autant d'équipes individuelles et invitez autant de membres que vous le souhaitez. 👍
Cet article explique les différents types d'équipes, de membres et de crédits, ainsi que comment inviter et modifier des membres d'équipe, créer des équipes et gérer les paramètres des équipes.
Équipes, membres et crédits
Avant de parler de la création d'équipes et de l'invitation de membres, parlons de leur fonctionnement dans Webex Events.
Comment fonctionnent les équipes et les membres
Il existe quatre types de membres d'équipe et trois types d'équipes :
Équipe d'organisation et administrateur de l'organisation - Chaque entreprise qui utilise Webex Events dispose d'une équipe d'organisation . Les administrateurs de cette équipe sont automatiquement membres de toutes les autres équipes de l'organisation et ont un contrôle total sur tous les événements, membres de l'équipe et crédits.
💡 Gardez à l'esprit que si vous êtes un client Webex Suite Enterprise (Suite EA), les utilisateurs de Control Hub qui ont le rôle « Administrateur Webex Events » sont automatiquement des administrateurs d'organisation dans Webex Events.
Équipe et administrateur d'équipe - Un administrateur qui appartient à une équipe autre que l'équipe d'organisation est un administrateur d'équipe. Les administrateurs d'équipe contrôlent uniquement les événements et les membres de leur équipe.
Éditeur : les éditeurs peuvent appartenir à n’importe quelle équipe. Comme son nom l'indique, ils peuvent modifier tous les événements et applications attribués aux équipes dont ils font partie, et ils ne peuvent pas inviter ou gérer d'autres membres de l'équipe.
API Sandbox pour les développeurs - Lorsque vous créez votre première clé API, la plateforme Webex Events crée automatiquement une nouvelle équipe « API Sandbox ». Si vous envisagez d'utiliser l'API, inviter des développeurs dans cette équipe leur donne accès à un environnement de test, où ils peuvent créer et tester l'API sans affecter les données réelles. Pour plus de détails, lisez notre article Premiers pas avec l'API Webex Events .
Comment fonctionnent les crédits
Tous les clients Webex Events ont une limite quant au nombre de participants, d'heures de streaming, Branded Apps et de licences de Lead Retrieval disponibles pour tous leurs événements. L'équipe d'organisation a initialement tous les crédits.
Pour les clients Suite EA , le nombre de travailleurs du savoir (KW) dont vous disposez détermine le nombre de crédits de participants et d'heures de streaming que vous obtenez. Vous obtenez 10 participants externes et heures de streaming par KW. Ainsi, si vous disposez de 1 000 KW, vous obtenez 10 000 participants et 10 000 heures de streaming.
Vous bénéficiez également de 20 licences de Lead Retrieval , de 2 Branded Apps et d'un enregistrement illimité des participants internes, d'un logiciel d'impression de badges sur Onsite et d'enregistrement de session, ainsi que d'un nombre illimité de participants internes.
💡 Gardez à l’esprit qu’un participant interne est toute personne dont l’adresse e-mail correspond au domaine enregistré dans votre organisation Webex. Toute autre personne est un participant externe.
Pour les clients non-Suite EA , votre forfait spécifique détermine le nombre de crédits auxquels vous avez accès. Discutez avec notre équipe d'assistance si vous avez des questions.
Lorsqu'un administrateur d'organisation crée ou modifie une équipe, il peut attribuer n'importe quel nombre de crédits de chaque type à cette équipe, dans la limite du total des crédits inutilisés de l'organisation. Cela soustrait les crédits de l'équipe d'organisation et les ajoute à l'équipe.
Utiliser des crédits
Lorsqu'un membre de votre organisation crée un événement, il doit sélectionner une équipe qui a accès pour le gérer et à partir de laquelle les crédits seront utilisés. Les crédits sont considérés comme utilisés dans l’un des scénarios suivants :
Crédit de participant - Chaque participant ajouté à un événement en s'inscrivant ou en étant ajouté ou téléchargé manuellement utilise un crédit de participant. Si le même participant rejoint deux événements différents, il consomme deux crédits.
💡 Gardez à l'esprit que si vous êtes client Suite EA, les crédits des participants ne sont utilisés que lorsqu'un participant externe rejoint un événement ou une communauté.
Crédit d’heures de streaming – Lorsqu’un participant regarde un flux Webex Events Production Studio, Webex Events RTMP Player ou Webex Events Simulive , il utilise des heures de streaming. L'utilisation des heures de streaming est calculée en fonction de la durée pendant laquelle les participants regardent les diffusions en direct lors de vos événements. Voici deux exemples :
Si 10 participants regardent un flux d’une heure pendant toute l’heure, alors 10 heures de streaming sont déduites.
Si l’un des 10 participants ne regarde que 30 minutes, 9,5 heures de streaming sont déduites.
💡 Gardez à l'esprit que l'utilisation d'un fournisseur de streaming tiers ne compte pas dans votre allocation d'heures de streaming. Pour en savoir plus sur tous les fournisseurs de streaming disponibles, lisez notre article Live Streaming & Webex Events .
Crédit Branded App : lorsqu'un membre de l'une de vos équipes publie une Branded App, cela consomme un crédit Branded App .
Crédit de licence Lead Retrieval - Un crédit Lead Retrieval est utilisé lorsque vous invitez un exposant à Lead Retrieval.
Vous savez désormais tout sur les équipes, les membres et les crédits. Parlons maintenant de leur gestion !
Accéder aux paramètres de l'organisation
Pour accéder aux paramètres de l'équipe et gérer les crédits et les membres, cliquez sur votre image de profil dans le coin supérieur droit de la plateforme Webex Events , puis sélectionnez Paramètres de l'organisation dans le menu déroulant.
La page Paramètres de l'organisation comporte deux onglets :
L'utilisation montre simplement combien de crédits de chaque type ont été utilisés et combien sont disponibles dans toutes les équipes de votre organisation. Si vous avez besoin d'augmenter les crédits de votre organisation, cliquez sur le bouton Contacter l'assistance et nous vous aiderons ! Seuls les administrateurs peuvent accéder à l'onglet Utilisation. Si vous êtes un client Suite EA, vous pouvez également contacter votre administrateur informatique.
Les paramètres d'équipe sont l'endroit où les administrateurs gèrent les équipes, les membres et les crédits. Les éditeurs n'ont qu'un accès en visualisation. Nous parlerons de cette page pour la suite de l'article.
Créer une équipe
Si vous souhaitez que certaines personnes de votre organisation créent des événements sans avoir accès à tous les événements de votre organisation, créez une nouvelle équipe pour elles !
💡 Gardez à l'esprit que seuls les administrateurs de l'organisation peuvent créer des équipes.
Sur la page Paramètres de l'organisation, cliquez sur l'onglet Paramètres de l'équipe .
Cliquez sur Créer une équipe .
Dans le modal qui apparaît, entrez un nom d'équipe.
Entrez n'importe quel nombre de crédits jusqu'à la limite indiquée avec le texte « gauche à attribuer » dans le coin inférieur droit de chaque champ.
Cliquez sur Enregistrer pour terminer la création de l'équipe.
Il est maintenant temps d'intégrer le reste de votre équipe événementielle dans Webex Events!
Inviter les membres de l'équipe
💡 Gardez à l'esprit que si vous êtes un client Suite EA et que vous souhaitez inviter de nouveaux administrateurs d'équipe d'organisation, attribuez-leur simplement le rôle d'administrateur Webex Events dans Control Hub.
Dans l'onglet Paramètres de l'équipe, cliquez sur l'icône Paramètres ( ⋯ ) à côté de n'importe quelle équipe.
Cliquez sur Gérer les membres .
💡 Gardez à l'esprit que si l'option « Afficher les membres » apparaît à la place de « Gérer les membres », cela signifie que vous n'êtes pas un administrateur et que vous ne pouvez pas inviter des membres de l'équipe.
Dans le modal qui apparaît, cliquez sur Inviter des membres .
Saisissez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter, en appuyant sur la barre d'espace après chaque e-mail.
Ensuite, saisissez un message personnel facultatif pour donner des instructions ou des informations pertinentes.
Enfin, choisissez si les personnes que vous invitez seront des administrateurs ou des éditeurs.
Cliquez sur Envoyer une invitation pour fermer le modal.
💡 Gardez à l'esprit que l'e-mail d'invitation provient de noreply@platform.socio-mail.com , certains fournisseurs peuvent donc le trier dans un dossier Spam ou Courrier indésirable. Demandez à vos invités d'ajouter cette adresse e-mail à leur liste de confiance pour vous assurer qu'ils reçoivent l'invitation.
Les invités ouvrent simplement l'e-mail d'invitation et cliquent sur le bouton « Rejoindre » pour accepter l'invitation. Si un membre de l'équipe invité n'est pas connecté à la plateforme Webex Events , il sera invité à créer un nouveau compte sur la plateforme Webex Events ou à se connecter à un compte existant. Une fois connectés, ils font partie de l’équipe et peuvent commencer à travailler !
⚠️ Attention ! Si un invité clique sur le lien pour accepter l'invitation alors qu'il est déjà connecté à la plateforme Webex Events avec un autre e-mail, le lien peut ne pas fonctionner. Les utilisateurs doivent se déconnecter de la plateforme avant d'utiliser un lien d'invitation. Les invités doivent également s’assurer que leur bloqueur de pop-up est désactivé afin de pouvoir accepter les autorisations de sécurité.
Gérer les équipes, les membres et les crédits
Pour renommer une équipe ou modifier les crédits attribués à une équipe, cliquez sur l'icône Paramètres ( ⋯ ) à côté de l'équipe, puis cliquez sur Modifier .
Si vous supprimez des crédits d'une équipe, vous pouvez ensuite les réaffecter à une autre équipe.
Lorsque vous modifiez votre équipe organisationnelle, vous pouvez télécharger un logo d'organisation qui apparaît sur les pages Mes événements, Mes applications et Paramètres de l'organisation de la plateforme.
Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé de modifier une équipe.
Vous savez maintenant comment inviter des personnes dans votre équipe et gérer les paramètres de l'équipe dans la plateforme Webex Events ! Si les membres de l’équipe sont nouveaux sur Webex Events, dirigez-les vers la collection d’articles de démarrage et nos incroyables cours Webex Events Academy sur Webex Academy pour commencer à en apprendre davantage sur nos produits. 🎓
💡 Gardez à l'esprit que si vous ne vous êtes pas connecté à l'Académie depuis notre fusion avec Webex Academy, lisez notre guide rapide pour vous connecter .
FAQ sur le crédit
Que se passe-t-il si mon organisation dépasse la limite de participants ou la limite d’heures de streaming ?
Nous autorisons un dépassement de 25 % à titre de tampon, et vous recevrez un e-mail si vous dépassez la limite de votre forfait. Si vous dépassez 125 % de la limite de participants de votre forfait, vous perdrez l'accès à vos événements, mesures et autres données. Nous vous recommandons donc de mettre à niveau si vous pensez que vous pourriez dépasser votre limite. Discutez avec nous pour mettre à niveau vos limites de participants ou d'heures de streaming.
Les participants bloqués ou en double sont-ils pris en compte dans ma limite de participants ?
Si vous bloquez un participant actif (un participant qui a déjà rejoint votre Event App ou qui s'est enregistré sur Onsite), il sera toujours pris en compte dans votre limite de participants. Si le même participant rejoint deux événements différents, il est compté comme deux participants différents. Les participants en double au même événement comptent également pour deux participants. Cependant, si un doublon est inactif, vous pouvez le supprimer de la liste des participants.
Puis-je supprimer des participants inactifs pour faire de la place à d’autres ?
Oui! Vous pouvez supprimer un participant si toutes les conditions suivantes sont remplies :
Aucun ticket ne leur est attribué.
Ils ne se sont jamais connectés à l' Event App.
Ils ne se sont pas enregistrés auprès de Onsite.
La date de début de l'événement n'a pas été atteinte.
Lisez notre article sur l'accès et la gestion des informations sur les participants pour plus de détails sur la façon de supprimer des participants.
Des questions ? Discutez avec nous ou envoyez un e-mail à support@socio.events .