Bài báo này được dịch từ tiếng Anh bằng cách sử dụng dịch máy.

Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện kết hợp, điều quan trọng là phải thu hút cả khán giả trực tiếp và trực tuyến để đảm bảo rằng mọi người đều nhận được cùng một giá trị tuyệt vời từ trải nghiệm. Phát trực tiếp nội dung trực tiếp của bạn tới khán giả trực tuyến là chìa khóa để thực hiện điều này và một nhóm âm thanh/hình ảnh (AV) giỏi có thể tạo nên sự khác biệt giữa trải nghiệm ảo toàn diện và một cơ hội bị bỏ lỡ.

Khi bạn đang thẩm định các nhóm AV, có một số cân nhắc cơ bản về thiết bị, phần mềm, mạng và hậu cần mà bạn nên cân nhắc. Sau khi ký hợp đồng với một công ty, hãy tận dụng mọi cơ hội để chuẩn bị cho nhân viên AV, diễn giả, người dẫn chương trình và nhân viên sự kiện trước giờ biểu diễn.

Bài viết này giúp bạn chuẩn bị để thẩm định và làm việc với một công ty AV, đồng thời đưa ra các mẹo giúp bạn đạt được thành công trước khi bắt đầu hoạt động.

Bắt đầu bằng một kế hoạch và tầm nhìn rõ ràng để trình bày các phiên họp kết hợp của bạn. Khi đã hoàn tất, hãy truyền đạt kế hoạch cho nhóm AV của bạn. Chia sẻ với nhóm AV của bạn để họ có thể đưa ra các khuyến nghị và đặt các câu hỏi cụ thể để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Bạn sẽ là khách hàng được công ty AV yêu thích nhất nếu bạn chuẩn bị! Hãy mô tả chi tiết tình hình phát trực tuyến của bạn cho từng phiên và sẵn sàng trả lời các câu hỏi sau:

Bây giờ, chúng ta hãy cùng xem lại các chủ đề và câu hỏi chính mà bạn nên tìm hiểu.

Một công ty AV giàu kinh nghiệm sẽ biết nên sử dụng thiết bị nào cho tình huống của bạn. Hãy hỏi những câu hỏi cụ thể về kinh nghiệm tổ chức sự kiện kết hợp, thiết bị, hoạt động và năng lực chung của họ trước khi bạn thuê. Nếu có điều gì bạn không hiểu, đừng ngần ngại yêu cầu họ giải thích theo cách khác. Mục tiêu là để nhóm AV của bạn biết chính xác những gì họ cần và để bạn cảm thấy tự tin về cách sự kiện của mình sẽ diễn ra theo quan điểm kỹ thuật.

Chúng tôi khuyên bạn nên có ít nhất hai camera để bạn có thể chuyển đổi giữa các cảnh quay khác nhau của người thuyết trình trực tiếp, góc rộng của sân khấu và cảnh quay của khán giả. Điều này giúp khán giả ảo cảm thấy gần gũi hơn với trải nghiệm trực tiếp.

Hãy cân nhắc và lập kế hoạch về cách camera và các thiết bị AV khác sẽ tác động đến cách bố trí và thiết kế của từng phòng tại địa điểm tổ chức sự kiện trực tiếp của bạn.

Hãy nhớ đừng bỏ qua người thuyết trình ảo. Việc kết hợp luồng video tại chỗ và từ xa đòi hỏi phải lập kế hoạch và thiết lập cẩn thận.

Âm thanh là một trong những phần khó khăn nhất của bất kỳ sự kiện nào và hybrid cũng không ngoại lệ. Hãy trao đổi với công ty AV của bạn sớm và thường xuyên để đảm bảo họ có kế hoạch ngăn ngừa mọi sự cố âm thanh.

Hãy lên kế hoạch kiểm tra tất cả các nguồn âm thanh trước để đảm bảo bạn không có bất kỳ tiếng vang hoặc âm thanh lặp nào, đồng thời kiểm tra đồng bộ giọng hát để đảm bảo bạn không làm mất tập trung khán giả vì âm thanh không đồng bộ.

Mã hóa video giúp nguồn cấp dữ liệu video có thể xem trực tuyến và có thể thực hiện trong phần mềm thu hoặc phát trực tuyến hoặc thông qua bộ mã hóa phần cứng như bộ mã hóa Blackmagic. Hãy hỏi công ty AV của bạn xem họ có sử dụng mã hóa phần mềm hay phần cứng không và đảm bảo cài đặt mã hóa của họ phù hợp với các thông lệ phát trực tuyến tốt nhất của chúng tôi .

Trước giờ chiếu, hãy chạy thử nghiệm ghi và phát trực tuyến đầy đủ để đảm bảo chất lượng video tối ưu mà không bị trễ hoặc giật. Bất kỳ sự cố nào như thế này có thể yêu cầu điều chỉnh cài đặt mã hóa hoặc thiết lập.

Màn hình tự tin là tivi hoặc màn hình hiển thị tín hiệu và kịch bản cho người nói. Đảm bảo công ty AV có thể cung cấp màn hình tự tin có thể được đặt cạnh hoặc trước máy quay trên sân khấu của bạn. Theo cách đó, khi người thuyết trình đọc ghi chú hoặc kịch bản của họ, họ sẽ hướng mặt về phía máy quay thay vì nhìn xuống máy tính bảng hoặc tập giấy.

Phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc ghi lại, phát trực tuyến và ghi lại các phiên trực tiếp. Cũng giống như phần cứng, các công ty AV thường có phần mềm mà họ có xu hướng sử dụng trong một số tình huống nhất định và họ có thể đưa ra các khuyến nghị. Hãy khám phá cẩn thận từng khía cạnh của những gì bạn muốn đưa vào luồng trực tiếp của mình. Nếu bạn có kế hoạch đưa nội dung được ghi trước, hiển thị lớp phủ hoặc biểu ngữ của nhà tài trợ hoặc sử dụng nguồn cấp dữ liệu từ nhiều nguồn phần mềm hoặc phần cứng, thì các công cụ phù hợp là điều cần thiết.

Nhóm AV của bạn có thể quan tâm đến giải pháp Webex Events RTMP Player của chúng tôi, giải pháp này hoạt động với nhiều giải pháp phần cứng và phần mềm. Tham khảo bài viết của chúng tôi về Webex Events RTMP Player để biết thêm thông tin và gửi bài viết này cho nhóm AV của bạn nữa nhé!

Kết nối Internet nhanh là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của sự kiện kết hợp của bạn. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng tốc độ tải lên và tải xuống tối thiểu là 25Mbps. Nhu cầu chính xác của bạn có thể thấp hơn hoặc cao hơn và các công ty AV có kinh nghiệm sẽ hiểu rõ nhu cầu của họ. Hãy thảo luận điều này với công ty AV của bạn trước khi mua internet từ địa điểm của bạn để bạn không phải trả quá nhiều hoặc nhận được quá ít.

Luôn có tùy chọn internet dự phòng. Nếu nguồn internet chính của bạn bị lỗi, nguồn dự phòng của bạn cần tự động kết nối để giảm thiểu mọi gián đoạn.

Đọc bài viết Thực hành tốt nhất trên Internet của chúng tôi để biết thêm thông tin về các yêu cầu đối với mạng sự kiện.

Sử dụng không gian vật lý một cách sáng tạo tại địa điểm để kết nối trải nghiệm từ xa và trực tiếp của bạn. Ví dụ, sử dụng màn hình để hiển thị kết quả thăm dò ý kiến ​​và hỏi đáp của người tham dự ảo, các đề cập trên phương tiện truyền thông xã hội và bài đăng trên tường.

Làm việc với công ty AV của bạn để đảm bảo họ có đủ không gian cho thiết bị trong mỗi phòng tại địa điểm của bạn. Hình ảnh bên dưới cho thấy một ví dụ từ sự kiện kết hợp mà chúng tôi tổ chức, hiển thị ba máy quay, màn hình tự tin và một kỹ thuật viên mã hóa cùng bộ dụng cụ. Việc lập kế hoạch và thử nghiệm với nhóm AV của chúng tôi để xác định cách sử dụng không gian địa điểm tốt nhất đã giúp chúng tôi đạt được trải nghiệm kết hợp tuyệt vời. 🚀

Các buổi diễn tập đầy đủ với người thuyết trình tại chỗ và từ xa, nhân viên AV và nhân viên sự kiện là vô giá và luôn phải là ưu tiên trước ngày diễn ra sự kiện. Nó không chỉ giúp xác định và giải quyết mọi vấn đề kỹ thuật — mà còn giúp mọi người chuẩn bị cho các tín hiệu và chuyển tiếp để họ biết chính xác những gì mong đợi khi họ thuyết trình.

Một cách thực hành tuyệt vời cho buổi diễn tập kỹ thuật là ưu tiên thực hiện phiên phức tạp nhất của bạn từ đầu đến cuối.

Chỉ định ít nhất một người trong nhóm của bạn tập trung hoàn toàn vào đối tượng khán giả từ xa của bạn. Họ có thể trả lời các cuộc trò chuyện và câu hỏi, đưa ra thông báo và đảm bảo rằng những người tham dự vui vẻ và cảm thấy được tham gia. Người này cũng có thể theo dõi các sự cố phát trực tiếp và giúp phát hiện và báo cáo các sự cố kỹ thuật nhanh chóng. Đảm bảo rằng người điều phối trải nghiệm ảo của bạn có đường dây trực tiếp với nhân viên AV để họ có thể báo cáo sự cố ngay lập tức.

Vậy là xong! Như bạn đã biết, có rất nhiều bộ phận chuyển động để tạo luồng trực tiếp cho phiên kết hợp. Tuy nhiên, với kế hoạch tốt và đối tác phù hợp, bạn sẽ đảm bảo trải nghiệm phát trực tiếp liền mạch và thú vị cho mọi người.