Cet article a été traduit de l'anglais à l'aide de la traduction automatique.
Nous savons qu'organiser un événement réussi peut nécessiter tout un village. C'est pourquoi Webex Events simplifie l'invitation des collaborateurs et la gestion de leur accès à vos applications et événements. Besoin de transformer ce village en ville ? Créez autant d'équipes individuelles et invitez autant de membres que vous le souhaitez. 👍
Cet article explique les différents types d'équipes, de membres et de crédits, ainsi que comment inviter et modifier les membres de l'équipe, créer des équipes et gérer les paramètres de l'équipe.
Équipes, membres et crédits
Avant de parler de la création d’équipes et de l’invitation de membres, parlons de leur fonctionnement dans Webex Events.
Comment fonctionnent les équipes et les membres
Il existe quatre types de membres d’équipe et trois types d’équipes :
Équipe d'organisation et administrateur : chaque entreprise utilisant Webex Events possède une équipe d'organisation . Les administrateurs de cette équipe sont automatiquement membres de toutes les autres équipes de l'organisation et ont un contrôle total sur tous les événements, les membres de l'équipe et les crédits.
💡 Gardez à l'esprit que si vous êtes un client Webex Suite Enterprise (Suite EA), les utilisateurs de Control Hub qui ont le rôle « Administrateur Webex Events » sont automatiquement administrateurs d'organisation dans Webex Events.
Équipe et administrateur d'équipe : un administrateur appartenant à une équipe autre que l'équipe Organisation est un administrateur d'équipe. Les administrateurs d'équipe contrôlent uniquement les événements et les membres de leur équipe.
Éditeur : les éditeurs peuvent appartenir à n'importe quelle équipe. Comme leur nom l'indique, ils peuvent modifier les événements et applications qui leur sont attribués, et ne peuvent ni inviter ni gérer d'autres membres de l'équipe.
API Sandbox pour les développeurs : lorsque vous créez votre première clé API, la plateforme Webex Events crée automatiquement une équipe « API Sandbox ». Si vous prévoyez d'utiliser l'API, inviter des développeurs à rejoindre cette équipe leur donne accès à un environnement de test où ils peuvent créer et tester l'API sans affecter les données réelles. Pour plus d'informations, consultez notre article « Mise en route avec l'API Webex Events » .
Comment fonctionnent les crédits
Tous les clients Webex Events disposent d'une limite quant au nombre de participants, aux heures de diffusion, aux Branded Apps et aux licences de Lead Retrieval disponibles pour tous leurs événements. L'équipe Organisation dispose initialement de tous les crédits.
Pour les clients Suite EA , le nombre de travailleurs du savoir (TS) dont vous disposez détermine le nombre de crédits de participants et d'heures de streaming dont vous bénéficiez. Vous obtenez 10 participants externes et 10 heures de streaming par TS. Ainsi, si vous avez 1 000 TS, vous obtenez 10 000 participants et 10 000 heures de streaming.
Vous bénéficiez également de 20 licences de Lead Retrieval , de 2 Branded Apps et d'un nombre illimité de participants internes inscrits, d'impression de badges sur Onsite et de logiciels d'enregistrement de session, ainsi que d'un nombre illimité de participants internes.
💡 N'oubliez pas qu'un participant interne est toute personne dont l'adresse e-mail correspond au domaine enregistré pour votre organisation Webex. Toute autre personne est un participant externe.
Pour les clients EA non abonnés à Suite , le nombre de crédits auxquels vous avez accès dépend de votre forfait. Pour toute question, contactez notre équipe d'assistance.
Lorsqu'un administrateur d'organisation crée ou modifie une équipe, il peut lui attribuer autant de crédits de chaque type que nécessaire, jusqu'à concurrence du total des crédits inutilisés de l'organisation. Les crédits sont alors soustraits de l'équipe de l'organisation et ajoutés à celle-ci.
Utilisation des crédits
Lorsqu'un membre de votre organisation crée un événement, il doit sélectionner une équipe autorisée à le gérer et à utiliser les crédits. Les crédits sont considérés comme utilisés dans les cas suivants :
Crédit participant : chaque participant ajouté à un événement (inscription, ajout manuel ou téléchargement) utilise un crédit participant. Si le même participant participe à deux événements différents, il consomme deux crédits.
💡 Gardez à l’esprit que si vous êtes un client Suite EA, les crédits des participants ne sont utilisés que lorsqu’un participant externe rejoint un événement ou une communauté.
Crédit d'heures de streaming : lorsqu'un participant regarde une diffusion Webex Events Production Studio, Webex Events RTMP Player ou Webex Events Simulive , il utilise des heures de streaming. L'utilisation des heures de streaming est calculée en fonction du temps passé par les participants à regarder les diffusions en direct lors de vos événements. Voici deux exemples :
Si 10 participants regardent un flux d'une heure pendant toute l'heure, 10 heures de streaming sont déduites.
Si l'un des 10 participants ne regarde que 30 minutes, 9,5 heures de streaming sont déduites.
💡 N'oubliez pas que l'utilisation d'un fournisseur de streaming tiers n'est pas déduite de votre forfait d'heures de streaming. Pour en savoir plus sur tous les fournisseurs de streaming disponibles, consultez notre article sur la diffusion en direct et les Webex Events .
Crédit Branded App - Lorsqu'un membre de l'une de vos équipes publie une Branded App, elle consomme un crédit Branded App .
Crédit de licence Lead Retrieval - Un crédit Lead Retrieval est utilisé lorsque vous invitez un exposant dans Lead Retrieval.
Vous savez maintenant tout sur les équipes, les membres et les crédits. Parlons maintenant de leur gestion !
Accéder aux paramètres de l'organisation
Pour accéder aux paramètres de l’équipe et gérer les crédits et les membres, cliquez sur votre image de profil dans le coin supérieur droit de la plateforme Webex Events , puis sélectionnez Paramètres de l’organisation dans le menu déroulant.
La page Paramètres de l'organisation comporte deux onglets :
L'utilisation indique simplement le nombre de crédits de chaque type utilisés et le nombre de crédits disponibles pour toutes les équipes de votre organisation. Si vous souhaitez augmenter les crédits de votre organisation, cliquez sur le bouton « Contacter l'assistance » et nous vous aiderons ! Seuls les administrateurs ont accès à l'onglet « Utilisation ». Si vous êtes client Suite EA, vous pouvez également contacter votre administrateur informatique.
Les paramètres d'équipe permettent aux administrateurs de gérer les équipes, les membres et les crédits. Les éditeurs n'ont qu'un accès en lecture seule. Nous reviendrons sur cette page dans la suite de l'article.
Créer une équipe
Si vous souhaitez que certaines personnes de votre organisation créent des événements sans avoir accès à tous les événements de votre organisation, créez une nouvelle équipe pour elles !
💡 Gardez à l’esprit que seuls les administrateurs de l’organisation peuvent créer des équipes.
Sur la page Paramètres de l’organisation, cliquez sur l’onglet Paramètres de l’équipe .
Cliquez sur Créer une équipe .
Dans la fenêtre modale qui apparaît, entrez un nom d’équipe.
Saisissez n'importe quel nombre de crédits jusqu'à la limite indiquée par le texte « à attribuer » dans le coin inférieur droit de chaque champ.
Cliquez sur Enregistrer pour terminer la création de l’équipe.
Il est maintenant temps d'intégrer le reste de votre équipe événementielle à Webex Events!
Inviter les membres de l'équipe
💡 Gardez à l'esprit que si vous êtes un client Suite EA et que vous souhaitez inviter de nouveaux administrateurs d'équipe d'organisation, attribuez-leur simplement le rôle d'administrateur Webex Events dans Control Hub.
Dans l’onglet Paramètres de l’équipe, cliquez sur l’icône Paramètres ( ⋯ ) à côté de n’importe quelle équipe.
Cliquez sur Gérer les membres .
💡 Gardez à l'esprit que si l'option « Afficher les membres » apparaît à la place de « Gérer les membres », cela signifie que vous n'êtes pas un administrateur et que vous ne pouvez pas inviter de membres de l'équipe.
Dans la fenêtre modale qui s'affiche, cliquez sur Inviter des membres .
Saisissez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter, en appuyant sur la barre d'espace après chaque e-mail.
Ensuite, entrez un message personnel facultatif pour donner des instructions ou des informations pertinentes.
Enfin, choisissez si les personnes que vous invitez seront des administrateurs ou des éditeurs.
Cliquez sur Envoyer une invitation pour fermer la fenêtre modale.
💡 N'oubliez pas que l'e-mail d'invitation provient de noreply@platform.socio-mail.com ; certains fournisseurs peuvent donc le classer dans les courriers indésirables. Demandez à vos invités d'ajouter cette adresse e-mail à leur liste de confiance pour être sûrs de recevoir l'invitation.
Les invités ouvrent simplement l'e-mail d'invitation et cliquent sur le bouton « Rejoindre » pour l'accepter. Si un membre de l'équipe invité n'est pas connecté à la plateforme Webex Events , il sera invité à créer un compte Webex Events ou à se connecter à un compte existant. Une fois connecté, il fera partie de l'équipe et pourra commencer à travailler !
⚠️ Attention ! Si un invité clique sur le lien pour accepter l'invitation alors qu'il est déjà connecté à la plateforme Webex Events avec une autre adresse e-mail, le lien risque de ne pas fonctionner. Les utilisateurs doivent se déconnecter de la plateforme avant d'utiliser un lien d'invitation. Les invités doivent également s'assurer que leur bloqueur de fenêtres contextuelles est désactivé afin de pouvoir accepter les autorisations de sécurité.
Gérer les équipes, les membres et les crédits
Pour renommer une équipe ou modifier les crédits attribués à une équipe, cliquez sur l'icône Paramètres ( ⋯ ) à côté de l'équipe, puis cliquez sur Modifier .
Si vous supprimez des crédits d’une équipe, vous pouvez ensuite les réaffecter à une autre équipe.
Lorsque vous modifiez votre équipe d'organisation, vous pouvez télécharger un logo d'organisation qui apparaît sur les pages Mes événements, Mes applications et Paramètres de l'organisation de la plateforme.
Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé de modifier une équipe.
Vous savez maintenant comment inviter des personnes à rejoindre votre équipe et gérer ses paramètres sur la plateforme Webex Events ! Si vos collaborateurs découvrent Webex Events, orientez-les vers la collection d'articles « Mise en route » et nos formidables formations Webex Events Academy sur Webex Academy pour découvrir nos produits. 🎓
💡 Gardez à l'esprit que si vous ne vous êtes pas connecté à l'Académie depuis notre fusion avec Webex Academy, lisez notre guide rapide pour vous connecter .
FAQ sur le crédit
Que se passe-t-il si mon organisation dépasse la limite de participants ou la limite d'heures de streaming ?
Nous vous envoyons des notifications par e-mail lorsque votre utilisation approche de la limite de participants de votre forfait, ainsi que si vous la dépassez. Nous autorisons un dépassement de 25 % à titre de marge. Si vous dépassez 100 % de votre limite, votre équipe ne peut plus créer d'événements ni d'applications sur la plateforme. Si vous dépassez 125 % de votre limite, vos participants peuvent toujours accéder à vos événements, mais l'accès de votre équipe à la modification et à la gestion des événements et des applications sera suspendu. Pour discuter de votre forfait, contactez-nous par chat.
Les participants bloqués ou en double comptent-ils dans ma limite de participants ?
Si vous bloquez un participant actif (un participant qui a déjà rejoint votre Event App ou s'est enregistré sur Onsite), il sera comptabilisé dans votre limite de participants. Si le même participant rejoint deux événements différents, il est comptabilisé comme deux participants différents. Les participants en double dans le même événement comptent également pour deux participants. Cependant, si un doublon est inactif, vous pouvez le supprimer de la liste des participants.
Puis-je supprimer les participants inactifs pour faire de la place à d'autres ?
Oui ! Vous pouvez supprimer un participant si toutes les conditions suivantes sont remplies :
Ils n'ont pas de ticket qui leur est attribué.
Ils ne se sont jamais connectés à l' Event App.
Ils ne se sont pas enregistrés auprès d' Onsite.
La date de début de l'événement n'a pas été atteinte.
Lisez notre article sur l’accès et la gestion des informations des participants pour plus de détails sur la façon de supprimer des participants.
Des questions ? Discutez avec nous ou envoyez un e-mail à support@socio.events .